Eventplanung in der neuen Normälitat: 6 Dinge, die Sie beachten müssen

Unerwartet. Beispiellos. Anders könnte man das Jahr 2020 für Kongress- und Eventplaner nicht beschreiben. Ich wette, Sie haben das Wort „die neue Normalität“ bereits satt. Während Sie jeden Tag für das Unbekannte planen, ist die Welt, wie Sie sie einst kannten, mit Absagen, Umplanungen, drastischen Entscheidungen in der letzen Minute von persönlichen zu virtuellen Veranstaltungen umzustellen, konfrontiert worden - und das war erst der Anfang.

Jetzt müssen Sie sich auf die nächste Phase vorbereiten und dazu brauchen Sie eine Strategie, die Ihnen zum Erfolg verhilft: Wenn Sie Veranstaltungen für die Zukunft planen, gibt es 6 Dinge, die Sie jetzt schon bedenken sollten.

Was bedeutet, dass Sie weitere Handlungspunkte hinzufügen müssen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern ... und einige davon könnten bedeuten, dass Sie sich in Bereiche begeben, die Ihnen unbekannt sind. In diesem Beitrag werden wir auf viele der Bereiche eingehen, die auf Ihrer Checkliste stehen sollten (und auch in Zukunft stehen werden). Unter anderem beleuchten wir auch die Frage, wie sich die neue Vorschriften erheblich auf Ihre tägliche Planung auswirken werden.

Vor-Ort Events werden eines Tages zwar wieder Einzug in unsere Eventprogramme haben, aber sie werden wahrscheinlich nie wieder das sein, was sie einst waren. Während die Branche vorsichtig beginnt, wieder Fuß zu fassen, wird die Planung von persönlichen und hybriden Veranstaltungen eine Reihe neuer Herausforderungen mit sich bringen, von denen viele vermutlich außerhalb Ihrer Kontrolle liegen werden. Informieren Sie sich daher jetzt schon, um besser in der Lage zu sein, Erfolg zu erzielen und Nachts ruhig schlafen zu können.

Sourcing in der neuen Normalität

Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort gestaltet sich zunehmend komplizierter, und der Wettbewerb wird sich im Laufe der Sommermonate auch noch weiter zuspitzen. Das bedeutet also nicht nur, dass Sie sich über die Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten auf dem Laufenden halten und sich auf das Unerwartete vorbereiten müssen, sondern auch, dass Sie sicherstellen müssen, dass der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort die neuen Bestimmungen, welche von Bundesland zu Bundesland und von Hotel zu Hotel unterschiedlich sind, auch umsetzt und trotz alldem schlussendlich zu Ihnen passt.

Zu den Überlegungen, die Sie nun anstellen müssen, gehören:

• Neue Kapazitätsanforderungen an den Veranstaltungsorten. Der Platzbedarf für eine Veranstaltung mit 250 Personen kann jetzt ganz anders sein als im Januar. Soziale Distanzierung bedeutet, dass möglicherweise mehr Platz benötigt wird, sodass wiederrum weniger Personen persönlich teilnehmen können als bisher.

• Neue Wege der Interaktion oder andere Räume finden. Werden Veranstaltungsorte im Freien besser ankommen als Innenräume? Was wir zurzeit erleben, ist, dass ds Autokino wieder zu einer beliebten Form der Unterhaltung geworden ist, und die Restaurants, die wieder geöffnet haben, bieten jetzt in der Regel nur noch Sitzplätze im Freien an, wobei die Anzahl der Gäste begrenzt ist.

• Regionale Vorschriften. Eine der wohl schwierigsten Aufgaben in den nächsten Monaten, was aber äußerst wichtig ist, dass alle Regionen, die sich nach und nach öffnen, intensiv zu beobachten und zu verstehen, um auch wirklich alle großen und kleinen Unterschiede/Regelungen zu beachten und umzusetzen. Sie können zum Beispiel feststellen, dass größere Veranstaltungen Deutschland jetzt schon erlaubt sind, während in anderen Teilen der Welt noch immer nicht mehr als 25 Personen zu einem Event zugelassen sind.

Reisen und der Eventplaner: neue Erkenntnisse, die zum Nachdenken anregen

Reisen stellt leider immer noch eine der großen Unbekannten dar. Was früher zu unserem Alltag gehörte, ist heute leider ein komplexer und herausfordernder Prozess geworden. Vorbei sind die Tage, an denen man versuchte, den angenehmsten Sitzplatz in der Business Class des Flugzeugs zu ergattern - jetzt werden sich die meisten Ihrer Sorgen um die Sicherheit drehen. Hier ein paar Dinge zum Nachdenken:

• Mitarbeiterrisiko/Reisebereitschaft. Die Sicherheit der Mitarbeiter steht bei allen Organisationen ganz oben auf der Liste. Werden die Mitarbeiter bereit sein, wieder in ein Flugzeug zu springen und zu einem Ort Ihrer Veranstaltungen zu reisen? Und wenn ja, welche Schritte müssen Sie unternehmen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten?

• Budget: Mit einer sich erholenden Wirtschaft und einer Industrie auf den Fersen, sind Budgetbeschränkungen auch Teil unserer neuen Normalität geworden. Wenn Sie mehr mit weniger erreichen wollen, müssen Sie sich bei der Wahl der Reisezeiten, der Hotels und der Anzahl der Mitarbeiter, die Sie zu Ihren Veranstaltungen mitbringen können, mit nicht gerade idealen Szenarien auseinandersetzen.

• Wie geht die EASA (Agentur der Europäischen Union für Flugsicherheit) mit der Sicherheit um? Etwas, das sich Ihrer Kontrolle entzieht, aber auch etwas, das Sie im Auge behalten müssen. Dies gilt für Inlands- und Auslandsreisen gleichermaßen. Die Erlebnisse Ihrer Teilnehmer kann und wird durch die neuen Stressfaktoren, die mit dem Reisen zum und vom Veranstaltungsort verbunden sind, stark beeinträchtigt werden.

• Wie gehen Fluggesellschaften mit Sicherheit/Sauberkeit um: Ein weiterer Aspekt, auf den Sie nur wenig Einfluss haben können, der sich jedoch darauf auswirken kann, welche Fluggesellschaft Sie wählen. Dies könnte bedeuten, dass Ihr Unternehmen nur einer Fluggesellschaft vertraut, was sich auf das Personal und die Teilnehmer gleichermaßen auswirken wird.  

• Achten Sie auf die Bedingungen für Ihre Zimmerkontingente. Normalerweise versuchen Sie, eine niedrige Fluktuationsrate auszuhandeln oder sicherzustellen, dass Ihr Vertrag eine Minderungs- oder Wiederverkaufsklausel enthält. Im neuen Normalfall wird die Fluktuation wahrscheinlich zunehmen, wenn potenzielle Teilnehmer erkennen, dass sie vielleicht doch nicht reisen möchten. Arbeiten Sie mit Ihren potentiellen Veranstaltungsorten zusammen.

Vor-Ort Logistik für sichere Veranstaltungen

Wenn Sie erst einmal vor Ort sind, wird Ihr Veranstaltungsaufbau und Ihre Logistik ganz anders aussehen. Einige Bereiche, die es zu berücksichtigen gilt:

• Layout und Gestaltung der Veranstaltung. Konfigurieren Sie Ihren Raum anders, um soziale Distanzierung zu ermöglichen.

• Platzbedarf. Ändern Sie die Anzahl der Eventteilnehmer? Oder müssen neue menschliche Verhaltensweisen in Betracht gezogen werden? Der Raum, den Sie in der Vergangenheit für die Durchführung Ihres Events benötigt haben, kann jetzt völlig anders.

• Interaktive Technologie. Überlegen Sie nach einer Gesundheitskrise, welche Teilnehmer zögern werden, Touchscreens zu benutzen? Wie sieht es mit langen Schlangen beim Check-in oder außerhalb von Sessionräumen aus? Vielleicht sollten Sie passivere Technologien zur Anwesenheitsverfolgung untersuchen, um zu vermeiden, dass die Teilnehmer nacheinander dieselben Bildschirme berühren müssen.

• Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen. Was sind neue Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen, über die Sie vor Ort informiert werden sollten? Vielleicht denken Sie über Desinfektionsstationen, die Reinigung der Ausrüstung und einen aktualisierten Reinigungsplan für den Veranstaltungsort nach, der mit den Vorschriften des Veranstaltungsortes übereinstimmt.

• Lebensmittel und Getränke. Wählen sie einen Servierstil, die die Verbreitung von Keimen einschränken, wie z.B. bei Buffets und Selbstbedienungsoptionen.

• Hybride Veranstaltungen. Erkunden Sie die Möglichkeiten, eine virtuelle Option für persönliche Veranstaltungen zu schaffen, um den Zugang für Teilnehmer zu ermöglichen, die möglicherweise nicht bereit oder in der Lage sind, persönlich teilzunehmen.

• Beschilderung. Setzen Sie Beschilderung ein, um einen Fluss zu fördern, welcher die Teilnehmer schützt und informiert.

Schützen Sie Ihre Investition mit einer Versicherung

Versicherungen für Veranstaltungen, welche Stornierungen, Erdbeben, tropische Stürme und Überschwemmungen abdecken, haben nun eine neue Komponente: unvorhersehbare globale Pandemien. Die Wahrheit ist, dass wir alle unsicher sind, was als Nächstes kommt, was offensichtlich der Grund ist, warum Eventplaner und Organisationen vorsichtig sind, wenn es um ihre Meetings und Events geht. Schließlich stellen Veranstaltungen eine großartige Investition dar. Hinzukommt, dass diese enge Beziehung dazu beiträgt, dass beide Seiten so stets auf dem Laufenden gehalten werden, und fördert zudem die Zusammenarbeit, was letztlich der Schlüssel zur Erholung unserer Industrie sein wird.

Tücken und Lösungen

Die richtige Verwaltung der Meeting-Ausgaben ist für jede Organisation wichtig, ob Sie nun zu den Fortune 100 gehören oder eine kleine gemeinnützige Organisation sind. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Sourcing-Guide zur Hand haben, damit Sie sich darauf verlassen können, dass Ihr Veranstaltungsort und Ihre Lieferanten eng mit Ihnen zusammenarbeiten und alle Kriterien Ihrer Organisation in Bezug auf Sicherheit, Risiko usw. erfüllen. Wenn Sie bereits eine Beziehung zu verschiedenen Veranstaltungsorten aufgebaut haben, sind Sie dem Ganzen bereits einen Schritt voraus. Nutzen Sie diese wertvollen Verbindungen und halten Sie sie in Bezug auf all Ihre Kriterien auf dem Laufenden, denn dann können Sie sicher sein, dass genau diese Veranstaltungsorte auf Ihr Angebot eingehen werden, sobald sich die Tore für Veranstaltungen vor Ort wieder öffnen sollten.

Minderung des Risikos von Veranstaltungen

Auch wenn Sie derzeit wieder unermüdlich an der Planung von vor-Ort-Events arbeiten, besteht dennoch die Chance einer Absage. Selbst in der Herbstsaison, fragen Sie sich vermutlich. Tragen Sie daher alle Stornierungsrisiken in die Kategorien "hoch", "mittel" und "niedrig" ein und treffen Sie sich mit den Finanz-, Rechts- und Beschaffungsabteilungen, um für jedes Szenario abgesichert zu sein. Ziehen Sie genau die Daten zu Rate, die diese Zeiträume betreffen, damit Sie stets umfassend informiert sind und die besten Pläne für das weitere Vorgehen ausarbeiten können.

Die neue Normalität besser planen

Unsere „neue Normalität" setzt voraus, unsere Prioritäten zu überdenken, und das kann für Eventplaner in einer Branche, die derzeit  versucht, wieder Fuß zu fassen, ganz schön überwältigend sein. Was Sie jetzt tun sollten, ist, einen Schlachtplan für die Zukunft auszutüfteln.

All diese Dinge, können wir allerdings nicht in einem einzigen Blog-Beitrag abdecken, beginnen wir unsere Serie daher zunächst mit diesem hier, um Ihnen dabei zu helfen, nicht vom Weg abzukommen, damit Sie Ihre Prioritäten selbstbewusst handhaben können und, offen gesagt, nachts etwas besser schlafen zu können. Bleiben Sie also für unseren nächsten Beitrag unserer Serie gespannt!

Als Reaktion auf die weltweite Gesundheitskrise bieten wir jetzt bis zum 31. August kostenlose Trainings und Zertifizierungen für alle an, um Ihnen zu helfen, Ihre Fähigkeiten für die Zukunft zu stärken und weiterzuentwickeln.