Die letzten Jahre waren in vielerlei Hinsicht unvorhersehbar, aber es gibt einige wenige Themen, die in diesen beispiellosen Zeiten konsistent geblieben sind. So kann man sagen, dass die plötzliche Verknappung von Alltagsprodukten, TikTok-Videos und die Absage von Veranstaltungen alle mit größerer Regelmäßigkeit stattgefunden haben.
Die Entscheidung, eine Veranstaltung abzusagen, ist nie einfach zu treffen. Veranstaltungen spielen eine große Rolle vor allem mit Hinblick auf Ihre Marke, bei der Steigerung von Umsatz, als auch dabei, Teilnehmern die Chance zu geben, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen. Leider gibt es Zeiten, in denen die Absage oder Verschiebung Ihres Events die einzige Möglichkeit ist. Unter diesen Umständen ist es wichtig zu wissen, wie Sie diese Änderungen Ihren Teilnehmern richtig vermitteln können und wie Sie Ihre Strategie anpassen sollten, um sich auf die Programmänderung einzustellen. Dieser Blog-Beitrag führt Sie durch die Schritte, die Sie bei einer Absage oder Verschiebung Ihrer Veranstaltung durchlaufen sollten und skizziert einige Best Practices, die Sie für Ihr internes Eventprogramm anwenden können.
Evaluieren Sie gründlich, bevor Sie ein Event absagen oder verschieben
Mag sein, dass es für viele ein Kinderspiel darstellt, aber bevor Sie Ihren Teilnehmern vermitteln, warum Sie sich entschieden haben, Ihre Veranstaltung abzusagen, müssen Sie verstehen, warum Sie diese Entscheidung treffen. Ist es ein interner Grund, der spezifisch für Ihre Organisation ist, oder ist er auf einen größeren globalen Faktor zurückzuführen? Dann müssen Sie noch die Entscheidung treffen, Ihre Veranstaltung abzusagen oder zu verschieben. Wann aber ist der richtige Zeitpunkt für die Verschiebung und wann sollten Sie ein Event lieber absagen?
Interne vs. externe Faktoren
Im heutigen Klima kann die Mehrzahl von Eventabsagen auf externe Faktoren zurückgeführt werden. In „normaleren" Zeiten können Veranstaltungen jedoch aufgrund einer Vielzahl von internen oder externen Situationen abgesagt oder verschoben werden. Interne Faktoren, die zu einer Änderung der Veranstaltung führen, können aus Budgetproblemen, der plötzlichen Notwendigkeit, den Veranstaltungsort zu wechseln, oder dem plötzlichen Ausscheiden eines wichtigen Interessenvertreters aus der Organisation resultieren. Externe Faktoren wirken sich in der Regel auf mehr als eine Organisation aus und können von Naturkatastrophen über lokale Gefahren bis hin zu globalen Pandemien reichen. Es ist wichtig, den Grund für die Änderung Ihrer Veranstaltung zu ermitteln, denn dies kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, die Veranstaltung zu verschieben oder abzusagen.
Soll ich das Event absagen oder verschieben?
- Verursacht ein interner oder externer Faktor eine Veränderung Ihrer Veranstaltung? Die Feststellung, ob Ihr Event aus einem internen oder externen Grund verschoben wird, kann Ihnen bei der Entscheidung zwischen Verschiebung oder Absage helfen. Wenn das Budget Ihrer Organisation für das Quartal plötzlich knapper geworden ist, Sie aber wissen, dass es in Zukunft Spielraum geben wird, können Sie Ihre Veranstaltung verschieben, um dieser internen Änderung Rechnung zu tragen. Eine Naturkatastrophe oder andere externe Faktoren können jedoch viel schwieriger vorherzusagen sein, wenn es um die Verschiebung Ihrer Veranstaltung geht. Unter diesen Umständen könnte es für Sie sinnvoller sein, Ihr Event abzusagen.
- Werden die Inhalte auch noch später relevant sein? Wir haben es alle schon einmal gehört - Content is King. Wenn es also darum geht, Ihre Veranstaltung zu verschieben, werden Sie Ihre Inhalte berücksichtigen wollen. Wenn Sie glauben, dass die von Ihnen geplanten Inhalte in ein paar Monaten gut übersetzt werden können, dann zögern Sie nicht, Ihre Veranstaltung zu verschieben. Wenn der Inhalt jedoch veraltet sein wird, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihr Event abzusagen.
- Können Sie das Event wirklich verschieben? Wir haben es alle schon einmal erlebt: Ein Meeting ist für Montag um 16.00 Uhr vorgesehen. Dann wird es auf Mittwoch um 15.00 Uhr und dann auf Freitag Mittag verlegt. Das Verschieben von Sessions wird für unser Gehirn und unseren Kalender immer ermüdender. Wenn Sie nicht garantieren können, dass eine verschobene Veranstaltung zur neuen Zeit und am neuen Datum stattfinden wird, ist es besser, sie einfach abzusagen.
Welche Auswirkungen Verschiebungen und Absagen von Veranstaltungen haben
Millionen von Fragen tauchen plötzlich auf, wenn wir die Entscheidung getroffen haben, unsere Veranstaltung zu verschieben oder abzusagen. Was werden unsere Teilnehmer denken? Werden wir in der Lage sein, diesen Verlust an Marketing-Leads wieder auszugleichen? Auch wenn es keine eindeutige Antwort auf all diese Fragen gibt, so gibt es doch einige bewährte Verfahren, um sie zu bekämpfen. Im Folgenden haben wir einige häufig gestellte Fragen umrissen und Lösungen bereitgestellt, die Ihnen beim einer Verschiebung Ihrer Veranstaltung helfen sollten.
Wird unser verschobenes Event genauso viele Anmeldungen erzielen wie unsere ursprüngliche Veranstaltung?
Leider kann nie garantiert werden, dass Ihre verschobenes Event die gleiche Anzahl von Anmeldungen erreicht wie die ursprünglich geplante Veranstaltung. Einige Teilnehmer könnten einen Konflikt mit dem neuen Termin haben, und dagegen können Sie wenig tun. Eine Sache, die Sie kontrollieren können, ist die Mitteilung des neuen Datums und der neuen Uhrzeit Ihrer Veranstaltung an Ihre Teilnehmer. Mit einer Eventmanagement Software können Sie ganz einfach eine E-Mail mit der Ankündigung der Verschiebung und dem neuen Datum und der neuen Uhrzeit an alle Ihre bestätigten Teilnehmer schicken. Sie werden mehrere Ankündigungs-E-Mails mit dem verschobenen Datum und der neuen Uhrzeit versenden wollen, damit Sie wissen, dass Ihre Teilnehmer die Informationen erhalten.
Wird unser Veranstaltungsort zum verschobenen Termin verfügbar sein?
Es bricht einem das Herz, wenn man die perfekte Eventlocation aufgrund einer verschobenen oder abgesagten Veranstaltung verliert. Hoffentlich wird der ursprünglich beabsichtigte Veranstaltungsort verfügbar sein, wenn Sie Ihr Event verschieben. Für den Fall, dass er nicht verfügbar ist, kann Ihnen eine Lösung zum Sourcing eines Veranstaltungsortes alternative Standorte am selben Ort wie Ihre ursprüngliche Eventlocation bieten. Durch die Suche nach einem Ort für Ihre Veranstaltung mit Hilfe eines Tools können Sie versteckte Juwelen und einzigartige Veranstaltungsorte entdecken, von denen Sie nicht einmal wussten, dass es sie in Ihrer Stadt gibt.
Hat die Absage Auswirkungen auf unser Markenimage?
Die einfache Antwort darauf ist, dass alles davon abhängt, wie Sie damit umgehen. Wenn Sie nur Ihre Website mit den neuen Informationen aktualisieren, aber keine erläuternde E-Mail schicken, werden Ihre Teilnehmer verwirrt und möglicherweise frustriert sein. Wenn Sie jedoch übermäßig kommunikativ mit Ihren Teilnehmern sind, versuchen, alle ihre Fragen zu beantworten und ggf. Rückerstattungen zu gewähren, wird Ihre Marke florieren. Ihre Teilnehmer und Interessenten werden sehen, dass Ihre Marke vertrauenswürdig und verantwortungsbewusst ist. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Markenimage zu tärken, auch ohne ein Live-Event zu veranstalten.
Best Practices für die Verschiebung und Absage
von Veranstaltungen
Transparent sein
Wenn es darum geht, Ihre Veranstaltung zu verschieben oder abzusagen, seien Sie gegenüber Ihren Teilnehmern so transparent wie möglich. So gewinnen Sie nicht nur deren Vertrauen, sondern stärken gleichzeitig Ihr Markenimage. Stellen Sie sicher, dass Sie für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung stehen und positionieren Sie sich als Berater, während Sie Ihren Teilnehmern helfen, sich in den Veränderungen Ihrer Veranstaltung zurechtzufinden.
Rückerstattungen an bestätigte Registranten
Wenn möglich, erstatten Sie Ihren Teilnehmern die Kosten vollständig zurück. Es könnte schwierig sein, aber es ist eine bewährte Praxis, die Sie einhalten sollten, wenn Sie Ihre Veranstaltung absagen müssen. Wenn Sie Ihren Teilnehmern die Kosten zurückerstatten, gewinnen Sie Vertrauen, und es ist wahrscheinlicher, dass sie an einem zukünftigen Event Ihrer Organisation teilnehmen. Mit einem Zahlungsabwicklungs-Tool für Veranstaltungen ist es besonders einfach, im Falle einer Eventabsage automatische Rückerstattungen an Ihre Teilnehmer auszugeben.
Für Fragen zur Verfügung stehen
Wenn Sie Ihre Veranstaltung absagen oder verschieben, wird es zwangsläufig Fragen von Anmeldern geben, also stellen Sie sicher, dass Sie zumindest eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme anbieten. Wenn Sie können, erstellen Sie ein Frageformular auf Ihrer Website. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Fragen und Teilnehmerinformationen zu sammeln. In manchen Situationen sollten Sie jedoch eine direkte Kontaktmöglichkeit für Ihre Teilnehmer vorsehen, wenn diese Sie schnell erreichen müssen. Geben Sie am besten die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an, die Sie regelmäßig überprüfen. Dadurch wird gewährleistet, dass Sie in der Lage sind, Fragen rechtzeitig zu beantworten, und die Teilnehmer werden Ihre Schnelligkeit zu schätzen wissen.
Inhalte verschicken
Wenn Sie den Inhalt bereits für Ihre Veranstaltung vorbereitet haben, sollten Sie diese Informationen nicht vergeuden. Etablieren Sie sich als Vordenker und senden Sie Inhaltsausschnitte oder Aufzeichnungen von Webinaren an Ihre Teilnehmer. Wenn ihnen die Informationen gefallen, sorgen sie dafür, dass sie sich für Ihre nächste Veranstaltung anmelden.
Event-Stornierungsversicherung
Gewinnausfall ist eine der größten Sorgen, wenn es um die Absage Ihrer Veranstaltung geht. Nicht nur mit dem Verlust potenzieller Einnahmen aus Leads, sondern auch mit einem Verlust von Anzahlungen an Veranstaltungsorte, an Cateringfirmen etc. - die Liste setzt sich unendlich fort – müssen Sie rechnen. Im Falle einer unerwarteten Absage einer Veranstaltung ist eine Eventversicherung eine gute Vorsichtsmaßnahme, um diese Bedenken auszuräumen.
Alle Veranstaltungsversicherungspläne sind unterschiedlich, also recherchieren Sie, um den Plan zu finden, der für Ihre Organisation am besten geeignet ist. Es gibt einige gemeinsame Merkmale, die die meisten Eventversicherungspläne abdecken:
1. Verletzung eines Teilnehmers
2. Schäden am Veranstaltungsort
3. Klagen von Teilnehmern
4. Haftung für Spirituosen
5. Absage der Veranstaltung
Viele Unternehmen bieten zusätzliche Deckungsoptionen zu einem höheren Preispunkt an. Stellen Sie fest, was Ihre Organisation benötigt und recherchieren Sie nach Plänen, die auch diese zusätzlichen Deckungsoptionen enthalten.
Best Practices für die Kommunikation von Veranstaltungsabsagen und -verschiebungen
Mobile App-Push-Benachrichtigungen
Wenn Sie eine mobile App für Ihre Veranstaltung erstellt haben, benachrichtigen Sie Ihre Teilnehmer durch Push-Benachrichtigungen mit Updates direkt auf ihrem Telefon. Senden Sie aktualisierte Eventdaten und -zeiten, Antworten auf Fragen und alle anderen Informationen, die Sie für relevant halten.
Haben Sie eine FAQ-Seite bereit
Die Absage oder Verschiebung einer Veranstaltung wird zweifellos zu vielen Fragen Ihrer Teilnehmer führen. Um zu verhindern, dass Ihr Telefon ununterbrochen klingelt, erstellen Sie auf Ihrer Eventwebsite eine FAQ-Seite mit Antworten auf die Fragen, von denen Sie vermuten, dass sie am häufigsten gestellt werden. Auf diese Seite können die Teilnehmer leicht zugreifen, und Sie sparen Zeit bei der Erledigung anderer logistischer Aufgaben, die mit der Absage Ihrer Veranstaltung verbunden sind.
Informieren Sie Ihre Teilnehmer regelmäßig
Im Falle von Veranstaltungsabsagen ist mehr tatsächlich mehr. Haben Sie keine Angst vor einer Überkommunikation. Schicken Sie ihnen auf kontinuierlicher Basis E-Mails mit Updates und Informationen, damit sie sich mit Ihrer Organisation vertraut und verbunden fühlen.
Seien Sie transparent
Menschen schätzen es, wenn Marken und Organisationen gegenüber ihrer Gemeinschaft transparent sind. Dies gilt insbesondere, wenn es um Geld geht. Machen Sie auf Ihrer Website die Rückerstattungsrichtlinien für Ihre abgesagte Veranstaltung deutlich und senden Sie diese Informationen auch per E-Mail an Ihre Teilnehmer.
Nutzen Sie Veranstaltungsabsagen und -verschiebungen als Gelegenheit
Leider kündigen sich die meisten Eventabsagen und -verschiebungen nicht im Voraus an. Wir werden oft mit einer unerwarteten Situation konfrontiert und müssen die Entscheidung treffen, die für unsere Organisation und unsere Teilnehmer am besten ist. Für den Fall, dass die beste Entscheidung darin besteht, Ihre Veranstaltung abzusagen oder zu verschieben, ist es von entscheidender Bedeutung, übermäßig zu kommunizieren und sich als Ressource für Ihre Teilnehmer zu positionieren. Wenn Ihre Teilnehmer sehen, dass Sie eine Organisation sind, auf die sie sich auch bei einer Absage der Veranstaltung verlassen können, können Sie sicher sein, dass Ihr nächstes Live-Event ein großer Erfolg wird.
