Virtuelle Events können in unterschiedlichster Form durchgeführt werden – live, simulive, On-Demand, an mehreren Tagen, an einem Tag und in vielen anderen Varianten. Was verbirgt sich hinter welcher Idee und wann lohnt sich was?
Virtuelle Live-Events
Der Klassiker unter den virtuellen Events: Die Live-Variante. D.h. Sie produzieren und streamen Ihr gesamtes Event live ins Internet und Ihre Teilnehmer können in Echtzeit mit Ihnen, Ihren Speakern und Ihren Ausstellern kommunizieren. Diese Variante bietet den intensivsten Austausch und erzeugt bei den Teilnehmenden das authentischste Gefühl. Live ist schließlich live, auch - oder gerade wegen - der kleinen Versprecher und Pannen, die auch bei noch so guter Planung vorkommen. Mit anderen Worten: Ihre Teilnehmer honorieren eine Live-Übertragung Ihres Events und die Anmelderaten für diese Art von virtuellen Events ist dadurch besonders hoch.
Darüber hinaus profitieren Sie als Organisator davon, dass Sie und Ihre Aussteller in Echtzeit mit dem Publikum in Kontakt treten können und so schnell wertvolles Feedback erhalten.
Der Haken an der Sache: Virtuelle Live-Events haben das größte Risiko und das in vielerlei Hinsicht. Ihr Speaker könnte plötzlich verhindert sein, das Internet kann irgendwo zwischen Speaker, Technik-Dienstleister, Event-Plattform, Teilnehmerregistrierung und Home-Office unterbrochen sein. Für einen spürbaren Fehler im System reichen hier manchmal schon wenige Sekunden – vor allem dann, wenn es Live-Umfragen oder Interviews zwischen zwei remote verteilten Parteien gibt.
Virtuelle Events On-Demand
Aus den Tücken, die virtuelle Live-Events bergen, ergeben sich die Vorzüge von On-Demand angebotenen virtuellen Events. Bei dieser Art von Event zeichnen Sie alle Vorträge aller Speaker im Vorfeld auf und bieten sämtliche Inhalte On-Demand an. Der Vorteil: Sie reduzieren die Risiken enorm und können die Vorträge so oft proben (lassen) bis der Content wirklich überzeugende Qualität hat. Ausgefallenes W-LAN beim Sprecher, unterbrochene Datenkette in der Übertragung, Latenz bei Umfragen? Bei On-Demand Events alles kein Thema mehr.
Warum sind dann nicht alle virtuellen Events gleich pure Aufzeichnungen? Weil Menschen es gerne live mögen. Wir merken, wenn etwas aufgezeichnet ist und aalglatt daherkommt. Lieber mal einen Patzer bemerken, als durch und durch auf Hochglanz getrimmte Präsentationen sämtlicher Akteure. Doch auch On-Demand-Events haben für die Teilnehmenden ihre Vorzüge, schließlich können sie diese konsumieren, wann es ihr Zeitplan erlaubt und wo ihr Internet am besten ist. Keine Ablenkung, kein Gehetze zum nächsten Termin, kein an der Tür klingelnder Postbote und keine eintreffenden Anrufe vom Chef oder Kunden. Sind die Präsentationen und Umfragen bei einem virtuellen Event gut gemacht, kann die Wirkung durchaus höher sein als bei einer Live-Veranstaltung im Netz. Das gilt vor allem für virtuelle Events mit Weiterbildungscharakter. Niemand braucht betreutes Lesen in Form von virtuellen Vorträgen und deshalb können die Teilnehmenden durchaus im Selbststudium die Inhalte konsumieren und von Zeit zu Zeit sich in Live-Webinar-Sessions mit dem Referenten und anderen Teilnehmern zum vorher Gelernten austauschen
Virtuelle simulive Events
Die Mischform aus einem virtuellen Live-Event und aus einem virtuellen Event On-Demand nennt sich simulive. Bei dieser Variante werden die Vorträge ebenfalls aufgezeichnet angeboten, doch während dessen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Interaktion.
Eine Möglichkeit besteht darin, die Aufzeichnung zu einem festen Termin auszuspielen und in Echtzeit vom Referenten oder einem Moderator zu begleiten; z.B. im Sessionchat. So können Teilnehmer live Fragen stellen, doch das Übertragungsrisiko in der gesamten Kette ist deutlich geringer. Allerdings müssen sich Referent und Teilnehmende zu einem fixen Zeitpunkt verabreden bzw. treffen.
Eine andere Variante von simulive Events sieht so aus, dass die Inhalte ebenfalls wieder zuvor aufgezeichnet werden und nun zu einem beliebigen Zeitpunkt von den Teilnehmenden abgerufen werden können. Sie können Kommentare in ein Chatfeld eingeben oder sich an Umfragen beteiligen. Die Ergebnisse werden den Teilnehmenden jedoch nicht live angezeigt. Meist beantwortet der Referent die Fragen aus der Session der Live-Aufnahme.
Gaukeln wir hier unseren Teilnehmenden ein Live-Event vor? Ein wenig schon, doch die Response-Raten und die Follow-up-Auswertungen zeigen immer wieder, dass auch diese Formate durchaus ihren Reiz und ihre Wirkung haben.
Virtuelle Events an einem Tag vs. an mehreren Tagen
Was bei Veranstaltungen in Präsenz kaum realisierbar ist, lässt sich bei virtuellen Events - egal ob live, simulive oder On-Demand - hervorragend umsetzen. Schließlich müssen Sie weder die Location, noch das Catering oder die Anreisen zu einem bestimmten Ort an einem bestimmten Tag organisieren.
Der Vorteil virtueller Events an mehreren Tagen liegt in der geringen Aufmerksamkeitsspanne bei Vorträgen an Bildschirmen. Wer kann oder will schon Veranstaltungen im Internet über 8 oder mehr Stunden verfolgen?
Splitten Sie daher Ihren Content auf und bieten Sie diesen an mehreren Tagen an. Diese müssen nicht hintereinanderliegen, sondern können sich auch auf mehrere Wochen oder gar Monate verteilen. So halten Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer hoch und bieten permanente Touchpoints zu Ihrer Zielgruppe.
Der richtige Mix für virtuelle Events
Welches ist jetzt das richtige Format für Ihre virtuellen Events? Es kommt darauf an.
Es kommt auf Ihre Ziele, Ihre Zielgruppe und Ihre Rahmenbedingungen an. Das Gute daran: Sie können alles miteinander kombinieren und ganz neue Eventformate für Ihre Zielgruppe anbieten.
Beispielsweise:
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Virtuelles Live-Event an Tag A mit 4 Stunden Dauer
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anschließend On-Demand-Sessions, die nach und nach über einen Zeitraum von 4 Wochen freigeschaltet werden
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abschließend eine Live-Diskussionsrunde in einer kollaborativen Videosession zu den drängendsten Fragen.
Fazit
Auch wenn virtuelle Events häufig live und oftmals an einem oder zwei Tagen hintereinander durchgeführt werden, muss das nicht das optimale Format für Ihr Event und Ihre Zielgruppe sein. Denken Sie unbedingt auch an die anderen Formate und bieten Sie Ihren Content durchaus einmal über einen längeren Zeitraum an.
