Im September befragte die Association of British Professional Conference Organisers (ABPCO) 350 Teilnehmer von Verbandskongressen nach ihrem Vertrauen in die Rückkehr zu Präsenz-Veranstaltungen.
Knapp die Hälfte der Befragten (47 %) gab an, dass sie gerne an Live-Events teilnehmen würden, eine Zahl, die auf 75 % anstieg, wenn die Person vollständig geimpft war. Dennoch gaben 71 % der Befragten an, dass sie flexible Stornierungsbedingungen für die Anmeldegebühren wünschen, falls sie aufgrund von Covid nicht teilnehmen können.
Heather Lishman, die Verbandsdirektorin der ABPCO, hob seinerzeit das Positive hervor und erklärte, dass nur 15 % der doppelt Geimpften nicht wieder in einen Raum mit anderen Teilnehmern gehen möchten, um die Möglichkeiten der Vernetzung und des Wissensaustauschs zu nutzen, die eine Präsenz-Veranstaltung bietet.
Während einer Podiumsdiskussion auf der Cvent CONNECT Europe 2021, die von Faye Sharpe, der Gründerin von Fast Forward 15, moderiert wurde, warnten die Diskussionsteilnehmer jedoch, dass trotz des offensichtlichen Interesses an einer Rückkehr zu Live-Events der hohe Prozentsatz der Teilnehmer, die sich eine größere Sicherheit wünschten, dass sie in letzter Minute absagen können, ein Zeichen für das schwankende Vertrauensniveau sei, das noch nicht wieder das Niveau von vor der Pandemie erreicht habe.
Für den Diskussionsteilnehmer Jonathan Read, Mitbegründer und kaufmännischer Leiter von Tobacco Dock, ist dies Grund genug für das lang erwartete Rückversicherungsprogramm der Regierung für Präsenz-Veranstaltungen, das nun eine Kostenentschädigung bietet, wenn eine versicherte Veranstaltung aufgrund neuer Beschränkungen der britischen Zivilbehörde als Reaktion auf Covid-19 abgesagt, verschoben, verlegt oder abgebrochen werden muss.
"Die Veranstaltungsorte können nicht die Hauptlast der Stornierungen tragen, wenn internationale Delegierte beispielsweise nicht in der Lage sind, das Vereinigte Königreich zu erreichen", erklärte Read dem Publikum. "Etwa 94 % unserer Anfragen für Veranstaltungsorte beziehen sich derzeit auf Präsenz-Veranstaltungen, die Nachfrage ist also vorhanden, und die große Mehrheit des Publikums weiß, dass es sicher ist, zurückzukehren. Die Planer müssen jedoch in der Lage sein, eine größere Anzahl von 'Was-wäre-wenn'-Szenarien einzuplanen, um sicherzustellen, dass das Vertrauen in Live-Events weiter zunimmt".
Obwohl die ABPCO-Umfrage auch besagt, dass 93 % der Befragten zu Live-events zurückkehren wollen, weil sie das Networking und die soziale Interaktion bei einer Veranstaltung vermissen, ist Calum Di Lieto, Redakteur für C&IT bei der Haymarket Media Group, der Meinung, dass die Pandemie die Psychologie der Anmeldung zu einer Veranstaltung verändert haben könnte, da die Leute jetzt gerne in letzter Minute absagen oder zu einer virtuellen Teilnahme wechseln und dies auf Covid schieben.
"Eine größere Flexibilität bei der Stornierung von Anmeldungen würde nur die Tatsache verschärfen, dass es nicht mehr die gleiche moralische oder soziale Verpflichtung zur persönlichen Teilnahme gibt, die wir früher hatten", sagte er. "Jetzt geht es nicht mehr darum, das Vertrauen in die Teilnahme an Präsenz-Veranstaltungen zu stärken, sondern darum, den Zuhörern einen konkreten Anreiz zu geben, ihrer Teilnahmeverpflichtung nachzukommen und tatsächlich im Saal zu sein."
Ein Zuhörer meinte, dass die flexibleren Bedingungen für die Telearbeit zur Aushöhlung des Gesellschaftsvertrags zwischen einer Veranstaltung und einem Teilnehmer beitragen könnten, der sich zwar anmeldet, dann aber beschließt, nicht teilzunehmen, wenn die Konferenz auf einen Tag fällt, an dem er von zu Hause aus arbeitet.
"Hybride Formate werden bei Veranstaltungen ebenso zur Norm werden wie am Arbeitsplatz, so dass die Planer flexiblere und leichter zugängliche Optionen anbieten müssen", sagte die Diskussionsteilnehmerin Christianne Beck, Expertin für globale Veranstaltungen und interne Erlebnisse bei Shell. "Das Engagement der virtuellen Teilnehmer ist jedoch rückläufig und der Online-ROI entspricht möglicherweise nicht den gleichen Zielen wie bei Live-Events, so dass beide Formate ihre eigenen individuellen Strategien benötigen und On-Demand-Inhalte eine Schlüsselrolle spielen werden".
Read von Tobacco Dock stimmte dem zu und erklärte, dass sich jetzt die Gelegenheit bietet, die Struktur von Veranstaltungen neu zu gestalten, indem Publikumsgrößen, Erlebnisfaktoren, Formate und Erfolgskennzahlen neu bewertet werden.
"Wir können nicht einfach zu dem zurückkehren, was wir vorher gemacht haben. Die Teilnehmer müssen sehen, dass wir als Branche alles verändert haben, indem wir alles in Frage gestellt haben, was wir zu wissen glaubten", schloss er.
Di Lieto pflichtete ihm bei. "Es ist die Aufgabe der Agenturen, ihren Kunden mehr Vertrauen einzuflößen, was sich wiederum auf die Teilnehmer überträgt, indem sie einen Plan A planen und ihn wirklich ansprechend gestalten", sagte er.
