Vermutlich können Sie es kaum noch erwarten: Die Rückkehr von Präsenzveranstaltungen. Endlich wieder Teilnehmer von Angesicht zu Angesicht begrüßen können. Endlich wieder das bunte Treiben in Eventlocations oder Messehallen beobachten können. Endlich wieder Teilnehmer an Stehtischen plaudern sehen und endlich wieder gefüllte Vortragssäle sehen. So schön die Rückkehr von Präsenzveranstaltungen auch ist, so trügerisch ist der Glaube, wir könnten es “wie früher” organisieren und umsetzen. Das Verhalten und die Ansprüche der Teilnehmer haben sich nach zwei Jahren Pandemie verändert. Worauf Sie sich als Eventplaner oder Marketingverantwortlicher einstellen können, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst.
Ein Vor-Ort-Event wird zum Highlight
Während das Event vor Ort für Sie und Ihre Organisation vielleicht nur eines von vielen ist und damit zum Businessalltag gehört, wird es für den Teilnehmer zum Highlight. Denn die Zeiten, in denen die Masse Ihres Zielpublikums von einem zum nächsten Event pilgert, sind vorbei. Teilnehmer erwarten heute ein digitales Angebot Ihres Events – entweder in Echtzeit oder zumindest als On-Demand-Angebot. Diese Erwartungshaltung und die Verfügbarkeit nahezu aller Eventformate und -inhalte führt dazu, dass Teilnehmer nicht mehr selbstverständlich sich auf den Weg zu Ihrem Event machen. Sie werden wählerisch und wägen ganz genau ab, ob die Reisekosten und -zeiten, die Übernachtungskosten und die Opportunitätskosten den Vorteil durch die Teilnahme vor Ort rechtfertigen. Einige Events werden sie daher als Online-Teilnehmer besuchen und deutlich weniger als bisher als Präsenz-Teilnehmer.
Planen und vermarkten Sie Ihre Präsenzveranstaltung dementsprechend. Bieten Sie echte Highlights und heben Sie sich von der grauen Masse klassischer Eventformate ab. Suchen Sie nach besonderen Locations, nach Themen, die Ihre Zielgruppe im Alltag wirklich weiter bringen, nach neuen Formaten, nach neuen Speakern - statt der “üblichen Verdächtigen” in Ihrer Branche - und kreieren Sie echte Mehrwerte für Ihre Teilnehmer.
Echte Mehrwerte statt ellenlanger Grußworte, frontaler Vorträge und viel zu kurzer Kaffeepausen
Apropos Mehrwerte: Schneiden Sie alte Zöpfe ab. Seien Sie mutig und verabschieden Sie sich von den ellenlangen Grußworten und Formalitäten zu Beginn Ihres Events. Die meisten Teilnehmer könnten, wenn sie nicht so höflich wären und sitzen blieben, getrost auf diesen Part verzichten. Manch einer kommt sogar deshalb bewusst zu spät zu Ihrer Opening-Session. Ein guter Gradmesser für die Länge der Eröffnungszeremonie sind Online-Vorträge oder -Events. Wie lange würde wohl ein Teilnehmer vor dem Bildschirm den Grußworten folgen, bevor er parallel surft oder er das Event vollständig verlässt? Die Antwort die Sie jetzt vor Augen haben, ist ein guter Indikator. Es sind allerhöchstens wenige Minuten. Oder haben Sie schon einmal einen erfolgreichen TED-Talk von 20 Minuten Länge mit einer Begrüßung von ebenfalls 20 Minuten gesehen? Nein, diese kommen sofort auf den Punkt. Genau das erwartet auch heute der Präsenz-Teilnehmer. Organisieren Sie Ihr Event als Hybridformat müssen Sie spätestens dann die gemeinsamen Sessions auf ein online verträgliches Maß reduzieren.
Darüber hinaus sollten Sie Ihre Podiumsdiskussionen kritisch hinterfragen. Sind diese wirklich eine kontroverse Diskussion oder ist alles so im Voraus geplant, durchgetaktet und geglättet, dass es gar keine Luft gibt für einen echten und spannenden Austausch auf der Bühne? Achten Sie bei der Auswahl der Themen darauf, dass diese eine echte Diskussion ermöglichen und wählen Sie die Moderation und die Diskutanten weise. Darüber hinaus sollte Ihr Publikum live einbezogen werden – zum Beispiel mit dem Eventformat einer Fishbowl. Lassen Sie die Teilnehmer außen vor, wäre eine Online-Teilnahme für sie die einfachere Option gewesen.
Was sind die Mehrwerte, die Ihr Live-Event den Teilnehmern wirklich bietet? Sind es die guten Kontakte vor Ort? Ist es das Buffet oder die spektakuläre Location? Für den Konsum von Inhalten, sprich für eine Weiterbildung, können die Teilnehmer getrost auf eine Anreise verzichten. Warum also sollen sie zu Ihrer Präsenzveranstaltung kommen?
Interaktion für diejenigen, die es wertschätzen
Lassen Sie bei Ihren Live-Events viel Zeit und Raum fürs Networking unter den Teilnehmern. Der Spruch “Das Beste an dem Event waren die Pausen” hat durchaus seine Berechtigung. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer dies nicht über Ihr Event sagen. Sondern, dass es sowohl interaktive Eventformate gibt, die den Austausch zu konkreten Themen ermöglichen, als auch viel Zeit für freies Networking.
Denken Sie daran, dass nicht jeder Teilnehmer ein Fan dieser interaktiven Eventformate ist. Manch einer möchte nur konsumieren und auch das ist in Ordnung. Bieten Sie daher möglichst mehrere Formate an – am besten parallel. So können diejenigen sich austauschen, die es wertschätzen und die anderen können weiterhin Inhalte konsumieren.
Networking – im Programm und in den Pausen
Networking sollte nicht nur in den Pausen möglich sein. Mit echten interaktiven Formaten und Networking-Slots im Hauptprogramm Ihres Events schaffen Sie viel mehr Möglichkeiten und Gelegenheiten für Ihre Teilnehmer. Setzen Sie dabei sowohl auf zufälliges als auch auf gezieltes Networking – zum Beispiel mit Hilfe einer Event-App, die bereits über Matchmaking-Funktionen verfügt. Idealerweise können sich Ihre Teilnehmer bereits vor dem Event über die App vernetzen und konkrete Termine miteinander vereinbaren.
Sorgen Sie außerdem dafür, dass sich Ihre Teilnehmer so vernetzen können, dass sie sich auch nach dem Event noch leicht miteinander austauschen können. Zu den Klassikern zählt an dieser Stelle ein Verweis aus dem Teilnehmerprofil in der Event-App auf das Businessprofil in den sozialen Netzwerken.
Eine klare Kommunikation für den Fall der Fälle
Präsenzveranstaltungen sind nach wie vor mit einem gewissen Risiko verbunden – sowohl für Sie als auch für Ihre Teilnehmer. Dabei müssen Sie dabei das Risiko nicht allein schultern, sondern können sehr wohl einen Teil auch auf Ihre Teilnehmer übertragen. Doch wenn Sie das tun, dann nur mit einer klare Kommunikation, was sie im Fall einer Stornierung erwartet. Nur so können Ihre Teilnehmer entscheiden, ob sie das Risiko einer Buchung eingehen wollen oder nicht.
Hygienemaßnahmen, die Vertrauen schaffen
Neben den Hygienemaßnahmen, die die Länder und Gemeinden vorschreiben, sollten Sie auch Rücksicht auf das Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer nehmen. Möglicherweise sind Sie dabei etwas strenger, als es die aktuellen Regeln erfordern. Beispielsweise könnten Sie durchaus noch größere Abstände zwischen den Sitzplätzen vorsehen, obwohl dies gesetzlich gar nicht vorgeschrieben sein muss. Oder Sie verlangen das Tragen einer FFP2-Maske in Innenräumen, obwohl in Bundesland Ihrer Veranstaltung möglicherweise eine medizinische Maske reicht. Das kann Vertrauen bei Personen aus Bundesländern mit strengeren Regeln, bei Menschen, die besorgter sind als andere sowie bei Risikogruppen schaffen. Kommunizieren Sie all Ihre Hygienemaßnahmen im Voraus. Sie gehören ab sofort in Ihr Event-Marketing.
Verpasste Inhalte als Aufzeichnung
Dass die Teilnehmer eines Online-Events eine Aufzeichnung Ihres Events erhalten, gehört schon fast zum Standard. Doch denken Sie auch an die Teilnehmer, die Ihr Event vor Ort besuchen und wegen paralleler Tracks nicht alle Sessions besuchen konnten. Das ist ein enormer Mehrwert gegenüber früheren Veranstaltungen. Den sollten Sie vorab klar kommunizieren und in einer guten Qualität Ihren Teilnehmern die aufgezeichnete Inhalte der verpassten parallelen Sessions zur Verfügung stellen.
Fazit
Verabschieden Sie sich von ellenlangen Grußworten und monotonen Podiumsdiskussionen und bieten Sie Ihren Teilnehmern echten Mehrwert. Bieten Sie stattdessen Inhalte und Anregungen, die Ihre Teilnehmer gleich am nächsten Tag in die Praxis umsetzen können. Damit die Abwägung zwischen einer Online- und einer Präsenz-Teilnahme zugunsten letzterer ausgeht, brauchen Sie unbedingt Highlights sowie viel Zeit für Networking auf Ihrem Event. Reine Wissensvermittlung klappt auch hervorragend online. Bieten Sie also das, was Ihr Präsenzevent auszeichnet: Echte Erlebnisse und Gespräche von Angesicht zu Angesicht.
