Da die Länder in ganz Europa die Beschränkungen lockern, steigt die Nachfrage nach Reisen und Veranstaltungen. Für die MICE-Branche sieht es also endlich wieder besser aus.
Wir haben mit Fachleuten aus der Branche gesprochen, um ihre Erfahrungen mit dieser hoffnungsvollen, aber schwierigen Erholungsphase zu erfahren.
Unser erstes Gespräch hatten wir mit Danielle Coelen-Meijer, Senior Sales Manager bei Beurs van Berlage in Amsterdam. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie sie und ihr Team die vergangenen zwei Jahre gemeistert haben und wie es jetzt weitergeht.
Einführung eines Remote-Arbeitsmodells
Danielle erzählte uns, wie die vergangenen zwei Jahre sie persönlich und beruflich beeinflusst haben. "Auf beruflicher Ebene war die erste Veränderung der Wechsel von der Arbeit im Büro und am Veranstaltungsort zur Arbeit von zu Hause aus. An einem Wochenende Mitte März 2020 gab die Regierung die Pandemie bekannt. Noch am selben Tag wurde uns gesagt, dass wir am Montag nicht mehr ins Büro kommen sollten.
Glücklicherweise habe ich zu Hause ein Büro, in dem ich bequem arbeiten kann. Dennoch war es eine große Umstellung, nicht das ganze Team um mich herum zu haben. Wir arbeiteten zwar immer noch als Team, aber alle waren zu Hause und wir standen nur über E-Mail und Videoanrufe in Verbindung.
Natürlich mussten auch alle anderen in meiner Familie zu Hause bleiben. Wie viele andere musste ich mich daran gewöhnen, meine Tage anders zu strukturieren und mit Unterbrechungen zurechtzukommen. Nicht zu wissen, wie sich das alles entwickeln würde und wie lange es dauern würde, war für mich am stressigsten", sagt Danielle.
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Die Auswirkungen der Pandemie auf den Arbeitsalltag bei Beurs van Berlage
Das Ausbleiben von Aufträgen und die fehlende Planbarkeit hatten drastische Auswirkungen auf das Geschäft von Beurs van Berlage.
"All die Stornierungen, die Anfang 2020 kamen, waren eine große Herausforderung. Da wir auf den Sommer hofften, haben wir so viele Veranstaltungen wie möglich verschoben. Aber als sich die Situation zuspitzte, mussten wir schwierige Gespräche mit Kunden über die weitere Verlegung oder Absage von Veranstaltungen führen.
Dies zwang uns auch dazu, darüber nachzudenken, wie wir das Tagesgeschäft angehen sollten. Machen wir mit unseren üblichen Aufgaben weiter? Sollten wir neue oder andere Kunden ansprechen? Schließlich entwickelten wir mehrere Strategien für verschiedene Szenarien und passten sie an, je nachdem, wie sich die Situation entwickelte", erklärt Danielle.
Es überrascht nicht, dass sich auch die Arbeit vor Ort stark veränderte: "Während der Veranstaltungsort geschlossen war, ging nur unser General Manager hinein, um zu überprüfen, ob alles in Ordnung war. Die Beurs van Berlage ist ein historisches Gebäude, daher ist es wichtig, die Instandhaltung im Auge zu behalten. Als wir wieder in den Veranstaltungsort durften, arbeitete das gesamte Team gemeinsam an der Tiefenreinigung und den Wartungsarbeiten. Das hat uns eine Zeit lang beschäftigt und abgelenkt.
Als klar wurde, dass die Pandemie mindestens bis zum Herbst und Winter 2020 andauern würde, wurden harte Entscheidungen notwendig: "Während eines großen Teils des Jahres 2020 hatten wir kaum Einnahmen, aber trotzdem eine Menge Kosten. Infolgedessen mussten wir unsere Teams umstrukturieren und uns leider von einigen Kollegen verabschieden. Das hatte enorme Auswirkungen auf uns alle. Einige Teammitglieder sind inzwischen zurückgekehrt, andere haben sich neuen Herausforderungen gestellt. Wie viele andere Veranstaltungsorte suchen auch wir jetzt händeringend nach Talenten."
Organisation von Veranstaltungen in einem Umfeld nach der Schließung
Nach dem Ende des Lockdowns gingen wieder Anfragen für Veranstaltungen bei Beurs van Berlage ein. In Anbetracht der Situation war jedoch ein neuer Ansatz erforderlich: "Im Großen und Ganzen suchen unsere Partner immer noch dasselbe wie vor der Pandemie: Veranstaltungen, bei denen Menschen zusammenkommen. Aber abgesehen von den üblichen organisatorischen Aspekten mussten wir mit neuen Hygiene- und Sicherheitsstandards arbeiten. Das bedeutete zunächst viele praktische Versuche. Wir gingen in die Konferenzräume und testeten verschiedene Aufbauten, um einen zu finden, der für unseren Kunden funktionierte und eine sichere Veranstaltung garantierte. Das gesamte Team war involviert, und wir arbeiteten alle zusammen, um die beste Lösung für jeden Veranstaltungsraum zu finden.
Die begrenzte Teilnehmerzahl und die Abneigung der Menschen, persönlich an Veranstaltungen teilzunehmen, führten auch zum Aufkommen von Hybridveranstaltungen: "Wir haben uns schon sehr früh entschieden, in eine komplette Suite hybrider Veranstaltungstechnik zu investieren. Das machte uns zu einem attraktiven Partner für Kunden, die eine Veranstaltung vor Ort erleben und gleichzeitig ein großes Publikum auf digitalem Wege erreichen wollten. Die Nachfrage nach Veranstaltungsaufzeichnungen ist ebenfalls stark gestiegen, so dass wir auch diesen Service hinzugefügt haben. Auch hier haben wir vor der Wiedereröffnung viele Tests durchgeführt, um die Systemsicherheit und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten."
Anpassung von Strategien und Maßnahmen an eine neue Realität
Mit der Wiedereröffnung und der Lockerung der Beschränkungen ergab sich die Notwendigkeit, sich an die veränderten Gegebenheiten anzupassen. Wie in vielen anderen Häusern musste dies auch bei Beurs van Berlage über das Angebot neuer Veranstaltungskonzepte hinausgehen: "Eine der größten Herausforderungen bestand darin, unser gesamtes Geschäftskonzept zu ändern. Zunächst mussten wir uns auf die insgesamt geringere Nachfrage einstellen. Dann mussten wir berücksichtigen, dass einige unserer wichtigsten internationalen Märkte immer noch zögerlich oder unfähig waren zu reisen. Wir suchten nach neuen Partnern, insbesondere auf den lokalen Märkten, und mussten neue Strategien entwickeln, um unsere Fünf- und Zehnjahresziele zu erreichen.
Natürlich gab es seit der Wiedereröffnung auch Herausforderungen im operativen Bereich: "In unserer Branche herrscht immer noch große Unsicherheit, und die Leute organisieren MICE nur kurzfristig. Wo wir früher Veranstaltungen mindestens sechs Monate im Voraus geplant haben, arbeiten wir jetzt mit Vorlaufzeiten von drei Monaten. Das verlangt von unserem Team viel mehr Flexibilität. Dass wir zu wenig Personal haben, macht das nicht einfacher.
Dass wir nicht über ein volles Team verfügen, wirkt sich auch auf die Durchführung unserer Veranstaltungen aus. Wir müssen die Erwartungen an das, was wir anbieten können, steuern, weil wir nicht die volle Kapazität haben. Trotzdem hatten wir schon mehrere Veranstaltungen, bei denen alle Mitarbeiter aus dem Backoffice das Team auf der Bühne unterstützt haben."
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Vorwärtskommen mit Fokus auf Nachhaltigkeit
Wie viele andere Veranstaltungsorte auch, sucht Beurs van Berlage ständig nach neuen Wegen, um seine Veranstaltungen nachhaltiger zu gestalten: "Veranstaltungsaufbau und F&B sind zwei der Hauptbereiche, in denen wir an der Nachhaltigkeit gearbeitet haben. So haben wir uns beispielsweise auf wiederverwendbare Ausstellungsräume verlegt, die nicht nur einmal, sondern mehrmals aufgebaut werden können. Hier achten wir auch darauf, woher wir die Materialien beziehen, um kürzere Transportwege und eine verantwortungsvolle Beschaffung zu gewährleisten.
Bei der Verpflegung verwenden wir so viele regionale und saisonale Produkte wie möglich. Das verringert die Emissionen und unterstützt die lokalen Erzeuger. Wir arbeiten auch weiter daran, Lebensmittelabfälle zu reduzieren. Zu diesem Zweck haben wir die Verwaltung unserer Buffets und die Menüplanung überarbeitet. Wir teilen diesen Ansatz mit unseren Partnern, damit sie wissen, was wir tun, und ihre Anregungen und Wünsche einbringen können."
Die Tatsache, dass die Veranstalter aktiv nach umweltfreundlicheren Lösungen suchen, ist hilfreich: "Die Kunden haben auch mehr Erfahrung in diesem Bereich und wissen, was sie verlangen müssen. Viele Unternehmen haben sogar ihre eigenen Nachhaltigkeitsrichtlinien für Veranstaltungen. Das macht es einfacher, unsere grünen Initiativen anzubieten und umzusetzen, weil wir alle an einem Strang ziehen."
Die Macht der Technologie nutzen
Schon vor der Pandemie war das Team von Beurs van Berlage immer auf dem Laufenden, was technische Trends angeht. So konnten sie die bestmögliche Erfahrung für ihre Kunden schaffen und die Reichweite ihres Veranstaltungsortes vergrößern.
Diese Einstellung zahlt sich jetzt aus: "Wir haben uns schnell auf die steigende Nachfrage nach hybriden Veranstaltungen und Event-Aufzeichnungen eingestellt, um in diesem neuen Umfeld relevant zu bleiben. Die Investition in unsere moderne AV- und Live-Streaming-Ausrüstung hat sich ausgezahlt. Obwohl der Trend wieder zu persönlichen Treffen geht, ist es immer noch gut, diese hybride Option anzubieten. Das gibt dem Kunden mehr Flexibilität und ermöglicht es ihm, das Beste aus seiner Veranstaltung herauszuholen."
Die Planungstools von Cvent sorgen für einen reibungslosen Ablauf für Danielle und die teilnehmenden Organisatoren: "Kurz vor der Pandemie begannen wir, das Cvent Supplier Network für alle unsere Ausschreibungen zu nutzen. Das hat unsere Sichtbarkeit erhöht und uns geholfen, Kunden in einer größeren Vielfalt von Branchen und Märkten zu erreichen. Vor allem in den Vereinigten Staaten nutzen viele Planer nur Cvent, um Veranstaltungsorte zu finden. Da dies einer unserer wichtigsten Quellmärkte ist, war es wichtig, auf dieser Plattform präsent zu sein, um mehr Anfragen zu generieren."
Die Zusammenarbeit mit Cvent brachte noch einen weiteren Vorteil mit sich, insbesondere während der Schließung und der frühen Erholung: "Wir stehen in gutem Kontakt mit unserem Kundenbetreuer bei Cvent. Sie teilten während der Krise interessante Daten und Einblicke in verschiedene Märkte mit uns. Das half uns zu verstehen, was in anderen Märkten passierte und wie sie mit den Herausforderungen fertig wurden. Wir nutzten diese Daten, um unsere eigenen Annahmen zu untermauern und Ideen zu erhalten, wie wir selbst vorankommen können."
Mit Optimismus in die Zukunft blicken
Auf die Frage, was sie und das Team während der Pandemie gelernt hatten, antwortete Danielle: "Die Pandemie hat uns in vielerlei Hinsicht herausgefordert. Wir mussten uns von lieben Kollegen verabschieden und unsere gesamte Geschäftsstrategie überarbeiten. Aber in vielerlei Hinsicht haben sich diese Schwierigkeiten in neue Chancen verwandelt. Unsere ehemaligen Mitarbeiter haben neue und interessante Wege eingeschlagen. Und es ist uns gelungen, unser Angebot erfolgreich zu verbessern und unseren Veranstaltungsort für die Wiedereröffnung neu zu positionieren.
All das hat funktioniert, weil wir miteinander, mit unseren Kunden, Partnern und Lieferanten in Verbindung geblieben sind. Wir unterstützten uns gegenseitig und meldeten uns, manchmal auch nur, um zu sehen, wie es dem anderen ging. Das hat uns geholfen, alles zu überstehen, und uns ein Maß an Widerstandsfähigkeit zu erschließen, von dem wir gar nicht wussten, dass wir es haben. Jetzt können wir als stärkeres und engeres Team vorwärts gehen, um das Beste aus der Erholung zu machen.
Es sind unsichere Zeiten, aber gemeinsam werden wir erfolgreich sein.
Veranstaltungsplaner und Veranstaltungsorte müssen sich mehr denn je aufeinander stützen, um erfolgreich zu sein. Neue Beschränkungen und COVID-19-Richtlinien sind für uns alle neu. Das bedeutet, dass es entscheidend ist, effektiv zusammenzuarbeiten und zu wissen, was die andere Seite erwartet.
