Virtuelle Events leicht gemacht: Der Ultimative Guide

Der Wert von persönlichen Interaktionen ist und bleibt unabdingbar, aber es gibt Zeiten, in denen eine virtuelle Variante zu einem notwendigen Bestandteil Ihres Eventprogramms wird. Doch wie macht man aus einer mehrtägigen Konferenz, die voller Networking- und Weiterbildungs-Gelegenheiten sowie wertvollen Teilnehmer-Insights steckt, eine virtuelle Tagung?  Und wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, wie stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung engagiert bleiben?

Die Ausrichtung eines virtuellen Events erfordert die gleiche Sorgfalt und Aufmerksamkeit, wie es bei einer Präsenzveranstaltung der Fall ist. Bei beiden Eventtypen müssen Sie für die Veranstaltung effektiv werben, Ihre Teilnehmer einbeziehen, denkwürdige Momente schaffen und am Ende den Erfolg nachweisen können. Das Einzige, was entfällt, sind die Eventlocation und die Teilnehmer vor Ort. Wenn Sie virtuelle Veranstaltungen nicht als kleine, einmalige Präsentationen, sondern als wertschöpfende, engagierte Erlebnisse betrachten, können Sie beeindruckende Events auf die Beine stellen, die weit über einen Computerbildschirm hinausgehen.

Was ist ein virtuelles Event?

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal an einem Online-Webinar oder einer On-Demand-Schulung teilgenommen und saßen in einem Meeting, das über ein Videokonferenz-Tool stattgefunden hat. Vielleicht haben Sie sogar schon eine Konferenz von Ihrem Schreibtisch aus besucht. Dies sind alles Beispiele für virtuelle Veranstaltungen. Ein virtuelles Event ist also eine Veranstaltung, bei der Personen die Inhalte und die Stimmung online erleben, anstatt sich persönlich zu treffen.

4 Haupttypen von virtuellen Events

Virtuelle Veranstaltungen können dem Mix, aus dem Ihr gesamtes Eventprogramm besteht, hinzugefügt werden. Dazu gehören in der Regel sowohl Events, die Sie veranstalten und die Sie besuchen, als auch Ihre interne Veranstaltungen. Virtuelle Veranstaltungen sind kein Ersatz für andere Event-Arten, sondern stellen einen gänzlich neuen Veranstaltungstyp dar, der Ihr gesamtes Programm ergänzt und verbessert. Nachfolgend sind die vier Haupttypen von virtuellen Events aufgeführt. 

1. Web-Seminare

Webinare dauern in der Regel zwischen 45 und 80 Minuten. Die Durchführung von Webinaren ermöglicht es Teilnehmern aus der ganzen Welt, mitzuwirken und zuzuhören, wenn ein oder mehrere Referenten den Inhalt präsentieren. Unternehmen können die Teilnahme an Webinaren über Online-Zahlungsdienste kostenpflichtig oder kostenlos anbieten. Webinare basieren in der Regel Videokonferenz-Tools, die es ermöglichen, Fragen zu stellen, Antworten zu erhalten, Live-Präsentationen oder ein vorab aufgezeichnetes Video vorzuführen und im Nachhinein als On-Demand-Version anzubieten. Aufgrund ihres einmaligen Bildungscharakters haben sich Webinare mit einer 100%igen virtuellen Teilnahme bewährt. Häufig werden sie auch für interne und externe Schulungen verwendet.

 2. Virtuelle Konferenzen

Ähnlich wie Live-Konferenzen sind virtuelle Konferenzen um ein lebendiges, komplexes Programm herum aufgebaut, das Keynotes, Sessions, Breakouts und vieles mehr umfasst. Virtuelle Konferenzen bieten Inhalte für mehrere Sessions und können auch Instrumente für das Teilnehmer-Engagement beinhalten. Auch wenn sie im Bezug auf die Erfassung von Leads und der Vernetzung von Teilnehmern nicht so effektiv sind wie Präsenzveranstaltungen, ermöglichen es virtuelle Konferenzen den Teilnehmern dennoch, Keynotes in Echtzeit zu verfolgen, ihre eigene Agenda aus relevanten On-Demand-Inhalten zu erstellen und mit anderen Teilnehmern zu interagieren.

 3. Interne Hybrid-Veranstaltungen

Damit sind vor allem Produkteinführungen, Schulungen, Abteilungsbesprechungen, unternehmensweite Veranstaltungen, und vieles mehr gemeint. Bei Organisationen, die sich über Länder oder sogar Kontinente erstrecken, werden interne hybride Veranstaltungen verwendet, um eine Botschaft an das gesamte Unternehmen weiterzugeben, wenn die Mitarbeiter sich nicht alle am selben Ort versammeln können. Zwar wäre es großartig, jeden Mitarbeiter zum Hauptsitz Ihres Unternehmens zu fliegen, aber auch unglaublich kostspielig und die dazu erforderliche Planung wäre viel zu zeitaufwändig. Naliegend ist es daher diese Events, teils persönlich, teils virtuell durchzuführen.

 4. Externe hybride Veranstaltungen

Diese Veranstaltungen werden für Personen außerhalb Ihrer Organisation abgehalten. Dies können sowohl Anwender- als auch Branchenkonferenzen sein. Diese Events erfordern ein höheres Maß an Videoproduktion, damit virtuelle Teilnehmer eine ähnliche Qualität wie die Teilnehmer vor Ort erhalten. Dieses Veranstaltungsformat is also vor allem für Teilnehmer, die nicht anreisen können, besonders relevant. Es ist eine Herausforderung, den gleichen Wert bei externen hybriden Veranstaltungen zu bieten, da es für die Teilnehmer vor Ort leichter ist, sich zu vernetzen und sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen als für die virtuellen Teilnehmer.

Warum Sie ein virtuelles Event veranstalten sollten?

Virtuelle Veranstaltungen werden aus den gleichen Gründen wie Live-Events abgehalten: um Botschaften Ihres Unternehmens zu vermitteln, um Leads und Umsätze zu generieren, um die Markenbekanntheit zu steigern und um eine lebenslange Loyalität aufzubauen. Tagungs- und Veranstaltungsplaner treffen seit Jahren die Wahl zwischen virtuellen, hybriden und Vor-Ort-Events, und jede Veranstaltungsart bringt ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Ein Webinar profitiert beispielsweise davon, dass es virtuell ist, da es speziell entwickelt wurde, um Thought Leadership Themen, Schulungs- oder andere Inhalte zu vermitteln und ein weites Netzwerk abzudecken, während eine Anwenderkonferenz oder ein regionales Schulungsprogramm veranstaltet werden, um 1:1 Interaktionen von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen, die die Initiation von persönlichen Gesprächen verbessern. Wenn Sie entscheiden, ob Sie Ihr Event virtuell durchführen wollen oder nicht, überlegen Sie, was Sie sich von der Veranstaltung erhoffen und wie gut diese Ziele virtuell im Vergleich zu einem Live-Event erreicht werden können.

Hier sind einige Gründe, warum Sie eine virtuelle Veranstaltung ausrichten sollten:

• Zugänglichkeit: Wird die Veranstaltung vor Ort abgehalten, können Sie mit der virtuellen Option denjenigen eine Teilnahme ermöglichen, die nicht persönlich erscheinen können.
• Budget: Ihre Organisation muss Geld sparen, und die virtuelle Durchführung kleinerer Veranstaltungen und Webinare kann dazu beitragen, Geld für die größeren Events des Jahres mit einer größeren Anzahl an Interessenten bereitzustellen. Es ist auch hilfreich, eine virtuelle oder hybride Option zu haben, wenn das Reise-Budget der Teilnehmer ein Problem darstellen sollte. 
• Es gibt keine Alternative: Ob aufgrund des extremen Wetters, wegen einem verhängten Reiseverbote oder durch höhere Gewalt - Sie sind gezwungen, Ihre Präsenzveranstaltung virtuell abzuhalten oder sogar ganz abzusagen.

Persönlich oder virtuell - Sie müssen die Grundlagen beherrschen

Bei der Planung von Veranstaltungen geht es vor allem darum, die Grundlagen zu beherrschen. Alle Events, ob vor Ort oder virtuell, sind wahrscheinlich bereits Teil Ihres integrierten Marketing-Mixes. Denken Sie über Ihre virtuellen und Vor-Ort-Events ganzheitlich nach? Dann wird es jetzt Zeit! Ihre Kunden und Interessenten werden sowohl Ihre virtuellen als auch Ihre Präsenzveranstaltungen besuchen. Sie alle arbeiten mit dem Rest Ihres Marketing-Mixes zusammen, um Ihr Publikum nicht nur zu erreichen und einzubeziehen, sondern auch um Ihnen ein vollständiges Bild über Teilnehmerinteressen zu vermitteln.  Virtuelle Events sollten also nicht von den übrigen Veranstaltungen getrennt sein. Sie müssen fest in Ihr Eventprogramm integriert werden.

Grundlagen der Veranstaltungsplanung beherrschen

• Sowohl virtuelle Events wie auch Prsenzveranstaltungen, brauchen gutes Marketing. Ohne gezielte, effektive Werbung leidet die Teilnahme.
• Der Inhalt ist entscheidend. In einer virtuellen Umgebung ist Ihr Inhalt Ihre Veranstaltung. Aussagekräftige Keynotes und ansprechende Sessions, die auf Ihre Teilnehmer zugeschnitten sind, sind ausschlaggebend.
• Allein zu sein muss nicht auch gleich bedeuten einsam zu sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Teilnehmer stets beschäftigt sind. Bieten Sie Optionen an, die für jeden Teilnehmertyp relevant sind, und nutzen Sie Online-Event-Guides für virtuelle Veranstaltungen.
• Daten sind die einzige Möglichkeit, den Erfolg von Events zu belegen. Die Messung des Engagements und die Erfassung von Teilnehmerdaten sind die einzige Möglichkeit, den ROI einer Veranstaltung nachzuweisen.

Virtuelle und Vor-Ort-Events sind nicht das gleiche

Virtuelle Events haben Einschränkungen, die bei Präsenzveranstaltungen nicht bestehen. Wo Vor-Ort-Events Teilnehmer mit einem einzigartigen Ziel und dem Versprechen der Vernetzung anziehen können, müssen sich virtuelle Veranstaltungen auf den Inhalt stützen. Marketingexperten und Planer müssen Ihre Inhalte an genau diejenigen Segmente vermarkten, die die beste Reaktion versprechen. Zudem muss bei virtuellen Events vor allem entschieden werden, wie die Inhalte bereitgestellt werden sollen. Bei Präsenzveranstaltungen werden Breakout-Sessions und mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig abgehalten. Planen Sie eine virtuelle Veranstaltung, bei der auch mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig angeboten werden müssen, oder bieten Sie mehrere einzelne Inhalte an? Eine Entscheidung, die wohlüberlegt sein sollte. Und nicht nur das: Die Einbindung von Teilnehmern durch virtuelle Meetings ist schwieriger, erfordert mehr Kreativität und die entsprechende Eventtechnologie wie mobile Event-Apps, um die maximale Wirkung zu erzielen.

Eine weiterer Nachteil ist leider, dass bei virtuellen Veranstaltungen das persönliche Engagement leidet. Daran führt kein Weg vorbei. Oft ist das Networking zwischen den Teilnehmern nur unzureichend möglich, und Vertriebsmeetings müssen im Nachhinein stattfinden, wobei die virtuell gesammelten Daten und nicht die vor Ort erfassten Leads verwendet werden. Wenn Sie Ihre Konferenz virtuell abhalten, können Sie dann trotzdem ein 1:1-Meeting mit Ihrem Vertriebsmitarbeiter organisieren, um in den folgenden Tagen über die Einzelheiten des Kunden-Accounts zu sprechen? Nach der Veranstaltung muss die Nachbereitung schneller erfolgen. Die Daten sind entscheidend, und die Nachbereitung muss schnell und zielgerichtet durchgeführt werden. Virtuelle Events werden nie das gleiche Maß an persönlicher Interaktion bieten können wie Präsenzveranstaltungen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen erfolgreich zu gestalten, aber es bedarf einer sorgfältigen Planung, großer Datenmengen und vor allem außreichend Flexibilität.

Die notwendigen Elemente für virtuelle Veranstaltungen

Bei einer virtuellen Veranstaltung geht es um Inhalte, Teilnehmerbeteiligung und Daten. Virtuelle Events erfordern zwar kein F&B, aber sie bestehen aus vielen gleichen Elemente wie jede andere Art von Veranstaltung. Die Qualität der Videoproduktion und die Konnektivität sind wichtig, ebenso wie der Ort, an dem die Agenda und der Inhalt untergebracht sind.

Hier sind die Elemente, aus denen eine virtuelle Veranstaltung bestehen sollte:

• Eventwebsite
• Eventregistrierungen
• Inhalt der Live-Präsentation
• Live, Einweg-Audio/Video
• Fragen und Antworten
• Live-Abstimmungen
• Notizen/Favoritenfolien
• Aufgezeichnete Inhalte
• Interaktive Videokonferenz
• Feedback-Umfragen

Eventtechnologien, die Sie für die Ausrichtung eines virtuellen Events benötigen

Virtuelle Veranstaltungen beruhen auf Technologie. Die Teilnahme wäre ohne den Einsatz von Computern und mobilen Geräten nicht möglich. Aber es gibt mehr als nur Videokonferenz-Tools für virtuelle Events. Genau wie eine Präsenzveranstaltung profitieren virtuelle Events von der Nutzung einer kompletten Eventtechnologie-Plattform, die Ihnen bei der Vermarktung, Durchführung und Management Ihrer Veranstaltung hilft. Nachstehend finden Sie die wichtigsten technischen Hilfsmittel, die Sie bei der Durchführung Ihrer virtuellen Veranstaltung einsetzen können.

• Eventwebsite

Ihre Eventwebsite wird vor allem zur Vermarktung Ihres Events eingesetzt. Sie dient dem gleichen Zweck, unabhängig davon, ob die Veranstaltung virtuell oder persönlich stattfindet. Ihre Eventwebsite ist Ihr wichtigstes Werbemittel, um das Interesse potenzieller Teilnehmer zu wecken und sie dazu zu bewegen, sich für die Veranstaltung zu registrieren. Ihre Eventwebsite sollte den Wert Ihrer virtuellen Veranstaltung vermitteln, die Event-Agenda und FAQs enthalten, die Referenten präsentieren und potenzielle Teilnehmer auf die Registrierung hinweisen.

• Eventregistrierung

Die Registrierung ist Ihr erstes Instrument zur Datenerfassung und entscheidend für Ihre Veranstaltung. Mit Hilfe von Registrierungstools können sich Teilnehmer für virtuelle Veranstaltungen anmelden, Präferenzen und persönliche Daten übermitteln und bei Bedarf Zahlungen ausführen. Ein robustes Online-Registrierungstool ermöglicht den Teilnehmern eine einfache Anmeldung und stellt Eventplanern und Marketingexperten die Daten zur Verfügung, die sie zur Planung einer großartigen Veranstaltung und zum Nachweis des Eventerfolgs benötigen.

• E-Mails

E-Mail-Marketing kann die Nachfrage nach einer Veranstaltung ankurbeln und die Zahl der Anmeldungen erhöhen, die Teilnehmer vor dem Event auf dem Laufenden halten und dazu genutzt werden, die Teilnehmer im Vorfeld durch Feedback-Umfragen zu gewinnen. E-Mails sind die beste Möglichkeit, mit den Teilnehmern in allen Phasen der Veranstaltung zu kommunizieren. Verwenden Sie ein E-Mail-Marketing-Tool, das personalisierte E-Mails mit dem Markenzeichen des Unternehmens liefern kann, das auf der Grundlage der Teilnehmerdaten automatisiert, wann und an wen E-Mails gesendet werden, und das Open-Rates- und Click-Through-Metriken liefert.

• Online-Event-Guides & mobile Event-Apps

Einer der wichtigsten Bestandteile der Eventtechnologie für virtuelle Veranstaltungen ist der Event-Guide und mobile Event-Apps. Das mag Sie überraschen, aber mobile Event-Apps sind für Präsenzveranstaltungen genauso wichtig wie für virtuelle. Diese Tools funktionieren auf mobilen Geräten und Webbrowsern und sind die wichtigste Informationsdrehscheibe für Teilnehmer. Agenden mit Links zu Sessions stellen den Teilnehmern Inhalte in sekundenschnelle zur Verfügung. Hierbei wählen die Teilnehmer aus, welche Sessions sie ihrem Zeitplan hinzufügen möchten, und Planer sammeln dadurch Daten über die Beliebtheit der einzelnen Sessions und über das Engagement der Teilnehmer. Diese Tools vernetzen auch die Teilnehmer miteinander und bieten Messaging-Tools, die es den Teilnehmern ermöglichen, virtuell miteinander zu interagieren.

• Feedback zum Event

Veranstaltungs-Feedback ist bei virtuellen Events entscheidend, da Planer nicht in der Lage sind, Reaktionen anhand der Äußerungen oder des verbalen Feedbacks der Teilnehmer vor Ort zu beurteilen. Verwenden Sie  Tools für das Veranstaltungs-Feedback, um mit Hilfe von Umfragen nach dem Event Feedback zu sammeln, das zum Nachweis des Veranstaltungserfolgs verwendet werden kann. Darüber hinaus kann Event-Feedback als Instrument zur Qualifizierung von virtuellen Leads und zur Weiterleitung an den Vertrieb genutzt werden.

• Integration

Durch Integrationen wird sichergestellt, dass wichtige Registrierungs- und Teilnehmerdaten zwischen Ihrem Eventtechnologie-System und Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform ausgetauscht werden.  Außerdem können diese Daten an Ihre Marketingautomatisierungs- und CRM-Systeme übertragen werden. Verwenden Sie Integrationswerkzeuge, um Ihre Teilnehmerdaten an einem Ort zu halten, damit Sie schneller auf Leads zugreifen und wichtige Erkenntnisse aus Veranstaltungen wie Sessionteilnahme und Engagement analysieren können.

Die Grundlagen: Wie man ein virtuelles Event ausrichtet

Sie haben beschlossen, dass Sie eine virtuelle Veranstaltung planen möchten oder müssen. Aber wie machen Sie das? Der Planungsprozess ist dem jeder anderen Veranstaltung sehr ähnlich. Genauso wie Sie sich bei der Planung einer Präsenzveranstaltung in die Lage Ihrer Teilnehmer versetzen würden, sollten Sie dasselbe für ein virtuelles Event tun. Sie würden die Teilnehmer nicht länger als zwei Stunden auf ihren Plätzen halten wollen, und dasselbe gilt auch für virtuelle Veranstaltungen. Verwenden Sie bei der Planung Ihre Standardplanungstipps und -tricks, um eine großartige Veranstaltung zu gestalten und durchzuführen. Virtuelle Events mögen sich anders anfühlen, aber je mehr Sie sie wie eine Präsenzveranstaltung behandeln, desto besser.

Fragen, die Sie bei der Planung eines virtuellen Events stellen sollten:

• Werden die Inhalte live, auf Abruf oder als Mix zur Verfügung stehen?
• Haben Sie vor der Veranstaltung einen Guide für Teilnehmer erstellt, der erklärt, wie man an Keynotes teilnimmt, Sessions besucht und Messaging-Tools verwendet?
• Was sind Ihre KPIs für die Veranstaltung? Auch wenn Sie sich vielleicht weniger auf die gewonnenen Leads konzentrieren, können Sie Ihre Ziele um die Sessionregistrierung und Feedback-Umfragen herum aufbauen.
• Was passiert, wenn Sie Verbindungsprobleme haben?
• Werden Sie für Ihre Veranstaltung Gebühren erheben oder einen kostenlosen Zugang anbieten?
• Wie lange werden On-Demand-Sessions nach der Veranstaltung verfügbar sein?
• Wie lange werden Ihre Sessions dauern?
• Welche Hilfsmittel werden die Teilnehmer haben, um sich zu vernetzen und Termine zu planen?

Vorbereitung der Teilnehmer auf virtuelle Events

Wenn es um Technologie geht, wird es sehr wahrscheinlich zu Fehlern seitens der Nutzer kommen. Virtuelle Erlebnisse sind für jeden Teilnehmer unterschiedlich. Es gibt viele verschiedene Arten für Videokonferenz-Tools sowie nahezu Tausende Optionen an einsetzbaren Eventtechnologien. Nehmen Sie die digitale Kompetenz Ihrer Teilnehmer (oder das Fehlen selbiger) nicht als selbstverständlich hin. Vor der Veranstaltung ist es am besten, einen Guide für die Teilnehmer zu erstellen, in dem erklärt wird, wie sie auf das Event, Sessions und mehr zugreifen können. Noch besser ist es, wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, den Beginn von Sessions oder das Senden von Nachrichten im Vorfeld einer Veranstaltung zu üben. Dies wird den Stress der Teilnehmer verringern, die Flut von Fragen am ersten Tag der Veranstaltung auf ein Minimum reduzieren und den Teilnehmern ein insgesamt besseres Erlebnis bieten. Dieser Guide sollte nicht eine 0815 Version darstellen. Wird Ihre Veranstaltung einen Moderator haben? Erwägen Sie auch ein Einführungsvideo aufnehmen zu lassen, das Ihre Teilnehmer von Anfang an über das Event aufklärt und gleichzeitig Humor in Ihre Inhalte einfließen lässt.

Engagement der Teilnehmer bei virtuelle Events

Präsenzveranstaltungen zielen vor allem auf Engagement ab. Von der Vernetzung der Teilnehmer zu Happy Hours über Einzeltermine bis hin zu Live-Fragen und Antworten - bei diesen Events werden die Teilnehmer einbezogen, anstatt stundenlang zu sitzen und sich Inhalte anzuhören. Man könnte meinen, dass virtuelle Veranstaltungen keine Gelegenheit für Engagement bieten - da würden Sie sich irren. Keynotes können, Live-Abstimmungen beinhalten, um die Teilnehmer zu motivieren. Sessions können Live-Fragen und Antwort-Runden bieten. Die in Form von Eventtechnologien bereitgestellten Instrumente zur Einbindung von Teilnehmern sind weiterhin verfügbar. Mit Messaging-Funktionen in einer mobilen Anwendung können sich die Teilnehmer virtuell treffen und Besprechungen vereinbaren. Wie auch sonst immer sind die Sozialen Medien ein hervorragendes Instrument zur Förderung des Engagements. Durch die Verwendung eines Event-Hashtags und dank dem Teilen von Bildern über z.B. die beliebteste Imbissbude des Tages oder Büroeinrichtungen und vielem mehr können die Teilnehmer das Gefühl haben, Teil einer Gemeinschaft zu sein.

Vernetzung und Verbindung während virtuellen Events

Bei einer virtuellen Veranstaltung bedeutet die Tatsache, dass die Teilnehmer sich nicht die Hand geben können, nicht, dass es keine Gelegenheit zum Networking gibt. Eine mobile Event-App, ob auf dem Smartphone oder in einem Webbrowser, kann die Teilnehmer verbinden und ein Messaging-System bereitstellen. Sobald sich die Teilnehmer über die App vernetzen, können sie Einzeltermine miteinander sowie mit Ausstellern oder Sponsoren vereinbaren. Erwägen Sie die Bereitstellung von dedizierter Networking-Zeit, um die Teilnehmer zu ermutigen, sich zu treffen. Nutzen Sie die Registrierungsdaten, um Teilnehmer mit ähnlichen Interessen zu verbinden und Gruppen-Chats und Breakouts einzurichten. Erleichtern Sie das Networking durch Videoanrufe, Chatgruppen und Termine.

Daten von virtuellen Events

Die verfügbaren Daten variieren von persönlichen bis hin zu virtuellen Erfahrungen. Die Daten werden nach wie vor vor, während und nach der Veranstaltung gesammelt und können dazu verwendet werden, Leads zu qualifizieren, den Erfolg des Events nachzuweisen und die Veranstaltung für das nächste Jahr zu verbessern.

Bei Virtuellen Events gesammelte Daten:

• Anzahl der Anmeldungen
• Demografische Teilnehmerinformationen
• Registrierung der Sessions
• E-Mail-Open- und Klick-Raten
• Umfrageergebnisse nach der Veranstaltung
• Anzahl der Leads
• Kaufinteresse
• Sessionbewertungen
• Session-Feedback
• Engagement und Reichweite in den Sozialen Medien

Nachweis des Erfolgs virtueller Events

Der Erfolg virtueller Events hängt davon ab, dass die Ziele der Veranstaltung und des Unternehmens aufeinander abgestimmt werden, dass wichtige Leistungsindikatoren zur Definition des Veranstaltungserfolgs vor dem Event ermittelt werden und dass die Veranstaltungsdaten analysiert und die Erkenntnisse nach dem Event überprüft werden. Der Nachweis des ROI von Veranstaltungen erfordert eine Analyse von Kosten und Nutzen.  Kosten werden als direkte Kosten, indirekte Ausgaben und Opportunitätskosten ausgedrückt. Der Nutzen bezieht sich auf direkte Einnahmen, zugeschriebene Einnahmen, zugeschriebene Verkaufs-Pipeline, Markenwert und Wissensaustausch. Durch die Verwendung der bei virtuellen Events gesammelten Daten zur Abwägung von Kosten und Nutzen können Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung nachweisen. Formulieren Sie Ihre Erfolgsmetriken für die Veranstaltung vor ihrem Beginn. Nehmen Sie sich nach dem Event Zeit, um zu verstehen, ob die Veranstaltung auf der Grundlage Ihrer Metriken erfolgreich war und wie Sie sich in Zukunft verbessern können.

Wie Sie Ihre Live-Veranstaltung in letzter Minute in ein virtuelles Event verwandeln können

Es kann Zeiten geben, in denen Sie vor dr Wahl stehen, die Veranstaltung abzusagen oder sie virtuell zu gestalten, und schnell Vernderungen vornehmen müssen. Es stellt sich heraus, dass es nicht so schwer ist, ein Event virtuell zu machen, wenn man über die richtige Infrastruktur verfügt . Die Organisation von Reise, Unterkunft, F&B und anderen Aspekten wird zwar viel Mühe erfordern, aber die Verlagerung der Inhalte von der realen in die virtuelle Welt ist bei weitem nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken mögen.

Fragen, die vor der Umstellung auf ein virtuelles Event gestellt werden müssen

• Kann Ihr Programm in einen virtuellen Rahmen übertragen werden, oder ist dazu eine Präsenzveranstaltung erforderlich?
• Wie werden Sie die Teilnahme nachverfolgen?
• Verfügt Ihre Organisation über eine Lösung für virtuelle Meetings?
• Verfügt Ihre Organisation über Mitarbeiter, die die technischen Aspekte einer virtuellen Veranstaltung managen können?
• Können Sie mit der Bandbreite umgehen?
• Verfügen Ihre Teilnehmer über alle Materialien, die sie zur virtuellen Teilnahme benötigen?

Wie man zu einem virtuellen Event übergeht

• Aktualisieren Sie die Eventwebsite und senden Sie den Teilnehmern eine E-Mail, um ihnen mitzuteilen, dass die Veranstaltung virtuell stattfinden wird und warum sich das geändert hat.
• Geben Sie den Teilnehmern einen Guide an die Hand, wie sie das Event virtuell besuchen können.
• Fügen Sie in der Agenda Links zur Aufzeichnung oder Live-Übertragung der Session hinzu.

Virtuelle Events als Teil Ihres Eventprogramms

Alles in allem, ist es eine gute Idee, virtuelle Veranstaltungen als eine wichtige digitale Strategie in Ihr Eventprogramm aufzunehmen. Zwar bieten virtuelle Veranstaltungen nicht das gleiche Ausmaß an Interaktion wie Live-Events, aber äußere Umstände können es erforderlich machen, virtuell zu gehen und manchmal kann dies sehr kurzfristig geschehen. Wenn Sie einen Plan und die richtigen Technologien haben, kann die Digitalisierung Ihres Events eine geeignete Alternative sein, um den Teilnehmern die engagierten, informativen Erlebnisse zu vermitteln, für die Sie so hart gearbeitet haben, um sie schlussendlich zu verwirklichen.

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