KI bei Veranstaltungen war in letzter Zeit ein heißes Thema. Als Eventplaner oder Marketer fragen Sie sich vielleicht, was KI für Ihren Job bedeutet und wie sie sich auf die von Ihnen durchgeführten Veranstaltungen auswirken könnte. Wird KI Ihnen helfen, effizienter zu sein und neue Möglichkeiten zu finden, oder wird sie Ihren Job vollständig übernehmen?
Die Wahrheit liegt irgendwo in der Mitte. Es gibt viele Möglichkeiten, wie KI Ihnen als Event-Profi die Arbeit erleichtern kann – aber es gibt auch potenzielle Hürden, die Sie beachten sollten, insbesondere da sich die Technologie ständig weiterentwickelt.
In diesem Artikel haben wir Best Practices für den Einsatz von KI zur Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen, Risiken, auf die Sie achten sollten, und Tipps zur Bewältigung dieser Herausforderungen für Sie zusammengestellt.
Was genau ist Künstliche Intelligenz (KI)?
KI (künstliche Intelligenz) ist die Nutzung von Rechenleistung, um Aufgaben auszuführen, von denen wir bisher dachten, dass sie Menschen erfordern.
Wir leben in einer Welt, in der ständig enorme Datenmengen gesammelt werden. Das Volumen und die Komplexität dieser Daten sind zu groß, als dass Menschen vernünftig damit arbeiten könnten, und wir brauchen Hilfe, um diese Daten zu verstehen.
Mit KI können Maschinen und Software riesige Datenmengen verarbeiten, Muster erkennen und auf der Grundlage dieser Informationen Entscheidungen treffen.
Mit jedem Tag wird KI stärker in unser Leben und unsere Gesellschaft integriert, was bedeutet, dass KI – egal ob man sie liebt oder hasst – keine Modeerscheinung ist – sie wird bleiben.
Vorteile von KI bei Veranstaltungen
Es ist sinnvoll, sich KI als Ihren persönlichen Technologie-Assistenten vorzustellen. Im Handumdrehen haben Sie jetzt einen Assistenten, der niemals müde wird, die ganze Nacht arbeiten kann und weder Kaffee noch Gespräche benötigt. Alles, was es braucht, sind Aufforderungen oder Fragen.
Sie können die KI mit der Erledigung dieser mühsamen und zeitraubenden Aufgaben beauftragen. Die eingesparte Zeit können Sie für Tätigkeiten nutzen, die Ihre menschliche Kreativität und Entscheidungskompetenz erfordern.
Analysieren Sie nicht gerne mehrere Datensätze oder stürzen Sie sich eher ungern in Tabellenkalkulationen? Bitten Sie KI um Hilfe.
Sie können Aufgaben wie das Erstellen von Diagrammen, das Entwickeln von Folien und die Datenanalyse delegieren, um wertvolle Zeit zu sparen. Wenn Sie auf diese Weise Aufgaben an Ihren neuen persönlichen Technologie-Assistenten delegieren, können Sie Ihre Rolle deutlich effizienter und effektiver ausüben.
6 unkomplizierte Wege, um KI in Ihre Events zu integrieren
Der größte Vorteil besteht jedoch darin, dass Sie KI bei Veranstaltungen einsetzen können, um sie besser als je zuvor zu machen. Schauen wir uns an, wie.
1. Optimieren Sie Kommunikation mithilfe von Chatbots
Dieselben Fragen an verschiedene Personen zu beantworten, wird sehr schnell langweilig.
Leider ist es schwer zu vermeiden. Sie können sich darauf verlassen, dass Delegierte, Referenten und Interessengruppen gleichermaßen jedes Jahr die gleichen Fragen zu Ihrer Veranstaltung stellen.
Um wie viel Uhr findet die Veranstaltung statt? Wo findet es statt? Um wie viel Uhr finden die Redner-Sessions statt? Die Liste möglicher Fragen scheint endlos. Doch Sie können Chatbots für einen Großteil der schweren Arbeit nutzen. Chatbots werden nie weniger enthusiastisch, selbst wenn ihnen zwölfmal hintereinander dieselbe Frage gestellt wurde.
Die gute Nachricht ist, dass Sie Chatbots zu Ihren Event-Websites, Social-Media-Kanälen und Messaging-Apps hinzufügen können. Und Sie können sie nicht nur so programmieren, dass sie Fragen beantworten, sondern sie sammeln auch Daten, die Sie analysieren können, um Ihre zukünftigen Veranstaltungen zu verbessern.
2. Erstellen Sie ansprechende Veranstaltungsinhalte
Besonders wenn die Zeit knapp ist, kann es eine Herausforderung sein, kreativ zu sein. Da mehrere Aufgaben um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren, ist es schwierig, die Inspiration zu finden, überzeugende Texte für Blogbeiträge, Event-Landingpages oder Session-Beschreibungen zu schreiben – insbesondere, wenn Sie unter Druck stehen.
Der Einsatz eines Schreib-Assistenz-Tools kann Ihnen den Einstieg erleichtern oder Ihnen eine neue Perspektive für die Arbeit verschaffen. Meist genügt eine neue Idee oder Betrachtungsweise, um wieder voranzukommen.
Unabhängig davon, ob Sie Inhalte für Social-Media-Snippets erstellen oder eine Agenda für Ihre Teilnehmenden entwickeln – KI ist bei dieser Art von Arbeit hervorragend. Die Generierung von Inhalten ist einer der Hauptgründe, warum ChatGPT dieses Jahr die Welt im Sturm eroberte.
Profi-Tipp: Verleihen Sie Ihren KI-generierten Inhalten eine zusätzliche persönliche Note und zeigen Sie deutlich, dass der endgültige Inhalt von einem Menschen kreiert wurde.
3. Optimieren Sie das Networking mit KI-gestütztem Matchmaking
Das Zusammenbringen von Menschen bei Veranstaltungen ist einer der Schlüssel zu positiven Bewertungen durch die Teilnehmenden und einem erfolgreichen Event-Ergebnis.
Einer der Hauptgründe für die Teilnahme an Veranstaltungen besteht darin, neue Kontakte zu knüpfen und ihre beruflichen Netzwerke zu erweitern. Allerdings ist es für Event-Profis oft sehr zeitaufwändig, Personen zu vernetzen.
Bei Networking-Events die richtigen Leute zu finden, ist für die Teilnehmenden oft eine Herausforderung. Sie können ihnen helfen, indem Sie KI dazu bringen, Profile und Interessen im Voraus zu analysieren und für jeden Teilnehmenden eine individuelle Liste anzubieten.
Marketingverantwortliche können mithilfe von KI die richtigen Sponsoren für ihre Veranstaltungen finden. Ebenso kann KI effektiv dabei sein, Marketer mit potenziellen Leads zusammenzubringen.
4. Binden Sie Ihr Publikum auf persönlicher Ebene ein
Das Streben nach Event-Engagement ist endlos. In einer Welt, in der sich die Erwartungen der Teilnehmenden ständig weiterentwickeln, kann KI Ihnen dabei helfen, das Engagement bei der Veranstaltung zu steigern.
Die meisten Event-Profis wissen bereits, wie wichtig es ist, Teilnehmer einzubeziehen, egal ob es sich um Delegierte, Sponsoren oder Redner handelt. Auch wenn Sie möglicherweise Maßnahmen ergriffen haben, um sicherzustellen, dass das Engagement auf einem hohen Niveau ist, gibt es immer Raum für Verbesserungen.
Überdenken Sie mögliche Verpflegungswünsche. Oder stellen Sie Untertitel bereit, damit Ihre Gäste den Worten Ihrem Referenten folgen können. Oder gestalten Sie Ihren Registrierungsprozess für alle einfacher, um Menschen mit „unsichtbaren Einschränkungen“ nicht versehentlich das Gefühl zu geben, unwillkommen zu sein. Dies sind alles Faktoren, die einen großen Einfluss auf das Teilnehmererlebnis haben können.
Delegierte stellen bei der Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung eine riesige Datenmenge zur Verfügung, und KI kann Ihnen dabei helfen, diese Informationen zu ermitteln. Mit KI können Sie die Teilnehmenden auf einer tieferen Ebene einbeziehen, indem Sie Session-Empfehlungen anpassen oder Aktivitäten vorschlagen, die auf ihren Interessen basieren. Darüber hinaus können Sie Ihre Vorschläge über personalisierte Nachrichten übermitteln.
5. Bewerten Sie Ihre Veranstaltung
Die Analyse sowie die Auswertung von Veranstaltungen gehören oft zu den unbeliebtesten Tätigkeiten von Planern. Sofern Sie sich nicht für Zahlen und die Analyse von Daten interessieren, ist dies eine Aufgabe, die Sie vielleicht so lange wie möglich aufschieben möchten.
Sorgfältig ausgewählte KI-Tools können Ihnen jedoch bei der einfachen Analyse und Bewertung helfen.
Die Verarbeitung großer Datenmengen ist das, was KI am besten kann. Es kann Ihnen sogar dabei helfen, Erkenntnisse zu gewinnen, die Sie möglicherweise nicht bemerkt haben, und so Empfehlungen für die Weiterentwicklung Ihrer Veranstaltung abzugeben.
Das ist alles gut, aber Sie sollten etwas Vorsicht walten lassen. Mithilfe einiger KI-Tools können Sie Ihre Daten öffentlich zugänglich machen. Wählen Sie Ihre KI-Tools sorgfältig aus, bevor Sie ihnen die Verarbeitung Ihrer Informationen anvertrauen.
6. Recherchieren Sie Dienstleiter und Anbieter sorgfältig
Die Auswahl des richtigen Dienstleisters für Ihre Veranstaltung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt viele Unternehmen, die Sie vergleichen können, was bedeutet, dass Sie wahrscheinlich Stunden damit verschwenden werden, Websites zu durchforsten, um die benötigten Informationen zu finden.
Der Vergleich von Dienstleistern und Anbietern ist nicht immer einfach, da diese ihre Informationen möglicherweise unterschiedlich darstellen. Websites sind nie gleich gestaltet. Glücklicherweise kann KI helfen. Fügen Sie Ihrer Eingabeaufforderung eine Liste von Websites und Anweisungen hinzu, nach welchen Funktionen Sie suchen sollten, und anschließend eine Anweisung, die Ergebnisse in einem Diagramm, einer Tabelle oder einer Textform Ihrer Wahl anzuzeigen.
Mithilfe von KI können Sie Informationen einfach und auf einer tieferen Ebene finden. Anstatt beispielsweise nur die Preise von Audiovisuell- oder Streaming-Anbietern zu vergleichen, können Sie mithilfe von Eingabeaufforderungen gezielt Fragen zu deren Datensicherheit, Verfügbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten in verschiedenen Ländern und Zuverlässigkeit stellen. Sie können bereits ein Gefühl dafür bekommen, wie KI Sie sehr schnell zu einer tieferen Analyseebene führen kann.
Beachten Sie jedoch, dass Chatbots wie ChatGPT möglicherweise nicht ganz auf dem neuesten Stand sind. Behandeln Sie ihre Antworten sorgfältig, da die neuesten Preise und neueren Technologieanbieter möglicherweise nicht enthalten sind.
Risiken des Einsatzes von KI für Veranstaltungen
Während KI Ihnen helfen kann, effektiver zu sein, bedeutet die Geschwindigkeit, mit der sich KI weiterentwickelt, dass es mehrere Dinge zu beachten gilt. Werfen wir einen Blick auf einige der Risiken.
- Datenschutz
Datenschutz ist für Veranstaltungsplaner und Marketingverantwortlichen seit langem ein Problem – denken Sie nur an die DSGVO und den Arbeitsaufwand, der erforderlich ist, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Darüber hinaus entwickeln sich die Datengesetze ständig weiter.
KI scheint alle Antworten zu haben, aber das ist nicht unbedingt der Fall. Wenn beispielsweise jemand die KI mit der Analyse von Daten beauftragt, die sensible Gesundheitsinformationen enthalten, könnten diese Daten öffentlich zugänglich werden, was zu ernsthaften Datensicherheitsproblemen führt.
- Vorurteile
KI kann nur aus den bereits vorhandenen Informationen schöpfen. Sie kann nicht unbedingt zwischen korrekten und falschen Informationen unterscheiden und auch keine Verzerrungen in den gesammelten Daten beeinflussen.
Wenn Umfrageprogramme mit (unbeabsichtigter) eingebauter Verzerrung erstellt wurden, enthalten die Ergebnisse jeder KI-Datenanalyse daher dieselbe eingebaute Verzerrung.
- Mangelnde Emotion und Kreativität
Derzeit mangelt es der KI an Emotionen und echter Kreativität.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, KI für die Erstellung der Inhalte zu verwenden, sollten Sie Ihren Botschaften und Mitteilungen immer Ihr Branding und Ihren Stil hinzufügen, um sicherzustellen, dass sie bei Ihrem Publikum Anklang finden.
Jemand muss dafür verantwortlich sein, die von der KI erstellte Kopie zu überprüfen und zu bearbeiten. Andernfalls gefährden Sie die Qualität Ihrer Inhalte.
- Urheberrechtsverletzung
Wenn Sie sich entscheiden, KI für die Erstellung von Inhalten zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich gegen Urheber- oder Markenrechte verstoßen. Es ist bekannt, dass KI-Tools „Fakten“ erfinden. Stellen Sie daher immer sicher, dass Ihre KI Quellen für die von ihr bereitgestellten Fakten und Zahlen zitiert, und überprüfen Sie diese.
Nutzen Sie KI, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen
Jahrhundertelang waren Pferde das wichtigste Fortbewegungsmittel. Dann kamen Autos und veränderten die Landschaft für den Transport von Menschen und Gütern. Jahrelang war die Auswahl an Rundfunkmedien begrenzt. Dann tauchten die sozialen Medien auf und öffneten den Weg für die unterschiedlichsten Ansichten und Stimmen.
KI ist kein neues Konzept, neu ist aber die Geschwindigkeit, mit der sich diese Technologie entwickelt. Sie ist für Personen in allen Branchen zur obersten Priorität geworden. Auch in unserem Privatleben ist sie allgegenwärtig geworden – sei es Alexa, Siri, ChatGPT oder andere KI-Tools.
Als Event-Profi können Sie KI nicht ignorieren. Doch Sie können damit Zeit sparen, effizienter sein und Ihre Veranstaltungen aufwerten.
Bevor Sie jedoch lernen, wie Sie tolle Eingabe-Aufforderungen bzw. Prompts erstellen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie, wie Sie KI optimal nutzen können.
Ihre Aufgabe ist es, herauszufinden, wie Sie KI als Ihren persönlichen Technologie-Assistenten so einsetzen können, dass es für Ihr Unternehmen funktioniert.
Eines ist sicher: Wenn Sie es annehmen, werden Sie Wettbewerbsvorteile entdecken. Da sich anspruchsvolle Teilnehmer und Stakeholder immer interaktivere, herausragendere und ansprechendere Veranstaltungen wünschen, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, mit dem Einsatz von KI bei Ihren Events zu beginnen.
