Bei der Eventplanung können Sie viele Dinge nicht beeinflussen. Von extremen Wetterlagen bis hin zum Ukraine-Krieg, es gibt viele Ereignisse weltweit, auf die Sie als Eventplaner keinen Einfluss haben, die sich jedoch auf die Eventlandschaft auswirken.
Dennoch gibt es immer Maßnahmen, die Sie vornehmen können, um vorbereitet zu sein und Entscheidung in Ruhe treffen und flexibel handeln zu können, wenn das Unvorhergesehene eintritt.
In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Frage, wie Sie die Auswirkungen weitreichender Krisen rund um Ihre Events abmildern können, und geben Ihnen Tipps an die Hand, was zu tun ist, falls es zu einem Desaster kommt.
Lassen Sie uns beginnen.
So bewältigen Sie die Auswirkuung makroökonomischer Herausforderungen auf Ihre Events
Die nächste Krise wird vielleicht nicht so groß sein wie eine weltweite Pandemie, aber Makro-Ereignisse wie beispielsweise ein Streik oder extreme Wetterlagen können jederzeit und überall auf der Welt Störungen verursachen.
Stellen Sie die richtigen Fragen
Es folgen drei Fragen zur Risikobewertung, die Sie sich selbst stellen können, um sich auf eine potenzielle Krise besser vorzubereiten und diese zu verhindern:
- Welche Aktivitäten finden rund um den Termin Ihres Events statt (einschließlich aktuelle und geplante Streiks, politische Unruhen und/oder Konflikte)?
- Was wird von Ihrer Eventversicherung gedeckt, insbesondere von der Klausel über Höhere Gewalt?
- Was wären die Folgen, wenn Sie eine Location oder einen Lieferanten aufgrund unvorhergesehener Umstände stornieren müssten? Würde eine Rücktrittsentschädigung anfallen oder würde Ihnen ein Betrag als Guthaben gutgeschrieben werden, das Sie für zukünftige Events verwenden können?
Nutzen Sie Event-Technologie
Die richtige Event-Technologie kann Ihnen ebenfalls dabei helfen, die Auswirkungen von unvorhergesehenen Makro-Herausforderungen rund um Ihre Events anzugehen.
Event-Technologie kann detaillierte Daten darüber liefern, welche Teilnehmer betroffen sein könnten und wo sie sich befinden. Diese Informationen können Ihnen dann bei der Entscheidung helfen, welche Maßnahme Sie ergreifen müssen, um ihre Sicherheit oder Teilnahme zu gewährleisten.
Beispielsweise könnten größere Streiks von Mitarbeitern der Fluggesellschaften oder von Zugführern dazu führen, dass Ihre Teilnehmer "festsitzen" oder es ihnen nicht möglich ist, Ihr Event zu erreichen.
Durch den Einsatz von Event-Technologie zur Analyse von Registrierungsdaten, Hotelzimmerbuchungen und Reiseplänen erhalten Sie einen Überblick darüber, wer betroffen ist und was Sie unternehmen können.
In diesem Szenario gehören die Bereitstellung von Ersatzbusverbindungen, die Vergabe von Uber-Gutscheinen oder das Organisieren einer Hotelunterbringung in Flughafennähe zu den möglichen Lösungen.
Kommunizieren Sie klar und deutlich
Sobald Sie die verfügbaren Daten für Ihre Entscheidungen beurteilt haben, ist es an der Zeit, mit allen betroffenen Parteien und Stakeholdern zu kommunizieren.
Präzise und schnelle Kommunikation ist sehr wichtig. Das Letzte, was Sie brauchen, wenn sich eine Krise anbahnt, ist, Genehmigungen darüber einzuholen, was Sie sagen sollen, und welche Kanäle dafür am besten geeignet sind.
Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Krisenkommunikationsplan bereits im Voraus genehmigt und bereit zur Ausführung ist.
Sie können für jede Art von Makrosituation einen detaillierten Plan haben oder aber Sie greifen auf einen allgemeinen Plan mit klaren Maßnahmen zu, der vorgibt, wem Sie kontaktieren müssen, was Sie auf Ihre Event-Website posten, welche sozialen Medien Sie verwenden oder welche Benachrichtigungen Sie über die Event-App verschicken sollten.
Erhalten Sie im Voraus einen umfassenden Überblick
Die Nutzung unterschiedlicher Systeme für das Management Ihrer Events kann verhindern, dass Sie schnell handeln können, wenn sich eine Krise anbahnt.
Die Verwendung einer Plattform hingegen ermöglicht Ihnen den Zugriff auf den Registrierungsprozess und die Datenverarbeitung, wodurch Sie Vertragsdetails teilen, Kommunikation planen und Reisepläne sowie Zimmerbuchungen einsehen können.
Die daraus resultierende Sicht auf Ihr komplettes Eventprogramm bedeutet, dass Sie agiler sein und Entscheidungen schneller treffen können.
Wie Sie unvorhergesehene Herausforderungen
bei Ihrem Event bewältigen
Seien wir ehrlich: wenn die Möglichkeit besteht, dass während Ihres Events etwas schief gehen könnte, dann wird es wahrscheinlich auch geschehen. Möglicherweise hat einer Ihrer Redner in letzter Minute abgesagt oder die Teilnehmerquote am ersten Tag Ihres Events ist kleiner als erwartet.
Welcher Herausforderung Sie auch immer gegenüberstehen, es ist wichtig, dass Sie ruhig bleiben und vorausplanen.
Halten Sie einen Kommunikationsplan parat
In den letzten Jahren haben Rekordtemperaturen dafür gesorgt, dass Klimaanlagen in den Locations ausgefallen sind, während Zug- und Busstreiks ebenfalls für Störungen gesorgt haben.
Wie Sie auf diese augenblicklichen Herausforderungen reagieren, könnte die zukünftige Treue Ihrer Eventteilnehmer beeinflussen und Auswirkungen darauf haben, was diese in den sozialen Medien über Sie sagen.
Falls Ihr Event ansteht, wenn gerade eine Krise ausbricht, können Sie mit einem klaren, bereits genehmigten Kommunikationsplan schnell Anweisungen geben oder Teilnehmern eine umfassende Auswahl bieten.
Wenn beispielsweise die Klimaanlage am heißesten Tag des Jahres ausfällt, würden kostenlose kalte Getränke, Eis oder sogar ein batteriebetriebener Ventilator Ihre Teilnehmer vielleicht davon abhalten, Ihre Veranstaltung zu verlassen.
Oder wenn zeitnah zu Ihrem Event ein Zwischenfall eintritt, würden es Ihre Teilnehmer begrüßen, wenn Sie die Öffnungszeiten Ihres Events erweitern, sodass sie entscheiden können, ob sie länger bleiben und warten, bis sich die Situation beruhigt hat.
Wählen Sie Ihre Kommunikationskanäle
Welche Maßnahmen auch immer Sie ergreifen, um die Krise zu lösen, über eine Event-App zu kommunizieren, ermöglicht es Ihnen, Benachrichtigungen sofort an eine große Anzahl an Teilnehmern zu versenden. Denken Sie daran, auch Sponsoren und Aussteller gezielt zu benachrichtigen, da diese von einer Krise anders betroffen werden als Teilnehmer.
Stellen Sie sicher, dass Ihr im Voraus genehmigter Kommunikationsplan um die kompletten digitalen Werbe- und Informationssysteme erweitert wird, sowie um soziale Medien, Ihre Event-Website und Ihre E-Mail-Liste.
Überprüfen Sie nochmals, dass alle Kanäle die wichtigsten Informationen samt Kontaktinformationen für eventuelle Rückfragen kommunizieren.
Stellen Sie sicher, dass ein Teammitglied Ihre digitalen Kanäle kontinuierlich überwacht und schnell auf Fragen oder Beschwerden reagieren kann.
Was geschieht als Nächstes?
Krisen, ob aufgrund von Makro- oder Mikro-Einflüssen, führen dazu, dass Probleme rund um die bestgeplantesten Eventprogramme aufgedeckt werden.
Überprüfen Sie Ihre Systeme und Prozesse
Die Zeit nach jedem Event ist daher ideal, um Ihre Systeme und Prozesse zu überprüfen. Hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:
- Waren Sie in der Lage, alle Ihre Events schnell zu überblicken und die Informationen zu erhalten, die Sie für die Beurteilung der Dringlichkeit der Lage brauchten?
- Waren Sie in der Lage, die Risiken für Ihre Teilnehmer zu begreifen und jede Statusänderung Ihres Events schnell zu kommunizieren?
- Waren Sie aus strategischer Sicht in der Lage, den Verlust an Leads oder Umsatz aufgrund dieser unterbrochenen Events nachzuvollziehen, sodass Sie daran arbeiten können, den Verlust auszugleichen?
- Wie sieht es mit den finanziellen Auswirkungen durch die Absage oder das Verlegen Ihrer Events auf einen späteren Zeitpunkt aus?
Stellen Sie im Rahmen einer strategischen Überprüfung sicher, dass Sie die Kommunikationswege für alle registrierten Interessenten, Teilnehmer, Lieferanten, Sponsoren und Locations aufrechterhalten.
Wenn Sie beispielsweise Ticketrückerstattungen bearbeiten mussten, bleiben Sie in Kontakt und finden Sie heraus, wie zufrieden die Kunden mit Ihrer Rückmeldung waren, und versuchen Sie ihr Interesse an der Teilnahme an zukünftigen Events aufrechtzuerhalten.
Falls Sie eine Location stornieren mussten, die nicht anderweitig genutzt werden kann, können Ihnen automatisierte RFP Sourcing Tools beim Finden einer alternativen Location, die Ihren neuen Anforderungen gerecht wird, viel Zeit sparen.
Analysieren Sie die Lösungen
Sobald sich die Aufregung gelegt hat, denken Sie darüber nach, was Sie anders machen würden, wenn das noch mal passiert wäre. Vielleicht hätten Sie die Mitarbeiter vor Ort besser in Verantwortungsbereiche einteilen können oder sich selbst mehr Zeit geben können, um auf unvorhergesehene Vorfälle zu reagieren.
Als Eventplaner wissen wir alle nur zu gut, dass fehlende Vorbereitung der erste Schritt in Richtung Versagen ist. Gleichzeitig wissen wir aber auch, was über die beste Planung gesagt wird. Also lernen Sie von jedem unvorhergesehenen Vorfall, überdenken Sie Ihre Vorgehensweise, testen Sie neue Maßnahmen und trauen Sie sich wieder an ein neues Event.
Die nächste unvorhersehbare Herausforderung wird nicht lange auf sich warten lassen.
Weitere Tipps
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