Tagungen und Veranstaltungen sind zeitraubend, teuer und voller unerwarteter Krisen. Sie sind aber auch eine wichtige Triebkraft für Engagement, Umsatz, Weiterbildung und wirtschaftliche Auswirkungen - sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden und Interessenten. Wenn sie mit unvorhergesehenen Herausforderungen konfrontiert werden, müssen Organisationen vorbereitet und in der Lage sein, schnell zu handeln. Unabhängig davon, ob Sie für die Eventlogistik, die Finanzen oder den Lead-Flow verantwortlich sind, müssen Sie über die richtigen Systeme verfügen, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten und bei der Planung zukünftiger Meetings und Veranstaltungen auf die für die Entscheidungsfindung erforderlichen Daten zugreifen zu können.
Wichtige Fragen, die Sie sich bei der Planung Ihres zukünftigen Eentprogramms stellen sollten:
- Haben Sie eine Vorstellung von Ihrem gesamten Meeting- und Eventprogramm?
- Können Sie selbstbewusst agieren, wenn ein Verantwortlicher sagt: „Lasst uns eine Veranstaltung durchführen" oder „Lasst uns eine Veranstaltung absagen"?
- Wo passen virtuelle Veranstaltungen in Ihre Gesamtstrategie?
Wiederaufbau nach einer Krise
Eine Krise kann für eine Organisation Chaos schaffen, aber sie kann auch Chancen aufdecken. Da Organisationen vor einer Neubewertung ihrer Meetings-Management-Strategie stehen ist dies eine gute Zeit, die Systeme zu implementieren und Prozesse zu verfeinern, die Sie benötigen um sich nicht nur zu erholen und besser organisiert, sondern auch besser auf die Zukunft vorbereitet zu sein. Wenn Sie einen klaren Krisenmanagementprozess für Ihr Veranstaltungsprogramm erstellen, erhalten Sie einen Maßnahmenplan für das nächste Mal, und die richtigen Systeme liefern Ihnen die Informationen die Sie benötigen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Ihnen beim Wiederaufbau helfen.
Ein zentralisiertes Programm zur Verwaltung von Veranstaltungen hilft in einer Krise
- Gewinnen Sie Einblick in alle globalen Meetings und Veranstaltungen
- Erfassen und Automatisieren Sie Kommunikationskanäle
- Bestimmen Sie jene, die aus einem Hochrisikogebiet anreisen
- Halten Sie alle informiert und kommunizieren Sie mit Ihren Teilnehmern
- Erfassen Sie die finanziellen Auswirkungen von Annullierungen
- Weisen Sie stornierte Räumlichkeiten neu zu, um später Geld zu sparen
Meetings-Management für die vollständige Kontrolle über Ihr Veranstaltungsprogramm
Tagungen und Veranstaltungen sind ein wertvolles Instrument für jede Organisation. 24% des durchschnittlichen B2B-Marketingbudgets werden auf Veranstaltungen verwendet, was bedeutet, dass Unternehmen einen Return on Investment für ihr gesamtes Veranstaltungsprogramm sehen wollen. Ein strategisches Meetings-Management hat für Ihre Organisation grundsätzliche Vorteile:
- Werden Sie bei einem Audit als konform eingestuft
- Sparen Sie Geld oder erzielen Sie für Ihre Meeting-Ausgaben bessere Verhandlungsergebnisse
- Steigern Sie Umsatz durch effektivere Veranstaltungen
- Einheitliches Branding
- Verbessern Sie Ihre Beziehung zu Ihren Kunden
- Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden
Meetings-Management gibt Meeting- und Eventplanern und Marketingexperten die Möglichkeit zu verstehen, was bei all ihren Veranstaltungen geschieht. Mit der richtigen Technologie können Sie den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung verwalten, Genehmigungen und Durchführung optimieren, erstklassige Teilnehmererfahrungen liefern und sich die nötigen Einblicke verschaffen, um Ihr Unternehmen mit Zuversicht voranzubringen.
Sichtbarkeit und Kontrolle
Was man nicht sehen kann, kann man auch nicht kontrollieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Einblick in alle Ihre Meetings und Veranstaltungen haben. Bei jeder typischen Veranstaltung gibt es mehrere Teile, auf die Sie einen Einfluss haben - einige davon sind große und einige davon kleinere Details, die auf der Strecke bleiben können, wenn sie nicht sorgfältig verfolgt werden. Bewahren Sie alles an einem Ort auf, wo Sie im Handumdrehen Berichte filtern und abrufen können. Wenn Sie sich um alle geplanten Veranstaltung rasch kümmern müssen, werden Sie es zu schätzen wissen, Sie alle an einer Stelle beisammen zu haben.
Kosteneinsparungen: Ein besseres Veranstaltungsbudget
Wenn es um die Ausgaben für Veranstaltungen geht, gibt es keinen Platz für Geheimnisse. Wenn Sie Einblick in Ihre Gesamtausgaben haben, können Sie sehen, was Sie bei jeder einzelnen Veranstaltung sowie bei Ihrem ganzheitlichen Eventprogramm sparen oder ausgeben. Durch die Optimierung von Prozessen können Sie Veranstaltungskosten senken, indem Sie Ihr Veranstaltungsbudget durch Standardisierung und Automatisierung kontrollieren. Veranstaltungen haben Hunderte von verschiedenen Budgeteinzelposten, aber durch deren Verfolgung können Sie die Kontrolle über Ihr Veranstaltungsbudget gewinnen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird.
Wo das Meetings Management Ihnen hilft, Kosten zu sparen
- Veranstaltungsorte: 25-30% des Veranstaltungsbudgets werden für die Veranstaltungsorte benötigt. Erstellen Sie für die Suche nach Veranstaltungsorten einen strategischen Beschaffungsprozess, um Angebote zu vergleichen, bevorzugte Partner zu nutzen und Kredite für stornierte Räumlichkeiten zu verwenden.
- Kleinere Meetings: Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie diese Veranstaltungen genau im Auge behalten. Auch wenn es sich nicht um die größten oder sichtbarsten Veranstaltungen Ihrer Organisation handelt können sie einen großen Teil Ihres Budgets ausmachen, den Sie nicht sehen.
- Gesamtprogramm: Wenn Sie ein Budgetverwaltungstool verwenden, können Sie alles nachvollziehen. Das kann Ihnen helfen, Bereiche für mögliche Kosteneinsparungen zu identifizieren und Sie können alle Ausgaben für Veranstaltungen besser nachverfolgen.
ROI mit einem Meetings Management nachweisen
Mit einem Einblick in Ihr gesamtes Meetings- und Eventsprogramm können Sie den Interessenvertretern den Return on Event (ROE) anhand zentralisierter Daten nachweisen und datengesteuerte Entscheidungen über Ihre Veranstaltungen treffen. Die standardisierten Prozesse und Verfahren eines Meetings-Management-Programms gewährleisten qualitativ hochwertige Besprechungen und Veranstaltungen, die zu einer Mitarbeiterbindung führen oder, im Falle von externen Veranstaltungen, Geschäftsziele wie Umsatzzuweisung oder Markentreue erreichen. Da Marketingveranstaltungen immer stärker in SMM-Programme integriert werden, ermöglicht die Integration der Meeting-Technologie in Lead-Management-Tools wie CRM und Marketing-Automatisierungstechnologie die Zuordnung von Einnahmen zu Meetings und Veranstaltungen. Die Technologie für das Management von Events hilft auch bei der genaueren Nachverfolgung der Kosten für Meetings und Veranstaltungen, da sie Ihnen die Möglichkeit gibt, Ausgabenkennzahlen wie Kosten pro Lead, Kosteneinsparungen, Kosten pro Person, Kapitalrendite und Rentabilität der Veranstaltung zu verfolgen.
Risikominderung
Alle Veranstaltungen sind risikoanfällig, egal ob es sich dabei um finanzielle, behördliche, vertragliche, reputationsbedingte, Sicherheitsrisiken für die Teilnehmer oder Risiken der Sorgfaltspflicht handelt. Mit einem Meetings-Management-Partner der die Vorschriften versteht können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre nächste Veranstaltung oder Ihr nächstes Meeting allen geltenden Vorschriften entspricht. Indem Sie klare und geordnete Daten zur Hand haben, können Sie schnelle Entscheidungen über Ihr Veranstaltungsprogramm treffen, indem Sie erkennen, welche Veranstaltungen gefährdet sind und wie Sie dieses Risiko für Ihre Organisation und die Teilnehmer mindern können. Viele Organisationen verbringen Tage damit, wichtige Informationen wie Stornierungsfristen, Ausfalltermine, Zimmerkontigentverpflichtungen, Stornierungsgebühren und vieles mehr zusammenzutragen. Dieselbe Disziplin und Technologie, die Ihnen Einblick in Ihr Eventprogramm gibt, ermöglicht Ihnen auch einen schnellen Zugriff auf Daten und Vertragsinformationen von Anbietern, sodass Sie Risiken besser minimieren können.
Effizienz
Die Planung einer Veranstaltung, oder von fünf oder mehr, nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Effizienz ist unabdingbar. Mit einem Meetings-Management-Tool können Sie viele Ihrer manuellen Eventmanagement-Aufgaben automatisieren, Eventdetails sammeln, den Genehmigungsprozess automatisieren, Anmeldevorlagen, E-Mail-Marketing-Tools und Angebote an soziales Engagement schaffen. Es implementiert konsistente Prozesse, sodass die Sessionplanung standardisiert wird, was Stunden Zeit spart und Planern und anderen Beteiligten die Arbeit an zusätzlichen Veranstaltungen erleichtert. Die Einhaltung rechtlicher und organisatorischer Richtlinien wird durch einen formellen Prozess zur Nachverfolgung und Genehmigung von Meetings sichergestellt, wodurch Sie letztendlich die Risiken verwalten und reduzieren können.
Teilnehmererlebnisse
Ihr Unternehmen möchte ein konsistentes und hohes Serviceniveau für Besprechungen bieten, um das Interesse interner und externer Kunden zu fördern. Bei einem Meetings-Management-Programm geht es auch darum, ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten. Mit der Zentralisierung und den Prozessen kommt die Konsistenz. Sie möchten ein Eventerlebnis schaffen, ob virtuell oder persönlich, das die Marke Ihres Unternehmens verkörpert. Eventmanagementtechnologie macht das gesamte Erlebnis besser. Sie verbessert nicht nur die Registrierungserfahrung, sondern auch das Eventmarketing, die Durchführung der Veranstaltung sowie die Daten und die Sicherheitsvorkehrungen. Es dreht sich alles um die Erstellung eines steuerbaren Programms für Meetings und Veranstaltungen.
Ein Meetings-Management System verbessert die Erfahrung der Teilnehmer durch
- Einhaltung von Daten- und Sicherheitsvorschriften
- Markengeschützte, konsistente Teilnehmererfahrung, die das Unternehmen repräsentiert
- Reibungslosere Veranstaltung durch den Einsatz von Eventtechnologie
- Vorgeschriebene Nutzung von bevorzugten Anbietern
- Durch Feedback-Umfragen aus vergangenen Veranstaltungen lernen, um zukünftige Besprechungen und Veranstaltungen zu planen.
Meetings-Management für den Erfolg des
Eventprogramms
Mit den richtigen Systemen und Prozessen sind Sie in der Lage, Ihr gesamtes Meetings- und Veranstaltungsprogramm zu visualisieren, Kosten zu senken, Risiken zu mindern, die Effizienz zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern. Technologie für das Eventmanagement gibt Ihnen die nötige Sicherheit bei einer Krise und ermöglicht es Ihnen, ein strategisches Eventprogramm zu erstellen, das Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt. Werfen auch Sie einen Blick auf Ihr Veranstaltungsprogramm, um zu sehen, ob eine Meetings-Management-Lösung für Ihr Unternehmen das Richtige ist.
