Sie wollen eine Veranstaltung an einem Ihnen unbekannten Ort durchführen und suchen eine Location sowie geeignete Rahmenprogramme für dieses Event? Dann können Sie googeln und sich durch die endlos erscheinenden Treffer kämpfen oder Sie fragen jemanden, der sich vor Ort auskennt – ein Convention Bureau.
Was ist ein Convention Bureau?
Ein Convention Bureau ist eine Organisation, die sich zum Ziel gesetzt hat, eine Stadt oder Region als attraktiven Standort für Kongresse, Tagungen, Messen und andere größere Veranstaltungen zu positionieren. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Veranstalter*innen und den lokalen Dienstleister*innen.
Ihre Leistungen - oftmals kostenfrei - können von Planer:innen von Veranstaltungen in Anspruch genommen werden.
Welche Aufgaben erfüllen Convention Bureaus?
Convention Bureaus sind ein perfekter Anlaufpunkt für Ihre Recherchen nach einem geeigneten Veranstaltungsort, denn ihre Aufgaben umfassen:
- Standortmarketing: Convention Bureaus präsentieren ihre Stadt oder Region als ideale Kulisse für Veranstaltungen. Sie heben die Vorzüge des Standorts hervor, wie z.B. die Infrastruktur, kulturelle Angebote oder die Verfügbarkeit von geeigneten Räumlichkeiten.
- Informationsbereitstellung: Als Veranstalter*innen erhalten Sie umfassende Informationen über die Stadt, darunter:
- Verfügbare Veranstaltungslocations und Hotels
- Transportmöglichkeiten
- Attraktionen für Rahmenprogramme
- Kostenstrukturen
- Netzwerkaufbau: Convention Bureaus pflegen ein engmaschiges Netzwerk von Dienstleister*innen wie Hotels, Tagungszentren, Cateringunternehmen, Technikdienstleistern und Verkehrsunternehmen. Sie können Ihnen als Veranstaltende so schnell und unkompliziert die passenden Partner*innen vermitteln.
- Beratung: Convention Bureaus bieten Ihnen eine umfassende Beratung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. So unterstützen sie Sie beispielsweise bei der Auswahl des geeigneten Veranstaltungsortes, der Gestaltung des Programms und der Organisation von Rahmenprogrammen.
- Vermittlung: Convention Bureaus vermitteln zwischen Veranstaltenden und Dienstleister*innen und unterstützen so den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung.
Welche Vorteile bieten Convention Bureaus?
- Standortvorteile: Sie machen die Vorzüge einer Stadt oder Region für Sie als Veranstaltende sichtbar.
- Zeitersparnis: Durch die zentrale Anlaufstelle sparen Sie als Veranstalter viel Zeit bei der Suche nach geeigneten Dienstleister*innen.
- Kostenersparnis: Convention Bureaus können durchaus bessere Konditionen für Sie als Veranstaltende aushandeln.
- Lokales Know-how: Sie kennen die lokalen Gegebenheiten und können Ihnen so maßgeschneiderte Lösungen anbieten.
- Entlastung: Convention Bureaus können einen Teil der organisatorischen Aufgaben übernehmen.
- Expertise: Sie verfügen über umfassendes Wissen über die Veranstaltungsbranche vor Ort und im Allgemeinen.
- Netzwerk: Sie bieten Zugang zu einem großen Netzwerk von Dienstleistern und zu anderen Convention Bureaus.
- Neutralität: Convention Bureaus sind in der Regel - in ihrer Region - unabhängig und können so eine objektive Beratung anbieten.
Zusätzliche Dienstleistungen von Convention Bureaus
Convention Bureaus bieten ein breites Spektrum an Dienstleistungen an, die weit über die grundlegende Unterstützung bei der Suche nach Veranstaltungsorten hinausgehen. Hier sind einige weitere Beispiele für zusätzliche Dienstleistungen, die Convention Bureaus anbieten können:
Teilnehmermanagement:
- Erstellung von Anmeldeformularen und -seiten
- Verwaltung von Teilnehmerdatenbanken
- Versand von Einladungen und Informationen
- Organisation von Visabeschreibungen für internationale Teilnehmende
- Erstellung von Teilnehmendenlisten und Namensschildern
Mithilfe von moderner Event-Technologie können Sie dies auch selbst gestalten oder mit dem Convention Büro begleitend zusammenarbeiten.
Marketing und PR:
- Entwicklung von Marketingkonzepten und -materialien
- Pressemitteilungen und Medienarbeit
- Erstellung von Webseiten und Landingpages für die Veranstaltung
Rahmenprogramme:
- Entwicklung und Organisation von kulturellen, sportlichen oder teambildenden Aktivitäten
- Buchung von Restaurants, Museen, Theatern und anderen Attraktionen
- Organisation von Stadtrundfahrten und Exkursionen
Sponsoring:
- Identifizierung potenzieller Sponsor*innen
- Erstellung von Sponsoringpaketen
- Verhandlungen mit Sponsor*innen
Nachhaltigkeit:
- Beratung zu nachhaltigen Veranstaltungskonzepten
- Zertifizierung von Veranstaltungen (z.B. Green Meeting)
- Unterstützung bei der Auswahl von nachhaltigen Dienstleister*innen
Technische Ausstattung:
- Beratung bei der Auswahl und Buchung von technischer Ausrüstung
- Koordination von Aufbau und Abbau der Technik
Sicherheit:
- Erstellung von Sicherheitskonzepten
- Zusammenarbeit mit Sicherheitsdiensten
Selbst wenn Ihr Convention Bureau diese Leistungen nicht erbringt, verfügen sie doch häufig über weiterführende Kontakte, Leitfäden oder ähnliches Know-how.
Wie wählen Sie das richtige Convention Bureau aus?
Sollten Sie in der Auswahl der Region freie Wahl haben, sind wichtige Kriterien beispielsweise:
- Regionale Ausrichtung: Das Convention Bureau sollte die Region gut kennen, in der die Veranstaltung stattfinden soll. Dies ist in der Regel gegeben.
- Leistungsangebot: Das Leistungsspektrum des Convention Bureaus sollte auf die Bedürfnisse von Ihnen als Veranstalter*in abgestimmt sein.
- Erfahrung: Das Convention Bureau sollte über ausreichend Erfahrung in der Organisation ähnlicher Veranstaltungen verfügen.
- Referenzen: Sie als Veranstalter sollten sich die Referenzen des Convention Bureaus zeigen lassen.
- Kosten: Die Kosten für weiterführende Dienstleistungen des Convention Bureaus sollten transparent dargestellt werden.
Convention Bureaus in Deutschland
German Convention Bureau: Das GCB German Convention Bureau e. V. repräsentiert - als Dachorganisation - Deutschland als eine weltweit führende und nachhaltige Tagungs- und Kongressdestination.
Bekannte Convention Bureaus sind in Deutschland:
- Berlin Convention Office
- Bremen Convention Bureau
- Duisburg Convention
- Frankfurt Convention Bureau
- Hannover Convention Bureau
- Kongressbüro München
- Köln Convention Bureau
- Lübeck & Travemünde Convention Bureau
- Nürnberg Convention Bureau
Bekannte Convention Bureaus in Baden-Württemberg:
- Convention Bureau Region Stuttgart
- Convention Bureau Karlsruhe & Region
- Convention Bureau Freiburg
- Convention Bureau Baden-Baden
- Convention Bureau Heilbronn
- Tagen in Mannheim und Heidelberg
- Tagungen im Hochschwarzwald
- Tagen in Oberschwaben
- Tagen am Bodensee - MICE-Location am Bodensee
Finden Sie zu Ihrer Wunschdestination kein Convention Bureau hilft als erste Anlaufstelle häufig auch der regionale Tourismusverein oder die Stadtmarketing-Gesellschaft.
Fazit:
Convention Bureaus sind wertvolle Partner für Veranstalter, die eine erfolgreiche Veranstaltung planen möchten. Durch ihre Expertise, ihr Netzwerk und ihre Ortskenntnisse tragen sie dazu bei, dass Veranstaltungen reibungslos ablaufen und die Teilnehmer einen positiven Eindruck von der Stadt oder Region gewinnen.
