Event-Technologie: Warum Sie Ihre IT-Abteilung unbedingt einbeziehen sollten

Im Laufe der letzten Jahre haben wir einen Zuwachs an Event-Technologie gesehen – vor allem im Rahmen von virtuellen und hybriden Events. IT spielt seit jeher eine entscheidende Rolle bei der Planung von Events und damit auch bei Ihrer gesamten Marketing-Strategie. 

Auch wenn immer mehr Veranstaltungen zu einem Präsenz-Format zurückkehren, ist der Wert virtueller und hybrider Veranstaltungen weiterhin entscheidend für Ihr Jahres-Eventprogramm. Entscheidungen über Event-Technologie, Funktionen von Event-Plattformen, Integrationen mit anderen IT-Systemen waren noch nie so wichtig und hatten so weitreichenden Einfluss wie heute. Dies gilt unabhängig von der Größe und Art Ihres Event-Mixes. 

Mit den technologischen Fortschritten beim Support aller drei Eventformate - Präsenz, online und hybrid - steigen auch die Erwartungen Ihres Publikums. Das bedeutet, dass von Marketing- und Eventexperten jetzt erwartet wird, dass sie sämtliche Daten und Touchpoints erfassen und ihre Pipelines aufbauen, während sie gleichzeitig komplexe Eventprogramme und interne Teams managen. 

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der wichtigsten Probleme und Herausforderungen vor, mit denen Ihre Event-Teams bei der Implementierung oder Integration von Event-Technologie in Ihre bestehende Infrastruktur konfrontiert werden können. 

Herausforderungen mit bestehender und neuer Event-Technologie 

Die Event-Welt, die durch die Pandemie maßgeblich digitalisiert wurde, hat zu einer Verschiebung von Präsenz-Veranstaltungen hin zu einem Mix von Formaten geführt –  persönlich, virtuell oder hybrid. Die meisten Veranstaltungen, die früher ausschließlich live stattfanden, sind jetzt online oder haben einen digitalen Part. 

Doch wie bringen Unternehmen heute ihre verschiedenen Systeme und Dateninseln dazu, miteinander zu kommunizieren, damit das Erlebnis für die Teilnehmer am Ende auch wirklich sinnvoll ist? Für Unternehmen ist es eine Herausforderung, verschiedene Technologien miteinander zu verbinden, damit die Programme funktionieren. Die richtige Eventmanagement-Plattform kann ihnen dabei helfen, verschiedene Datensätze zu verwalten und sicherzustellen, dass alles so nahtlos wie möglich abläuft. 

Früher mussten sich Unternehmen bei Live- oder Online-Events “nur” auf das Erlebnis einer einzelnen Veranstaltung konzentrieren. Aber hybride Veranstaltungen haben die operativen Herausforderungen um einiges erhöht. Die IT-Abteilung muss bei der Planung hybrider Events wesentlich stärker einbezogen werden. Die IT-Teams sollten unbedingt einen Notfall-Plan installieren und die Event-, Marketing- und IT-Teams müssen während des Veranstaltungstages über einen “virtuellen War Room” miteinander verbunden sein. Außerdem ist es wichtig, das Netzwerk der Location genau zu kennen, um den richtigen Ort mit Blick auf Sicherheit und Zugang zu den neuesten Technologien wählen zu können. 

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team auf alle technischen Herausforderungen vorbereitet ist, sowohl auf Ihrer Online-Plattform als auch an Ihrem Veranstaltungsort vor Ort. Wenn während eines Live-Events kleine, unerwartete Probleme auftauchen, müssen Sie schnell reagieren können. Wenn bei der virtuellen Übertragung etwas schief läuft und Ihr Publikum Sie im Chat darauf hinweist, müssen Sie jemanden aus Ihrem Event-, Marketing- oder IT-Team haben, der schnelle und wichtige Entscheidungen treffen kann.

Balancieren Sie Technologie und ROI 

Ihre Event- oder Marketing-Teams sind stets bemüht, Veranstaltungen für Ihre Kunden und Interessenten wirkungsvoll zu gestalten. Daher ist es leicht möglich, dass sich die Kosten in die Höhe schnellen, wenn diese ehrgeizig werden und die Konkurrenz groß ist. Versuchen Sie daher, die Kosten zu rationalisieren und ihren Wert zu ermitteln. Wenn Ihre Teams mit der Zusammenstellung beginnen, bewerten Sie Ihre Anforderungen. Müssen Sie z. B. wirklich für die Netzwerkredundanz bezahlen und ist sie die Kosten wert? 

Wie können Sie also Ihre Technologie-Entscheidungen auf der Grundlage des ROI treffen? Wie schnell muss der ROI erreicht werden, um die Bewertung, den Kauf und die Implementierung von Event-Technologie zu rechtfertigen? Und wie arbeiten Ihre IT-Teams mit den Beschaffungsteams zusammen, um einige dieser Investitionen zu rechtfertigen? 

Viele dieser Entscheidungen können von den jeweiligen Risiken und Werten abhängen. Solche Entscheidungen müssen von Marketing- und IT-Teams gemeinsam getroffen werden. Und zwar auf der Grundlage der Risiken, die Sie als Unternehmen bereit sind, einzugehen. Sie müssen jedoch eine Basis haben, die Sie dann je nach Ergebnis und Wert anpassen können. Solche Gespräche mit Ihrem CEO oder CFO sind von entscheidender Bedeutung und Ihr IT-Team kann Ihnen dabei helfen, das Ganze ins rechte Licht zu rücken. 

Mehr als nur Datensicherheit 

Heutzutage ist die Datensicherheit für alle Mitarbeiter in IT-Teams und sogar für diejenigen, die Code schreiben, von größter Bedeutung. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die behördlichen Standards und Richtlinien (z. B. GDPR, GLBA, ISO 27701) einhält. Darüber hinaus gibt noch viele weitere Aspekte, die Sie bei der Wahl der richtigen Event-Plattform berücksichtigen müssen - vor allem, weil bei Veranstaltungen so viele individuelle Daten gesammelt werden: 

• Prüfen Sie, wie Drittanbieter mit der Datensicherheit umgehen. Verfügen sie über die erforderlichen Security Compliances? 

• IT- und Einkaufsteams müssen Hand in Hand arbeiten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Datensicherheitsgrundlagen in neuen Verträgen abgedeckt sind. Das kann so einfach sein wie das Anfordern von SOC-Berichten oder Penetrationstests. 

• IT-Teams müssen sich mit den Ergebnissen solcher Sicherheitsberichte eingehend befassen, um Schlupflöcher zu prüfen, die Risiken aufzeigen. Außerdem müssen sie Entscheidungen darüber treffen, ob diese Risiken die möglichen Kosten wert sind. 

• Unternehmen dürfen nur relevante Informationen in ihre Event-Plattformen einstellen. Wenn Ihre Marketingteams später Dinge hinzufügen müssen, sollten Sie die Flexibilität haben, diese zu erweitern, aber nur aussagekräftige Daten behalten, um Ergebnisse erhalten zu können. 

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nach Ablauf der Verträge mit Drittanbietern Informationen löschen oder entfernen kann, um die Sicherheit der Daten Ihrer Kunden zu gewährleisten. 

Letztlich sind Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzigartig. Sie sind in einer bestimmten Branche tätig, müssen andere Vorschriften einhalten als andere und interagieren mit Teilnehmern, Stakeholdern und potenziellen Kunden, die ganz eigene Bedürfnisse haben. Daher muss Ihre Event-Management-Plattform flexibel genug sein, um verschiedene Sicherheitszertifizierungen Ihrer Rechts-, Sicherheits- und Datenschutzteams zu durchlaufen. 

Unabhängig davon, ob Sie die Zustimmung zu den Daten von Teilnehmern benötigen, die sich gerade erst für Ihre Veranstaltung anmelden oder später einchecken, muss Ihre Event-Plattform über diese Funktionen verfügen, die je nach den Anforderungen in letzter Minute sowie bei den verschiedenen Touchpoints angepasst werden können. Sie sollten auch in der Lage sein, alle oder einzelne Nutzerdaten jederzeit zu löschen. 

Bei der Vereinheitlichung verschiedener Plattformen gibt es viel zu bedenken, unter anderem Sicherheit, Skalierbarkeit, Vermarktung, Sicherheitsarchitektur, Hosting, Datenmanagement, APIs und Integration. Dies erfordert strategisches Denken, wenn Sie versuchen, alles unter einen Hut zu bringen. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Implementierungspartner und einen engagierten Projektmanager haben, der nicht davor zurückschreckt, auf Dinge hinzuweisen, auch wenn die verbleibende Zeit bis zum Event immer knapper wird. 

Sie müssen auch Ihre IT-Teams frühzeitig in diese Gespräche einbeziehen, da sie Ihnen helfen werden, sich auf das Ziel zu konzentrieren und dafür zu sorgen, dass am Tag Ihrer Veranstaltung alles gesichert ist und funktioniert. Ein professionelles Eventteam kann Sie auch bei der Geschäftsanalyse unterstützen und Ihnen dabei helfen, die Konfigurationen in Ihrer Event-Plattform zu steuern und die erforderlichen Tools in Ihre verschiedenen Systeme zu integrieren.  

Marketing und IT – müssen miteinander reden 

Wie können Sie also als nicht-technisches Marketingteam mit Ihren IT-Abteilungen über die Bedeutung der Event-Technologie sprechen, die Sie zur Unterstützung Ihrer Veranstaltungen implementieren müssen? Beginnen Sie einfach damit, Ihre IT-Teams so früh wie möglich in diese Gespräche einzubeziehen. Sie werden nicht nur viel Zeit sparen, sondern auch einen Realitäts-Check zu den verschiedenen Sicherheitsrisiken durchführen. 

Und wie arbeiten Sie als Teil der IT-Abteilung mit Ihren nicht-technischen Kollegen bei solchen Entscheidungen zusammen? Sie sollten auf Ihre Marketingteams hören, um sich anzupassen und mit ihnen zusammenzuarbeiten, aber Sie müssen auch die notwendigen Fragen stellen. Sie müssen sich frei fühlen, Bedenken über mögliche Herausforderungen auf dem Weg zu äußern und so früh wie möglich zu überlegen, welche Eventualitäten eingeplant werden müssen. 

Letztlich sind eine offene Kommunikation und ein kooperativer Ansatz zwischen beiden Teams entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wenn Sie als Fachleute für Events und Marketing Ihren IT-Teams den Kontext Ihrer Geschäftsziele vermitteln, werden Sie bessere Lösungen finden und können unvorteilhafte Situationen vermeiden, die möglicherweise in letzter Minute nicht funktionieren. 

In diesen sich ständig wandelnden Zeiten ist eine flexible Event-Plattform, die sich bei Bedarf anpassen und verändern kann, ebenfalls von entscheidender Bedeutung - z. B. bei der Umstellung von einer Präsenz- auf eine Online-Veranstaltung oder von einer großen Anwenderkonferenz auf ein regionales Seminar oder eine Veranstaltung mit geringerer Teilnehmerzahl. Stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Technologie flexibel genug ist, um sich innerhalb des vertraglich festgelegten Zeitrahmens an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen - jederzeit und überall - und vergessen Sie dabei nicht, Ihre IT-Teams mit einzubeziehen.