Da sich die Planer auf virtuelle und hybride Veranstaltungen verlagern, müssen die Veranstaltungsorte eine Menge berücksichtigen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf hybride Veranstaltungen für Veranstaltungsorte. Wir erörtern, was sie sind, schlüsseln einige der Schritte auf, die Veranstaltungsorte unternehmen sollten, um den Erfolg zu gewährleisten, und geben Beispiele für erfolgreiche hybride Veranstaltungen der letzten Jahre.
Was sind hybride Veranstaltungen?
Hybride Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die sowohl persönliche als auch virtuelle, live gestreamte Elemente enthalten. Sie sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden, und mit dem Einfluss der COVID-19 auf die Branche und der Möglichkeit, große Gruppen von Menschen zusammenzubringen, werden hybride Veranstaltungen in Zukunft voraussichtlich eine wichtige Rolle spielen.
In einer informellen Umfrage, die während des Global Meeting Industry Day im April durchgeführt wurde, gaben 62 % der Veranstaltungsplaner an, dass ihre Veranstaltungen in Zukunft im hybriden Stil stattfinden werden, während 18 % sagten, dass es eine größere Nachfrage nach rein virtuellen Veranstaltungen geben wird.
Um hybride Veranstaltungen vollständig zu verstehen, ist es wichtig, die Dinge nicht zu sehr zu verkomplizieren. Wie in einem Artikel von Meetings Today aus dem Jahr 2014 festgestellt wurde, sind hybride Veranstaltungen häufiger anzutreffen, als Sie vielleicht denken. Nehmen Sie zum Beispiel die Fußballweltmeisterschaft. Bei Fußballspielen gibt es Tausende von Teilnehmern, die persönlich anwesend sind, aber jedes Ereignis wird auch an Millionen von Menschen in der ganzen Welt übertragen.
"Das Gleiche passiert im Veranstaltungsbereich", sagt Dan Lotzof, Executive Vice President of Sales and Marketing bei Inxpo. "Bei jedem Meeting, das Sie heute besuchen, ist jemand virtuell, wählt per Telefon, ruft über Skype an oder nutzt WebEx. Wir stellen fest, dass jede einzelne physische Veranstaltung eine Online-Komponente hat, weil es unmöglich ist, das gesamte Publikum jedes Mal persönlich zu versammeln. Der virtuelle Raum ist ein wahr gewordener Traum für Planer und Sponsoren."
Es ist an der Zeit, hybride Veranstaltungen einzuführen!
Es ist möglich, dass wir noch jahrelang mit hybriden Veranstaltungen zu tun haben werden. Daher wird es immer wichtiger zu lernen, was nötig ist, um eine ansprechende und erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen.
"Wir werden auf keinen Fall zu einer Eventbranche übergehen, die zu 100 % offline ist", prognostiziert Julius Solaris, Herausgeber von EventManagerBlog.com. "Die Veranstaltung der Zukunft wird per Definition hybrid sein. Face-to-Face-Veranstaltungen werden eine virtuelle Komponente haben."
Da hybride Veranstaltungen zur Norm werden, könnte dies einige langfristige Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche haben. Als Veranstaltungsort wird es daher entscheidend sein, einen hohen Standard an Transparenz und offener Kommunikation mit dem Planer aufrechtzuerhalten. Wenn eines der Mitglieder der Veranstaltungspipeline nicht transparent ist, könnte die gesamte Veranstaltung gefährdet sein.
Warum werden Veranstaltungsplaner hybride Veranstaltungen durchführen wollen?
Schon vor COVID-19 hatten hybride Veranstaltungen für Veranstaltungsplaner einen erheblichen Vorteil gegenüber traditionellen Veranstaltungen. Nehmen wir an, eine Veranstaltung, die Sie besuchen möchten, findet in San Francisco, USA, statt. Aber Sie leben im Vereinigten Königreich und können weder die Zeit noch das Geld dafür aufbringen. Was ist die Lösung? Virtuelle Teilnahme.
Hybride Veranstaltungen haben eine große Reichweite - sie bringen Teilnehmer aus der ganzen Welt zusammen. Und dies ist seit kurzem durch Hochgeschwindigkeits-Internetverbindungen möglich geworden.
In einer Umfrage unter unseren Kunden gaben 67 Prozent an, dass hybride Meetings (eine Mischung aus virtuellen und physischen Meetings), die wir seit mehreren Jahren erfolgreich durchführen, immer häufiger vorkommen werden - Nick Hoare, Chief Operating Officer von etc.venues
Jetzt sind hybride Veranstaltungen entscheidend. Sie werden zum Grundnahrungsmittel einer sicheren Veranstaltung. COVID-19 hat die Welt auf verschiedene Weise beeinflusst - eine der wichtigsten ist die Unmöglichkeit zu reisen und an Veranstaltungen teilzunehmen. In einer informellen Umfrage, die während des Global Meeting Industry Day durchgeführt wurde, gaben 62 % der Veranstaltungsplaner an, dass ihre Veranstaltungen in Zukunft hybrid sein werden. Hier sind die Gründe, warum Veranstaltungsplaner Hotels und Veranstaltungsorte benötigen, um hybride Veranstaltungen zu ermöglichen:
Social Distancing:
Die virtuelle Teilnahme bietet Veranstaltungsplanern eine Möglichkeit, die persönliche Anwesenheit überschaubar zu halten, um eine soziale Distanz zu schaffen. Für eine optimale, sozial distanzierte Einrichtung sind Diagrammsoftware und virtuelle Rundgänge eine großartige Möglichkeit, den Planern den Veranstaltungsraum zu präsentieren und hybridfreundliche Layouts zu erstellen.
Knappere Budgets:
Die Budgets der Planer sind knapper geworden - so viel muss nicht gesagt werden. Die virtuelle Teilnahme senkt die Kosten für den Veranstaltungsplaner - vor allem in Bezug auf die Größe des Tagungsraums und das Catering. Hybride Veranstaltungen bringen auch mehr Zuschauer, Teilnehmer und potenzielle Kunden zu den Veranstaltungen, was mehr ROI bedeutet!
Erreichbarkeit
Selbst wenn jemand persönlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen wollte, wäre dies aufgrund von Reisebeschränkungen auf der ganzen Welt wahrscheinlich unpraktisch. Veranstaltungsplaner möchten keine Gruppe möglicher Teilnehmer ausschließen, nur weil sie nicht in das Land einreisen können.
In unseren jüngsten Gesprächen mit Veranstaltungsplanern haben wir festgestellt, dass es eindimensional ist, Veranstaltungen im gegenwärtigen Klima nur online zu veranstalten, und in gewissem Maße gilt dies auch für traditionelle Veranstaltungen allein. Mit hybriden Veranstaltungen kann eine physische Veranstaltung auch eine Live-Veranstaltung sein, die virtuell online stattfindet - Bradley Hill, Audio-Visual Manager von Church House Westminster
Wie können sich Hotels und Veranstaltungsorte auf hybride Veranstaltungen vorbereiten?
Wenn es zu hybriden Veranstaltungen kommt, ist es wichtig, dass Hotels und Veranstaltungsorte über die entsprechenden Kapazitäten verfügen, um sie zu unterstützen. Sie müssen sich auch Gedanken über Ihre Räumlichkeiten machen und darüber, wie diese am besten an eine hybride Zukunft angepasst werden können.
Ausschreibungen für Planer werden eine virtuelle Komponente enthalten
Es reicht nicht mehr aus, kostenloses Wi-Fi anzubieten. Und eine schnelle Bandbreite ist nicht mehr optional. Da Veranstaltungen immer mehr auf Technologie angewiesen sind, erwarten Veranstaltungsplaner viel mehr. Veranstaltungsorte müssen jetzt eine große Anzahl virtueller Teilnehmer bedienen und moderne Veranstaltungstechnologien unterstützen. Das bedeutet, dass sie über eine ausreichende Bandbreite und Verbindungsgeschwindigkeit verfügen müssen.
Mit dem Aufkommen der 5G-Technologie müssen Hoteliers ihre Investitionen überprüfen und überlegen, ob sie in einer 5G-Welt noch relevant sind. Ihre digitale Infrastruktur muss erstklassig und robust sein und sich anpassen können, wenn 5G ins Spiel kommt. Verlieren Sie hier nicht den Anschluss an die Konkurrenz!
Nehmen Sie diesen Aspekt nicht auf die leichte Schulter. Technische Pannen können eine Veranstaltung zum Scheitern bringen. Bei hybriden Veranstaltungen kann eine großflächige technische Störung für Ihren Veranstaltungsplaner eine Katastrophe bedeuten.
Sie benötigen auch zusätzlichen Platz für die Ausrüstung wie Beleuchtung und Kameras.
Aber keine Sorge. Planen Sie voraus - Sie müssen sicherstellen, dass Ihr technologisches Angebot kosteneffizient ist und Ihnen auf lange Sicht Vorteile bringt. Außerdem werden hybride Veranstaltungen auch nach der COVID-19 noch an Beliebtheit gewinnen!
Partnerschaft mit virtuellen oder hybriden Experten
Für einige Veranstaltungsorte ist es vielleicht nicht realistisch, in neue Technik zu investieren. Die Anschaffung all dieser High-End-Geräte kann sehr teuer werden. Wenn es für Sie besser ist, könnte die Zusammenarbeit mit virtuellen oder AV-Experten eine Alternative sein.
Veranstaltungsplaner wollen Bilder, Ton und Übertragungen in Weltklasse-Locations für die vielen wichtigen hybriden Meetings, die in den kommenden Monaten ein Hauptmerkmal von Veranstaltungen sein werden - Nick Hoare, Chief Operating Officer von etc.venues
Einige Hotels und Veranstaltungsorte tun dies bereits. events.etc ist eine Partnerschaft mit Glisser eingegangen, einer All-in-One-Software zur Einbindung des Publikums bei Live-Veranstaltungen und im Klassenzimmer. Diese Partnerschaft wird auf dem Hochgeschwindigkeits-Wi-Fi und der hochmodernen Technologie des Veranstaltungsortes aufbauen und deren Präsentationssoftware und integriertes Publikumsreaktionssystem anwenden.
Anpassung an flexible Formate und Engagement
Hybride Veranstaltungen sind komplizierter als die bloße Bereitstellung eines Live-Streams. Während die Präsentationen der Redner einfach sein mögen, werden sich die virtuellen Teilnehmer bei den Breakout-Sitzungen wahrscheinlich ausgeschlossen fühlen.
Planer sollten für virtuelle Teilnehmer Video-Breakout-Sitzungen, Frage- und Antwortrunden, Umfragen und Networking-Sitzungen einplanen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Tagungsräume für die virtuelle Teilnahme einrichten können, damit die virtuellen Teilnehmer die Freiheit haben, an jeder Sitzung, jedem Vortrag oder jeder Aktivität teilzunehmen.
Testen, testen und nochmals testen
Knausern Sie nicht mit diesem Teil - er ist unerlässlich. Testen Sie jedes Element Ihrer Einrichtung, von Mikrofonen über Live-Streams bis hin zur Internetverbindung. Hotels und Veranstaltungsorte, die ein zuverlässiger Ort für hybride Veranstaltungen werden wollen, müssen sowohl für die Teilnehmer als auch für die Veranstaltungsplaner ein außergewöhnliches Erlebnis gewährleisten. Wenn Sie eine hybride Veranstaltung mit minimalen Problemen durchführen, könnten Sie sich ein Wiederholungsgeschäft verdienen!
Welche Technologie benötigen die Planer für eine hybride Veranstaltung?
Kameras und Stative:
Bei der Suche nach der richtigen Kamera müssen Sie einige Dinge beachten:
- Handelt es sich um eine Podiumsdiskussion oder eine Veranstaltung, die Nahaufnahmen erfordert? Brauchen Sie mehr als zwei Blickwinkel? In diesem Fall benötigen Sie mehrere Kameras. Außerdem benötigen Sie einen Umschalter und jemanden, der die zu zeigenden Kameraperspektiven auswählt.
- Sie benötigen eine Kamera, die alle Bildschirmgrößen unterstützt.
- Wünscht der Planer HD und wird der Stream dies unterstützen?
Hochwertige Mikrofone
Hochwertige Mikrofone sind unerlässlich. Drahtlose Lavalier-Mikrofone sind eine gute Option, da sie auf der Kamera besser wirken und Umgebungsgeräusche verhindern.
Wenn Mikrofone versehentlich eingeschaltet bleiben, kann dies zu einem schlechten Klangerlebnis für ein hybrides Publikum führen. Ziehen Sie einen Tontechniker in Betracht, der die Mikrofone ein- und ausschaltet. Drahtlose Handmikrofone sind auch für Fragen und Antworten sowie für Mikrofonführer, die zu den Zuhörern gehen, unerlässlich.
Sonstige Ausrüstung
- Webcasting-Ausrüstung
- Ein Videoumschalter
- Eine Streaming-Plattform/ein Streaming-Dienst, mit der/dem sich die virtuellen Teilnehmer verbinden können
- Server zum Speichern und Hosten von Streaming-Videos (falls der Streaming-Dienst dies nicht anbietet)
- Andere Standard-AV-Ausrüstung
Beispiele für erfolgreiche hybride Veranstaltungen
Verschiedene Unternehmen haben das Konzept der hybriden Veranstaltungen aufgegriffen und sie zu unglaublichen Erlebnissen sowohl für persönliche als auch für virtuelle Teilnehmer gemacht! Wir haben uns gedacht, wir teilen einige Beispiele mit Ihnen:
TwitchCon
Es sollte nicht überraschen, dass Twitch, die "weltweit führende Live-Streaming-Plattform für Gamer", ein fantastisches Hybrid-Event auf die Beine stellen konnte. Jedes Jahr veranstaltet die Seite ein Event, um Live-Streamer und Fans aus der ganzen Welt zusammenzubringen, sowohl persönlich als auch virtuell!
Riot Games eSports Operations
Riot Games wurde für den IBC Innovation Award 2019 nominiert und ist führend, wenn es um hybride Veranstaltungen wie die League of Legends World Championship geht. Die Art ihrer Esport-Events bedeutet jedoch eine komplizierte technische Einrichtung.
Lolesports Flickr
Die größten Herausforderungen bei hybriden Veranstaltungen sind Vernetzung, Hardware und Übertragung. Sie werden noch komplexer, wenn man die Fern- und die lokale Umsetzung berücksichtigt.
Die Ausrichtung einer Veranstaltung, die auf einem Online-Videospiel basiert, macht diese Veranstaltungen noch komplexer. Unternehmen wie Riot recherchieren intensiv bei der Suche nach Veranstaltungsorten, holen Angebote ein, installieren Schaltungen, richten Hochgeschwindigkeits-Punkt-zu-Punkt-Verbindungen ein und arbeiten mit lokalen Netzwerkteams zusammen.
Apple Special Events
Als eine der größten Veranstaltungen des Jahres ist es nur natürlich, dass Apple ein hybrides Veranstaltungsformat wählt. Da Menschen auf der ganzen Welt auf Informationen über neue Veröffentlichungen warten, werden die Veranstaltungen live gestreamt.
