Es ist kein Geheimnis: Steigende Kosten und Inflation sind die größten Herausforderungen für Eventteams – in Deutschland und weltweit.
Wenn also die Worte "Event" und "Budgetkürzungen" im selben Satz vorkommen, suchen Eventplanende nach neuen Möglichkeiten, begeisternde Events für ihre Teilnehmenden zu kreieren und gleichzeitig mit weniger mehr zu erreichen.
Die gute Nachricht: Es ist möglich, auch mit einem reduzierten Event-Budget großartige Erlebnisse für die Teilnehmenden zu erschaffen. Durch den Einsatz von Technologie und die Zusammenarbeit mit Locations, Hoteliers und anderen Partnern können Sie Einsparungen erzielen und gleichzeitig ein konsistentes Erlebnis für Ihre virtuellen, hybriden und physischen Events gewährleisten.
Hier sind 10 praktische Tipps, die Sie sofort anwenden können.
1. Nutzen Sie Plattformen für die Locationsuche und deren Einkauf
Die Nachfrage nach Locations steigt, wie die steigenden durchschnittlichen Tagespreise deutlich zeigen. Da jedoch der Personalabbau bei den Locations zu langsameren Antworten auf Ausschreibungen führt, benötigen die Eventplanenden eine Möglichkeit, den Prozess der Locationsuche zu automatisieren.
Die Plattformen und digitale Lösungen für die Recherche und den Einkauf von Locations sind eine großartige Lösung. Mit dieser Technologie können Sie mehrere und konsistente RPFs - Requests for Proposals - versenden und verfolgen, virtuelle Besichtigungen durchführen und alle früheren Angebote und vertraglich vereinbarten Preise speichern. Diese können Sie dann in den Verhandlungen mit den Locationanbietern nutzen. Sie können sogar Locations an alternativen, günstigeren Standorten finden, die Sie sonst vielleicht nicht in Betracht gezogen hätten.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Schauen Sie sich das Cvent Supplier Network an – eine globale Datenbank mit 300.000 Locations weltweit. So können Sie wertvolle Zeit und Geld bei der Locationrecherche sparen und zugleich wichtige Informationen wie saisonale Zimmerpreise, durchschnittliche Kosten für Mahlzeiten pro Tag, Werbeaktionen und Bilder von Veranstaltungsorten mit nur wenigen Mausklicks einsehen.
2. Papierlos arbeiten
Sie können die Druckkosten für Programmhefte, Programmpläne, Feedbackbögen und Mailings reduzieren, indem Sie eine mobile Event-App verwenden. So können Sie Ihre Teilnehmenden schnell und günstig informieren, aktivieren und in Ihr Eventprogramm einbinden.
Push-Benachrichtigungen können Sie nutzen, um Kapazitäten für beliebte Sessions zu verwalten, im Rahmen von Umfragen oder für Q&A-Sessions mit den Referenten. Dank Gamification können Sie das Engagement der Teilnehmenden messen und verfolgen, wer mit Ihren Inhalten interagiert und anschließend die passenden Follow-up-Aktivitäten auszulösen und umzusetzen.
Wenn es um Networking geht, kann eine mobile Event-App die Kontaktaufnahme unter Ihren Teilnehmenden deutlich erleichtern. Die Teilnehmenden können auch QR-Codes von Ausstellenen scannen und so deren Informationsmaterial herunterladen oder Treffen mit Ausstellern:innen und Sponsoren vereinbaren – sogar lange bevor sie auf Ihrem Event eintreffen.
3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Jahres-Eventplanung
Die Verwendung verschiedener Tools für das Management Ihrer Eventplanung führt zu einem Mangel an Transparenz. Das erschwert Ihnen die genaue Verfolgung Ihrer Ausgaben für Ihre Events erheblich.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass ein anderes Team innerhalb Ihrer Organisation eine Veranstaltung absagen musste - diese Maßnahme könnte eine Stornogebühr verursacht haben. In vielen Fällen könnte diese Gebühr jedoch als Guthaben für ein künftiges Event mit dem betreffenden Veranstaltungsort oder Anbieter verwendet werden. Doch wie würden Sie ohne eine zentrale Plattform oder Datenbank wissen, dass dieses Guthaben vorhanden ist und darauf wartet, ausgegeben zu werden?
Eine zentrale Plattform bzw. Datenbank hilft Ihnen,
- einen vollständigen Überblick über alle Events in Ihrem Unternehmen zu erhalten
- die Kosten zu verfolgen und zu kontrollieren
- und mögliche Bereiche für Kosteneinsparungen zu identifizieren
Mit einem vollständigen Überblick über alle Ihre Veranstaltungen können Sie potenziell kostspielige Überschneidungen mit Feiertagen oder wichtigen Branchenereignissen vermeiden und leicht erkennen, welche Events konsolidiert werden sollten und welche Dienstleisterkontakte besser genutzt werden können.
Profi-Tipp: Ersetzen Sie zeitraubende Tabellenkalkulationen durch eine Software für die Verwaltung Ihrer Eventbudgets. Mit der Funktion zur Nachverfolgung von Ausgaben und zur Erstellung von Berichten können Sie sich einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Event-Ausgaben verschaffen und diese Informationen Ihren wichtigsten Stakeholdern leicht zugänglich machen.
4. Seien Sie Ihr eigener Werbekanal
Reduzieren Sie die mit bezahlter Online-Werbung verbundenen Kosten, indem Sie Ihre Veranstaltung organisch über eine Vielzahl von sozialen und anderen Kanälen bewerben.
Nutzen Sie den kreativen Einfallsreichtum Ihrer Teams, indem Sie neue Kanäle in Ihre integrierten Marketingkampagnen einbinden, um Ihre Botschaften und Inhalte noch besser zur Geltung zu bringen.
Wenn Sie beispielsweise LinkedIn in Ihre B2B-Event-Promotion-Strategien einbeziehen, können Sie eine große organische Reichweite erzielen. Am besten funktioniert das, wenn möglichst viele Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen Ihre Nachrichten dort kommentieren, liken und teilen.
Wenn Sie wissen, welcher Kanal die Besucherzahlen ankurbelt und welcher den Bekanntheitsgrad und das Wachstum Ihrer Community wirklich steigert, können Sie die Inhalte entsprechend anpassen. Nutzen Sie zum Beispiel Ihre Newsletter-Abonnentenliste und den Blog-Kanal auf der Website Ihrer Veranstaltung, um mit Ihrer bestehenden Community in Kontakt zu treten, indem Sie Highlight-Videos, positive Teilnehmerstimmen und Fotos veröffentlichen.
Regelmäßige Inhalte dieser Art verbessern die organische Suchmaschinenoptimierung (SEO) Ihrer Website und sorgen für FOMO bei einer treuen Teilnehmerbasis. Um jedoch ein breiteres Publikum zu erreichen und den Bekanntheitsgrad zu steigern, sollten Sie auch die Veröffentlichung von Gastbeiträgen auf den Websites von Fachzeitschriften in Erwägung ziehen. Arbeiten Sie außerdem mit relevanten Verbänden zusammen und führen Sie so ansprechende E-Mail-Kampagnen durch, die auch Journalisten und Influencer einbeziehen.
5. Setzen Sie Webinare strategisch ein
Ergänzen Sie Ihre Event-Jahresplanung um digitale Formate. Ein Highlight-Event im Jahr, ergänzt um mehrere Webinare, kann ein hervorragender Eventmix für Ihre Community und Ihre Eventziele sein.
So können Sie Einsparungen erzielen, indem Sie einen größeren Teil der Inhalte online über interaktive, zum Jahres-Programm passende Webinare bereitstellen und gleichzeitig kürzere Präsenz-Formate nutzen. So bieten Sie der Community das wertvolle Networking vor Ort an und zugleich die Vermittlung von Wissen oder Markenbotschaften über Online-Formate.
Durch Webinaren oder Streamings Ihrer Live-Events erhöhen Sie zudem die Zugänglichkeit, Nachhaltigkeit und Reichweite Ihrer Veranstaltung. Diese helfen Ihnen, wirksam eine Community aufzubauen, Ihre “Fanbase” zu verstärken und detailliertere Daten über die Interaktionen der Teilnehmenden zu sammeln.
6. Decken Sie Ihre Kosten durch flexible Ticketpreise
Um die Preise für Ihr Event optimal zu gestalten, müssen Sie zunächst den Wert der Veranstaltung definieren – für Teilnehmende, Sponsoren und für Ihre Organisation selbst.
Nutzen Sie ein abgestuftes Preismodell, um Ihre Events flexibler zu gestalten. Bieten Sie Pakete an, die von kostenfrei bis Premium reichen und balancieren Sie so für Ihre Organisation die mögliche Reichweite sowie die Aktivierung Ihrer Zielgruppe aus.
Kostenfreie Tickets können beispielsweise nur den Zugang zu den digitalen Inhalten von Sessions im Plenum bieten. Im Gegensatz dazu könnten Ihre kostenpflichtigen Tickets alle digitalen Inhalte und z. B. 28 Tage lang Zugang zu On-Demand-Aufzeichnungen der Sessions beinhalten.
Die höchste Ticketkategorie könnte dann vollen und kontinuierlichen Zugang zu allen Inhalten auf Abruf bieten sowie einen Gutschein für einen lokalen Essenslieferdienst, einen Geschenkgutschein für ein Café, einen Sitzplatz an den Tischen der Breakout-Sessions und einen Rabattgutschein für eine 25 %ige VIP-Registrierung bei einer zukünftigen Veranstaltung.
7. Erhalten Sie mehr von Ihren Sponsoren
Mit Sponsoren-Verzeichnissen, aufgezeichneten Inhalten, live gestreamten Sessions, Webseiten, Online-Networking-Events, Blogbeiträgen, herunterladbaren Produktbroschüren, Chat-Lobbys und vielem mehr können Sie zusätzliche Einnahmen aus Ihrer Veranstaltung generieren.
Sorgen Sie für die Sichtbarkeit der Sponsoren über die Dauer der Veranstaltung hinaus – mit zusätzlichen Podcasts, Webinar-Serien, digitaler Display-Werbung und Social-Media-Beiträgen.
Laden Sie Ihre Sponsoren ein, Push-Benachrichtigungen über Ihre mobile Event-App zu senden. Sie können ihnen außerdem Sichtbarkeit und Reichweite verschaffen, in dem Sie ihnen Pre-Roll-Videos vor der Session, Gamification und speziellen Online-Networking-Bereichen mit an die Hand geben.
8. Berücksichtigen Sie Event-Design-Tools
Nutzen Sie 3D-Event-Design-Tools für Ihre Location-Recherche. So können Sie schnell und kostengünstig prüfen, ob die in die engere Wahl gekommenen Locations Ihrem ursprünglichen Event-Design und benötigten Kapazitäten entsprechen. Ganz ohne die Kosten für mehrere Site-Inspections.
Beispielsweise können Sie mit der digitalen Lösung Cvent Social Tables Ihre Wunsch-Location virtuell besuchen und sich mit allen Beteiligten in Echtzeit über Aufbau, Bestuhlung, Produktion, Catering und mehr austauschen.
9. Finden Sie Ihre Dienstleister und Partner so früh wie möglich
Beginnen Sie mit der Suche nach Ihren Dienstleistern und Partnern, sobald Ihre Location gebucht ist. Wenn Sie sich frühzeitig mit den Anbietern in Verbindung setzen, können Sie Honorare verhandeln und Partnerschaften aufbauen, die Sie vor kostspieligen Fehlern im weiteren Verlauf der Eventplanung bewahren.
Der Vendor Marketplace von Cvent hilft Ihnen als Planern, Ausschreibungen zu versenden und die Antworten der Anbieter zu verwalten – alles innerhalb der Plattform.
10. Optimieren Sie Ihren Registrierungsprozess
Die Registrierung ist eine großartige Gelegenheit, Einsparungen zu erzielen. Wie? Indem Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, ihre Daten selbst einzugeben.
Sie können eine digitale Teilnehmerregistrierung außerdem nutzen, um Kosten für das Design und den Druck von Namensschildern zu sparen und bestimmten Gästen:innen bei der Registrierung individuelle Check-in-Nachrichten zukommen zu lassen. Wenn Sie den Teilnehmenden gestatten, ihre Namensschilder bei der Ankunft auf der Veranstaltung auszudrucken, bedeutet dies, dass Sie sich eine Menge Badges der No-Shows sparen können.
Die Registrierungslösung von Cvent hilft Ihnen außerdem, den manuellen Aufwand für die Dateneingabe von Leads in Ihr CRM zu eliminieren. Dies vereinfacht sowohl den Prozess und verringert darüber hinaus das Risiko verlorener Leads, da die vertriebsreifen Leads sofort beim Vertrieb landen.
Sparen Sie mit diesen Tipps und Event-Tech bei Ihren Veranstaltungen
Angesichts steigender Event-Kosten ist es wichtiger denn je, dass Sie den größtmöglichen ROI aus all Ihren Events, dem Event-Jahresprogramm, erzielen. Setzen Sie die hier genannten Tipps um, können Sie das Budget für Ihre nächste Veranstaltung senken und stellen zugleich sicher, dass Sie Ihre Event-Ausgaben besser verfolgen und kontrollieren.
Alle Tipps im Überblick finden Sie auch in unserer kostenlosen Infografik - jetzt herunterladen!
