Das Event war ein voller Erfolg: Die Sessions waren gut besucht, die Diskussionen lebhaft und der Ablauf reibungslos. Das Catering hat funktioniert und die Show-Acts kamen sehr gut an. Was will man mehr? Doch auch wenn die Teilnehmer eine Veranstaltung zufrieden verlassen, ist das Teilnehmermanagement nicht vorbei. Im Gegenteil: Nach dem Event ist vor dem Event.
Warum ist ein Teilnehmermanagement nach einem Event so wichtig?
Das Teilnehmermanagement nach einem Event ist mehr als nur eine Formalität: es ist eine strategische Investition in die Zukunft weiterer Veranstaltungen und der eigenen Marke. Es dient insbesondere dazu, die Beziehungen zu den Teilnehmern zu pflegen. Ein gezieltes Follow-up ist wertschätzend und wird von Event-Besucher zunehmend erwartet.
Gleichzeitig bietet die unmittelbare Zeit nach dem Event die ideale Gelegenheit, ehrliches Feedback einzuholen, um darauf basierend zukünftige Veranstaltungen zu optimieren. Ein professionelles Nachbereitungsmanagement sorgt zudem dafür, dass das Event positiv in Erinnerung bleibt und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Teilnehmer auch zukünftige Events besuchen.
Nicht zuletzt können aus Kontakten potenzielle Kunden oder Partner gewonnen werden. Schon darum ist es ratsam, seine Marke durch ein durchdachtes Follow-up als zuverlässig und kundenorientiert zu positionieren. Im Idealfall entsteht eine treue Community rund um das Event. Ein Teilnehmermanagement nach einem Event aktiviert die Teilnehmer direkt für zukünftige Events, was dazu beiträgt, die Marketingkosten zu senken.
Aufgaben des Teilnehmermanagements nach dem Event
Nach einem Event stehen mehrere zentrale Aufgaben an. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Eventmanager abarbeiten sollten:
- Danksagungen und Follow-up-Kommunikation
Wer seinen Teilnehmern persönlich für ihr Kommen dank, zeigt damit nicht nur seine Wertschätzung: Die Danksagung kann gleichzeitig der Auftakt einer Follow-up-Kommunikation sein, beispielsweise indem eine Nachricht mit Highlights, Fotos oder einer Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte versendet wird.
- Feedback einholen
Um Learnings zu generieren, sind Umfragen unerlässlich. Bitten Sie die Teilnehmer daher, Feedback zu Organisation, Programm und Gesamterlebnis zu geben. Dieser Prozess kann bereits während des Events angestoßen werden. Digitale Fragenbögen sind ein passendes Medium, um solches Feedback im großen Stil einzuholen. Nur durch das Feedback lassen sich Stärken und Schwächen eines Events aus der Teilnehmersicht identifizieren.
- Den Mehrwert verlängern
Damit das Event in den Köpfen der Teilnehmer weiterlebt, müssen Sie die Erinnerung daran wachhalten. Das gelingt am besten mit emotionalen Inhalten. Im Nachgang Fotos und Videos bereitzustellen, ist ein probates Mittel, um die Event-Experience wirksam zu verlängern. Auch berufliche Mehrwerte sollten dabei nicht zu kurz kommen: Der Zugang zu Slides, Vorträgen oder Download-Möglichkeiten besprochener Inhalte wirken sich positiv auf den Gesamteindruck eines Events aus und erhöhen die Chancen auf eine erneute Teilnahme.
- Daten pflegen und analysieren
Zu einem umfassenden Teilnehmermanagement nach einem Event gehört auch die Datenanalyse und die Datenpflege. Die Erreichung der Eventziele muss überprüft werden – von der Anmeldequote über die No-Show-Rate bis hin zur Wiederkehrer-Quote. Auch die Interaktionsrate und die Social-Media-Reichweite sollte man – unabhängig von den definierten Event-Zielen – stets im Blick haben. Nicht zuletzt müssen die gewonnenen Kontaktdaten geprüft und gegebenenfalls in der Datenbank aktualisiert werden.
- Vorankündigungen
Die noch frische Begeisterung der Teilnehmer sollte genutzt werden, um sie direkt für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen. So bietet es sich an, Stammgästen für künftige Veranstaltungen exklusive Vorteile mit Mehrwert zu gewähren. Save-the-Dates oder Early-Bird-Angebote runden das Nachbereitungsmanagement ab.
Achtung: Diese Fallstricke sollten Sie vermeiden!
Auch beim Teilnehmermanagement nach dem Event gibt es einige Fehler, die den Erfolg gefährden können:
Fallstrick 1: Zu spätes Follow-up
Auch wenn die Verlockung groß ist: Mit der Nachbereitung darf nicht lange gewartet werden. Idealerweise sollte man innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach dem Event aktiv werden.
Fallstrick 2: Unpersönliche Kommunikation
Standardnachrichten gilt es unbedingt zu vermeiden. Wer seine Teilnehmer anspricht, sollte dies personalisiert tun, beispielsweise mit E-Mails, die auf die gezeigten Interessen der Teilnehmer auf dem Event eingehen und beispielsweise passend dazu Vorträge oder Slides bereitstellen.
Fallstrick 3: Daten-Chaos
Unorganisierte Daten führen zu verpassten Chancen. Eine ausgereifte Teilnehmermanagement-Software ist Pflicht. Für die Eventnachbereitung sollten Sie auf Datenlösungen setzen, die ihre Eventdaten zusammenführen und Datenpunkte verbinden. Nicht zuletzt gilt es, die Teilnehmerdaten in bestehende CRM- und Marketing-Systeme zu integrieren und Daten-Silos zu überwinden. Wie Sie bequem Actionable Insights generieren, erfahren Sie hier.
Fallstrick 4: Überkommunikation
Das Teilnehmermanagement nach einem Event erfordert in der Kommunikation Fingerspitzengefühl. Die Herausforderung besteht darin, im Follow-up präsent zu bleiben, aber die Teilnehmer nicht mit Nachrichten zu überfluten. Tipp: Auf eine sehr hohe Relevanz achten – dann regelt sich die Frequenz in der Regel von allein.
Fallstrick 5: Feedback ignorieren
Für Eventplaner kann ungehörte Kritik teuer werden – weil Schwächen im Konzept nicht erkannt werden und Teilnehmer nicht wiederkehren. Hinzukommt: Für Teilnehmer ist nichts frustrierender als Feedback, das ins Leere läuft. Jede Art von Feedback – auch wenn sie nicht über den Standard-Fragebogen kommt – sollte daher ernst genommen und überprüft werden.
So unterstützt Software die Nachbereitung eines Events
Um auch nach einem Event die Teilnehmer erfolgreich zu managen, ist es ratsam passende Software einzusetzen. Diese Lösungen sollten insbesondere dazu in der Lage sein, Teilnehmerdaten zentral zu speichern – also Registrierungen, Anwesenheiten, Interaktionen etc.. Ebenso sollten sie Analysen und Reports ermöglichen, beispielsweise über Dashboards, um Daten zum Engagement, ROI-Berechnungen oder auch das Teilnehmerfeedback auszuwerten.
Insbesondere Automatisierungen der Follow-up-Kommunikation können das Teilnehmermanagement nach einem Event deutlich erleichtern: Follow-up-Maßnahmen wie Danksagungen, Event-Zusammenfassungen oder Save-the-Date-Mails lassen sich beispielsweise sehr gut automatisieren. Darüber hinaus ermöglicht es die Nutzung von softwaregestützten Umfrage- und Feedback-Funktionen, Verbesserungspotenziale schnell und sicher zu identifizieren. Nicht zuletzt sollten sich die Teilnehmerdaten in CRM- und Marketingsysteme integrieren lassen, um jederzeit nahtlos eine relevante Ansprache der Teilnehmer zu ermöglichen.
💡Top-Tipp: Mit dem Cvent Attendee Hub können Ihre Event-Teilnehmer Inhalte konsumieren und sowohl vor als auch nach der Veranstaltung interagieren. Diese Interaktionen liefern wertvolle Einblicke in die Interessen und Bedürfnisse des Publikums.
Fazit: Teilnehmermanagement zahlt sich auch langfristig aus
Das Teilnehmermanagement nach einem Event ist kein lästiges Anhängsel, sondern ein zentraler Baustein für den langfristigen Erfolg von Veranstaltungen. Es geht darum, Beziehungen zu den Teilnehmern zu pflegen, aus Erfahrungen zu lernen und zukünftige Events noch besser zu machen.
Indem sich Eventmanager auch nach der Veranstaltung professionell um ihre Teilnehmer kümmern, zeigen sie nicht nur Wertschätzung, sondern schaffen auch eine starke Basis für wiederkehrende Gäste, positive Mundpropaganda und nachhaltige Geschäftsbeziehungen. Die Nachbereitung ist somit der erste Schritt zum nächsten Erfolg.
