Endlich sind sie zurück: Präsenz-Events. Zugleich hat die zunehmende Digitalisierung von Veranstaltungen während der Pandemie spannende neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Reichweite und der Erhöhung des Engagements der Teilnehmer eröffnet.
Andererseits gibt es mit Blick auf die Zukunft auch einige Herausforderungen. Dazu zählen unter anderem die Auswirkungen der steigenden Inflation und die anhaltende Personalknappheit auf breiter Front.
Die Gute Nachricht: Trotzdem bleibt die Nachfrage nach Veranstaltungen hoch und wächst weiter.
Mit Blick auf das Jahr 2023 stellen wir Ihnen hier die neun wichtigsten Trends vor und wie sie sich auf Ihre Meetings und Events auswirken werden.
1. Intensive Konzentration auf Kosteneinsparungen
und Effizienzsteigerungen
Die steigende Inflation in Verbindung mit der hohen Nachfrage und den gestiegenen Eventkosten wird dazu führen, dass die Unternehmen ihre Ausgaben für Veranstaltungen erhöhen müssen. In einem Bericht von CWT, einem weltweit führenden Geschäftsreiseanbieter, aus dem Jahr 2022 wird geschätzt, dass die Kosten pro Teilnehmer für Veranstaltungen um 25 % höher sein werden als 2019 – und dass diese Kosten bis 2023 um weitere 7 % steigen werden.
Angesichts einer drohenden Rezession werden sich die Unternehmen stark auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen bei ihren Eventplanungen und Event-Formaten konzentrieren. Die Notwendigkeit, die Kosten zu kontrollieren, wird auch dazu führen, dass Event-Organisatoren den ROI ihrer Veranstaltungen nachweisen müssen. Denn es wird immer wichtiger, die Wirkung und den geschäftlichen Wert von Veranstaltungen auch intern zu demonstrieren.
Praxis-Tipp: Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Ihre Events und finden Sie so heraus, wo Effizienzsteigerungen möglich sind und Sie Kosten senken können. Schaffen Sie standardisierte Prozesse und nutzen Sie Technologien, um manuelle Aufgaben zu automatisieren und Ihre Veranstaltungskosten zu senken.
2. Der Run auf Locations
Live-Events florieren. Aber die Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen erfolgt schneller, in größerem Umfang als erwartet und geballt in wenigen Monaten. Infolgedessen bedeutet der sprunghafte Anstieg der Nachfrage nach Locations, dass es einen größeren Wettbewerb um verfügbare Flächen und Räume gibt.
Steigende Kosten in den Locations und der anhaltende Personalmangel bei diesen erschweren zudem die Suche nach geeigneten, hochwertigen Locations für Ihre Veranstaltungen. 2023 wird eine frühzeitige Planung der Suche nach den richtigen Veranstaltungsorten für Ihre Veranstaltungen entscheidend sein.
Praxis-Tipp: Überprüfen Sie Ihren Prozess für die Location-Recherche. Erwägen Sie den Einsatz von Tools und Plattformen für die Recherche und den Einkauf, um den Prozess zu automatisieren und zu beschleunigen.
3. Präsenz-Events werden durch digitale Elemente ergänzt
Die Veranstaltungen sind digitaler geworden. Die plötzliche Umstellung auf virtuelle Veranstaltungen während der Pandemie hat die Digitalisierung von Events stark beschleunigt. Das bedeutet auch, dass sich Präsenzveranstaltungen im Vergleich zu 2019 stark verändert haben und künftig weiter werden.
2023 werden Vor-Ort-Events mehr digitale Elemente und Touchpoints enthalten, die durch Event-Tech unterstützt werden. Dies wird es Ihnen als Planer von Veranstaltungen ermöglichen, wertvollere Erkenntnisse über das Verhalten und die Interessen der Teilnehmer zu gewinnen. So können Sie ein personalisierteres Erlebnis für die Teilnehmer schaffen.
Mehr digitale Touchpoints bieten auch die Möglichkeit, das Wirkung Ihrer Veranstaltung über die traditionellen Anfangs- und Enddaten hinaus zu verlängern, sodass Sie die Teilnehmer das ganze Jahr über einbinden können.
Praxis-Tipp: Planen Sie die Einbindung digitaler Elemente in Ihre Präsenzveranstaltungen, um das Engagement der Teilnehmer vor, während und nach dem Event zu verbessern und messen zu können.
4. Der buntere Eventformate-Mix
Im kommenden Jahr werden sich die Unternehmen auf die Umsetzung einer Multi-Format-Veranstaltungsstrategie konzentrieren, sprich: einen bunten Eventformate-Mix umsetzen. Eine Erfolgsformel wird darin bestehen, eine strategische Mischung aus Vor-Ort-, Online- und Hybrid-Events umzusetzen, um das Publikum kontinuierlich anzusprechen.
Wie könnte das aussehen? Da sich auf Vor-Ort-Events Networking und Engagement besonders gut umsetzen lassen, werden physische Veranstaltungen den Kern einer Jahres-Eventplanung bilden. Virtuelle Events werden jedoch als Bindeglied zwischen diesen Präsenz-Erlebnissen dienen und Organisationen die Möglichkeit bieten, durch mit ihrem Publikum auch online in Kontakt zu treten. Dank der Wiederverwendung von Veranstaltungsinhalten ist dies relativ leicht möglich und für viele Planer attraktiv.
Diese Strategie wird durch die Verwendung von attraktiven Inhalten, insbesondere Videos, untermauert. Da das Publikum Videoinhalte On-Demand konsumieren möchte, bietet sich für Event- und Marketingteams eine spannende Gelegenheit zur Zusammenarbeit bei der Wiederverwendung und Verbreitung von Eventinhalten. So können sie gemeinsam vor, während und nach der Veranstaltung das Engagement ihrer Zielgruppe maximieren.
Praxis-Tipp: Die Nachfrage nach On-Demand-Videos bedeutet, dass Sie Veranstaltungsinhalte mit anderen digitalen Marketingkanälen kombinieren können. Ziehen Sie auch die Einrichtung eines On-Demand-Content-Hubs in Erwägung, über den die Teilnehmer Zugang zu den Sessions und anderen exklusiven Inhalten Ihrer Veranstaltung erhalten.
5. Strategische Nutzung von Eventdaten
Dank der Digitalisierung können Sie als Organisator mehr Daten als je zuvor erfassen und damit wertvolle Insights erhalten.
So können Sie die Erfahrungen der Teilnehmer verbessern und ihr Engagement erhöhen. Welche Sessions bzw. Inhalte kamen bei den Teilnehmern am besten an? Hat die Veranstaltung zu neuen Sales Opportunities geführt? Dies sind nur einige der Fragen, die sich mithilfe von Eventdaten beantworten lassen
Der strategische Einsatz von Eventdaten hilft Ihnen als Veranstalter auch dabei, die Auswirkungen Ihrer Events in quantifizierbare, messbare Ergebnisse umzusetzen, die Sie mit Ihren Stakeholdern und Entscheidungsträgern teilen können.
Praxis-Tipp: Um die richtigen Daten erfassen zu können, benötigen Sie die richtigen Tools. Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige Event-Tech verfügen, damit Sie die wichtigsten Kennzahlen ermitteln und künftige Veranstaltungen stetig verbessern können.
6. Interne Veranstaltungen rücken ins Rampenlicht
Die Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert - und hybride Modelle sind auf dem Vormarsch. Laut der “AMEX 2023 Global Meetings and Events” Studie hat fast die Hälfte der Unternehmen hybride Arbeitsformen oder Remote-Arbeit eingeführt.
Doch eine verteilte Belegschaft bringt neue Herausforderungen mit sich. Die Einbindung, Schulung und Motivation von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten wird für eine starke Unternehmenskultur immer wichtiger. Und da viele Arbeitnehmer heute hybride Arbeitsformen als Standard erwarten, müssen Unternehmen, die Talente anziehen und binden wollen, flexible Arbeitsformen einführen.
Aus diesem Grund werden 2023 interne Meetings und Veranstaltungen wieder stärker in den Mittelpunkt rücken. Auch wenn sie nicht direkt zur Gewinnung von Kundenkontakten oder zur Steigerung des Umsatzes beitragen, so spielen sie doch eine wichtige Rolle bei der Bindung, Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter.
Praxis-Tipp: Die Verlagerung auf hybrides und flexibles Arbeiten bedeutet, dass Meeting- und Event-Experten strategisch darüber nachdenken müssen, welche Veranstaltungsformate - online, hybrid oder vor Ort - für ihre Teams am effektivsten sein werden. Einige Meetings, wie z. B. Praxis-Schulungen, müssen in Präsenz stattfinden, während sich Online-Meetings gut für Routine-Schulungen eignen. Für Veranstaltungen wie Sales-Kick-Offs, bei denen diejenigen, die remote arbeiten, online teilnehmen können, kann auch ein hybrides Eventformat sinnvoll sein.
7. Events müssen nachhaltig, divers und inklusiv sein
Mit ESG-Richtlinien (Environmental, Social and Governance), die das Engagement eines Unternehmens für Schlüsselthemen wie Nachhaltigkeit und Diversity demonstrieren, werden diese Faktoren in jedem Aspekt des Eventdesigns noch wichtiger werden.
Nachhaltigkeit
Nachhaltigkeit ist ein Thema, das in aller Munde ist. In einer Umfrage gaben 80 % der Befragten an, dass ihr Unternehmen bei der Planung von Veranstaltungen auf Nachhaltigkeit achtet. Davon haben 76 Prozent eine Strategie für nachhaltige Events eingeführt.
Doch obwohl Nachhaltigkeit eine Priorität ist, bleibt sie eine große Herausforderung.
Um dieses Problem anzugehen, werden sich Eventorganisatoren darauf konzentrieren, die Auswirkungen ihrer Nachhaltigkeitsbemühungen zu messen und darüber zu berichten. Dazu gehört die Festlegung messbarer Ziele und die Verfolgung des CO2-Fußabdrucks ihrer Veranstaltungen durch Faktoren wie Catering, Energieverbrauch und die von den Teilnehmern zurückgelegte Strecke und dabei genutzten Verkehrsmittel.
Diversity, Gleichberechtigung und Inklusion
Die Bemühungen um die Verbesserung von Initiativen für mehr Diversity, Gleichberechtigung und Inklusion in der Veranstaltungsbranche haben zugenommen. Diese werden auch im Jahr 2023 eine Priorität haben.
Die Förderung von Diversity und Inklusion bedeutet auch, proaktiv Events zu veranstalten, die inklusiver und für alle zugänglich sind. Dies hat viele Facetten und kann in vielerlei Form geschehen.
Es könnte zum Beispiel bedeuten, dass Sie Locations auswählen, die vollkommen barrierefrei sind. Oder dass Sie bei der Anmeldung relevante Informationen, wie z. B. die Anforderungen an die Barrierefreiheit von den Teilnehmern einholen, damit Sie diese bei der Eventplanung berücksichtigen können.
Es könnte auch bedeuten, dass Sie Speaker aus einem breiten Spektrum unterschiedlicher Herkünfte auswählen, dass Sie den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, online an einer Veranstaltung teilzunehmen oder dass Sie sicherstellen, dass Sie in der gesamten Eventkommunikation eine inklusive Sprache verwenden.
Gesundheit und Wellness
Es ist kein Geheimnis: Der Stress der letzten Jahre hat dazu geführt, dass sich viele Eventplaner und Marketers überfordert und überarbeitet fühlen. So hat auch die Veranstaltungsbranche eine große Resignation erlebt.
Um dem entgegenzuwirken, hat sich der Fokus auf die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter in der Branche verlagert. Im Jahr 2023 müssen Unternehmen ihr Engagement für den Aufbau einer gesunden Unternehmenskultur unter Beweis stellen. Da die Arbeitnehmer mehr von ihren Arbeitgebern verlangen, müssen die Unternehmen wichtige Aspekte wie flexiblen Arbeitszeiten, besseren Vergütungspaketen und Aufstiegsmöglichkeiten berücksichtigen.
Die andere Seite der Medaille ist ein zunehmender Fokus auf das Wohlbefinden der Teilnehmer bei Veranstaltungen. So wird zum Beispiel die Notwendigkeit erkannt, den Teilnehmern während stressiger Events eine Auszeit zu gewähren - die Einführung von Ruheräumen oder "Wellness-Hubs" ist nur ein Beispiel dafür.
8. Wiederaufbau von Partner- und Lieferantenbeziehungen
Die Eventlandschaft verändert sich rasant. Angesichts von Personalknappheit und komplexeren Eventanforderungen müssen sich die Organisatoren bei der Durchführung ihrer Veranstaltungen auf größere Teams von Dienstleistern und Partnern verlassen.
Dies bedeutet, dass sie mit den richtigen Partnern zusammenarbeiten müssen, um Locations zu finden und Beziehungen sowohl zu Anbietern als auch zu Technologieanbietern aufzubauen, um wirklich attraktive Eventerlebnisse zu schaffen.
Praxis-Tipp: In diesem komplexen Umfeld sind ständige Schulungen und Weiterbildungen der Schlüssel, damit Sie oder Ihre Mitarbeiter den Anschluss nicht verlieren und die eigenen Fähigkeiten stetig verbessern können.
9. Konsolidierung von Tools und Systemen wird notwendig sein
Um die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Sichtbarkeit ihrer Events zu erhöhen, werden die Unternehmen ihre Technologien konsolidieren und so “Tool-Wildwuchs” reduzieren oder gar eliminieren.
Eine integrierte Tech-Stack bedeutet, dass Sie Ihre Veranstaltungsdaten in einer “Single Source of Truth” verwalten können und müssen. Außerdem wird so der Datenfluss zwischen intern bereits vorhandenen Systemen wie Marketing/CRM, HR, Finanzsystemen und anderen erleichtert.
So erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihren gesamten Meetings- und Event-Mix und können zudem Richtlinien in Ihrem Unternehmen standardisieren und durchsetzen sowie das Reporting zu Ihren Events verbessern.
Praxis-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Eventdaten nicht von anderen internen Systemen getrennt sind. Verwenden Sie eine zuverlässige Plattform oder Technologie, die sich in Ihre Kernsysteme integrieren lässt, um eine“Single Source of Truth” zu schaffen und die Qualität aller Daten zu verbessern.
2023: Ein optimistisches Jahr für Veranstaltungen
2023 dürfte ein vielversprechendes Jahr für Veranstaltungen werden. Die Rückkehr von Präsenz-Events in Kombination mit der Möglichkeit, Daten und digitale Lösungen zur Verbesserung der Effizienz zu nutzen, bedeutet, dass Veranstaltungplaner besser gerüstet sind, um attraktive mit einem positiven ROI Events zu organisieren.
