Welche Fähigkeiten muss ein erfolgreicher Eventplaner mitbringen?
Aufsehenerregende Events und Produkt-Launches lassen den Beruf des Eventplaners vielleicht glamourös erscheinen. Doch Eventplanung ist weit mehr als nur der Besuch schicker Partys. Die Eventplanung ist häufig einer der stressigsten Jobs der Welt, und da sich die Eventlandschaft ständig weiterentwickelt, müssen Eventprofis von heute über ein breites Spektrum an multidisziplinären Fähigkeiten verfügen.
Gleichzeitig bietet die Eventplanung aber auch eine erfüllende und spannende Karriere. Sehen wir uns also die wichtigsten Fähigkeiten an, die erfolgreiche Eventplaner heutzutage mitbringen müssen.
Die wichtigsten Fähigkeiten für eine erfolgreiche Eventplanung
1. Organisatorische Fähigkeiten
Ein gut umgesetztes Event ist kein Zufall. Gute Eventplaner sind hervorragend organisiert und kennen die richtigen Prozesse, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.
Da Sie oft mit engen Fristen arbeiten, bedeutet dies in der Regel, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Zeitpläne eingehalten werden, was ausgezeichnete Fähigkeiten im Zeitmanagement erfordert. Sie müssen aber auch in der Lage sein, Ihr Eventbudget im Auge zu behalten, den Überblick über wichtige Informationen zu bewahren und Prioritäten zu setzen.
Jeder Mensch ist anders. Daher ist es wichtig, dass Sie einen Weg finden, um stets organisiert zu bleiben und Ihre Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Egal, wie Sie Ihr Projekt angehen, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Informationen parat haben, wenn Sie sie benötigen.
💡 Nächster Schritt: Sehen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Planung vor Ort an, die Sie bei der Organisation unterstützt.
2. Ausgezeichnete Kommunikation
Die Fähigkeit, Kontakte zu knüpfen und gute Beziehungen zu Menschen aufzubauen, ist eine weitere unverzichtbare Fähigkeit für Eventplaner.
Gute Eventplaner sind gute Kommunikatoren und verstehen es, mit den unterschiedlichsten Stakeholdern zu sprechen, darunter Führungskräfte, Eventteilnehmer, Spender, Marken-Sponsoren und natürlich Anbieter.
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sind ebenfalls erforderlich, um sicherzustellen, dass allen an der Durchführung eines Events beteiligen Personen ihre jeweilige Rolle klar ist.
Außerdem müssen Sie über eine gute schriftliche Ausdrucksweise verfügen, um Informationen präzise und klar zu vermitteln.
💡 Nächster Schritt: In diesem praktischen Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Stakeholdern den Wert Ihrer Events vermitteln können.
3. Emotionale Intelligenz
Emotionale Intelligenz ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des kommunikativen Mosaiks. Darunter versteht man die Fähigkeit, die eigenen Emotionen und die Emotionen der Menschen in seiner Umgebung zu verstehen, zu kontrollieren und auf sie einzugehen.
Aber warum ist diese Fähigkeit für Eventplaner so wichtig?
Unter anderem, weil die emotionale Intelligenz Einfluss darauf hat, wie wir mit anderen zusammenarbeiten, mit Stress umgehen und Konflikte bewältigen.
Menschen mit höherer emotionaler Intelligenz sind leistungsfähiger, wenn es um Entscheidungsfindung und Problemlösung geht, haben mehr Einfühlungsvermögen und können positiv auf konstruktive Kritik reagieren.
Da die Planung von Veranstaltungen sehr stressig sein kann, sind diese Eigenschaften im Umgang mit Rückschlägen unerlässlich.
Darüber hinaus haben Ihre Kunden und Stakeholder möglicherweise genaue Vorstellungen davon, was sie von einem Event erwarten. Wenn Sie über emotionale Intelligenz verfügen, werden Sie in der Lage sein, auf ruhige und einfühlsame Weise zu kommunizieren und diese Erwartungen zu managen.
4. Technische Versiertheit
Die Eventbranche hat in den letzten Jahren einen digitalen Wandel erlebt.
Die Umstellung auf virtuelle Events während der Pandemie hat sich nachhaltig auf die Art und Weise ausgewirkt, wie wir Veranstaltungen durchführen. Planer waren plötzlich damit konfrontiert, ansprechende virtuelle Events auf die Beine zu stellen, was neue digitale Fähigkeiten erforderte.
Events sind heute stärker digitalisiert, wobei Präsenzveranstaltungen mehr digitale Elemente umfassen und Hybridveranstaltungen häufig das gängigste Format sind.
Für Planer bedeutet diese Digitalisierung, dass die Umstellung auf neue Technologien und deren Erlernen von entscheidender Bedeutung ist.
Sie müssen in der Lage sein, mit IT- und Technikteams zusammenzuarbeiten, um die Technologie zu verstehen, auf die Sie für die Durchführung Ihres Events – ob in Präsenz, hybrid oder virtuell – angewiesen sind.
Ebenso ist die Event-Technologie ein zentraler Bestandteil jeder Veranstaltung. Sie müssen zwar nicht unbedingt ein Experte für alle verfügbaren Event-Technologien sein, aber es kann hilfreich sein, wenn Sie verstehen, wie Sie mit einer Event Management Software viele Schritte im Planungsprozess verwalten und automatisieren können.
💡 Nächster Schritt: Neben technischem Know-how ist es wichtig, über die Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die wichtigsten Trends, die die Eventbranche prägen.
5. Networking-Kompetenz
Die besten Eventplaner sind Networking-Profis.
Warum? Weil die Branche von starken Beziehungen lebt. Ihre Fähigkeit, ein erfolgreiches, unvergessliches Event zu veranstalten, hängt von einem starken Netzwerk von Anbietern ab, darunter Partner für Eventlocations, Fotografen, Licht-, Bild- und Tontechniker, DJs, Filmemacher usw.
Eine Beziehung, die besonders wichtig ist und gepflegt werden sollte, ist die zu Ihren Eventlocations. Wenn Sie eine starke Beziehung und Vertrauen zu Ihrem Partner für Hotels und Veranstaltungsorte haben, können Sie bei einer Angebotsanfrage leichter verhandeln.
6. Problemlösungsfähigkeiten und Flexibilität
Nie war Murphys Gesetz, wonach alles, was schiefgehen kann, auch schiefgehen wird, zutreffender als bei Events.
Dies liegt daran, dass der Umgang mit unerwarteten Herausforderungen bei Ihren Veranstaltungen ein notwendiger und unvermeidlicher Teil der Arbeit ist. Egal, ob es sich um globale Ereignisse wie eine Pandemie oder eine Häufung von Problemen bei Ihrem Event handelt, Sie müssen in der Lage sein, einen kühlen Kopf zu bewahren und sich schnell an jede Situation anzupassen.
Weitere wichtige Fähigkeiten in diesem Zusammenhang sind Agilität, Anpassungsfähigkeit und Kreativität bei der Problemlösung.
7. Verhandlungsgeschick
Wenn Sie gut im Verhandeln sind, verfügen Sie bereits über diese wichtige Fähigkeit zum Planen von Events.
Die Fähigkeit, das bestmögliche Angebot für eine Eventlocation auszuhandeln oder einen Vertrag mit einem Sponsor abzuschließen, sind nur zwei Beispiele dafür, wo diese Fähigkeit zum Tragen kommen kann.
Verhandeln ist eine Fähigkeit, die eine Mischung aus Vorbereitung, Fingerspitzengefühl und Selbstvertrauen erfordert. Aber keine Sorge, wenn Sie noch nicht sehr geschickt darin sind: Übung macht den Meister!
8. Multitasking bei mehreren Prioritäten
Als Eventprofi müssen Sie in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
Von der Planung und Bewerbung eines Events über die Akquise von Sponsoren bis hin zur Logistik am Tag der Veranstaltung gibt es beim Prozess der Eventplanung viele Dinge zu bedenken.
Darüber hinaus kann es vorkommen, dass Sie mehrere Events gleichzeitig planen müssen. Wenn Sie ein Team haben, können Sie einige Aufgaben delegieren, aber letztendlich liegt es an Ihnen, dass nichts übersehen wird.
9. Kreativität
Die Planung von Events umfasst mehr als nur das Abarbeiten einer To-do-Liste. Als Eventplaner müssen Sie Ihre Kreativität einsetzen, um nicht nur Ihre Vision zum Leben zu erwecken, sondern auch unvergessliche Erlebnisse für die Teilnehmer zu schaffen.
Wenn Sie durch die Anforderungen Ihres Kunden eingeschränkt sind, haben Sie möglicherweise nicht immer viel Spielraum für Innovation und Kreativität. Aber selbst hier gibt es immer Möglichkeiten, Abwechslung zu schaffen – Sie können beispielsweise kreativ mit dem Thema der Veranstaltung umgehen, eine einzigartige Location aussuchen oder einen Motivationsredner engagieren.
Anders, als Sie vielleicht denken, handelt es sich bei Kreativität um eine erlernbare Fähigkeit, die Sie mit der Zeit ausbauen können. Eine Möglichkeit, Ihre kreativen Fähigkeiten weiterzuentwickeln, besteht darin, gemeinsam im Team (ob intern oder mit Ihren Partnern) kreative Ideen zu sammeln.
Scheuen Sie sich auch nicht, bei Ihrem Event Risiken einzugehen, wenn es angebracht ist.
Kreativ zu sein kann auch bedeuten, Ihre Eventstrategie zu überdenken oder einen andersartigen Ansatz zu wählen.
10. Führungsqualitäten
Führungsqualitäten sind eine wichtige Eigenschaft für jeden angehenden Eventprofi.
Als Führungskraft sind Sie dafür verantwortlich, an der Entwicklung einer Strategie mitzuwirken und sicherzustellen, dass Ihre Events reibungslos ablaufen und die Kernziele erreicht werden.
Möglicherweise leiten Sie auch ein ganzes Eventteam. In diesem Fall ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie dieses Team zusammenschweißen und zu einer Einheit formen können.
Führungsqualitäten umfassen auch viele der oben genannten Fähigkeiten. Die Fähigkeit, mit Stakeholdern zu kommunizieren, Empathie für Ihr Team zu zeigen und Probleme effektiv zu lösen, sind alles wichtige Beispiele für Führungsqualitäten.
11. Leidenschaft
Es mag offensichtlich erscheinen, aber eine Leidenschaft für die Eventplanung wird Ihnen über die schwierigsten Phasen hinweghelfen.
Wie wir gesehen haben, ist die Planung von Veranstaltungen ein äußerst dynamischer Beruf: Man ist ständig in Bewegung und muss unzählige Prioritäten
nter einen Hut bringen. Ohne Leidenschaft für das, was man tut, kann einem das schnell über den Kopf wachsen.
Ein erfolgreicher Eventplaner bringt Eigenschaften wie Leidenschaft und Engagement in seine tägliche Arbeit ein. Er motiviert sich selbst und ist stolz, wenn er eine Veranstaltung durchgeführt hat, die den Teilnehmern wirklich gefallen hat.
Was also lieben Sie an Events? Ist es die Möglichkeit, Menschen zusammenzubringen und Kontakte zu knüpfen? Oder gefällt Ihnen vielleicht die Abwechslung und die Tatsache, dass kein Event dem anderen gleicht?
12. Budgetmanagement
Wie Sie sich denken können, bedeutet die Durchführung von Events auch, dass Sie in der Lage sein müssen, ein Eventbudget zu verwalten. Als Planer sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihr Eventbudget eingehalten wird, oder, falls es so aussieht, als würden Sie das Budget überschreiten, Wege zu finden, dies einzudämmen.
Wenn es um Ihr Budget geht, müssen Sie in der Lage sein, Ausgaben vorherzusagen und zu verfolgen, während Sie gleichzeitig Rechnungen, Angebote und Ausgaben verwalten.
Bonus: Eventmanagement-Grundlagen
Ein guter Eventplaner muss natürlich die Grundlagen der Eventplanung verstehen.
Sie müssen nicht in allen Bereichen Experte sein, aber Sie sollten über ein breites Wissen über die verschiedenen Faktoren verfügen, die für eine erfolgreiche Durchführung eines Events erforderlich sind.
Folgende Dinge sollten Sie beispielsweise wissen:
- Wie man einen Raumplan erstellt
- Worauf bei der Prüfung von Verträgen zu achten ist
Wenn Sie verstehen, was alles zur Durchführung einer Veranstaltung gehört, wissen Sie auch, was realistisch ist und was nicht. Wenn Sie diese Grundlagen beherrschen, können Sie besser mit Ihren Lieferanten, Anbietern und Partnern vor Ort kommunizieren.
Erweitern Sie Ihre Fähigkeiten im Bereich Eventplanung
Wenn Sie die meisten dieser Fähigkeiten besitzen, haben Sie gute Chancen, als Eventplaner erfolgreich zu sein.
Wenn nicht, können Sie trotzdem ein erfolgreicher Eventprofi werden, da die meisten dieser Fähigkeiten durch Entschlossenheit und Lernbereitschaft trainiert werden können. Das Wichtigste ist, ständig dazuzulernen und sich mit jedem Event zu verbessern.
Erfahren Sie, wie Sie sich über die neuesten Entwicklungen in der Eventbranche auf dem Laufenden halten und Ihre Fähigkeiten als Eventplaner mit der Cvent Academy weiterentwickeln können.
