Es wird niemanden überraschen, dass die Gründung eines Eventplanungs-Unternehmens. wie z.B. eine Eventagentur viele unvorhersehbare Faktoren mit sich bringt. Es kann außerdem ziemlich überwältigend sein, wenn man sich mit der Suche nach einem Alleinstellungsmerkmal, dem Aufbau aller erforderlichen Schlüsselkompetenzen, der Durchführung einwandfreier Events und den erforderlichen Compliance-Maßnahmen befasst. Aber das muss nicht immer so sein.
In diesem Leitfaden besprechen wir alles rund um die Eventplanung und bieten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihr eigenes Unternehmen für Eventplanung auf die Beine stellen können. Dieser Beitrag behandelt alles von der Bestimmung der Rentabilität bis hin zum Verständnis der Fähigkeiten, die Sie für ein erfolgreiches Unternehmen benötigen.
Aber bevor Sie sich kopfüber in die Gründung eines Eventplanungs-Unternehmens stürzen, nehmen wir uns einen Moment Zeit, um die Grundlagen zu verstehen.
Womit befasst sich die Eventplanung?
Wenn Sie vorhaben, ein Eventplanungs-Unternehmen zu gründen, kennen Sie wahrscheinlich die Antwort auf diese Frage. Eventplanung umfasst die Verwaltung aller Aspekte großer oder kleiner Events, einschließlich Meetings, Konferenzen oder Partys. Diese Dienstleistung wird in der Regel in Anspruch genommen für:
- Große Bildungsveranstaltungen, wie z. B. Abschlussfeiern oder Konferenzen.
- Große Werbeaktionen, einschließlich Marketing-Events, Produktpräsentationen und Fashion-Shows.
- Firmenveranstaltungen wie After-Work-Events, Messen, Galas und vieles mehr.
- Feiern und gesellschaftliche Veranstaltungen wie Paraden, Hochzeiten, Geburtstage, Klassentreffen und vieles mehr.
Welchen Service bieten Eventplanungs-Unternehmen an?
Als Eventplaner wird von Ihnen erwartet, dass Sie mit den Kunden zusammenarbeiten, um ihre Anforderungen und Ziele zu verstehen, und dann umfassende Dienstleistungen für die Planung und Durchführung von Events anbieten, um eine reibungslose und erfolgreiche Durchführung von Präsenzveranstaltungen oder virtuellen Events zu gewährleisten.
Zu den Dienstleistungen, die Sie anbieten müssen, gehören:
- Eventmanagement und -koordination
- Themenfindung, Dekoration und Gestaltung
- Konferenzen und Ausstellungen
- Beschilderung und Branding
- Unterhaltungs- und Talent-Management
- Venue Sourcing und Management
- Catering und Verpflegungs-Management
- Audiovisuelle Produktion und Management
- Logistik- und Transport-Management
- Budgetierung und Finanz-Management
- Marketing und Werbung
- Sicherheits- und Risiko-Management
- Registrierung und Gäste-Management
- Auswertung und Berichterstattung nach dem Event
Warum werden Eventplanungs-Unternehmen beauftragt?
Es gibt zwei Hauptgründe, warum Menschen Eventplanungs-Dienste in Anspruch nehmen:
- Damit sich die Teilnehmer und Ehrengäste eines Events rundum amüsieren können, ohne sich um die Logistik des Events kümmern zu müssen.
- Um sicherzustellen, dass das Event reibungslos abläuft.
Nehmen wir zum Beispiel eine typische Firmenkonferenz.
Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen beauftragt Sie mit der Organisation einer mehrtägigen Konferenz, bei der sich die Mitarbeiter und Teilnehmer auf das Networking oder den Wissenserwerb konzentrieren können, damit sie sich nicht um Details wie Catering, Keynote Speaker, Registrierung und die Verwaltung des Eventplans kümmern müssen.
Vor- und Nachteile der Gründung eines Eventplanungs-Unternehmens
Wie alles im Leben hat auch die Eventplanung Vor- und Nachteile. Dazu gehören:
Vorteile
- Sie können frei wählen, mit wem Sie zusammenarbeiten, wo Sie arbeiten und wie Sie Ihren Zeitplan gestalten.
- Wenn Sie ein Event planen, das alle Blicke auf sich zieht, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre Kunden auch in Zukunft Ihre Dienste in Anspruch nehmen werden, wodurch Sie eine Kundenbindung aufbauen können.
- In einem Eventplanungs-Unternehmen können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen, indem Sie Events entwerfen, die für Ihre Kunden einzigartig und unvergesslich sind.
Nachteile
- Der Aufbau von Beziehungen zu zuverlässigen Anbietern braucht Zeit, insbesondere in einem stark umkämpften Markt.
- Um Ihr Unternehmen zu vergrößern, müssen Sie Ressourcen hinzufügen oder die Preise erhöhen, was schwierig sein kann.
- Obwohl die Planung im Voraus stattfindet, müssen Sie in den meisten Fällen während des Events vor Ort sein, was lange Arbeitszeiten – auch abends und am Wochenende – bedeutet.
So bauen Sie ein Eventplanungs-Unternehmen auf
Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Ihnen bei der Gründung eines Eventplanungs-Unternehmens helfen sollen:
Bewerten Sie Ihre Fähigkeiten in der Eventplanung.
Die Eventplanung umfasst viele Aufgaben, die über den glanzvollen Schein von Partys und Events hinausgehen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie in der Lage sein, verschiedene Aufgaben zu bewältigen. Schließlich sind erfolgreiche Eventplaner Meister des Multitaskings und haben das Talent, auch unter Druck die Ruhe zu bewahren.
Sie müssen beispielsweise ein Event-Thema oder -Design entwerfen, einen Veranstaltungsort finden, für das Unterhaltungsprogramm sorgen, Anbieter buchen, Teilnahmebestätigungen einholen, Marketinginformationen an die Teilnehmer senden und das Budget im Auge behalten. Die Liste ließe sich noch weiterführen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie über alle erforderlichen Fähigkeiten für die Eventplanung verfügen, sollten Sie praktische Erfahrungen sammeln. Vielleicht können Sie einen erfahrenen Planer begleiten, bei Events einer lokalen Organisation mithelfen oder sich sogar freiwillig für eine gemeinnützige Veranstaltung melden.
Erstellen Sie einen Businessplan für Ihr Eventplanungs-Unternehmen.
Ein gut strukturierter Businessplan ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Unternehmen, und bei der Eventplanung ist das nicht anders. Betrachten Sie ihn als Ihren Fahrplan zum Erfolg. Hier sind die wichtigsten Abschnitte, die Sie einbeziehen sollten:
- Zusammenfassung: Fassen Sie Ihr Geschäftskonzept, Ihre Ziele und das, was Sie auszeichnet, zusammen.
- Überblick: Skizzieren Sie den Hintergrund Ihres Unternehmens, seine Struktur (z. B. Einzelunternehmen) und wesentliche Details.
- Branchenanalyse: Zeigen Sie, dass Sie den lokalen Markt für Eventplanung verstehen, einschließlich potenzieller Kunden und Event-Trends.
- Wettbewerbsanalyse: Untersuchen Sie Ihre Konkurrenz und identifizieren Sie deren Stärken und Schwächen, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.
- Marketing: Entwickeln Sie eine Strategie, um Kunden zu gewinnen – wie machen Sie sie auf Ihre außergewöhnlichen Dienstleistungen aufmerksam?
- Management: Führen Sie Ihre einzigartigen Erfahrungen und Fähigkeiten detailliert auf.
- Plan für den Betrieb: Beschreiben Sie Ihren täglichen Ablauf bei der Planung und Durchführung von Events.
- Finanzen: Planen Sie Ihre Einnahmen, Ausgaben und Gewinnerwartungen für die ersten Betriebsjahre.
Finden Sie Ihre Nische in der Eventplanung.
Indem Sie Ihre Nische finden, heben Sie sich von der Masse ab – so können Sie sich auf einen bestimmten Teilbereich der breiteren Eventplanungsbranche spezialisieren. Außerdem wird es für Ihren Zielmarkt einfacher, Sie zu finden. Zu den gängigen Nischen und Eventtypen gehören:
- Eventplanung für Unternehmen: Preisverleihungen, Wohltätigkeitsveranstaltungen und Events für gemeinnützige Organisationen, Firmenausflüge, Meetings und Seminare, Konferenzen, große Eröffnungen, Modenschauen, Erlebnis-Events, Weihnachtsfeiern, Networking-Events, Messen und VIP-Events.
- Eventplanung für Privatpersonen/gesellschaftliche Anlässe: Hochzeiten, Jahrestage, Weihnachtsfeiern, Babypartys, Mottopartys, Junggesellen-/Junggesellinnenabschiede, runde Geburtstage und Krimidinner.
Identifizieren Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal.
Identifizieren Sie das Alleinstellungsmerkmal Ihres Eventplanungs-Unternehmens, um sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben. Es ist der Grund, warum Kunden Ihr Unternehmen anderen vorziehen sollten.
So bestimmen Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal:
- Identifizieren Sie Ihren Zielmarkt: Der erste Schritt zur Ermittlung Ihres Alleinstellungsmerkmals in der Eventplanung besteht darin, Ihren Zielmarkt zu finden. Wer sind Ihre idealen Kunden? Welche Art von Events veranstalten sie in der Regel? Wo liegen ihre Schwachpunkte und Bedürfnisse? Wenn Sie Ihren Zielmarkt verstehen, können Sie Ihre Dienstleistungen auf die Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Kunden zuschneiden.
- Analysieren Sie Ihre Konkurrenz: Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Wettbewerber zu analysieren. Wer sind Ihre Konkurrenten? Welche Dienstleistungen bieten sie an? Welche Preisstrategie verfolgen sie? Was sind ihre Stärken und Schwächen? Wenn Sie Ihre Konkurrenz kennen, können Sie Marktlücken identifizieren und Wege finden, sich auf dem Markt abzuheben.
- Ermitteln Sie Ihre einzigartigen Stärken: Was unterscheidet Ihr Unternehmen von Ihren Wettbewerbern? Welche einzigartigen Stärken bringen Sie mit? Das kann Ihre Expertise in Bezug auf eine bestimmte Art von Event sein, Ihr kreativer Ansatz bei der Eventgestaltung, Ihr umfangreiches Netzwerk an Anbietern oder Ihr außergewöhnlicher Kundenservice. Identifizieren Sie Ihre einzigartigen Stärken und nutzen Sie sie, um ein überzeugendes Alleinstellungsmerkmal zu entwickeln.
Berücksichtigen Sie die Finanzierung und die Kosten.
Das Geschäft mit Events kann lukrativ sein, aber der Einstieg erfordert eine kluge Finanzplanung. Kalkulieren Sie Ihre anfänglichen Startkosten sorgfältig. Legen Sie die Preise für Ihre Dienstleistungen strategisch fest, damit Sie Ihre Ausgaben decken und gleichzeitig wettbewerbsfähig bleiben. Wenn Zahlen nicht Ihre Stärke sind, sollten Sie frühzeitig in einen Buchhalter oder Steuerberater investieren.
Die genauen Kosten variieren zwar je nach Standort und angebotenen Dienstleistungen, aber als Anhaltspunkt können Sie sich an folgenden Richtwerten orientieren:
- Miete: 0 bis 2.300 €
- Ausstattung: 5.000 bis 17.000 €
- Inventar: 0 bis 500 €
- Lizenzen und Steuern: 250 bis 350 €
- Kommunikation: 100 bis 250 €
- Gehaltsabrechnung: 0 bis 4.000 €
- Anzeigen/Werbung: 500 bis 2.000 €
- Rechtskosten und Buchhaltung: 650 bis 1.500 €
- Versicherung (1. Quartal): 800 bis 1.700 €
- Verschiedenes: 750 bis 1.500 €
- Gesamt: 8.050 bis 31.100 €
Denken Sie daran, dass die anfänglichen Kosten nicht astronomisch hoch sein müssen. Beginnen Sie mit dem Nötigsten und bauen Sie aus, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Strukturieren Sie Ihre Preisstrategie.
Die Preisgestaltung für Ihre Dienstleistungen ist eine Wissenschaft für sich. Berücksichtigen Sie Ihren Standort (die Lebenshaltungskosten variieren), Ihr Erfahrungsniveau und die Preise Ihrer Wettbewerber. Am wichtigsten ist es, sicherzustellen, dass Ihre Preisgestaltung es Ihnen ermöglicht, Ihre Kosten zu decken und einen angemessenen Gewinn zu erzielen, während Sie gleichzeitig für Kunden attraktiv bleiben.
Denken Sie daran, dass Transparenz das A und O ist – erklären Sie Ihre Gebührenstruktur klar und deutlich, damit es später keine Überraschungen gibt.
Hier sind einige gängige Preismodelle, die Sie in Betracht ziehen können:
- Stundensatz: Ideal für Projekte, bei denen der Umfang im Voraus schwer vorherzusagen ist. Die Sätze liegen in der Regel zwischen 25 und 100 € pro Stunde, je nach Ihren Fähigkeiten und der Komplexität des Events.
- Pauschale: Eine einmalige Gebühr deckt Ihre Planungsdienstleistungen ab. Dies eignet sich gut für Events mit klar definierten Parametern. Manchmal fügen Planer einen Prozentsatz der Anbietergebühren hinzu, um eine ausreichende Vergütung zu gewährleisten.
- Prozentsatz der Eventkosten: In der Regel sind dies 15–20 % der Gesamtkosten des Events. Diese Preisstruktur ist bei komplexen Events üblich, da sich Ihre Gebühr parallel zum Projekt entwickelt.
- Koordination am Tag des Events: Eine spezialisierte Dienstleistung, die die Logistik vor Ort am Tag des Events selbst übernimmt.
- Anbieterprovision: Bei diesem Modell stammen Ihre Einnahmen aus Provisionen von ausgewählten Anbietern und nicht direkt vom Kunden. Dies erfordert sorgfältige Verhandlungen und Transparenz mit allen beteiligten Parteien.
Besorgen Sie sich die erforderlichen rechtlichen Papiere und Genehmigungen.
Vernachlässigen Sie nicht die rechtliche Seite Ihres Unternehmens. Diese Schritte schützen sowohl Sie als auch Ihre Kunden vor potenziellen Problemen:
Registrieren Sie Ihr Unternehmen: Wählen Sie eine für Sie geeignete Rechtsform (GmbH, Einzelunternehmen usw.) und lassen Sie sich offiziell in Ihrem Land registrieren. Besorgen Sie sich eine Steuernummer – diese ist absolut notwendig für alles, von der Eröffnung eines Bankkontos bis hin zur Steuererklärung.
Holen Sie die erforderlichen Genehmigungen ein: Die Bürokratie der Eventplanung mag nicht glamourös sein, ist aber von entscheidender Bedeutung. Da sich die Genehmigungen je nach Standort unterscheiden, sollten Sie sich an die örtlichen Behörden wenden, um genau zu erfahren, was Sie benötigen. Zu den häufigsten Anforderungen gehören:
- Baugenehmigungen (Zelte) für Events im Freien, wenn Zelte aufgestellt werden sollen.
- Gewerbeschein für den legalen Betrieb.
- Die für Ihr Event erforderlichen Genehmigungen variieren je nach Stadt, daher sollten Sie sich an die örtliche Behörde wenden, um die entsprechenden Verordnungen in Erfahrung zu bringen.
- Lärmgenehmigung, wenn Ihr Event im Freien stattfindet.
- Feuer-/Feuerwerksgenehmigung, die Sie bei Ihrer Gemeinde einholen müssen.
- Eventuell benötigen Sie eine Genehmigung vom Gesundheitsamt Ihres Landkreises.
- Sie benötigen eine Schanklizenz, wenn Sie alkoholische Getränke ausschenken möchten.
- Als Eventplaner benötigen Sie möglicherweise eine Gewerbegenehmigung.
- Genehmigung für die vorübergehende Nutzung/Errichtung von Gebäuden auf unbebauten Grundstücken oder vorübergehend genutzten Flächen für Ladezonen, Verkaufsstände und Parkplätze.
Schließen Sie Versicherungen für Ihr Eventplanungs-Unternehmen ab.
Schützen Sie sich und Ihre Kunden vor unerwarteten Zwischenfällen, indem Sie eine Versicherung für Ihr Eventplanungs-Unternehmen abschließen. Hier sind einige wichtige Versicherungen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- Arbeitsunfallversicherung: Diese ist in vielen Ländern Pflicht. Sie schützt Ihre Mitarbeiter (und Sie selbst, wenn Sie als Mitarbeiter gelten) im Falle einer arbeitsbedingten Krankheit oder eines Unfalls am Arbeitsplatz.
- Allgemeine Haftpflichtversicherung: Ein Muss für jedes Eventplanungs-Unternehmen. Diese schützt Sie vor Ansprüchen aufgrund von Sach- oder Personenschäden bei einem von Ihnen organisierten Event.
- Sachversicherung: Schützen Sie Ihre Ausrüstung (Tische, Stühle, Laptops usw.) vor Diebstahl, Bränden und anderen unerwarteten Ereignissen.
- Betriebsunterbrechungsversicherung: Wenn Sie aufgrund unvorhergesehener Umstände vorübergehend den Betrieb einstellen müssen, kann diese Versicherung die Finanzierung sichern. Betrachten Sie sie als Backup-Einkommen, falls etwas schiefgeht.
- Geschäftsführerversicherung: Diese Police bündelt mehrere wichtige Versicherungen in einem praktischen Paket, oft zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Vermarkten Sie Ihr Eventplanungs-Unternehmen.
Sobald Ihr Unternehmen gegründet ist, ist es an der Zeit, interessante Kunden zu gewinnen. Hier sind einige Strategien für den Einstieg:
- Erstellen Sie eine Website: Ihre Website ist Ihr Online-Schaufenster. Anbieter wie Weebly und Squarespace erleichtern die Erstellung, auch wenn Sie technisch nicht versiert sind. Nehmen Sie sich Zeit, um sie optisch ansprechend und benutzerfreundlich zu gestalten.
- Steigern Sie Ihre Online-Präsenz: Tragen Sie Ihr Unternehmen in Verzeichnissen wie Yelp, Eventective und Google My Business ein. So können potenzielle Kunden Sie finden, wenn sie nach Eventplanern in Ihrer Nähe suchen.
- Werden Sie aktiv in den sozialen Medien: Erstellen Sie ansprechende Profile auf relevanten Plattformen (Instagram, Pinterest, Facebook usw.). Teilen Sie Fotos, die sich für soziale Medien eignen, Einblicke hinter die Kulissen und Kundenreferenzen.
- Traditionelles Marketing funktioniert immer noch: Unterschätzen Sie nicht die Wirkung von ansprechend gestalteten Broschüren, Flyern und Visitenkarten. Verteilen Sie diese strategisch bei lokalen Unternehmen oder auf Events.
- Empfehlungen: Zufriedene Kunden sind Ihre beste Werbung. Ermutigen Sie sie, lobende Bewertungen zu hinterlassen, und veröffentlichen Sie Erfahrungsberichte in Form von Videos auf Ihrer Website und in den sozialen Medien.
- Strategische Partnerschaften: Caterer, Fotografen, Eigentümer von Locations – diese Unternehmen haben dieselbe Kundschaft wie Sie. Bauen Sie Beziehungen auf und schaffen Sie ein Netzwerk von Empfehlungen, von dem alle Beteiligten profitieren.
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FAQs
Welche Kompetenzen benötigen Sie für die Leitung eines Eventplanungs-Unternehmens?
Die grundlegenden Kompetenzen, die für die effektive Leitung eines Eventplanungs-Unternehmens erforderlich sind, sind in erster Linie Soft Skills wie Organisationsfähigkeiten, betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Präsentationsfähigkeiten. Für die erfolgreiche Leitung eines Eventplanungs-Unternehmens sind folgende Kompetenzen erforderlich:
- Detailgenauigkeit
- Kundenservice
- (Weiter-)Bildung (bleiben Sie über Eventtrends auf dem Laufenden) oder Erfahrung
- Zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Verhandlungsgeschick
- Organisationstalent
- Leistungsfähigkeit unter Druck
Ist Eventplanung ein profitables Geschäft?
Eventplanung kann ein sehr profitables Geschäft sein. Die Tatsache, dass 89 % der Leiter von Events und Meetings Präsenzveranstaltungen als entscheidenden Faktor für das Umsatzwachstum betrachten, zeigt die anhaltende Nachfrage nach gut geplanten Events.
Die Rentabilität Ihres Eventplanungs-Unternehmens hängt jedoch von mehreren Faktoren ab. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in Ihrer Fähigkeit, Premium-Preise für Ihre Dienstleistungen zu verlangen und gleichzeitig Ihre Ausgaben im Griff zu behalten.
Was gehört zu den Tätigkeiten eines Eventplanungs-Unternehmens?
Ein Eventplanungs-Unternehmen organisiert und koordiniert verschiedene Aspekte von Events für Einzelpersonen oder Organisationen. Dazu gehören die Auswahl von Veranstaltungsorten, die Buchung von Catering und anderen Dienstleistungen, die Erstellung von Zeit- und Ablaufplänen, die Verwaltung von Budgets und die Beschaffung der erforderlichen Ausstattung und Materialien.
Sind Eventplaner viel unterwegs?
Eventplaner müssen je nach Art der Events, die sie planen, möglicherweise reisen. Einige Events finden vor Ort statt, während andere Reisen in verschiedene Städte oder Länder erfordern. Letztendlich hängt die Anzahl der erforderlichen Reisen von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen jedes einzelnen Events ab.
Die Zukunft der Eventplanung liegt in Ihren Händen
Die Eventplanungsbranche bietet enorme Möglichkeiten für alle, die ein Auge fürs Detail, Organisationstalent und ein Händchen für die Einhaltung von Budgets haben. Ganz gleich, ob Sie gerne elegante Firmenveranstaltungen organisieren oder Traumhochzeiten zum Erfolg führen – die Fähigkeiten, die Sie als Eventplaner erwerben, sind in unzähligen Zusammenhängen wertvoll.
Ein sorgfältig ausgearbeiteter Geschäftsplan, gepaart mit intelligentem Marketing und dem Engagement, außergewöhnliche Erlebnisse zu schaffen, kann Ihre Leidenschaft in ein wirklich erfolgreiches Unternehmen verwandeln. Finden Sie Ihre Nische oder werfen Sie Ihr Netz weit aus – Sie haben die Wahl.
Wenn Sie bereit sind, den Sprung in die Welt der Eventplanung zu wagen, zögern Sie nicht. Nutzen Sie diesen Leitfaden als Sprungbrett. Mit harter Arbeit, ein wenig Geschäftssinn und einer echten Liebe für unvergessliche Momente sind Ihren Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt.
Als Nächstes lernen Sie einige Best Practices des Event-Managements kennen, um skalierbare und erfolgreiche Eventstrategien für Ihr Unternehmen zu entwickeln.
