Sie erstellen die Listen für Ihre Event-Teilnehmenden (noch) in Excel? Ziehen aus der eigenen Datenbank immer wieder neu den Verteiler für Mailings an angemeldete Gäste? Ein digitalisiertes Programm ist noch immer ein PDF, das Sie manuell verschicken? Sie merken, dass Ihre Eventprozesse sehr zeitaufwendig sind und wagen sich dennoch nicht an Event-Technologien - kurz Event-Tech - heran, weil diese so komplex erscheinen? Wenn es Ihnen so ergeht, dann haben wir für Sie den perfekten Ratgeber mit diesem Blogbeitrag. Denn Event-Tech ist leichter ausgewählt und aufgesetzt, als Sie vielleicht meinen und vor allem spart Ihnen diese digitalen Helfer enorm viele Ressourcen – erst recht in Zeiten von permanentem Arbeitskräftemangel.
Warum Sie den Einstieg in Event-Tech wagen sollten
Fangen wir mit dem wichtigsten an – warum Sie überhaupt den Einstieg in Event-Tech wagen und sich von den zahlreichen Excel-Tabellen verabschieden sollten.
Dank Event-Tech können Sie
- enorm viel Zeit und Geld sparen, da Sie Prozesse nun nicht mehr manuell abarbeiten müssen,
- die Fehlerquote verringern, da Sie Daten nicht mehr von A nach B exportieren oder gar manuell abtippen,
- das Erlebnis für die Teilnehmenden verbessern – schon allein dadurch, dass Ihr Programm stets aktuell ist und dass sie statt vieler E-Mails zu versenden einfach auf ein aktuelles Programm in einer Event-App hinweisen können,
- die Ansprache und Kommunikation mit den Gästen personalisieren und so die Buchungsquote erhöhen und die No-Show-Rate reduzieren,
- interaktive Elemente in Ihr Event integrieren und so die Aufmerksamkeitsspanne erhöhen,
- die Kommunikation mit den dienstleistenden Unternehmen digitalisieren und so auf ein ganz neues Niveau heben, statt unzählige E-Mails an Locations, Hotels oder Catering-Unternehmen zu senden,
- dem Fachkräftemangel dank schlanker Prozesse begegnen und so mit weniger Personal immer kurzfristigere Events dennoch in Top-Qualität umsetzen.
Welche Prozesse Sie mit Event-Tech zuerst digitalisieren sollten
Wo drückt der Schuh am meisten? Sind es die fehlerhaften Daten, die am stärksten zur Unzufriedenheit beitragen? Oder sind einfach zu viele Personen zu lange mit immer wiederkehrenden Tätigkeiten beschäftigt? Würden Sie gern den Anmeldeprozess für die
Teilnehmenden vereinfachen und verschlanken? Oder haben Sie einfach nicht genug Personal, um gewisse manuelle Prozesse abbilden zu können? Notieren Sie sich im ersten Schritt alles, was Ihnen einfällt und sortieren Sie im zweiten Schritt nach der Hebelwirkung. Je größer die Auswirkung eines neu-digitalisierten Prozesses, umso höher sollten Sie dessen Digitalisierung priorisieren.
Fragen Sie dazu unbedingt alle Personen und Abteilungen, die in die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Ihren Events involviert sind.
In welchen Bereichen Ihnen Event-Tech helfen kann
Event-Tech ist heute sehr mächtig und umfangreich. Was Sie beispielsweise dank Event-Tech digitalisieren könnten und nicht mehr manuell umsetzen müssen:
- Einladungen verschicken
- Registrierungen verwalten
- Teilnehmerlisten erstellen
- Management von Kontingenten für das Gesamt-Event oder bestimmte Eventteile
- Management von ausstellenden Unternehmen oder Sponsor:innen
- Management von Speaker:innen
- Recherche, Auswahl und Management von Locations oder Hotelzimmern
- Interaktionen und Gamification in den Sessions – egal ob in Präsenz oder online
- Sitzplatzverwaltung
- Check-in vor Ort und vor jeder Session
- Vergabe von Weiterbildungspunkten
- Kommunikation mit Gästen und neue Sponsoring-Möglichkeiten über eine Event-App
- Social Walls und digitale Fotoalben von Ihrem Event
- Beschilderung vor Ort
- Übergabe von Bestellungen an Dienstleistende, z.B. Cateringzahlen, benötigtes Einlasspersonal, passende Bestuhlung etc.
- Messung des Teilnehmenden-Verhaltens über Heatmaps vor Ort
- Umfragebögen
- Reportings nach dem Event
Wie Sie die für Sie passende Event-Technologie finden
Notieren Sie sich für jeden Eventprozess, was Sie dort idealerweise benötigen. Denken Sie an die Wunschfunktionen für
- das Teilnehmer-Management
Wie sollen die Teilnehmenden eingeladen und verwaltet werden? - die Buchhaltung und das Mahnwesen
Wie gelangen die Buchungen in die Buchhaltung und wie erfolgt das Mahnwesen? - das Hotel- und Locationmanagement
Wie kaufen Sie Locations und Zimmer ein und wie verwalten Sie diese? - die Verwaltung von Räumen und Sessions
Gleiches gilt für die Verwaltung sämtlicher Kapazitäten. - die Produktion von Listen jeglicher Art
Welche Listen benötigen Sie in welcher Form? - eine Event-App
Wollen Sie über eine Event-App mit Gästen kommunizieren und zugleich diese Werbeplattform fürs Sponsoring nutzen?
- den Check-in
Wie soll der Check-in gestaltet sein? - Matchmaking
Wollen Sie Teilnehmende untereinander oder mit ausstellenden Unternehmen vernetzen? - Social Media und Empfehlungsmarketing
Soll es Werbefunktionen hierfür geben? - das allgemeine Projektmanagement
Wie wollen Sie die allgemeinen Projektaufgaben managen, z.B. die Buchung von Künstler:innen oder die Programmerstellung? - die Synchronisation von Daten
Wie halten Sie die Daten in allen beteiligten Systemen synchron, welches ist das führende System und wie gelangen die Daten in den Vertrieb?
Fragen Sie sich vorher außerdem, welchen Supportlevel Sie benötigen und was Sie bereit sind, für die neue Technologie auszugeben. Tipp: Addieren Sie hierfür alle internen und externen Kosten, die durch das manuelle Handling von Daten entstehen.
Was ein interner Event-Tech-Experte oder Expertin können sollte
Sie denken darüber nach, einen oder eine Event-Tech-Expert:in einzustellen? Je nach Größe Ihrer Events und nach Komplexität Ihres Vorhabens kann das langfristig eine strategisch kluge Entscheidung sein.
Hier ein paar Tipps:
- Event-Technologen sollten analytisch denken können und zugleich gleichzeitig die wesentlichen Ziele des Events verstehen.
- Da sich Event-Technologie und Anbieter ständig weiterentwickeln, sollten Event-Tech-Experten lernbereit und lernfähig sein.
- Er oder sie sollte bereit sein, die Initiative zu ergreifen, Probleme zu lösen und intelligente Fragen zu stellen,
- Programmier- und Webentwicklung müssen Event-Technolog:innen nicht beherrschen. Allerdings ist ein gewisses Wissen über beides ein gewisses Plus, damit Sie die Technologie anbietenden Unternehmen nicht für kleine Anpassungen konsultieren oder bezahlen müssen. Ein grundsätzliches Verständnis von Technologiekonzepten wie Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), Software-as-a-Service (SaaS) und Hypertext-Markup-Sprache (HTML) ist außerdem hilfreich.
- Soft-Skills wie Teamfähigkeit und eine herausragende Kommunikationsfähigkeit sind enorm wichtig.
- Eventtechnologen müssen zudem in der Lage sein, den Nutzer:innen zuzuhören, sich die User-Erfahrung vorzustellen und Lösungsvorschläge und -features umzusetzen. Das gilt auch für User wie ausstellende Unternehmen, Speaker:innen oder interne Kolleg:innen.
Worauf es bei der Auswahl und dem Einsatz von Event-Technolog:innen außerdem ankommt, erfahren Sie in unserem e-book “Der Aufstieg des EVENTTECHNOLOGEN”.
Die größten Stolpersteine bei der Auswahl von Event-Tech
Die Auswahl der passenden Event-Tech kann eine Herausforderung werden. Vor allem dann, wenn Sie:
- zuvor nicht klar definiert haben, welche Prozesse sie mit der Event-Tech abdecken wollen und welche nicht
- zu kleinteilig denken und viele individuelle Anpassungen außerhalb des Standards vornehmen wollen,
- zu viel auf einmal digitalisieren wollen, statt sich auf die “low-hanging-fruits” zu konzentrieren,
- eine eigene Lösung entwickeln (lassen), statt auf erfahrene, praxiserprobte und standardisierte Lösungen zu setzen.
Widerstehen Sie den oben genannten Versuchungen und wenden Sie sich lieber gleich an erfahrene Technologieanbieter und lassen Sie sich vor dem Start Ihres Projekts beraten.
Fazit
Der Einstieg in Event-Technologie ist deutlich leichter, als viele denken. Machen Sie sich zunächst bewusst, was Sie wirklich benötigen und identifizieren Sie die Prozesse mit der größten Hebelwirkung. Recherchieren Sie dann Anbieter und lassen Sie sich beim Einstieg in Event-Tech und beim Abschied von Excel beraten.
Lesetipp: Der Aufstieg des EVENTTECHNOLOGEN
