Die Nachhaltigkeit von Events ist in aller Munde. Das Thema steht bei vielen Veranstaltern ganz oben auf der Agenda. Schließlich verursachen Veranstaltungen häufig massive Abfälle und hinterlassen einen großen CO2-Fußabdruck. Die größten Verursacher? An- und Abreisen, Energie und Catering.
Glücklicherweise gibt viele Möglichkeiten, mit denen Sie die Auswirkungen Ihrer Veranstaltung auf die Umwelt verringern können. Treffen Sie in jedem Schritt Ihrer Eventplanung und -durchführung bewusste, umweltfreundliche Entscheidungen. Wie diese konkret aussehen können, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor.
Nachhaltige Events sind noch nicht die Norm
Laut Meetgreen produziert ein typischer Konferenzteilnehmer pro Tag 1,8 Kilogramm Abfall, von denen 1,1 Kilogramm direkt auf einer Mülldeponie landen. Das mag zunächst wenig klingen. Aber die Summe macht den Unterschied.
Wollen Sie als Eventorganisator in einer auf Nachhaltigkeit bedachten Welt relevant bleiben, müssen Sie Wege finden, um das Müllvolumen und den CO2-Fußabdruck Ihrer Veranstaltungen reduzieren. Die drei wichtigsten Bereiche sind An- und Abreisen, Energie und Catering.
Die Aufgabe mag mühsam erscheinen, aber ein umweltbewusster Umgang mit den Ressourcen kommt letztendlich allen zugute. Dem Planeten wird es besser gehen und damit uns allen. Natürlich werden auch Unternehmen und Marken, die ihre Verbundenheit mit der Sache demonstrieren, von einem besseren Ruf profitieren.
Schauen wir uns die großen Bereiche für nachhaltige Veranstaltungen einzeln genauer an.
1. Bereich für nachhaltige Veranstaltungen: Reisen und Transport
Dies ist wahrscheinlich das schwierigste Problem, da die Teilnehmer vieler Events an den Veranstaltungsort reisen müssen. Bei großen Konferenzen und Messen wie der CES ist der Einzugsbereich sogar international.
Studien haben ergeben, dass bei einer nationalen Veranstaltung in den USA 70 Prozent des CO2-Fußabdrucks auf Flugreisen entfallen, gefolgt von Autofahrten mit 10 Prozent und Zugreisen mit 4 Prozent.
Ein Hin- und Rückflug zwischen New York und San Francisco verursacht 1,4 Tonnen CO2. Das entspricht in etwa dem, was ein durchschnittliches Auto in fast drei Monaten täglicher Nutzung verursacht.
Das ist enorm und jede noch so kleine Verbesserung wird hier einen großen Beitrag auf dem Weg zu einer nachhaltigen Veranstaltung leisten. Hier sind ein paar Ideen.
1. Nutzen Sie die Event-Technologie und bieten Sie auch virtuelle oder hybride Veranstaltungen an
Gäste, die vor Ort an einer viertägigen nationalen Fachmesse teilnehmen, verursachen im Durchschnitt 850 Kilogramm Emissionen aus. Ein Gast, der dieselbe Veranstaltung virtuell besucht, würde dagegen lediglich 2,2 Kilogramm (!) Emissionen verursachen (Quelle EventMB).
Natürlich können und sollen Sie nicht alle Events virtuell durchführen. Allerdings können Sie bei einigen problemlos virtuelle Teilnehmer zusätzlich einladen, indem sie Live-Streaming-Optionen anbieten. Eine rein virtuelle Veranstaltung ist vielleicht nicht die beste Lösung, da sich viele Menschen nach menschlichen Interaktionen sehnen, aber das Angebot virtueller Tickets für diejenigen, die nicht reisen können oder wollen, stellt eine schöne umweltfreundliche Alternative dar.
2. Wählen Sie Ihre Location mit Bedacht.
Wenn Sie wissen, woher die meisten Ihrer Teilnehmenden kommen werden, können Sie durch die Wahl eines zentral gelegenen Ortes und der Location die Anreise zu Ihrer Veranstaltung reduzieren.
Wann immer möglich, sollten Sie lokale oder regionale Veranstaltungen organisieren und lokale Partner auswählen, die nicht anreisen müssen.
Die Wahl einer Location, die Ihre Teilnehmenden auch als Unterkunft nutzen können, verringert außerdem den Reisebedarf zwischen der Location und dem Hotel.
Achten Sie bei der Suche nach Locations darauf, dass sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder gar zu Fuß gut erreichbar sind und werben Sie für diese Alternativen.
3. Kompensieren Sie die Emissionen durch Ausgleichsprojekte
Erst wenn Sie versucht haben, alle Emissionen zu reduzieren, können Sie den Rest kompensieren. Achtung: Lassen Sie die Reduktion aus und stürzen Sie sich ausschließlich auf die Kompensation, spricht man hier klar von Greenwashing. In diesem Rampenlicht möchten Sie vermutlich nicht stehen. Für die Kompensation der CO2-Emissionen gibt es schon seit einiger Zeit verschiedene Initiativen.
Wir empfehlen Ihnen, ein wenig zu recherchieren und einen glaubwürdigen, vertrauenswürdigen Partner auszuwählen. Konsultieren Sie am besten einen Experten und schauen Sie auch bei Wiederaufforstungsprojekten genau hin. Manchmal werden erst Wälder gerodet, um sie gleich wieder aufzuforsten – mit Ihren Ausgleichsprojekten und Geldern. Das ist natürlich kontraproduktiv, denn jeder Baum, der stehen bleibt produziert mehr CO2 und sorgt für ein intaktes Gleichgewicht, als jener, der erst neu wachsen muss.
Sie können Ihre Teilnehmenden auch direkt einbeziehen und sie dazu ermutigen, ihren CO2-Fußabdruck auszugleichen, um das Event grüner zu gestalten. Dafür können Sie beispielsweise eine optionale Gebühr in Ihren Registrierungsprozess aufnehmen. Studien haben gezeigt, dass 48 Prozent der Veranstaltungsteilnehmenden für nachhaltigere Veranstaltungen mehr bezahlen würden. Sie könnten dies sogar als nicht-optionale Gebühr in Ihre Anmeldegebühren oder Ticketpreise aufnehmen.
4. Schauen Sie sich den Transport genauer an
Wenn Sie viele Personen von einem Ort zum anderen transportieren, können Sie ein Satelliten-Event auf halbem Wege anbieten. Außerdem können Sie die Anreise aus größeren Städten oder Ballungsräumen koordinieren, um die Anzahl der Flüge, Auto- oder Taxifahrten zur und von der Konferenz zu reduzieren.
Sie können auch für Fahrgemeinschaften werben und diese koordinieren und einen Shuttle-Service anbieten. Denken Sie dabei auch daran, nach Möglichkeiten für Elektrofahrzeuge zu recherchieren.
2. Bereich für nachhaltige Veranstaltungen: Energie
Nach den Reise- und Transportkosten macht der Energieverbrauch für die Unterbringung im Hotel 8 Prozent des CO2-Fußabdrucks eines Teilnehmenden aus, während die Energie am Veranstaltungsort 4 Prozent verursacht.
Was Sie tun können, um Ihre Veranstaltung im Bereich Energie grüner zu gestalten
1. Wählen Sie eine grüne Destination
Wählen Sie nach Möglichkeit Reiseziele aus, die erneuerbare Ressourcen zur Stromerzeugung nutzen oder sich anderweitig durch ihre Umweltinitiativen auszeichnen. Wenn Sie dies während des Auswahlverfahrens als Voraussetzung angeben, wird die Stadt oder Region für die Anwendung nachhaltiger Praktiken belohnt.
Bevorzugen Sie CO2-neutrale Reiseziele, da diese immer mehr an Bedeutung gewinnen.
2. Prüfen Sie Locations und Hotels.
Auch wenn Sie bei der Auswahl von umweltfreundlichen Reisezielen oft nicht so wählerisch sein können, wird es immer einfacher, umweltfreundliche Locations und Hotels zu finden.
Allerdings sollten Sie sich vergewissern, dass es sich nicht nur um einen Marketingtrick handelt. Ob sie es wirklich ernst meinen, finden Sie heraus, in dem Sie nach deren konkreten Maßnahmen und Fortschritten fragen. Je transparenter sie berichten können, desto besser.
Sie können auch nach Locations und Hotels Ausschau halten, die nach ISO 20121, ISO 14001, LEED oder Greenglobe zertifiziert sind. Dies bedeutet, dass sie sich Ziele zur Verbesserung des Abfall-, CO2- und Wassermanagements gesetzt haben und von unabhängiger Seite überprüft wurden.
3. Achten Sie auf weitere umweltfreundliche Aspekte.
Die Richtlinien und Initiativen des Veranstaltungsortes sind wichtig, aber die physische Infrastruktur des Veranstaltungsortes ist ein weiterer wichtiger Faktor für die Nachhaltigkeit der Veranstaltung. Beispiele für weitere umweltfreundliche Aspekte sind reflektierende Dächer, Sonnenkollektoren, begrünte Dächer, wassersparende Armaturen, effiziente Klimatisierung, Sonnenkollektoren, LED-Beleuchtung, Bienenstöcke und vieles mehr.
4. Achten Sie auf grüne Initiativen in anderen Bereichen.
Achten Sie auf Maßnahmen wie
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die Verwendung von Getränkespendern anstelle von Plastikflaschen,
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die Anpflanzung einheimischer Bäume und Pflanzen,
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oder die Auswahl von Fitnessgeräten, die zur Stromerzeugung beitragen.
Als Bonuspunkt sollten Sie Ihren AV-Dienstleister fragen, wie Sie eine umweltfreundlicher werden, indem Sie weniger Energie verbrauchen. Auch hier liegt enormes Potenzial, das bisher nicht abgerufen wurde. Schließlich hat bisher kaum ein Eventplaner beim AV-Experten danach gefragt.
3. Bereich für nachhaltige Vernstaltungen: Catering
Der drittgrößte Verursacher von Eventabfällen und des CO2-Fußabdrucks sind mit 3 Prozent die Lebensmittel und Getränke. Erschreckend dabei: Lebensmittelabfälle können mehr als 40 Prozent des Abfalls einer Veranstaltung ausmachen.
So reduzieren Sie die Lebensmittelverschwendung:
1. Überdenken Sie Ihre Lebensmittelauswahl
Wählen Sie, wann immer möglich, Produkte aus lokalem Anbau, der Saison oder aus biologischem Anbau für Ihre Menüs.
Außergewöhnliche Ernährungsweisen liegen voll im Trend, warum also nicht mehr vegane Optionen mit pflanzlichen Gerichten anbieten? Bei den 77. Golden Globes war das Menü zu 100 Prozent pflanzlich.
Generell sollten Sie den Anteil von Rindfleisch in Ihren Speiseangeboten reduzieren. Denn für die Herstellung von einem Kilo Rindfleisch werden 15.300 Liter (!) Wasser verbraucht und etwa 22 Kilo CO freigesetzt.
2. Entwickeln Sie einen Plan für weniger Essensreste
Ermitteln Sie die genaue Anzahl der Gäste. Dabei hilft Ihnen z.B. Ihr Registrierungsformular, in dem Sie für jeden Tag einer mehrtägigen Veranstaltung die tatsächliche Anwesenheit erfragen können. Oft befürchten Organisatoren, dass nicht genug Essen da ist und planen mehr als nötig. Diese Überschüsse landen allerdings nur im Abfall. Achten Sie auf die richtigen Zahlen und reduzieren Sie Ihre Lebensmittelabfälle.
Alternativ können Sie auch mit lokalen Wohltätigkeitsorganisationen zusammenarbeiten. Diese sind in der Lage, die Lebensmittel sicher zu transportieren und die Reste nach der
Veranstaltung zu spenden. Viele Locations verfügen bereits über solche Programme. Daher sollten Sie dies bei der Suche nach geeigneten Partnern berücksichtigen.
Arbeiten Sie mit der Location zusammen und vergewissern Sie sich, dass diese ihre Abfälle recycelt und über Einrichtungen zur Kompostierung der Überschüsse verfügt.
3. Reduzieren Sie Verpackungen.
Wenn Sie Verpackungen verwenden müssen, sollten Sie sich für recycelbare Materialien entscheiden. Nutzen Sie am besten wiederverwendbare oder biologisch abbaubare Becher, Strohhalme und mehr.
Wenn Sie in großen Mengen bestellen, können Sie ebenfalls Verpackungsmaterial einsparen.
Achten Sie schließlich darauf, dass Müll- und Recyclingbehälter leicht zu erkennen und zu unterscheiden sind. Je einfacher Sie es Ihren Teilnehmern machen, zu recyceln, desto eher werden sie es tun.
4. Andere Bereiche für grüne Veranstaltungen
Reisen, Energie und Verpflegung sind vielleicht die größten "Schuldigen", wenn es um die Umweltbelastung durch Ihre Veranstaltung geht. Aber es gibt noch andere Bereiche, an denen Sie arbeiten können und die Ihnen helfen werden, umweltfreundlicher zu werden.
Printmaterialien
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie tonnenweise Broschüren und gedruckte Leitfäden benötigten, um Ihre Botschaft zu vermitteln und Anleitungen zu verbreiten. Auch das Vorabdrucken von Namensschildern sollte der Vergangenheit angehören. Papier ist out, lassen Sie die Event-Technologie rein.
Experimentieren Sie mit Smart Badges, die wiederverwendet werden können oder in Wearables integriert sind. Diese haben den zusätzlichen Vorteil, dass Sie die Besucherströme und Interaktionen leichter verfolgen können.
Setzen Sie auf mobile Event-Apps, die Ihren Teilnehmenden alles, was sie brauchen – Agenda, interaktive Karten, Broschüren, Push-Benachrichtigungen und mehr.
Bauen Sie Ihre Social-Media-Aktivitäten aus und kreieren Sie Communities, die Ihnen folgen. Nutzen Sie dann diese Communities, um Informationen über Hashtags zu verbreiten, ohne dass Sie irgendwelche Flyer oder Programme verteilen müssen.
Schadstoffe
Bei Veranstaltungen werden Produkte verwendet, die ein hohes Schadstoffrisiko mit sich bringen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn sie in sensiblen Umgebungen wie Parks, in der Nähe von Wassereinzugsgebieten usw. stattfinden. Reinigungsmittel, Farben, Einwegplastik-Produkte, Generatoren, tragbare Toiletten usw. stellen eine große Gefahr für die Tierwelt und die Ökosysteme dar.
Sie können diese Produkte vielleicht nicht ganz verbieten, aber Sie sollten sich ihrer negativen Auswirkungen auf die Umwelt bewusst sein und ihre Verwendung so weit wie möglich reduzieren. Dafür können Sie zum Beispiel die meisten Einwegplastik-Produkte wie Strohhalme oder Wasserflaschen verbieten oder umweltzertifizierte Reinigungsmittel zu verwenden.
Give Aways, Taschen und Co.
Damit Ihre Werbegeschenke nicht auf einer Mülldeponie landen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Artikel Ihre Teilnehmenden behalten werden.
Wählen Sie Dinge aus, die sinnvoll, funktional und relevant sind, da sie von Ihren Gästen mit größerer Wahrscheinlichkeit behalten und mit nach Hause genommen werden.
Vergessen Sie nicht, dass einige Gäste mit diesen Gegenständen durch die Sicherheitskontrolle des Flughafens gehen müssen. Eine Flasche mit einer regionalen Spezialität mag zwar eine gute Idee sein, aber wenn sie den Vorschriften nicht entspricht, landet sie trotzdem im Flughafenmüll.
Generell gilt: Verbieten Sie billige Plastikartikel und bevorzugen Sie upgecycelte und recycelte Artikel und machen Sie Ihre Konferenztaschen zu einem Teil der Werbegeschenke, indem Sie upgecycelte Tragetaschen verwenden.
Auch wenn Werbegeschenke eine großartige Gelegenheit zum Verkauf von Sponsorengeldern sind, sollten Sie Ihre Partner dazu ermutigen, die Artikel geschmackvoll zu branden. So werden Ihre Teilnehmer diese auch nach dem Event gern in ihrem Alltag verwenden. Nicht jeder möchte etwas tragen, auf dem ein offensichtlich Werbung prangt. Das gilt auch für große Event- oder Kongresslogos.
Bieten Sie Ihren Event-Teilnehmern die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Artikel zu spenden. Stellen Sie dafür am Ausgang Behälter auf, in die sie die nicht mehr benötigten Artikel werfen können. Auf diese Weise können Sie die Materialien nach der Veranstaltung einfach an eine Wohltätigkeitsorganisation spenden.
Fazit
Der Weg zu grünen Events beginnt mit dem Verständnis der wichtigsten Nachhaltigkeitsprobleme Ihrer Veranstaltung. Nehmen Sie die Hauptverursacher ins Visier - Reisen, Energie und Catering - und setzen Sie sich erreichbare Ziele für Verbesserungen. Beziehen Sie Lieferanten und Anbieter ein, indem Sie Anforderungen an die Nachhaltigkeit von Veranstaltungen in Ihre Ausschreibungen und Verträge aufnehmen. Und das Wichtigste: Verfolgen Sie Ihre Bemühungen und messen Sie Ihre Fortschritte.
Wenn Sie Hilfe bei der Suche nach dem perfekten nachhaltigen Veranstaltungsort für Ihr nächstes Event benötigen, schauen Sie sich die Venue Sourcing Platform von Cvent an.
