Was ist Eventplanung? Wie macht man das? Welche Tools sollten Sie verwenden, um sich das Leben leichter zu machen?
In diesem Leitfaden erläutern wir eine Basis-Vorlage für die Veranstaltungsplanung, was es bedeutet, ein Planer zu sein, und wie Event Management Software Ihre Prozesse vereinfachen kann.
Was ist Eventplanung?
Es ist der Prozess der Planung aller Details und der Logistik einer Veranstaltung. Diese Veranstaltung kann unterschiedlich groß, komplex und zweckmäßig sein. Sie können vor Ort, virtuell, als Webinar oder hybrid stattfinden. Die Organisation einer Veranstaltung ist sehr zeit- und arbeitsaufwändig und erfordert die Kommunikation mit mehreren Teams und Dienstleistern. Die Veranstaltungsplanung umfasst Aufgaben in allen Phasen des Eventzyklus, wie z. B. Eventmarketing, Eventlocation-Sourcing, Eventbranding, Erstellung einer Event-Website und vieles mehr.
Eventmanagement ist Eventplanung
Für die Veranstaltungsplanung gibt es viele verschiedene Bezeichnungen. Manche Eventplaner werden als Verwaltungsassistenten bezeichnet, manche als Eventkoordinatoren und andere als Eventmanager. Was haben all diese Bezeichnungen gemeinsam? Die Personen sind an der Planung einer Veranstaltung beteiligt. Ob es sich um interne oder externe, große oder kleine Veranstaltungen handelt, sie alle müssen geplant werden.
Was ist virtuelle Eventplanung?
Die Planung einer virtuellen Veranstaltung erfordert genauso viel Zeit und Hingabe wie eine Präsenzveranstaltung oder ein Hybrid-Event. In den letzten Jahren mussten wir unsere Eventprogramme anpassen, um diese neuen Eventtypen zu integrieren, was für die Planer eine zusätzliche Lernkurve bedeutet, während sie ein Gefühl für die Planung virtueller Events entwickeln. Bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung gibt es so viele Faktoren zu berücksichtigen. Lässt sich der Inhalt gut in eine virtuelle Umgebung übertragen? Sind meine Referenten darauf vorbereitet, virtuell zu sprechen? Wie kann ich meinen Sponsoren den gleichen Mehrwert bieten, den sie bei einer Präsenzveranstaltung erhalten würden? Wie lange sollten meine Sessions dauern? Und schließlich: Welche Technologie sollten wir zur Unterstützung dieser Veranstaltung einsetzen? Die Planung einer virtuellen Veranstaltung wird durch Technologie oder den Einsatz einer virtuellen Event-Plattform wie dem Attendee Hub erleichtert. Mit der Technologie für virtuelle Veranstaltungen können Sie intelligenter planen.
Laden Sie unsere Checkliste herunter und erfahren Sie mehr über die Planung virtueller Events.
Wie plant man eine Veranstaltung?
Sie sind sich nicht sicher, wie Sie eine Veranstaltung planen oder wo Sie überhaupt anfangen sollen? Vielleicht hat Ihnen Ihr Vorgesetzter vor kurzem eine Veranstaltung zugewiesen, die Sie planen sollen, oder Sie fangen gerade mit dem Eventmanagement an. Das Wichtigste ist, sich daran zu erinnern, dass keine zwei Events gleich sind - genau wie Schneeflocken. Sie sind alle einzigartig und haben ihren eigenen Zweck. Von der Art bis zur Größe der Veranstaltung gibt es eine unendliche Anzahl von Faktoren, die ein Event von dem anderen unterscheiden. Unser Guide für Eventplanung deckt nicht alles ab - das könnte ein Leitfaden auch gar nicht - aber sie vermittelt Ihnen die Grundlagen.
Kreieren Sie die perfekte Veransatltung
Es beginnt ganz einfach. Ein Thema. Ein Plan. Ein Ziel. Ihre Veranstaltung hat von Anfang an ein Ziel, das den Inhalt, die Redner und den Veranstaltungsort bestimmt. Dies ist Teil des Planungsprozesses im Eventmanagement und ein wichtiger erster Schritt.
Sie fragen sich, wie Sie eine großartige virtuelle Veranstaltung organisieren können? Lesen Sie den ultimativen Guide für virtuelle Events.
Eventmanagement Planungsprozess
Welche Art von Veranstaltung planen Sie?
Fangen wir ganz einfach an. Planen Sie eine interne oder externe Veranstaltung? Eine interne Veranstaltung ist eine Veranstaltung innerhalb Ihrer Organisation, die für Ihre Mitarbeiter durchgeführt wird. Dabei kann es sich um eine Weihnachtsfeier, eine Schulung, eine Teambildungsmaßnahme usw. handeln. Bei einer externen Veranstaltung handelt es sich um eine Veranstaltung außerhalb des Unternehmens, die auf die Registrierung von Teilnehmern abzielt. Ermitteln Sie dann, ob es sich um ein Workshop, ein Networking-Event, eine Konferenz usw. handelt. Beginnen Sie mit einem guten Eventmanagementplan. Um welche Art von Veranstaltung handelt es sich? Vor Ort, virtuell oder hybrid? Dies wird sich auf die Ziele der Veranstaltung und den Planungsprozess auswirken.
Definieren Sie Eventziele
Alle Veranstaltungen haben einen Zweck. Wenn Sie Ihren noch nicht kennen, bevor Sie mit der Planung beginnen, haben Sie einen schlechten Start hingelegt. Warum veranstalten Sie dieses Event? Sollen damit Einnahmen erzielt werden? Um ein Produkt einzuführen? Um zu schulen? Ihr Ziel bestimmt, wie Sie Ihre Veranstaltung planen, vermarkten und durchführen.
Bestimmen Sie Eventgröße und -dauer
Wie viele Personen werden an Ihrer Veranstaltung teilnehmen? Wie lange wird die Veranstaltung dauern? Denken Sie bei Ihrer Entscheidung auch an die Kosten und den Zweck Ihres Events. Mehr Teilnehmer:innen bedeuten einen größeren Veranstaltungsort oder ein kostspieligeres virtuelles Tool, aber es könnte auch zu höheren Einahmen führen. Generell hängt die Dauer der Veranstaltung ihrer Art ab. Eine Konferenz dauert in der Regel ein paar Tage. Doch wenn das Event zum ersten Mal stattfindet, sollten Sie vielleicht die Dauer von zwei anstelle von drei Tagen einplanen, um sicherzustellen, dass das Interesse vorhanden ist.
Event-Budget
Legen Sie das Budget fest
Niemand spricht gerne über Geld. Aber die Festlegung eines Event-Budgets ist von entscheidender Bedeutung - und alle Stakeholder müssen sich darüber im Klaren sein. Legen Sie das Event-Budget so früh wie möglich fest, wenn Sie mit der Planung beginnen. Der Veranstaltungsort, das Essen, die Technik und die Unterhaltung sind hochpreisige Positionen. Es gibt viel zu budgetieren (wahrscheinlich mehr, als Sie denken), und wenn Sie mit einem klaren Veranstaltungsbudget beginnen, wird Ihnen die Planung leichter fallen.
Event-Technologie und Event-Budget
Die Technologie hat die Erfassung von Event-Budgets einfacher gemacht als Stift und Papier oder die Erstellung einer komplizierten, formelschweren Excel-Tabelle. Es gibt Tools, die Sie verwenden können, von der Expensify-App bis hin zu komplexeren Lösungen zur Budgeterfassung, die das Sammeln, Nachverfolgen und Analysieren von Veranstaltungsausgaben sehr viel einfacher machen. Sind Sie neugierig, ob Ihr Lieblingsflorist seine Gebühren von Jahr zu Jahr um einen zu hohen Prozentsatz anhebt? Prüfen Sie, was er Ihnen im Vorjahr berechnet hat! Möchten Sie die Kosten in Kategorien wie Veranstaltungsort, Essen, Promotion und mehr aufschlüsseln? Das sollte möglich sein, und Sie sollten nicht stundenlang in mehreren Excel-Tabellen suchen müssen, um dies zu tun. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was Budget-Tracking-Tools für Sie tun können.
Einfacher Einstieg
Halten Sie es einfach. Egal, wer die Kosten und Informationen eingibt, er wird es richtig machen, wenn die von Ihnen verwendete Budgettechnologie benutzerfreundlich ist. Lassen Sie nicht zu, dass komplizierte Excel-Tabellen Verwirrung stiften. Eine der größten Herausforderungen bei der Nachverfolgung von Ausgaben besteht darin, sicherzustellen, dass jeder einzelne Kauf verbucht wird. Es kann stundenlang dauern, die fehlenden 2,37 EUR zu finden, aber Sie werden einen Nachmittag damit verbringen, nach dem letzten Posten zu suchen, denn das Event-Budget muss ausgeglichen sein. Verwenden Sie ein Tool, das jeden Einkauf erfasst, damit Sie nicht in Ihrer Handtasche, Ihrem Auto und Ihrem Büro nach einer zerknitterten Quittung suchen müssen.
Alles im Überblick
Es sollte keine Stunden dauern, eine Budgetübersicht zu erstellen. Viele Tools zur Budgeterfassung ermöglichen es, eine schnelle Übersicht zu erstellen, die Ihnen und den Führungskräften alles aufzeigt, was sie über die aktuellen Ausgaben im Vergleich zu den prognostizierten Ausgaben wissen müssen.
Erfassen Sie den Return On Events (ROE)
Betrachten Sie den ROE für ein oder für mehrere Events. Verfolgen Sie geplante, ausgehandelte und tatsächliche Ausgaben, um die Rentabilität der Ziele zu ermitteln und Ihr nächstes Budget smarter zu planen.
Segmentieren Sie nach Anbietern
Sie sollten keine Stunden damit verbringen müssen, die Zahlungshistorie für diesen einen Caterer zusammenzutragen - überprüfen Sie sie einfach mit Tools zur Budgetverwaltung. Auf diese Weise können Sie nachvollziehen, wie viel Sie bei einem Caterer im Vergleich zu einem anderen ausgegeben haben, oder Sie können Ihr Budget für künftige Veranstaltungen mit denselben Anbietern optimieren. Verhandeln Sie auf der Grundlage der Transaktionshistorie bessere Konditionen mit Dienstleistern und Lieferanten. Haben Sie bei bestimmten Anbietern genug ausgegeben, um sich für Mengenrabatte zu qualifizieren?
Diagramme und Grafiken
Menschen mögen visuelle Darstellung! Tracking-Tools bieten inzwischen Diagramme, so dass Sie die Event-Ausgaben auf ansprechendere Weise betrachten können. Diagramme und Grafiken können in der Regel leicht geändert werden, um die Kosten zu vergleichen, die Sie analysieren möchten.
Venue Sourcing
Doch wie lange dauert das? Sie können Stunden damit verbringen, sich verschiedene Hotels, Konferenzzentren und einzigartige Eventlocations anzuschauen. Am Ende dieser Suche bleiben Ihnen vielleicht nur ein paar Notizen auf einem Blatt Papier oder eine unvollständig ausgefüllte Kalkulationstabelle. Was ist bei dieser Methode am schwierigsten zu kontrollieren? Die Kosten. Sie können stundenlang recherchieren, eine tolle Liste mit fünf Standorten erstellen und dann feststellen, dass sie alle weit außerhalb Ihrer Preisspanne liegen. Damit stehen Sie wieder am Anfang. Das ist nur der erste Schritt in dem langen, mühsamen Prozess der Suche nach einem Veranstaltungsort. Sie müssen noch eine Ausschreibung erstellen und verschicken, die Angebote bewerten und komplizierte Verhandlungen führen.
Nutzen Sie Venue Sourcing Technologie
Es sollte Sie nicht überraschen, dass unsere Antwort auf diesen mühsamen Prozess einfach ist: Event-Technologie. Tools für die Suche nach Veranstaltungsorten machen alles so viel einfacher. Was können sie leisten? Sie stellen eine durchsuchbare Datenbank mit Veranstaltungsorten zur Verfügung, ermöglichen den Vergleich und die Gegenüberstellung von Veranstaltungsorten nach denselben Kriterien, verschicken ganz einfach Ausschreibungen und ermöglichen Ihnen das Einzige, was Sie mit Event-Technoologie nicht tun können - Besuche vor Ort. Mit dem Aufschwung der VR-Technologie könnte Ihnen das sogar bald gelingen. Entdecken Sie das Cvent Supplier Network!
Schritt 1: Eventloccations finden
Kennen Sie Ihre Ziele und Anforderungen an das Event. Wenn Sie diese von Anfang an festlegen, können Sie den Suchprozess verkürzen.
Berücksichtigen Sie das Feedback der Teilnehmenden. Handelt es sich um eine jährliche Veranstaltung? Wenn die Teilnehmenden den Veranstaltungsort des letzten Jahres schlecht bewertet haben, sollten Sie sich das Feedback ansehen, um einen Veranstaltungsort zu wählen, der besser ankommt.
Fühlen Sie sich nicht allein! Wenden Sie sich an Ihr Team oder an andere, die an der Veranstaltung beteiligt sind, um gemeinsam zu überlegen, welche Faktoren am wichtigsten sind.
Schritt 2: Den perfekten RFP verfassen
- Sie kennen bereits die allgemeinen Ziele und Anforderungen - definieren Sie nun Ihren Zweck.
- Gehen Sie ins Detail! Geben Sie so viele Informationen über die Veranstaltung, wie Sie können.
- Geben Sie Ihre Budgetvorstellungen bekannt. Der Veranstaltungsort ist einer der größten Kostenfaktoren einer Veranstaltung und kann Ihr Budget übersteigen.
- Setzen Sie klare Fristen. Geben Sie ein Datum und eine Uhrzeit an und lassen Sie Hotels und Veranstaltungsorten genügend Zeit, um zu reagieren.
- Fangen Sie nicht bei Null an. Nutzen Sie eine Vorlage aus dem Internet.
Schritt 3: Angebote bewerten
- Erstellen Sie ein Tabellenblatt zur Bewertung der Vorschläge
- Erstellen Sie eine Liste aller Faktoren, die weniger spezifisch sind - Ihre qualitativen Faktoren
- Achten Sie genau auf die Veranstaltungsräume - sind die Größe und die Aufteilung für Ihre Veranstaltung geeignet?
- Vergleichen Sie, wie entgegenkommend und hilfsbereit die Veranstaltungsorte sind
Der nächste Schritt? Machen Sie einige Besichtigungen! Sie haben nun Angebote, Sie wissen, dass die Räumlichkeiten, die Sie in Betracht ziehen, im Rahmen Ihres Budgets liegen und die von Ihnen Anforderungen entsprechen, jetzt können Sie sich persönlich umsehen.
Event-Marketing
Gestalten Sie Ihre Event-Promotion strategisch
Event-Promotion kann viele Formen annehmen. Alles hängt von Ihrem Budget ab. Doch der Zweck des Event-Marketings ist es, Teilnehmende zu Ihrer Veranstaltung zu leiten. Event-Marketing-Software kann Ihnen dabei helfen, den Zeitaufwand für die Planung von E-Mails und Werbeaktionen zu verringern. Das Wichtigste bei der Promotion von Events ist, dass Sie frühzeitig damit beginnen. Erstellen Sie einen Plan und automatisieren Sie ihn so weit wie möglich. Je näher die Veranstaltung rückt und je mehr Sie sich mit ihr beschäftigen, desto weniger müssen Sie daran denken, auf Facebook zu posten oder Anzeigenplätze zu buchen.
Live-Events sind besonders wichtig
Und sie müssen keine Budgetfresser sein - sie können für Ihr Unternehmen sogar große Umsatzpotenziale bergen. Aktuelle Studien von Forrester zeigen, dass erfolgreiche Unternehmen fast 25 % ihrer B2B-Budgets für Veranstaltungen verwenden, und stellen fest, dass diese Präsenzveranstaltungen die zweitwirksamste Marketingtaktik sind. Daher sollten Planer und Marketer ihre Kräfte vereinen und gemeinsam daran arbeiten, den ROE (Return on Events) zu maximieren. Hier finden ein paar Praxis-Tipps dazu.
Personalisierte Einladungen steiggern die Teilnehmerzahl
Behandeln Sie Ihre Einladungen wie gezielte E-Marketing-Kampagnen, indem Sie die Zielgruppen nach Kontaktart und Funktion segmentieren und eine klare Handlungsaufforderung formulieren, die bei den Teilnehmenden auf Resonanz stößt und sie dazu veranlasst, ihre Teilnahme zu bestätigen.
Erhöhen Sie Ihre Online-Sichtbarkeit
Verwenden Sie ein intuitives System für die Event-Registrierung und erstellen Sie sowohl einen einfachen Online-Registrierungsprozess als auch eine zielgerichtete Event-Website. Jede gute Eventmanagement-Technologie bietet Tools, mit denen Sie die Sichtbarkeit und den Traffic auf Ihrer Event-Website durch die Einbindung von SEO-Keywords erhöhen können - so können Sie die Anmeldungen erfassen und den Ertrag Ihrer Veranstaltung durch die Bereitstellung von Sponsoring-Möglichkeiten steigern.
Engagement in jeder Phase
Nutzen Sie soziale Medien, virales Marketing (Videos, Bilder, Wettbewerbe, Teaser-Kampagnen) und Werbeaktionen, um das Interesse vor Ihrer Veranstaltung zu wecken. Bringen Sie die Teilnehmenden während des Events mit gesponserten mobilen Apps, Tweets, Posts auf Facebook, Instagram, Snapchat und Blogs zum Schwärmen. Bieten Sie Ihren Teilnehmern am Ende der Veranstaltung Rückblicke, Highlights, Infografiken, Fotos und Videos an. Ziel ist es, die Lebensdauer Ihres Events über den eigentlichen Termin hinaus zu verlängern und Ihre Teilnehmer:innen stärker an Ihre Organisation zu binden. Mithilfe von Software für Event-Marketing können Sie einige Ihrer Prozesse automatisieren.
Nutzen Sie Intergrationen gezielt
EVeranstaltungen sind ein wichtiger Bestandteil des Marketing-Mixes. Daher sollte Ihr Event-Management-System mit anderen Vertriebs- und Marketing-Technologien und -Tools wie Ihrem CRM-System, Ihrer E-Marketing-Lösung und Ihren Social-Media-Tools integriert werden. Geben Sie Daten frei, automatisieren Sie Prozesse, verfolgen Sie Anmeldungen (und Abmeldungen), erstellen Sie schnell Berichte, messen Sie den ROI und sparen Sie wertvolle Planungszeit, indem Sie Event- und Marketing-Tools kombinieren. Indem Sie Ihre Events messbarer machen, erhöhen Sie Ihre Chancen auf Rentabilität.
Event-Branding
Event-Website
Früher war es schwirig, ohne Programmierkenntnisse eine Website zu erstellen. Heute können Sie das gänzlich ohne HTML-Kenntnisse. Das ist eine gute Nachricht, denn heutzutage erwartet jeder, dass es für alles eine Website gibt. Zudem sind Einladungen per Einzel-E-Mail nicht nur aufwendig, sondern auch schwer zu erfassen, und es ist leicht, Daten falsch einzugeben. Aus diesem Grund sind Websites und Registrierungsseiten "the new normal" bei Veranstaltungen.
Was ist der Unterschied zwischen Registrierungs- und Event-Websites?
Registrierungs-Website
Eine Registrierungsseite ist vor allem für eines gedacht - die Anmeldung. Registrierungsseiten sind perfekt für kleinere Events, Events, die nicht viel Promotion benötigen oder die eine sehr niedrige Eintrittsbarriere haben. Der Zweck einer Registrierungsseite ist es, den Teilnehmenden eine einfache Online-Anmeldung zu bieten und Sie mit den benötigten Daten und Informationen zu versorgen.
Event-Website
Eine Event-Website ist dynamischer. Diese Website wird für Großveranstaltungen und kostenintensive Events erstellt. Der Zweck einer Event-Website ist es, die Veranstaltung zu vermarkten und die Teilnehmenden davon zu überzeugen, sie zu besuchen. Diese Website kann Videos und weitere Informationen enthalten und zu einer Registrierungsseite führen. Unabhängig von der Art der Website, die Sie erstellen, sollte sie:
- Responsive sein
- In Ihrem Branding gestaltet sein
- Alle Event-Informationen enthalten
- leicht zugänglich sein und gute User Experience bieten
Wie Sie Probleme erkennen
Bounce Rates (Absprungraten)
Je höher eine Bounce-Rate ist, desto schlechter ist sie. Sie streben eine niedrige Bounce-Rate an. Das bedeutet, dass Personen auf Ihrer Website eine angemessene Zeit lang bleiben und interagieren. Wenn die Bounce-Rate hoch ist, bedeutet das, dass die Besucher:innen die Seite aufgerufen und schnell wieder verlassen haben. Versuchen Sie, die ursprüngliche Landing Page oder den Text zu ändern, um zu sehen, ob die Änderung hilft. Wenn andere Seiten auf der Website hohe Absprungraten aufweisen, versuchen Sie, auch diese zu optimieren.
Abandon Rates (Abbruchraten)
Wenn ein:e Besucher:in auf einer Registrierungsseite einen Teil des Formulars ausfüllt und dann geht, ohne das Formular abzusenden, wird dies als Abbruch gezählt. Wenn Ihre Abbruchraten hoch sind, sollten Sie herausfinden, welche Fragen zu hohen Abbruchraten führen. Können Sie auf diese verzichten? Wenn nicht, versuchen Sie, die Reihenfolge zu ändern und sehen Sie, was funktioniert. Schicken Sie denjenigen, die die Anmeldung bereits abgebrochen haben, eine E-Mail (sofern Sie deren Adresse haben) mit weiteren Informationen über die Veranstaltung.
Event-Agenda
Ihr Rahmenprogramm und Ihre Referenten sind die wichtigsten Inspirationsquellen für Ihre Veranstaltung. Nehmen Sie sich die Zeit, um Referenten zu finden, die zu Ihrem Thema und dem übergeordneten Ziel Ihrer Veranstaltung passen. Die Agenda ist ein wichtiges Verkaufsargument und sollte in Ihre Marketingstrategie aufgenommen werden. Eventmanagement-Software kann Ihnen bei der Organisation einer Anfrage für Referenten:innen und mehr helfen. Erstellen Sie eine solide Agenda, die Ihre Teilnehmenden anspricht.
Messen Sie Ihren Erfolg und weisen den Event-ROI nach
Das Eventmanagement endet nicht, wenn die Veranstaltung vorbei ist. Im Verlauf der gesamten Veranstaltung ist es wichtig, den Erfolg nachzuweisen und Optimierungsmöglichkeiten zu ermitteln. Die während des gesamten Prozesses gewonnenen Daten werden Ihnen dabei helfen. Live-Umfragen sind eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, wie die Veranstaltung bei den Teilnehmern ankam. Mit Veranstaltungsmanagement-Software können Sie die Daten der Teilnehmer verfolgen und Informationen über Engagement, Registrierung, Interaktionen und mehr sammeln, um den Event-ROI zu belegen.
Eventmanagement-Software
Inzwischen können die Frage beantworten, was Veranstaltungsplanung ist. Und Sie wissen, dass Software für die Eventplanung den Zeitaufwand für manuelle Arbeitsabläufe verringern kann. Beim Eventmanagement geht es darum, ein großartiges Erlebnis zu schaffen, Networking zu fördern, Leads in die Vertriebspipeline zu bringen und den Erfolg des Events zu beweisen. Es ist eine schwierige Aufgabe, die durch de Einsatz von Technologie einfacher gestaltet werden kann, insbesondere wenn Sie eine virtuelle oder hybride Veranstaltung planen. Eine virtuelle Event-Plattform ist ein Meilenstein auf dem Weg zum Erfolg. Während viele Eventplaner:innen auf Zettel und Tabellenkalkulationen angewiesen sind, gibt es Technologien, die Veranstaltungen auf ein neues Niveau heben - vom Drucken von Namensschildern vor Ort über detaillierte Daten und Analysen bis hin zu virtuellen Streaming-Optionen.
Lesen Sie unseren Leitfaden und erfahren Se, was Sie bei der Beschaffung von Event-Technologie beachten sollten.
