Virtuelle Networking-Events sind auch nach der Pandemie immer noch äußerst beliebt. Warum das so ist und wie Ihnen virtuelle Networking-Events trotzt aller Zoom-Müdigkeit oder Vorbehalte gelingen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was sind virtuelle Networking-Events?
Bei virtuellen Networking-Events geht es darum, Menschen zusammenzubringen. Im Gegensatz zu anderen virtuellen Veranstaltungen geht es hier ausschließlich um Verbindungen, Interaktion und Engagement. Networking, eine enorm wichtige Basis von Geschäftsbeziehungen. Diese sollten Sie bzw. Ihre Eventgäste sowohl in Präsenz als auch virtuell pflegen. Leads haben immer Saison und Networking-Events können genauso effektiv sein, wenn sie virtuell stattfinden. Das heißt, wenn sie gut gemacht sind.
Warum sollten Sie ein virtuelles Networking-Event veranstalten?
Es gibt viele Gründe für Networking. Um Gleichgesinnte zu treffen, eine Lösung für ein Problem zu finden, Kontakte zu knüpfen - die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Virtuelles Networking spielt eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, Menschen miteinander in Kontakt zu bringen, die sonst vielleicht nicht die Gelegenheit dazu hätten – eine zentrale Säule von Veranstaltungen.
Verpasste Anreize, Technik-Probleme oder schlechte Moderation können aus einem großartigen Erlebnis eine glanzlose Veranstaltung machen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine zuverlässige und passende Technologie verwenden, die Gruppengröße genau beachten und einige Verhaltensregeln befolgen, bevor Sie Ihre nächste virtuelle Netzwerkveranstaltung planen.
Wählen Sie eine virtuelle Veranstaltungsplattform
Für alles, was virtuell ist, ist die Technik ein absolutes Muss. Zuallererst benötigen Sie eine Videokonferenzplattform. Danach hängt die Technik für Ihre virtuelle Veranstaltung von Ihren Bedürfnissen ab.
Event-Technologie für virtuelle Networking-Events
Das sollte Ihre IT beinhalten oder abdecken können:
- Plattform für Videokonferenzen oder virtuelle Events
- Plattform für die Registrierung
- Veranstaltungs-Website
- E-Mail-Marketing-Tool
- Breakout-Session-Funktionen
- Bildschirmfreigabe
- Chat
- Q&A-Sessions
Integrationen: Verbinden Sie Ihre Event-, Marketing- und
Vertriebs-IT-Systeme
Denken Sie unbedingt an die Integrationen und lassen Sie Datensilos gar nicht erst entstehen. Wie bereits erwähnt, geht es beim Networking darum, Verbindungen herzustellen. Aber was tun Sie, wenn Sie eine Verbindung herstellen und keine Möglichkeit haben, sie zu erreichen oder weiterzuverfolgen? Woher weiß der Vertrieb, dass er sich melden soll, wenn Personen nicht in Ihrem System erfasst sind und Sie nicht wissen, wie groß ihr Interesse an Ihrem Angebot ist?
So wie Sie sich für ein einziges System zur Erfassung von Marketing- und Vertriebssoftware entscheiden, sollten Sie dasselbe für Ihre Eventsoftware tun. Nutzen Sie am besten eine Plattform für Event – inklusive Veranstaltungsmarketing und -management. Diese sollte sich nahtlos in Ihre vorhandene Software integrieren lassen. Auf diese Weise haben Sie am Ende der Veranstaltung Leads gesammelt, die Qualität dieser Leads bewertet und ihre Profile aktualisiert, sodass der Vertrieb den nächsten Schritt übernehmen kann.
Die optimale Größe eines virtuellen Networking-Events
Ein virtuelles Networking-Event hat seine Grenzen – die Größe der Veranstaltung. Zwar sind die meisten virtuellen Events aufgrund der besseren Zugänglichkeit größer als Prsenzveranstaltungen, aber virtuelle Networking-Events sind zum Scheitern verurteilt, wenn zu viele Personen daran teilnehmen. Die Anzahl der Gäste hängt von dem Format Ihrer Veranstaltung ab. Für eine echte Gruppeninteraktion empfiehlt der Harvard Business Review eine Teilnehmendenzahl von 8 Personen. Wenn Sie Breakout-Sessions planen, können Sie die Zahl erhöhen, da sie sich dann in überschaubare Gruppen aufteilen.
Die Moderation eines virtuellen Networking-Events
Eine Moderation für ein Networking-Event? Ja! Bei einer physischen Veranstaltung läuft das Networking ganz natürlich ab. Die Dynamik und die Anweisungen sind durch das Layout des Raums oder die Benachrichtigungen in der mobilen Event-App klar. Doch bei einer virtuellen Networking-Veranstaltung, bei der Stimmen das wichtigste Instrument und Körpersprache und Gesichtsausdrücke schwieriger zu erkennen sind, ist eine gute Moderation der Schlüssel zum Erfolg.
Vielleicht haben auch Sie schon an einer virtuellen Networking-Veranstaltung oder einer Gruppendiskussion teilgenommen und wurden dann von Stille begrüßt? Die kleine Gruppe starrt sich gegenseitig an, weiß nicht, wo sie anfangen soll, und wartet darauf, dass ein anderer die Zügel in die Hand nimmt. Oder, was noch schlimmer ist, wenn eine oder zwei Personen das Gespräch beginnen und es dann komplett an sich ziehen.
Die Aufgabe eines Moderators oder einer Moderatorin besteht darin, die Diskussion anzuregen, die virtuelle Veranstaltung zu leiten, auf die Einhaltung der Benimmregeln zu achten und jedem die Möglichkeit zu geben, zu sprechen. Wenn es eine Flaute gibt, füllt diese Person sie mit Leichtigkeit. Wenn eine teilnehmende Person zu langatmig ist, springt er oder sie ein.
So wählen Sie eine gute Moderation aus
Laut Forbes brauchen Sie eine Moderation, der oder die "den Raum bearbeiten" kann. Dies sollte jemand sein, der eine Verbindung zu den Teilnehmenden hat. Das kann jemand aus Ihrem Vertrieb, dem Marketing oder der Industrie. Er oder sie sollte die Diskussion moderieren und den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung gewährleisten können.
Regeln für virtuelle Networking-Events
Es ist wichtig, einige Regeln aufzustellen, damit auch wirklich alle Teilnehmenden fair behandelt werden. Diese Regeln tragen dazu bei, Ihr virtuelles Networking-Event zu verbessern, statt es einzuschränken. Stellen Sie eine Liste mit Regeln zusammen, die die Teilnehmenden befolgen müssen und verschicken Sie diese vor der Veranstaltung. Am Tag der Veranstaltung wissen die Teilnehmenden dann, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich verhalten sollen.
Allgemeine Regeln für virtuelle Networking-Veranstaltungen
- Beginnen Sie mit einer Vorstellungsrunde – je nach Struktur der Veranstaltung
- Ernennen Sie eine Moderation, damit diese das Event steuern kann
- Lassen Sie nicht zu, dass eine Person das Gespräch beherrscht
- Setzen Sie Zeitlimits für Diskussionen und Einzelpersonen
- Bleiben Sie auf stumm, wenn Sie nicht sprechen
- Lassen Sie Ihr Video eingeschaltet und achten Sie darauf, dass Ihr Hintergrund nicht ablenkt.
- Stellen Sie die Teilnehmer ein paar Tage vor der Veranstaltung vor und machen Sie die Informationen auf der virtuellen Veranstaltungsseite zugänglich
- Stellen Sie vor der Veranstaltung Fragen, um den Teilnehmern Zeit zu geben, Antworten vorzubereiten
- Erstellen Sie einen kurzen Verhaltenskodex, der keine diffamierende Sprache, Beschimpfungen oder ähnliches zulässt
So bewerben Sie Ihr virtuelles Networking-Event
Bei einer begrenzten Größe kann die Einladungsliste kleiner und gezielter sein. Erstellen Sie eine Teilnahmeliste auf der Grundlage von Branche, Interessen und anderen firmenbezogenen Merkmalen, die sich auf das jeweilige Thema beziehen.
Werbung ist zwar wichtig, muss aber nicht umfassend sein. Es geht nicht darum, ein weites Netz auszuwerfen, sondern von Anfang an die richtigen Leute einzuladen.
Konzentrieren Sie sich auf starke E-Mail-Marketingkampagnen und bauen Sie eine großartige Veranstaltungswebsite mit einem überzeugenden Angebot auf. Wenn Sie eine neue Gruppe erreichen und Leads generieren wollen, sollten Sie Werbung in sozialen Medien und digitale Anzeigen in Betracht ziehen.
Formate für virtuelle Networking-Events
Breakout-Räume
Wenn Sie noch keine Breakout-Räume für Networking-Veranstaltungen nutzen, sollten Sie dies unbedingt tun. So können Sie Einzelpersonen aus einer großen Gruppe in eine vorher festgelegte Anzahl kleinerer Gruppen einteilen. Das ermöglicht den Teilnehmern auf zufällige Weise neue Leute kennenzulernen. Wenn Ihre Networking-Veranstaltung diskussionsorientiert ist, geben Sie den Teilnehmern einige Fragen mit auf den Weg. Teilen Sie sie dann während der Veranstaltung für jede Fragerunde in verschiedene Gruppen auf und bringen Sie die Menschen am Ende noch einmal zusammen, um Erkenntnisse in großer Runde austauschen zu können.
Q&A-Sessions
Eine Form des Networking, die allerdings nicht so umfassend ist wie andere, ist eine Frage- und Antwortrunde mit einem Redner oder einer Rednerin. In einem kleinen Kreis können die Teilnehmer über ein virtuelles Tool Fragen stellen und erhalten in Echtzeit Antworten. Noch besser ist es, wenn Sie alle Teilnehmer auf Video festhalten und sie ihre Fragen in einer vorher festgelegten Reihenfolge stellen lassen. Nach dem Frage- und Antwortteil können die Teilnehmenden dann das Gelernte diskutieren.
Moderierte Diskussionen
Moderierte Diskussionen sind eine der besten Arten von virtuellen Networking-Events. Lassen Sie einen Moderator oder eine Moderatorin in einer kleinen Gruppe eine Diskussion leiten. Jene wählt die Personen aus, die das Wort ergreifen sollen, entscheidet durch Handzeichen und Chat- oder Frage- und Antwortfunktionen und leitet das Gespräch von Anfang bis Ende.
Virtuelles Speed-Networking
Das virtuelle Speed-Networking stützt sich auf die Breakout-Session-Funktionen Ihrer virtuellen Event-Plattform. Wenn die Teilnehmer an der Veranstaltung teilnehmen, können Sie die Größe der Breakout-Räume nach dem Zufallsprinzip bestimmen und sie für eine bestimmte Zeit dorthin senden. Danach kommen die Gruppen wieder zusammen und können erneut in einen neuen Raum gesendet werden. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen.
Ideen für virtuelle Networking-Events
Werfen Sie einen Blick auf die folgende Liste, um sich inspirieren zu lassen:
- Virtuelle Messen und Karrieremessen
- Virtuelle Konferenzen
- Virtuelle Workshops
- Virtuelle Hosted Buyer-Veranstaltungen
- Virtuelle Communities an 365 Tagen
- Online-Teambuilding-Veranstaltungen
- Webinare
- Digitales World-Café
- Virtueller Produktlaunch
- Virtuelle Preisverleihung
- Virtuelle Diskussion zur Lage der Branche oder Bericht über Trends
- Round Table zu heißen Themen
- Virtuelle moderierte Diskussion
- Diskussionsrunde zur vorherigen Session – ideal bei virtuellen Konferenzen
- Live-Fragen und Antworten mit dem Podium
- Dinner Party – mit Gutscheinen für das Essen, die im Voraus verschickt werden
Übergabe von Leads an das Vertriebsteam
Beim Networking ging es sowohl darum, die Teilnehmer miteinander in Kontakt zu bringen, als auch potenzielle Kunden und Kundinnen zu treffen. Was geschieht mit diesen sorgfältig gesammelten Leads nach der Veranstaltung? Hoffentlich haben Sie ein Lead-Erfassungstool verwendet, mit dem Sie die Leads nachverfolgen und die jeweiligen Profile in Ihrem CRM-System aktualisieren können. Jetzt können Sie diese Profile markieren und nach dem Grad des Interesses bewerten.
Haben Sie beim Networking-Event mit jemandem gesprochen, der oder die zum Kauf bereit ist? Das sollte Ihr erstes Follow-up nach der Veranstaltung sein. Aber das ist nicht das einzige Follow-up. Die Kontakte, die Sie bei einer virtuellen Netzwerkveranstaltung geknüpft haben, müssen noch lange nach der Veranstaltung aufbauen und pflegen. Eine Follow-up-E-Mail kann viel bewirken – je persönlicher, desto besser.
Lernen Sie aus vergangenen virtuellen Networking-Events
Jedes virtuelle Networking-Event ist eine Gelegenheit, zu lernen und zu wachsen, vor allem, wenn Sie noch nie oder nur wenige solcher Events veranstaltet haben. Sehen Sie sich nach jeder Veranstaltung die Daten an, prüfen Sie das Feedback der Teilnehmer und notieren Sie, was funktioniert hat und was nicht. Wenn Sie dann das nächste virtuelle Networking-Event planen, können Sie Anpassungen vornehmen. Mit der Zeit werden Ihre Veranstaltungen wie eine gut geölte Maschine funktionieren und virtuelle Networking-Events hervorbringen, für die sich die Teilnehmer gerne anmelden.
Virtuelle Networking-Veranstaltungen passen in
Ihren gesamten Event-Mix
Ihr gesamtes Eventprogramm setzt sich aus allen Veranstaltungen zusammen, die Sie durchführen. Denken Sie dabei an alle Formate – virtuelle, hybride und physische, interne und externe Veranstaltungen und vieles mehr. Die Türen zum Networking wurden durch die Pandemie nur noch weiter geöffnet. Behalten Sie sie unbedingt in Ihrem Event-Mix. Denn virtuelle und Präsenz-Networking-Veranstaltungen sind der Schlüssel zu Ihrem gesamten Jahresprogramm, da sie Leads sammeln und Verbindungen zwischen den Teilnehmenden fördern. Stimmen Sie Ihre virtuellen Networking-Events auf Ihr gesamtes Jahresprogramm ab und ermitteln Sie, wo eine Veranstaltung als hilfreicher Teil einer virtuellen Konferenz oder als eigenständige Veranstaltung infrage kommt. Wenn alle Teile des Puzzles an ihrem Platz sind, haben Sie einen erfolgreichen Event-Mix, der Ihre Geschäftsziele unterstützt.
