5 Punkte, die eine erfolgreiche virtuelle Messe auszeichnen

Kennen Sie das? Manche Veranstaltungen sind ein voller Erfolg und andere wollen einfach nicht gelingen – auch wenn Sie noch so viel Budget freischaufeln und noch so viele Features einer Event-Plattform aktivieren. Dieses Phänomen gibt es auch bei virtuellen Messen. Oder besser gesagt: Gerade hier gibt es viele Veranstalter, die in der Pandemie  enthusiastisch gestartet sind und herbe Enttäuschungen wegstecken mussten. Zu wenig Traffic auf den Ständen, zu wenig Downloads, zu wenig Meetinganfragen – kurzum zu wenig Resonanz. Andere Messeveranstalter hingegen haben die Vorzüge von Online-Formaten entdeckt und wollen gar nicht wieder zur Präsenz zurückkehren. Erfahren Sie in diesem Artikel, was jene bei virtuellen Messen richtig machen und was auch Sie sich abschauen können. 

Was ist eine virtuelle Messe?

Eine virtuelle Messe, auch häufig synonym als digitale Messe oder Online-Messe bezeichnet, ist eine Veranstaltung, auf der sich Besucher über die Angebote und Marktneuheiten von Ausstellern einer bestimmten Branche oder Themas informieren – nur eben nicht in Präsenz, sondern online. 

Wie diese Plattform, auf der sich Aussteller und Messebesucher treffen, gestaltet ist, kann ganz unterschiedlich sein.  

Folgende Varianten einer virtuellen Messe konnten wir beobachten: 

• Eine Messe-Website mit einem Aussteller- und einem Vortragsverzeichnis und Links zu den Ausstellerprofilen bzw. zu den einzelnen Vorträgen, z.B. auf Zoom. 

• Eine Webinar-Reihe zu einem gemeinsamen Messethema, die über mehrere Wochen Themen der Branche und vor allem Webinare der austellenden Unternehmen zeigt. 

• eine Messe-Plattform, die optisch an ein Messegelände erinnert und auf den visuell dargestellten Hallenplänen die Ausstellerprofile anzeigt und über eine klassische Web-Navigation zu den Vorträgen führt. 

• Eine dedizierte Messe- oder Event-Plattform, die sich optisch vom Messegelände loslöst und an gelerntes Navigationsverhalten von Internetusern optimiert ist. Integriert in diese Plattform sind Vorträge via Streaming, 1:1 Videocalls oder kollaborative Videomeetings für Networking und den Austausch in Arbeitsgruppen sowie Ausstellerprofile inklusive Darstellung der Standmitarbeitenden und der Möglichkeit, Materialien zum Download anzubieten.   

• Eine virtuelle Messe-Plattform in 3D-Optik, über die die Besucher mit ihrer Tastatur und Maus schlendern können und so zu den Vortragsräumen und den Ausstellungsständen gelangen. Solche 3D-Plattformen gibt es als Desktop-Version oder für die Nutzung mit einer VR-Brille. Manche Anbieter integrieren den Besucher als Avatar, andere lassen ihn lediglich über das virtuelle Messegelände als Mauszeiger laufen. 

Welche virtuelle Messe-Plattform für Sie die Richtige ist, hängt sehr von Ihren Zielen und von Ihrer Zielgruppe ab. Schauen Sie sich gern einmal unseren virtual Attendee Hub an. 

Virtuelle Messe-Plattformen sollten auch über umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen verfügen. Beispielsweise: 

• Welche und wie viele Besucher*innen haben sich bestimmte Vorträge angesehen? 

• Wie lange war die Verweildauer? 

• Welche Interaktionen gab es? 

• Wie hoch war die Resonanz an jedem der virtuellen Ausstellerstände?  

• Welche Materialien wurden wie häufig heruntergeladen? 

• Wie viele 1:1 Videocall-Anfragen oder Chat-Networking-Anfragen gab es?  

Was ist eine virtuelle Ausstellung?  

Da Sie auf dieser Website gelandet sind, gehen wir davon aus, dass Sie sich für Ausstellungen im Sinne von Messen und Fach-Ausstellungen interessieren. In diesem Sinne wäre eine “virtuelle Ausstellung” gleichbedeutend mit dem Begriff “virtuelle Messe”.  

Es gibt jedoch auch virtuelle Kunst-Ausstellungen, auf denen Künstler ihre Werke präsentieren und zum Teil auch verkaufen. Die optische Darstellung, detailgetreue Abbildung und ansprechende Einbindung der Werke in die virtuelle Plattform ist hier von besonderer Bedeutung. 

Je nach Ausstellungsart kann es auch nützlich sein, wenn die Plattform über eine Art “Bidding-Feature” oder einen “Online-Shop” verfügt.  

Was macht eine virtuelle Messe erfolgreich? 

Was in der Pandemie ein echter Selbstläufer war, funktioniert heute nur noch, wenn Sie sich so richtig ins Zeug legen und genau die virtuelle Messe kreieren, die Ihre Zielgruppe akzeptiert und wünscht.  

Es gibt Messeveranstalter*innen, die das auch heute noch sehr erfolgreich umsetzen und sich vollständig von der Präsenz-Messe verabschiedet haben.  

1) Ist Ihre Zielgruppe bereit für eine virtuelle Messe? 

Bevor Sie lange Anforderungslisten an eine virtuelle Messe-Plattform formulieren, sollten Sie prüfen, was Ihre Zielgruppe erwartet und womit Sie diese begeistern können.  

Angenommen, Sie wollen Jugendliche mit einer Karrieremesse erreichen und auch begeistern. In diesem Falle ist es weniger wichtig, ob die Plattform 2D oder 3D darstellen kann oder ob die austellenden Unternehmen in Form eines klassischen Messekataloges gelistet sind. Viel wichtiger sind eine insgesamt optisch ansprechende Optik, schnelle Ladezeiten und niedrigschwellige Angebote. Viele der heutigen Generation Z oder Y wollen schlichtweg keine E-Mails schreiben oder gar anrufen. Egal ob Sie den Call-to-Action-Button in eine 2D- oder 3D-Plattform einbauen. Überlegen Sie sich daher, mit welchem Inhalt Sie Aufmerksamkeit erzeugen können und darüber Gesprächsanlässe bewirken. Wie wäre es mit einem kostenfreien Live-Online-Coaching für Bewerbungen? Oder wie man heutzutage ein seriöses Bewerbungsvideo mit wenigen Klicks erstellt? Vielleicht auch ein Coaching für das erste Bewerbungsinterview via Videokonferenz – z.B. die 10 größten DOs und DON’Ts?

2) Das Auge isst mit – gestalten Sie Ihre virtuelle Messe ansprechend 

Ist das widersprüchlich, mit Blick auf Tipp Nummer 1? Keineswegs! Egal, welche Messe- oder Event-Plattform Sie wählen, gestalten Sie sie attraktiv. Eine 2D-Plattform mit einer Liste der austellenden Unternehmen kann deutlich ansprechender gestaltet sein als eine teure 3D-Plattform für einen sechsstelligen Euro-Betrag.   

Stecken Sie daher unbedingt Zeit und Liebe zum Detail in die Gestaltung Ihrer Event-Plattform – vom Anmeldeformular bis zur letzten pdf, die Sie zum Herunterladen anbieten. Prüfen Sie, ob all Ihre Referenten*innen und Aussteller*innen bzw. Standpersonal wirklich ansprechende Profilfotos hochgeladen haben und ob die Texte wirklich einladend sind. Wie oft sehen wir Profilinformationen, die zwar technisch korrekt sind, aber die Besucher*innen kaum wirklich zum Gespräch einladen. 

3) Usability – Killer oder Erfolgsgarant einer virtuellen Messe 

Überlegen Sie sich, wie sich die Messebesucher*innen über Ihre virtuelle Plattform bewegen sollen. Wie einfach kann und sollte daher die Registrierung sein? Fragen Sie so wenig wie nur irgendwie möglich ab, auch wenn die Kollegen aus Sales und Marketing immer mehr abfragen wollen. Doch Ihr (potenzieller) Teilnehmer hat schlichtweg keine Zeit und auch keinerlei Nutzen davon, sich in Ihrer Plattform mit ausführlichsten Daten anzumelden. Je mehr Sie abfragen, desto größer ist die Abbruchquote. Schließlich gibt es da draußen unzählige Präsenzveranstaltungen, virtuelle Messen und Webinare zu diesem oder einem ähnlichen Thema. Seien Sie sich dessen stets bewusst.  

Prüfen Sie außerdem, ob Sie wirklich eine virtuelle Messe-Plattform aufbauen wollen, über die sich die Teilnehmenden mit ihrer Maus klickend durch Räume und Flure bewegen sollen. Wäre dieses Konzept ein Erfolgsgarant, sähe Amazon aus, wie ein Buchladen oder ein großer physischer Store und YouTube sähe aus wie eine Bibliothek. Doch wer will schon erst durch Räume und Regalreihen wandern, um das passende Video zu sehen? Kaum jemand. Deshalb gibt es sowohl bei YouTube als auch bei Amazon leistungsstarke Suchfunktionen und weitere Empfehlungen für ähnliche Produkte oder Videos.  

“Was ist mit den Jugendlichen für meine virtuelle Karrieremesse?” hören wir Sie fragen. “Schließlich sind diese doch den ganzen Tag online und in Videospielen unterwegs”. Wir fragen zurück: Haben Sie das Budget, das an das der renommiertesten Online-Games heranreicht? Oder können Sie so viele Besucher*innen wie eine typische Netflix-Serie anziehen? Lauten die Antworten eher nein, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit Ihrer 3D-Welt diese Jugendlichen begeistern können, eher gering. Warum? Ihr Budget ist schlichtweg zu klein für eine überzeugende 3D-Welt. Setzen Sie in dem Falle lieber auf das gelernte Navigationsverhalten auf klassischen Websites und wählen Sie eine etablierte Messe-Plattform mit attraktivem Design in 2D, also mit Bildern und Videos. 

4) Action – was gibt es auf Ihrer virtuellen Messe? 

Was passiert an Ihrem Messestand, auf Ihrer virtuellen Messe oder auf den Ständen Ihrer Aussteller*innen? Gibt es Mitarbeiter, die die ganze Zeit online sind? Oder sperren Sie Ihren virtuellen Stand nur für 2 von 8 Stunden auf? Gibt es interessante Aktionen, die man nicht auf Ihrer regulären Website findet? Oder laden Sie hier nur die Informationen, Broschüren und Videos hoch, die bereits produziert und fürs Unternehmen freigegeben wurden?   

Je mehr Standardinformationen es auf Ihrer virtuellen Messe gibt, desto weniger dürfen Sie sich über die geringe Resonanz wundern. Oder würden Sie Jahr für Jahr auf einer Präsenz-Messe die alten Produkte präsentieren, nur weil Sie dafür bereits die Freigaben und die Materialien haben? Vermutlich nicht. Vermutlich würden Sie sich jedes Mal neu überlegen, wie Sie Besucher*innen an Ihren Stand locken könnten.   

Sind Sie Messeveranstalter*in, könnten Sie den austellenden Unternehmen genau diese Beratung anbieten und sich natürlich auch gut bezahlen lassen. Vorausgesetzt, Ihre begleitende Beratung ist so gut, dass letztendlich wirklich mehr Besucher*innen an die virtuellen Stände kommen und mehr Nachfragen generieren.  

5) Zielgerichtete Aktionen in den Sessions und an den Ständen  

Die meisten Messe- und Event-Plattformen haben bereits Votings- und Interaktionsfeatures integriert. So auch der von uns angebotene Attendee Hub. Doch nutzen Sie diesen wirklich smart? Stellen Sie jene Fragen, die Sie im Anschluss auswerten und durch Marketing und Sales weiter verwerten können? Fragen Sie nicht irgendetwas. Fragen Sie genau das, was Sie wissen müssen, um die folgenden Marketing- und Salesaktivitäten passend aufsetzen zu können.  

Ein Beispiel: Wollen Sie Ihren Kunden eine Beratung rund um das Thema A anbieten, könnten Sie in der Online-Session die Umfrage starten, wer sich bereits mit dem Thema A beschäftigt. Bieten Sie unterschiedliche Antworten rund um das Thema A an, können Sie anschließend sehr zielgerichtete Mailings versenden, statt mit dem Gießkannenprinzip allen Teilnehmenden die gleiche Botschaft zu senden.   

Im Blick behalten: Vorteile einer virtuellen Messe
für Besucher*innen und für Aussteller*innen 

Wer eine virtuelle Messe oder Ausstellung erfolgreich gestalten will, sollte sich der Vorteile für die beiden Zielgruppen stets bewusst sein. 

Die Vorteile einer virtuellen Messe für die Teilnehmenden 

Ohne Teilnehmende keine Messe – das gilt auch im virtuellen Raum. Heben Sie daher die Vorteile hervor oder machen Sie sie gar erst sichtbar:  

• Geringere Ticketkosten 
  Sie als Messeveranstalter*in können die Einsparungen oft direkt an die Teilnehmenden weitergeben, was die Teilnahme erheblich erleichtert.  

• Wegfall der An- und Abreise 
  Spielen Sie diesen Vorteil überall aus.  

• Individuelleres, personalisiertes Erlebnis 
  Organisatoren und Aussteller*innen können das Veranstaltungserlebnis viel individueller gestalten, sodass die Teilnehmenden von einem Erlebnis profitieren, das sich anfühlt, als sei es speziell für sie entwickelt worden. 

• Anonymität ermöglichen 
  Zusätzlich zu den maßgeschneiderten Möglichkeiten bevorzugen einige Teilnehmende die Anonymität einer virtuellen Veranstaltung. Auch wenn das Ausschalten der Kamera nicht unbedingt erwünscht ist, so ist es doch eine Option, und die Teilnehmenden müssen nicht den Spießrutenlauf zwischen den physischen Messeständen absolvieren, um dorthin zu gelangen, wohin Sie gehen. 

• Niemand muss anstehen 
  Weder für Kaffee noch für die Bio-Pause. Sie können die Messe bequem von zu Hause oder Ihrem Büro oder Home-Office aus genießen.  

Die Vorteile einer virtuellen Messe für Aussteller*innen  

Auch für Aussteller*innen gibt es zahlreiche Vorteile. Heben Sie diese hervor! 

• Einsparungen bei der Gestaltung und dem Bau von Messeständen  

• Werden Sie online kreativ 
  Sie können eine Reihe digitaler Materialien vorbereiten, die Sie jedem Ihrer virtuellen Teilnehmenden zur Verfügung stellen können, um ihm Ihre Ideen, Produkte oder Dienstleistungen auf eine für ihn geeignete Weise zu präsentieren. 

• Interaktion im virtuellen Raum ist für manche Besucher*innen leichter als in Präsenz 
  Wir erwähnten schon, dass vor allem jüngere Menschen weniger gern telefonieren oder auf Messen angesprochen werden wollen. Stattdessen sehen wir auf virtuellen Messen mehr Chat, mehr Instant Messaging. 

• Mehr Interaktion in den Vortrag oder das Ausstellerprofil einbauen 

Dies wiederum kann sowohl Ihre Präsentation aufwerten als auch zusätzliches wertvolles Feedback und Hinweise liefern. 

• Mithilfe der Kommunikation im Vorfeld der virtuellen Messe können Sie die Teilnehmenden sogar dazu ermutigen, ein Profil mit ihren Präferenzen zu erstellen. Aus diesen Angaben können Aussteller*innen ihre Sessions und Angebote entsprechend anpassen.   

• Mit einer virtuellen Messe oder Fachausstellung können Sie eine beliebige Anzahl von Teilnehmenden in separaten virtuellen Nebenräumen unterbringen. Ausgebuchte Räume? Im virtuellen Raum gibt’s das nicht mehr. 

Der persönliche Kontakt, den eine Präsenz-Messe bietet, ist zwar unvergleichlich, wenn es darum geht, eine Beziehung zu Ihrem Publikum aufzubauen. Wenn Sie als Veranstalter*in oder als Aussteller*in eine virtuelle Veranstaltung richtig angehen und Ihre virtuelle Präsenz ansprechend gestalten präsentieren, können Sie diese Lücke schnell schließen. 

Wichtig: Bieten Sie als Veranstalter*nden ausstellenden Unternehmen mehrere Optionen zur Präsentation oder achten Sie als Aussteller*in, wenn Sie eine eigene virtuelle Messe kreieren wollen, auf diese Optionen: 

Features, die eine virtuelle Messe oder Fachausstellung haben sollte 

Achten Sie bei der Planung darauf, dass Sie die folgenden Funktionen in Ihre virtuelle Messe integrieren. Denken Sie dabei an Aspekte von Präsenz-Messen und übernehmen Sie diese, wo Sie können. 

Sponsoren- und Ausstellerlisten

Richten Sie innerhalb Ihrer virtuellen Veranstaltung spezielle Bereiche für Ihre Sponsoren- und Ausstellerlisten ein, die für die Teilnehmenden leicht durchsuchbar sind. Sie können nach Sponsoren-Ebene ordnen und so Ihren wertvollsten Sponsoren und Aussteller an prominenter Stelle platzieren. 

Virtuelle Ausstellerkabinen 

Virtuelle Stände mit Videokonferenzen ermöglichen es den austellenden Unternhemen, ihre Marke und Unternehmensdaten zu präsentieren und sich mit interessierten Teilnehmenden persönlich zu treffen. 

Virtuelle Besprechungsräume und Termine vereinbaren 

Die Teilnehmenden können sich direkt vom Stand aus per Videokonferenz oder Live-Chat mit den ausstellenden Unternehmen treffen. Außerdem können Sie Teilnehmenden und Aussteller*innen die Möglichkeit geben, Termine im Voraus zu vereinbaren. 

Inbound-Leads für Aussteller*innen

Unterstützen Sie Aussteller*innen bei der Gewinnung von Inbound-Leads, indem Sie es den Besuchern ermöglichen, ihre Interessen einzutragen und ihre Kontaktinformationen direkt mit den ausstellenden Unternehmen zu teilen. 

Aussteller-Dokumente zum Download 

Helfen Sie den Besucher*innen, sich über die Aussteller*innen zu informieren, indem Sie ihnen ermöglichen, relevante Inhalte direkt auf den Ausstellerstand hochzuladen, z. B. herunterladbare Broschüren, Videos und Links. 

Fazit

Natürlich sind zuverlässige und leistungsstarke Event-Plattformen - wie z.B. der Attendee Hub - eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche virtuelle Messen. Doch mindestens genauso wichtig ist der zielgerichtete Einsatz der Tools, der Fragen, der Interaktionen und das auf Ihre Zielgruppe zugeschnittene Eventformat.   

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