In der Welt der B2B-Events ist effektive Eventkommunikation das A und O. Jeder Mißgeschick kann zu Problemen führen, die eventuell Auswirkungen auf Ihre zukünftigen Veranstaltungen haben können.
Unabhängig davon ob Sie Slack oder ein anderes Tool nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie vor, während und nach der Veranstaltung über einen soliden Kommunikationsplan verfügen. In diesem Leitfaden helfen wir Ihnen bei der Erstellung.
Was ist Event-Kommunikation?
Ein Event-Kommunikationsplan ist wie eine Roadmap, um die Veranstaltung bekannt zu machen.
Nehmen wir an, Sie wollten für einen Freund eine tolle Geburtstagsfeier veranstalten. Sie würden ein Save-the-Date verschicken, um alle darüber zu informieren, dass die Feierlichkeiten stattfinden. Anschließend verschicken Sie die Einladungen mit allen notwendigen Informationen, wie Uhrzeit, Datum und Art der Party (wird es sich um ein schickes Abendessen, ein zwangloses BBQ oder etwas dazwischen handeln?). Sie behalten den Überblick über die Zusagen, um zu wissen, wer kommt, und versenden etwa eine Woche vor dem großen Tag eine Erinnerung.
Nach der Party können Sie Dankeskarten verschicken, um allen, die gekommen sind, Ihre Wertschätzung zu zeigen.
Stellen Sie sich nun vor, Sie planen statt einer Geburtstagsfeier eine Firmenveranstaltung. Ganz gleich, ob es sich um ein Networking-Treffen, ein Webinar, eine Messe oder eine Konferenz handelt, Sie sollten einen ähnlichen Kommunikationsplan erstellen, der Ihre Messaging-Strategie darlegt.
Warum ist Event-Kommunikation wichtig?
Die Einhaltung Ihrer Fristen ist bei Veranstaltungen häufig nicht verhandelbar, und wenn sie nicht eingehalten werden, kann dies katastrophale Folgen haben.
Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, ist eine klare Kommunikation ein Muss. Durch die Erstellung eines Event-Kommunikationsplans werden Aufgaben und Verantwortlichkeiten geklärt. Dies kann die Produktivität steigern und zum Erfolg Ihres Events beitragen.
Wir haben einige hilfreiche Tipps für eine effektive Kommunikation im Eventmanagement für Sie zusammengestellt:
Kommunikation vor dem Event
Ihre Kommunikation vor der Veranstaltung sollte die folgenden relevanten Punkte abdecken:
- Informationen zu den Moderatoren: Teilen Sie die Namen der Moderatoren mit, um die Teilnehmer zu begeistern und alle auf dem Laufenden zu halten.
- Veranstaltungsplan: Stellen Sie einen detaillierten Zeitplan der Aktivitäten und Vorträge bereit, damit die Teilnehmer entsprechend planen können.
- Kommunikationskanäle: Definieren Sie Kommunikationsmethoden für virtuelle, hybride oder Präsenzveranstaltungen klar und nutzen Sie digitale Tools (soziale Kanäle) und mobile Apps.
- Verpflegung: Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob Speisen und Getränke angeboten werden oder nicht, damit sie die richtigen Vorkehrungen treffen können.
Kommunikationszeitleiste
Bei der Planung der Kommunikationsstrategie Ihrer Veranstaltung ist es wichtig, Ihre Zeitpläne im Auge zu behalten. Kritische Fristen wie der Ticketverkauf, die Buchung von Rednern und Entscheidungen zur Programmplanung haben Einfluss auf Ihre Marketingagenda und Ihren Kommunikationsplan. Hier sind einige allgemeine Zeitleistenregeln, die Sie befolgen sollten:
Kündigen Sie die Veranstaltung mindestens 12 Wochen im Voraus an.
Konzentrieren Sie sich in den nächsten 10 Wochen oder länger auf die Durchführung Ihrer Marketingkampagne und die Entwicklung einer Strategie zur Informationsvermittlung. Es ist wichtig, bei der Veröffentlichung von Informationen strategisch vorzugehen, da Sie nicht über alle Details auf einmal verfügen.
Halten Sie andere an dem Event beteiligte Teams auf dem Laufenden, damit sie zusätzliche Informationen weitergeben können, die Sie möglicherweise übersehen.
Kommunizieren Sie während der Eventwoche alle wichtigen Informationen direkt mit den Teilnehmern. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder über kurzfristige Änderungen oder wichtige Details informiert ist.
Tools für die Kommunikation vor dem Event
Die Technologie hat die Kommunikation vor der Veranstaltung einfach und zuverlässig gemacht. Erwägen Sie folgende Optionen für Ihre Event-Kommunikationsstrategien im Vorfeld Ihrer Veranstaltung:
- Event-Website: Machen Sie Ihre Event-Website zur ersten Anlaufstelle für alle, die nach Informationen zu Ihrer Veranstaltung suchen. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen leicht verfügbar sind und alle anderen Kommunikationstools auf Ihre Website weitergeleitet werden.
- E-Mail-Marketing: Nutzen Sie E-Mail, um ein breites Publikum zu erreichen. Erwägen Sie den Einsatz eines E-Mail-Marketing-Tools für Veranstaltungen, um den Prozess zu automatisieren und Ihre potenziellen Teilnehmern mit regelmäßigen Updates auf dem Laufenden zu halten.
- Social Media: Bewerben Sie Ihre Veranstaltung auf Social-Media-Plattformen wie Twitter, Instagram, Facebook und LinkedIn. Jeder Kanal hat einzigartige demografische Merkmale (Tik Tok irgendjemand?), also passen Sie Ihre Marketingstrategien so an, dass sie ein großes Publikum ansprechen.
- Mobile Event-App: Ermutigen Sie potenzielle (und bereits registrierte) Teilnehmer zum Herunterladen Ihrer Event-App. Dies kann bei der Kommunikation mit allen an Ihrer Veranstaltung Beteiligten unglaublich effektiv sein. Verwenden Sie Ihre Event-App, um Umfragen und Gruppenchats zu erstellen, um Begeisterung zu wecken und vor der Veranstaltung mit Ihrem Publikum und Ihrem Team in Kontakt zu treten.
Kommunikation während des Events
Wenn der Tag Ihrer Veranstaltung naht, ist eine effektive Kommunikation nach wie vor von entscheidender Bedeutung, auch wenn sie eine etwas andere Form annimmt. Während Teilnehmer und Mitarbeiter durch das Event navigieren, werden sie Fragen und Bedenken haben, die umgehend geklärt werden müssen. Verspätete Antworten können schnell zu Frustration führen und sogar den Erfolg Ihrer Veranstaltung beeinträchtigen.
Folgendes sollten Sie während der Veranstaltung kommunizieren:
Ihre Teammitglieder sollten sich darüber im Klaren sein, wo und wann sie sein müssen. Dazu gehört alles, vom Zeitpunkt der Veröffentlichung von Social-Media-Ankündigungen über die Eröffnung von Live-Umfragen für Teilnehmer bis hin zum Beginn jeder Präsentation.
Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Team überrascht wird, was zu Verwirrung und Verzögerungen führt.
Tools für die Kommunikation während des Events
Hier sind einige hilfreiche Tools für die Event-Kommunikation, die Sie während Ihrer Veranstaltung nutzen können.
Mobile Event-App: Bitten Sie Ihre Teilnehmer, die dies noch nicht getan haben, Ihre App herunterzuladen, um auf wichtige veranstaltungsbezogene Informationen wie Agenda, Sessions, Änderungen im Bezug auf Räumlichkeiten usw. zuzugreifen.
Live-Umfragen: Die Durchführung einer Live-Umfrage ist eine hervorragende Kommunikationsstrategie für Veranstaltungen, mit der Sie Echtzeit-Feedback einholen und eventuelle Probleme angehen können. Über die mobile Event-App können Sie dies schnell umsetzen.
Push-Benachrichtigungen: Push-Benachrichtigungen verhindern, dass Teilnehmer abgelenkt werden und eine Präsentation verpassen, oder machen sie auf Änderungen aufmerksam.
Social Media: Während die Nutzung von Social Media vor dem Event unerlässlich ist, können sie auch während der Veranstaltung nützlich sein. Sie können Ihr X- (ehemals Twitter) Facebook-Account verwenden, um Echtzeit-Updates zu veröffentlichen oder Teile der Veranstaltung live zu streamen.
Kommunikation nach dem Event
Nach dem Ende dem Event ist es am wichtigsten, allen zu danken, die zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beigetragen haben, einschließlich Ihres Teams, Ihrer Lieferanten und Ihrer Teilnehmer.
Wertschätzung für ihre harte Arbeit und ihr Engagement zu zeigen, wird einen großen Beitrag zum Aufbau stärkerer Beziehungen zu ihnen leisten. Dies ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, ihnen mitzuteilen, dass ihre Beiträge geschätzt und anerkannt wurden.
Tools für die Kommunikation nach dem Event
Nach Ihrer Veranstaltung stehen Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung, mit denen Sie mit Ihren Teilnehmern kommunizieren und wertvolles Feedback einholen können.
Feedback-Umfrage: Neben den während der Veranstaltung durchgeführten Umfragen ist es wichtig, nach der Veranstaltung Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Dieses Feedback kann Ihnen dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, und Ihnen Einblicke in das geben, was gut gelaufen ist.
E-Mail-Marketing-Follow-up: Regelmäßige Kommunikation mit den Teilnehmern nach der Veranstaltung hilft Ihnen, mit Ihrem Publikum in Kontakt zu bleiben und bietet eine Plattform, um Updates und Informationen über zukünftige Events auszutauschen.
Verwenden Sie Technologie für Ihre Event-Kommunikation
Fördern Sie Nachhaltigkeit
Es ist bekannt, dass die Organisation von Präsenzveranstaltungen einen erheblichen CO2-Fußabdruck hat und eine beträchtliche Menge Abfall erzeugt. Event-Technologie trägt dazu bei, durch digitale Kommunikation Papierverschwendung zu minimieren und die Umweltbelastung zu verringern.
Erfassen und analysieren Sie Ihre Event-Daten
Event-Technologie hat die Art und Weise, wie Veranstaltungsplaner den Erfolg messen, durch wertvolle Daten-Insights und Analyseberichte revoluzioniert. Es ermöglicht Ihnen, wichtige Leistungsindikatoren zu verfolgen, z. B. wie viele Personen sich mit Ihren Inhalten beschäftigen, das Kundenverhalten, die Lead-Generierung und den Gewinn.
Steigern Sie das Teilnehmer-Engagement
Event-Technologie verbessert auch die Einbindung des Publikums, eine große Herausforderung für Eventplaner. Veranstalter können Plattformen zur Bereitstellung von On-Demand-Inhalten, plattformbasiertem Networking usw. Nutzen.
3 Dinge, die Sie bei der Event-Kommunikation beachten sollten
Aber woher wissen Sie bei so vielen verfügbaren Kommunikationstools, welche Sie verwenden sollten? Hier sind drei wichtige Dinge, die Sie bei der Auswahl beachten sollten:
1. Publikum
Denken Sie zunächst an Ihr Publikum. Sie müssen wissen, welche Kommunikationsmethoden sie bevorzugen und am häufigsten verwenden. Wenn Sie beispielsweise auf Ihre Event-E-Mails keine große Resonanz erhalten, möchten Sie möglicherweise andere Optionen erkunden, mit denen sich Ihre Zielgruppe eher beschäftigen wird.
2. Zeitplan
Betrachten Sie als Nächstes Ihren Zeitplan. Verschiedene Phasen Ihrer Veranstaltung erfordern möglicherweise unterschiedliche Kommunikationsmittel. E-Mail-Kommunikation funktioniert beispielsweise vor und nach der Veranstaltung am besten, während der Veranstaltung möchten Sie jedoch eventuell direktere Kommunikationsmethoden wie Textnachrichten oder eine mobile Event-App verwenden. Nutzen Sie außerdem Tools, die es den Teilnehmenden ermöglichen, miteinander in Kontakt zu treten, wie etwa Gruppenchat oder soziale Medien.
3. Budget
Ihr Budget ist ein entscheidender Faktor. Sie möchten Ihr Budget optimal nutzen, indem Sie Kommunikationstools auswählen, die effektiv, aber erschwinglich sind. Erwägen Sie die Nutzung bereits vorhandener Kommunikationskanäle, wie z. B. die bevorzugte Chat-Anwendung eines Unternehmens oder die Social-Media-Plattform, um die Kosten niedrig zu halten. Ein erfahrener Eventplaner kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ausgaben zu minimieren und die besten Tools für Ihr Budget auszuwählen.
Fazit
Jedes Event hat drei Schlüsselphasen: davor, während und nachher. Eine effektive Kommunikation bei jedem Schritt trägt dazu bei, ein umfassendes und wirkungsvolles Erlebnis für alle Beteiligten zu schaffen.
Sie müssen die Energie während der Veranstaltung mit Live-Updates und Social-Media-Beiträgen hochhalten, die die Teilnehmenden direkt ins Geschehen entführen. Aber sobald die Veranstaltung vorbei ist, können Sie die Intensität reduzieren und Inhalte wie Videos, Berichte und Pressemitteilungen erstellen, die die besten Momente hervorheben.
Egal in welcher Phase Sie sich befinden, effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung. Indem Sie Ihren Kommunikationsplan an Ihre Zielgruppe und Ihr Budget anpassen, können Sie sicherstellen, dass alle am Geschehen teilhaben und eine tolle Zeit haben. Planen Sie also sorgfältig, kommunizieren Sie effektiv und bereiten Sie sich darauf vor, die Show zu stehlen!
