Die Technologie hat unser Leben in mehr Hinsichten einfacher gemacht, als wir zählen können. Diese Leichtigkeit erstreckt sich auch auf die Suche nach Veranstaltungsorten. Einst ein manueller und komplizierter Prozess, der größtenteils in Excel stattfand, gibt es heute Tools für die Suche nach Veranstaltungsorten, die Zeit sparen und den gesamten Prozess verbessern. Aber auch wenn Sie einige Tools bereits kennen, haben wir eine Liste mit Funktionen erstellt, die Ihnen helfen, wenn Sie wieder mit der Suche nach Veranstaltungsorten für persönliche und hybride Veranstaltungen beginnen - oder auch wenn Sie bereits damit begonnen haben. Wir haben eine Liste mit hilfreichen Tools zusammengestellt, die Sie bei der Suche nach Ihrem nächsten Veranstaltungsort nutzen können.
Trends bei der Beschaffung von Veranstaltungsorten
Während die Event- und Hospitality-Branche ihre Erholung fortsetzt, sehen wir einen wachsenden Optimismus in der Gemeinschaft der Meeting-Planer. Mit den laufenden Impfbemühungen und den für später im Jahr geplanten persönlichen Veranstaltungen ist der Wandel hin zu einer positiven Stimmung bei den Planern unbestreitbar.
Mit diesem Optimismus sehen wir, dass Planer beginnen, sich auf eine Realität vorzubereiten, in der sie wieder persönliche Meetings planen können. Dies wird durch die neuesten Daten und Trends zur Beschaffung von Veranstaltungsorten aus dem Cvent Supplier Network, der Plattform für die Beschaffung von Veranstaltungsorten von Cvent, bestätigt. Im Februar 2021 gab es einen deutlichen Anstieg des Sourcing-Volumens, den höchsten Stand seit März 2020.
Wir beginnen auch, eine Verschiebung hin zu größeren Meetings zu sehen, die eingekauft werden. Während der Pandemie gab es einen Übergang zu einfachen Meetings aufgrund von Einschränkungen und Vorschriften für große Versammlungen. Die Tatsache, dass Planer aktiv für persönliche oder hybride Veranstaltungen auf höherem Niveau einkaufen und nach Veranstaltungsorten für größere Events suchen, zeigt uns eine Bereitschaft, mit der Planung zu beginnen.
Es lohnt sich, jetzt zu planen
Unser Rat ist, jetzt mit der Planung zu beginnen. Wir sehen, dass die durchschnittlichen Tagessätze in Q2 2021 steigen. Sie wollen nicht die niedrigeren Preise für In-Person- und Hybrid-Events verpassen, weil Sie zu lange mit der Planung gewartet haben. Planer suchen vor allem kurzfristig und nicht langfristig, sowohl in der zweiten Hälfte von 2021 als auch Anfang 2022. Wir empfehlen, vorausschauend zu planen, zu recherchieren und sich diese Termine über die von Ihnen bevorzugte Location Sourcing-Technologie zu sichern.
Wenn Sie ein Veranstaltungsort-Sourcing-Tool verwenden, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps, die Ihnen bei der Planung helfen können.
Top-Tipps und -Tools für die Suche nach Veranstaltungsorten
1. Suche nach einem sicheren und technikfähigen Veranstaltungsort
Veranstaltungsorte sind Partner. Nicht nur Partner für eine Veranstaltung, sondern Partner für die Sicherheit. Da die persönliche Anwesenheit wieder zunimmt, passen sich die Veranstaltungsorte an, indem sie die notwendigen Änderungen vornehmen, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten. Aber woher wissen Sie, welche Hotels, Veranstaltungsorte und Reiseziele diese Änderungen vorgenommen haben?
Globale Hotels, Veranstaltungsorte und Destinationen aus der ganzen Welt haben ihre Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle in der Ressourcendrehscheibe Source Safely von Cvent vorgestellt. Der Hub ist eine großartige Ressource, wenn Sie mit der Suche nach einem Veranstaltungsort beginnen und Ihre Strategie für In-Person- und Hybrid-Events starten.
Hotels, Veranstaltungsorte und Destinationen möchten Planern ihre Fähigkeiten in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit UND hybride Veranstaltungen präsentieren. Wenn Sie mit Ihrer Suche beginnen, machen Sie sich eine Liste mit den wichtigsten Punkten für Ihre Veranstaltung. Es wird wahrscheinlich nicht mehr dasselbe sein wie früher. Jetzt brauchen Sie vielleicht mehr Flexibilität von einem Veranstaltungsort, zusätzliche Hilfe bei der Produktion oder benötigen Sicherheitsgarantien, die Sie früher nicht hatten. Veranstaltungsorte, Hotels und Reiseziele sind bereit, ihre neuen Angebote zu teilen.
Wenn Sie mit einem Veranstaltungsort zusammenarbeiten, der flexibel ist und Ihre Ziele in Bezug auf Sicherheit und Technologie erfüllt, werden Sie letztendlich eine erfolgreiche in-person oder hybride Veranstaltung durchführen können.
2. Gebote vergleichen wie ein Profi
Sobald Sie eine Ausschreibung an mehrere Veranstaltungsorte gesendet haben, die Ihren Zielen in Bezug auf Sicherheit und Technologie entsprechen, müssen Sie die Angebote vergleichen, um zu entscheiden, mit welchem Veranstaltungsort Sie einen Vertrag abschließen möchten.
Der Prozess des Vergleichs der Angebote kann manuell und zeitaufwendig sein. Oft kommen die Angebote in unterschiedlichen Formaten und mit Lücken in den Daten, die Sie für Ihre Entscheidung benötigen. Glücklicherweise gibt es Tools, die den Vergleichsprozess von Angeboten automatisieren. Keine Excel-Tabellen und manuellen Eingaben mehr.
Mit RFP-Vergleichstools können Sie Ihre Berichte individuell anpassen und per Drag & Drop die Felder einfügen, die für den Vergleich wichtig sind. Sie können sogar die Währung umrechnen und die Sprache je nach Betrachter lokalisieren. Dieser neue Prozess der Anpassung Ihrer Berichte wird Ihnen bei der Arbeit mit Veranstaltungsorten für persönliche und hybride Veranstaltungen erheblich helfen!
Suchen Sie nach einem RFP-Vergleichstool? Sehen Sie sich das Cvent Supplier Network an
3. Hybrid-Aktionen finden
Hotels und Veranstaltungsorte tragen den Anforderungen für die Einbindung eines virtuellen Publikums Rechnung. Dazu gehören neue audiovisuelle Geräte vor Ort und die Schaffung von Studioräumen, die ausschließlich für die Übertragung von Inhalten an virtuelle Teilnehmer vorgesehen sind.
Sie können hybride Pakete durchsuchen und die besten Angebote von globalen Veranstaltungsorten erhalten, indem Sie den Promotions-Hub von Cvent nutzen. Promotionen sind auch auf den Profilen der Veranstaltungsorte verfügbar. Das Kimpton EPIC Hotel in Miami, Florida, stellt sein "EPIC Virtual Meetings Package" vor, das Planern Anreize bietet, indem es Gutschriften für PSAV-Pakete anbietet, je mehr Zimmer gebucht werden.
4. Sehen Sie sich die Bewertungen der Veranstaltungsorte an, die von Ihren Kollegen geschrieben wurden
Wenn Sie mehrere Veranstaltungsplaner in Ihrem Unternehmen haben, kennen Sie möglicherweise nicht alle Veranstaltungen, die stattfinden und welche Hotels und Veranstaltungsorte für diese Veranstaltungen genutzt werden. Sie wissen also wahrscheinlich nicht, welche Erfahrungen andere machen, wenn sie Veranstaltungen an bestimmten Orten haben.
Es gibt eine einfache Lösung - zentralisiertes Feedback. Cvent hat eine einfache Möglichkeit für Planer eingeführt, die Art und Weise, wie sie Feedback geben, zu zentralisieren. Planer können jetzt Bewertungen zu allen Veranstaltungsorten abgeben, die für frühere Veranstaltungen innerhalb von Cvent gebucht wurden. Alle Planer innerhalb Ihrer Organisation können ihre Gedanken über bereits genutzte Veranstaltungsorte teilen. Sie können Informationen über spezifische Details wie Sicherheit und Sauberkeit zum Nutzen Ihrer Organisation einschließen.
Ein Vertrag mit einem Veranstaltungsort, der einen guten Ruf hat und als zuverlässig für Ihr Unternehmen bekannt ist, kann ein guter Ausgangspunkt für die Planung sein.
Planen Sie jetzt, um für Präsenz- und Hybridveranstaltungen vorbereitet zu sein
Fangen Sie jetzt an, diese Tipps und Tools zu nutzen, damit Sie für die Rückkehr von persönlichen und hybriden Veranstaltungen bereit sind. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen bereit ist, jetzt mit dem Programm für persönliche Veranstaltungen zu beginnen, oder ob Sie auf die vollständige Einführung der Impfungen und die Aufhebung der Vorschriften warten, ist die Suche nach Veranstaltungsorten, die mit Ihren Prioritäten übereinstimmen, ein guter Ausgangspunkt. Schauen Sie, welche Termine und Orte die besten Preise und Angebote für Ihr Budget und Veranstaltungsformat bieten. Beginnen Sie mit dem Vergleich von Angeboten und stellen Sie eine Auswahlliste von sicheren und technisch geeigneten Veranstaltungsorten zusammen, mit denen Ihre Organisation jetzt oder in Zukunft arbeiten kann.
