Der ultimative Leitfaden, wie Sie Ihre KPIs erreichen

Meetings können oft als lästige Pflicht empfunden werden, aber sie sind wichtig, um Fortschritte zu erzielen und Ziele zu erreichen. Tatsächlich verbringen Führungskräfte durchschnittlich etwa 23 Stunden pro Woche in Meetings. 

Wie können Sie also diese Zusammenkünfte optimieren und sicherstellen, dass Ihre Meetings produktiv sind?

Hier können Leistungskennzahlen (KPIs) für Meetings helfen. KPIs sind entscheidende Kennzahlen, die anzeigen, wie gut Ihr Unternehmen auf dem Weg zu seinen Zielen vorankommt. Sie helfen Ihnen zu verstehen, was gut funktioniert und was nicht und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Was sind Meeting-KPIs?

Meeting-KPIs sind Kennzahlen, die zur Bewertung und Nachverfolgung der Leistung von Meetings verwendet werden. Durch die Nachverfolgung können Sie nachvollziehen, wie effektiv Ihre Meetings sind, wo sie möglicherweise nicht den Erwartungen entsprechen und wie Sie Ihre Ziele besser erreichen können.

Warum sollten Sie Meeting-KPIs erfassen?

Wie bereits erwähnt, sind Meetings ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitskultur, können aber auch die Produktivität beeinträchtigen, wenn sie nicht richtig organisiert werden. Mit anderen Worten: Zu viele schlecht strukturierte Meetings können Ihr Team ausbremsen.

Das Erfassen von Meeting-Kennzahlen hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre Meetings zu übernehmen. So können Sie wichtige Fragen beantworten, wie z. B. „Ist unsere Strategie effektiv?“ und „Sind wir auf dem richtigen Weg, um unsere Ziele zu erreichen?“

Im nächsten Abschnitt listen wir die 10 wichtigsten Meeting-KPIs auf, die Sie verfolgen sollten.

Die 10 wichtigsten Meeting-KPIs, die Sie verfolgen sollten

Es gibt verschiedene Arten von KPIs, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie den Erfolg Ihres Meetings messen möchten. Diese 10 Kennzahlen sollten Sie im Auge behalten:

1. Anwesenheit

Die Teambildung und der Zusammenhalt im Team verbessern sich erheblich, wenn die Mitarbeiter an regelmäßigen Teammeetings teilnehmen. Durch die regelmäßige Teilnahme bleiben alle über Aufgaben, Projekte und neue Entwicklungen auf dem Laufenden. Verfolgen Sie daher die Anzahl der Teilnehmer anhand der eingeladenen Personen. Beobachten Sie außerdem, wer pünktlich erscheint und wer häufig in Meetings fehlt, um zugrunde liegende Probleme wie Unpünktlichkeit anzusprechen und eine produktive Meetingkultur zu fördern.

2. Meeting-Agenda

Eine gut geplante Agenda hilft Teams, bessere Entscheidungen zu treffen, Projekte zu planen und Ziele zu setzen. Verfolgen Sie, wie oft Sie eine Meeting-Agenda nutzen und wie oft nicht, und ermitteln Sie Trends. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Meetings mit detaillierten Agenden produktiver sind und zu besseren Ergebnissen führen. Nutzen Sie Agenden, um sich auf Teammeetings und Einzelgespräche vorzubereiten, Entscheidungen aufzuzeichnen, Sitzungsprotokolle zu teilen und die Verantwortlichkeit aller Beteiligten zu gewährleisten.

3. Geplante vs. tatsächliche Zeit

Nur weil Sie für einen Diskussionspunkt eine bestimmte Zeit eingeplant haben, bedeutet das nicht, dass Sie diese auch vollständig nutzen müssen. Notieren Sie die voraussichtliche Dauer für jeden Agenda-Punkt und verfolgen Sie dann, wie lange die Besprechung tatsächlich dauert. Achten Sie darauf, ob sich das Team an den Zeitrahmen hält, und stellen Sie fest, welche Punkte länger dauern als erwartet.

4. Zugewiesene Aktionspunkte

Verfolgen Sie die Anzahl der zugewiesenen Aktionspunkte während der Meetings im Vergleich zur Anzahl der abgehaltenen Meetings, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus jeder Besprechung herausholen. Sehen Sie sich an, wie viele Aktionspunkte geschaffen und wie viele seit dem letzten Meeting abgeschlossen wurden, um zu beurteilen, ob Sie genügend Zeit für die Erledigung von Aufgaben und für einen sinnvollen Fortschritt hin zu Ihren Zielen einplanen.

5. Erledigte Aktionspunkte

Erfassen Sie die Anzahl der erledigten Aktionspunkte seit Ihrem letzten Meeting oder seit Sie mit der Besprechung bestimmter Themen begonnen haben. Verfolgen Sie, wie lange die Bearbeitung verschiedener Aktionspunkte gedauert hat, und vergleichen Sie diese Zeit mit der durchschnittlichen Zeit, die ein Teammitglied für die Erledigung einer Aufgabe benötigt. Wenn ein Punkt zu lange dauert, könnte dies darauf hinweisen, dass ein interner Prozess verbessert werden muss oder dass bestimmte Aufgaben mit niedriger Priorität verworfen werden können, um Platz für wichtigere zu schaffen.

6. Meeting-Feedback

Das Einholen von Feedback zu Meetings hilft Managern, den Wert des Meetings und verschiedene Möglichkeiten zur Verbesserung zu verstehen. Normalisieren Sie Feedback während jedes Meetings und bieten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, während und nach der Besprechung Vorschläge zu äußern. Verwenden Sie Umfragen im Anschluss an das Meeting, um die Bedeutung der Session besser zu verstehen.

7. Meeting-ROI

Der ROI ist nicht nur eine Sache für Finanzteams – er ist auch für Meetings relevant. Anhand des ROI von Meetings lässt sich feststellen, ob Ziele erreicht werden, und es können notwendige Anpassungen vorgenommen werden. Verwenden Sie einen Meeting-Kostenrechner, um zu sehen, wie viel es kostet, Ihr Team zusammenzubringen, und um dann zu bestimmen, ob die Kosten den Wert des Meetings wert sind.

8. Meeting-Größe

Erinnern Sie sich an die berüchtigte „Zwei-Pizza-Regel“ von Jeff Bezos, die besagt, dass an einem Meeting nicht mehr Personen teilnehmen sollten, als mit zwei Pizzen satt werden können? Das hat durchaus seine Berechtigung.

Zu viele Teilnehmer können Gespräche behindern, während zu wenige zu Desinteresse und Wissenslücken führen können. Verfolgen Sie daher die Anzahl der Teilnehmer, aus welchen Teams sie kommen, und die Größe von Meetings mit hohem ROI. Diese Daten helfen Ihnen, die ideale Teilnehmerzahl für zukünftige Meetings zu ermitteln – und zeigen möglicherweise, dass Bezos Recht hat.

9. Meeting-Dauer

Durch die Optimierung der Dauer von Meetings können Zeitplan und Fokus verbessert werden. Beobachten Sie, wie viele Meetings pünktlich beginnen und enden, und notieren Sie die durchschnittliche Dauer im Vergleich zur Zeit, die für Aktionspunkte, Entscheidungen und nächste Schritte aufgewendet wird. Studien deuten darauf hin, dass kürzere Meetings – 50 oder 25 Minuten statt 60 und 30 – die Effizienz und den Fokus erheblich verbessern.

10. Meeting-Format

Es gibt verschiedene Formate für Meetings – von Brainstorming-Sessions über Frage-und-Antwort-Runden bis hin zu Diskussionsrunden. Achten Sie darauf, welche Formate Ihr Team nutzt und wie effektiv sie sind. So können Sie herausfinden, welche Meeting-Arten am besten funktionieren und welche möglicherweise angepasst werden müssen.

So wählen Sie die richtigen Meeting-KPIs aus

Die Auswahl der richtigen KPIs ist genauso wichtig, wie sie überhaupt zu haben. Der folgende Leitfaden hilft Ihnen Schritt für Schritt bei der Auswahl der besten KPIs:

1. Definieren Sie Ihre Meeting-Ziele

Bevor Sie Ihre KPIs auswählen, sollten Sie Ihre Meeting-Ziele definieren. Warum halten Sie ein Meeting ab? Möchten Sie die Zusammenarbeit im Team, die Entscheidungsfindung, den Projektfortschritt oder die Innovationskraft verbessern? Diese Frage zu beantworten ist entscheidend, um KPIs auszuwählen, die zu Ihren Zielen passen.

Überlegen Sie, in welchen Bereichen Meetings den größten Einfluss auf Ihre Organisation haben. Dazu können gehören:

• Produktivität: Wie tragen Meetings zur Erreichung Ihrer Ziele bei?
• Engagement: Beteiligen sich Teammitglieder aktiv und leisten sie ihren Beitrag?
• Entscheidungsfindung: Führen die Meetings zu hervorragenden und zeitnahen Entscheidungen?
• Nachbereitung: Werden Aktionspunkte rechtzeitig abgeschlossen?

2. Verwenden Sie messbare Indikatoren

Wählen Sie KPIs, die sich leicht messen lassen, wie z. B.:

• Anwesenheitsquote: der Prozentsatz der eingeladenen Personen, die an dem Meeting teilnehmen.
• Pünktlichkeit: der Prozentsatz der Meetings, die pünktlich beginnen und enden.
• Teilnahmequote: das Maß an Beteiligung und Beiträgen der Teilnehmer.
• Erledigung von Aktionspunkten: Anzahl oder Prozentsatz der bis zum nächsten Meeting zugewiesenen Aufgaben.
• Meeting-Dauer: die tatsächliche Zeit, die in Meetings verbracht wurde, im Vergleich zur geplanten Dauer.
• Feedback-Scores: Bewertungen und qualitatives Feedback der Teilnehmer zur Effektivität des Meetings.

3. Priorisierung der Geschäftsziele

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählten KPIs mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Wenn beispielsweise die Kundenzufriedenheit eine Priorität ist, sollten Sie KPIs für Meetings erfassen, die im Zusammenhang mit einer schnellen Lösung von Kundenproblemen stehen.

4. Nutzen Sie Tools und Software

Nutzen Sie Tools wie eine Meeting-Management-Software, um Ihre KPIs zu erfassen und zu analysieren. Mit diesen Tools können Sie nicht nur Präsenz- und virtuelle Meetings organisieren und durchführen, sondern auch deren Leistung verfolgen. Sie verbessern die Zusammenarbeit und Produktivität und stellen sicher, dass jeder auf alle erforderlichen Materialien zugreifen kann.

5. Überprüfen und Verfeinern

Meeting-KPIs sollten dynamisch sein. Überprüfen Sie Ihre KPIs regelmäßig und passen Sie sie bei Bedarf auf der Grundlage von Feedback und sich ändernden Geschäftsprioritäten an.

6. Kommunikation und Einbindung Ihres Teams

Beziehen Sie Ihr Team in die Auswahl der KPIs ein, um Zustimmung und Verständnis zu gewährleisten. Kommunizieren Sie die Bedeutung aller KPIs und wie sie gemessen werden, damit alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten und motiviert sind, die gesetzten Ziele zu erreichen.

Häufig gestellte Fragen

Sie fragen sich immer noch, wie Sie den Erfolg Ihrer Meetings messen können? Wir haben die Antwort für Sie. Sehen Sie sich nachfolgend einige häufig gestellte Fragen und Antworten an. 

Wie misst man den Erfolg eines Meetings?

Sie können den Erfolg eines Meetings messen, indem Sie KPIs wie Anwesenheit, Pünktlichkeit, Teilnahmequote, Erledigung von Aktionspunkte, Feedback zum Meeting und ROI des Meetings verfolgen.

So kann beispielsweise die Überwachung der Anzahl der anwesenden Teilnehmer im Vergleich zu den eingeladenen Teilnehmern, die Bewertung, ob das Meeting pünktlich begonnen und geendet hat, und die Bewertung des Grads der aktiven Teilnahme Einblicke in das Engagement und das Zeitmanagement liefern.

Darüber hinaus ist die Messung der Erledigungsquote der während des Meetings zugewiesenen Aufgaben und die Erfassung des Teilnehmerfeedbacks ein weiterer Erfolgsindikator, der dabei hilft, die Produktivität und den Gesamtwert des Meetings zu verstehen.

Was ist eine KPI-Checkliste?

Eine KPI-Checkliste sollte Folgendes umfassen:

Relevant

KPIs müssen eine Variable messen, die für den Fortschritt des Unternehmens hin zu seinen Zielen entscheidend ist. Relevanz bedeutet, dass jede Änderung der KPIs groß genug sein sollte, um eine Entscheidung zu treffen, Maßnahmen zu ergreifen oder den Kurs ohne Intervention fortzusetzen. Wenn KPIs nicht direkt mit Ihren Zielen zusammenhängen, lohnt es sich wahrscheinlich nicht, sie zu verfolgen.

Quantifizierbar

Gute KPIs zeigen in Zahlen, wie sich die Leistung verändert. Eine einzige Zahl sollte Ihnen einen schnellen Einblick darüber verschaffen, wie sich die Variable verhält und ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihre Ziele zu erreichen. So können Sie feststellen, ob Sie eventuell Anpassungen vornehmen müssen.

Spezifisch

Denken Sie bei der Auswahl der KPIs an ihren Zweck, welche Informationen sie Ihnen liefern und welche Maßnahmen Sie auf der Grundlage ihrer Leistung ergreifen können. Zu weit gefasste KPIs liefern Ihnen nicht die Details, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen.

Umsetzbar

KPIs müssen die Aktivitäten des Unternehmens widerspiegeln, damit sie umsetzbar sind. Ist dies nicht der Fall, sind sie nicht als Orientierung für Ihre Strategie geeignet. KPIs sollten sich ändern, wenn Sie Maßnahmen ergreifen, damit Sie die Auswirkungen dieser Maßnahmen auf die Leistung messen können.

Zeitnah

KPIs sollten schnelle Reaktionen ermöglichen. Gute KPIs liefern Ihnen früh genug Informationen, um zu handeln und Probleme zu beheben oder die Vorgehensweise Ihres Unternehmens anzupassen. Idealerweise sollten KPIs nahezu in Echtzeit Feedback liefern, damit Sie die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen sehen können. Diese Aktualität ist entscheidend, um schnelle und effektive Entscheidungen zu treffen.

Erreichbar

KPIs sind am effektivsten, wenn sie erreichbare Ziele haben, auf die Sie hinarbeiten können. Sie sollten Ihren Fortschritt aufzeigen und Ihnen Feedback darüber geben, wie Sie die Unternehmensziele erreichen, damit Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen können. Das Setzen unrealistischer Ziele kann demotivierend sein und Ihnen keine nützlichen Einblicke verschaffen.

Objektiv

KPIs müssen auf beobachtbaren und messbaren Variablen basieren, nicht auf subjektiven. Die Berechnungen hinter den KPIs sollten reproduzierbar und transparent sein, damit Sie begründen können, warum Sie Maßnahmen ergreifen. Objektivität bedeutet, dass die KPIs vertrauenswürdig sind und als Orientierung für Ihre Entscheidungen dienen können.

Was ist ein Beispiel für KPIs?

Einige Beispiele für KPIs, die auf verschiedenen Meeting-Typen basieren, sind:

• Interne Meetings: Anwesenheitsquote, Teilnahmequote und Erledigung von Aktionspunkten.
• Projekt-Meetings: Fortschritt anhand von Meilensteinen, Effektivität der Entscheidungsfindung und Erledigung von Aktionspunkten.
• Kunden-Meetings: Kundenzufriedenheitswerte, Erledigung von Follow-up-Maßnahmen und Dauer des Meetings.
• Brainstorming-Sessions: Anzahl der generierten Ideen, Teilnahmequote und Umsetzungsquote der Ideen.

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie die wichtigsten Kennzahlen für Meetings nachverfolgen können, lesen Sie unseren nächsten Leitfaden zu Meeting-Protokollen: Zweck, Format und Tipps.

wissen, wie Sie die wichtigsten Kennzahlen für Meetings nachverfolgen können, lesen Sie unseren nächsten Leitfaden zu Meeting-Protokollen: Zweck, Format und Tipps.