Wie Sie das Vertrauen Ihrer Teilnehmer bei Live-Events zurückgewinnen

Wer bereits auf Live-Events war oder durch seine Timeline bei LinkedIn scrollt, kann schnell zu dem Schluss kommen, dass Präsenzveranstaltungen das Nonplusultra der heutigen Zeit sind. Überall glückliche Gesichter auf den Fotos und Menschen, die in den ersten Minuten der Begegnung “endlich wieder live” zurufen. Doch der Eindruck täuscht. Schließlich gibt es neben denjenigen, die sich tatsächlich auf den Weg gemacht haben, noch viele die zögern und dies nicht auf allen Kanälen kommunizieren. Sie bleiben still und leise im Büro oder im Home-Office und entgehen so leicht dem Aufmerksamkeitsradar von Eventplanern und Marketeers. Wie und warum Sie das Vertrauen Ihrer (potenziellen) Teilnehmer zurück gewinnen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.  

Warum Sie das Vertrauen zu Live-Events überhaupt zurückgewinnen müssen 

Seien Sie sich bewusst, dass es viele gute Gründe gegen eine Event-Teilnahme gibt – gerade in diesen Tagen. Neben einem vollen Schreibtisch und anderen Terminen im Privat- und Familien-Leben bleiben vor allem diese potenziellen Event-Teilnehmer bislang von Ihrem Vor-Ort-Event fern: 

• Menschen, die sich noch nicht in Menschenmengen zurück trauen.Corona und die Dauer-Warnungen haben ihre Spuren hinterlassen und so traut sich noch nicht jeder wieder in Räume mit vielen anderen Personen. Das gilt sowohl für Ihre Event-Räume als auch für die Räume auf dem Weg zum und von Ihrer Präsenzveranstaltung, zum Beispiel in Bussen und Bahnen.  

• Personen, die Vor- und Nachteile einer Teilnahme vir Ort genau abwägen. Wer sich für einige wenige Ihrer angebotenen Vorträge interessiert und damit rechnet, nur wenige interessante Gesprächspartner zu treffen, scheut vermutlich den Aufwand und die Kosten für Anreise und Übernachtung. 

• Menschen, die aufgrund von Reiserestriktionen oder bürokratischer Hürden nicht anreisen. Noch immer gibt es zahlreiche Unternehmen, die ihre Mitarbeiter aus dem Home-Office arbeiten lassen und daher auch konsequenterweise nicht oder nur in sehr reduziertem Umfang wieder zu Vor-Ort-Events senden. Darüber hinaus ist der administrative Aufwand für Reisen aus dem oder ins Ausland in Corona-Zeiten nicht zu unterschätzen.  

Wie Sie das Vertrauen in Live-Events zurückgewinnen 

Neben den hier genannten Gründen, gibt es noch viele weitere, warum Teilnehmer zögern, zu Ihren Präsenzveranstaltungen zurückzukehren. Diese können ganz privater Natur sein oder auch in einem zu wenig attraktiv erscheinenden Eventprogramm liegen. Damit es jedoch nicht am mangelnden Vertrauen scheitert, sind hier einige Dinge, die Sie als Planer oder Marketeer selbst beeinflussen können. 

Safety first – communication second 

Informieren Sie sich über die Hygienevorschriften an dem von Ihnen geplanten Event-Ort oder -land. Meist gehören hier verschiedene Hygienemaßnahmen sowie ein durchdachtes, oftmals auch anzeige- oder genehmigungspflichtiges Hygienekonzept sowie ein hauptamtlich bestellter Hygienebeauftragter dazu. 

Damit Event-Teilnehmer wieder Vertrauen in Ihre Präsenzveranstaltungen fassen, ist es wichtig, dass Sie sowohl die Hygienemaßnahmen als auch den von Ihnen benannten Hygienebeauftragten veröffentlichen und somit sichtbar machen.  

Richten Sie auf Ihrer Event-Website einen Menüpunkt zum Thema “Hygiene” oder “Corona” oder “Sicherheit” ein und veröffentlichen Sie dort das Hygienekonzept in Wort und Bild. Denken Sie daran, dass Menschen Infografiken deutlich leichter und schneller verstehen, als lange, wenig formatierte Texte. Außerdem machen Sie es so auch Menschen mit Seh- oder Leseschwächen leichter, Ihre Vorschriften und Maßnahmen zu verstehen. 

Teilen Sie diese Bilder, Videos und Grafiken unbedingt auch in den Mailings an Ihre Teilnehmer und in Social Media.  

Trust Signale nutzen – Referenzen sprechen für sich  

Wer neue Teilnehmer oder Kunden gewinnen will, veröffentlicht häufig Referenzen auf seiner (Event-)Website. Genau diese Trust Signale können Sie auch bei den Corona-Vorkehrungen nutzen. Veröffentlichen Sie also Fotos erster Vor-Ort-Events Ihres Unternehmens oder Ihrer Agentur und zeigen Sie hier vor allem Bilder, auf denen Ihre Sicherheitsvorkehrungen erkennbar sind. Zum Beispiel Abstände zwischen den Stühlen, Desinfektionsmittel vor den Räumen und auf den Tischen oder das Tragen der Masken in den Gängen.  

Außerdem können Sie Teilnehmer-Stimmen sichtbar machen, in dem Sie Referenzen als Textbeitrag oder kurzes Video-Statement über Ihr Event veröffentlichen. Frei nach dem Motto “Ich habe mich hier als Event-Teilnehmer sicher gefühlt, weil …”. 

Mit gutem Beispiel voran gehen 

Denken Sie auch an die Vorbildwirkung, die von denjenigen ausgeht, die im Rampenlicht und auf der Bühne stehen. Briefen Sie Ihre Speaker, Ihre Moderatoren und alle Mitarbeiter, die für Ihre Event-Teilnehmer stets präsent sind, wann diese eine Maske tragen sollten oder dass herzliche Umarmungen auf der Bühne weniger erwünscht sind. Dies gilt auch für all jene, die beim Check-In oder an Catering-Stationen tätig sind.   

Sitzplätze mit Seating-Tools smart verwalten und sichtbar machen 

Gibt es Abstandsvorschriften auf Ihrem Vor-Ort-Event, z.B. weil Sie das 2G-Optionsmodell nicht nutzen wollen oder weil sich die Corona-Vorschriften im Winter wieder verschärft haben, sind Seating-Tools eine perfekte Unterstützung für die Bestuhlung als auch eine vertrauensbildende Maßnahme im Rahmen Ihres Events. Schließlich weiß Ihr potenzieller Event-Teilnehmer so schon vor dem Klick auf “Buchen”, dass er mit Abständen auf Ihrem Vor-Ort-Event rechnen kann.  

Planen Sie die Stuhl-Abstände ohne eine digitale Lösung, können Sie dennoch mit Bildern und Texten darauf hinweisen und so schon vor dem Event das Vertrauen Ihres Teilnehmers gewinnen.  

Reise- und Corona-Vorschriften für ausländische Teilnehmer  

Machen Sie es vor allem Ihrem internationalen Publikum einfach, zu Ihrem Event anzureisen und veröffentlichen Sie auf Ihrer Event-Website und über Mailings an diese Teilnehmer die aktuellen Einreise- und Ausreisevorschriften. Sollte Ihnen das aus organisatorischen Gründen nicht möglich sein, verweisen Sie auf hilfreiche externe Stellen und Links und bieten Sie u.a. Hilfe bei der Suche nach Testzentren an. Gerade wer aus dem Ausland anreist, ist über solche Praxistipps dankbar.

Ein bisschen mehr Abstand bitte 

Solang es noch nicht zur Normalität geworden ist, Präsenzveranstaltungen in vollem Umfang wieder zu besuchen, empfinden viele Teilnehmer ein wenig Abstand noch als sehr wertvoll. Packen Sie Ihre Räume und Stuhlreihen noch nicht so voll, wie Sie es aus gesetzlicher Sicht könnten. Lassen Sie bewusst ein wenig mehr Abstand zu und gewöhnen Sie Ihre Teilnehmer wieder langsam an Innenräume mit vielen anderen Personen.  

Darüber hinaus war der Abstand zum Sitznachbarn schon vor der Pandemie einigen Menschen deutlich zu gering. Geben Sie auch diesen Teilnehmern ein angenehmes Gefühl - es überträgt sich auf die Atmosphäre beim Event und beeinflusst, wie diese Ihr Event in Erinnerung behalten.  

FOMO – Fear of missing out 

Zugegeben, dieser Punkt hat wenig mit Vertrauensbildung in Corona-Zeiten zu tun, sondern viel mehr mit Event-Vermarktung in eben jenen unsicheren Zeiten. Wer möchte, dass viele Event-Teilnehmer trotz aller Unsicherheiten und Hürden gern zu den eigenen Präsenzveranstaltungen zurückkehren, muss sich beim Marketing noch mehr ins Zeug legen. Neben den bisherigen guten Argumenten, warum man Ihr Event unbedingt besuchen sollte, können Sie noch mehr auf die Angst, etwas zu verpassen, wenn man nicht dabei ist, eingehen. 

Überlegen Sie einmal genau, was Ihr Event-Teilnehmer alles verpassen könnte und nutzen Sie diese Argumente in Ihrer Event-Bewerbung. Dazu gehört auch das Networking unter den Teilnehmern. Wollen Sie hier verdeutlichen, dass man echt etwas verpasst, brauchen Sie daher eine vorab einsehbare Teilnehmerliste für Ihr Event. Nur so weiß der Teilnehmer, wen er verpasst und kann sich dann doch noch für Ihr Vor-Ort-Event entscheiden.  

Fazit 

Live-Events sind nur scheinbar bei “allen” Menschen beliebt. Ein beachtlicher Teil der bisherigen Event-Teilnehmer hat noch nicht wieder das Vertrauen in Präsenzveranstaltungen gefasst oder schätzt mittlerweile die günstigen und zeitsparenden Alternativen der Online-Teilnahme. Adressieren Sie in der Event-Bewerbung daher unbedingt die Bedenken Ihrer Zielgruppe und machen Sie Ihnen die Entscheidung so leicht wie möglich.