Einige glauben, dass sie das tägliche Leben verbessern wird, während andere aufgrund von Bedenken hinsichtlich unbeabsichtigter Folgen skeptisch sind. Zusätzlich bestehen Bedenken, dass sie menschliche Arbeitsplätze ersetzt. Im Film stellt man KI oft als ein Superwesen oder eine Superfigur dar, die der Menschheit voraus ist ... und UNSERE Welt übernimmt.
Doch in der Unternehmenswelt, in der Eventplanung können Sie schon heute KI sinnstiftend und zeitsparend einsetzen. Wie? Das verraten wir Ihnen in diesem Artikel.
Was ist generative KI?
Was ist generative KI?
Generative KI ist ein Sammelbegriff für KI-basierte Systeme, mit denen auf scheinbar professionelle und kreative Weise alle möglichen Ergebnisse produziert werden können. Es ist ein Teilbereich der künstlichen Intelligenz, in dem Computermodelle eingesetzt werden, um originelle Inhalte zu generieren. Die generative KI nutzt große Sprachmodelle, neuronale Netze und Machine Learning, um neue Inhalte zu produzieren, die die menschliche Kreativität nachahmen.
Wie können MICE-Player von KI profitieren?
KI kann für Sie schriftliche Inhalte erstellen, wie Artikel, E-Mails oder alles, was den von Ihnen eingegebenen Prompts entspricht. Ob realistische Grafiken für die Verwendung auf Ihrer Event-Website, Avatare für Ihre Webinare oder sogar Übersetzungen – sie helfen, Sprachbarrieren zu überwinden und Kosten im Eventmanagement zu senken.
Prognose zur generativen KI
Laut Forrester wird generative KI bis 2023 eine durchschnittliche Wachstumsrate von 36 Prozent aufweisen.
Wie lässt sich diese Prognose erklären? Dafür gibt es drei Haupttreiber:
- Zunächst muss(te) die Zugänglichkeit verbessert werden:
Tools wie Chat GPT und Google Gemini sind allgemein zugänglich geworden, sodass Unternehmen und Einzelpersonen sie leichter ausprobieren können.
- Kombiniert mit einer wachsenden Nachfrage:
nach komplexen Problemlösungen, nicht nur branchenspezifisch. Organisationen und Regierungen versuchen, KI für Innovationen und für ihren eigenen Wettbewerbsvorteil zu nutzen.
- Reale Anwendungen:
Heute gibt es reale Anwendungen. Die Einführung von KI in unsere Arbeitsabläufe könnte also beschleunigt werden.
Eventmanagement ist stressig und komplex – KI kann genau da helfen
Die Planung von Meetings und Events ist stressig. Jahr für Jahr wird Eventmanagement als einer der stressigsten Berufe eingestuft. Die gute Nachricht: KI birgt ein enormes Potenzial, diesen Stress zu lindern, indem sie alltägliche Aufgaben rationalisiert und komplexe Abläufe neu konzipiert.
Sie alle jonglieren mit einer Vielzahl von Verantwortlichkeiten, müssen gut kommunizieren, zusammenarbeiten und stetig neue Probleme lösen können.
Lassen Sie uns in einige bemerkenswerte KI-Anwendungen eintauchen, die wir beobachtet und in einigen Fällen implementiert haben. Los geht’s.
Möglichkeiten für KI-Einsatz bei Events
Wir haben bisher über 20 neue KI-Innovationen geplant oder eingeführt, die sich auf die Verbesserung folgender Punkte konzentrieren:
- Planereffizienz,
- Teilnehmererlebnisse
- und Zusammenarbeit mit Hotels und Veranstaltungsorten
- Neuen Erstellung von Inhalten
- intelligentere Planung und
- Datenanalyse, die Zeit für zukünftige Planung und Kreativität freisetzt.
- neue Ideen zur Erstellung hochwertiger, personalisierter Inhalte, zur Verbesserung von Werbematerialien, E-Mail-Kampagnen
Alles SCHNELL und in GRÖSSE! Kurz gesagt, wir möchten Ihnen soviel Arbeit wie möglich abnehmen.
Jetzt wollen wir untersuchen, wie KI-Technologie den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung verbessert.
KI-Technologie im gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung
KI lässt sich vielfältig einsetzen.
KI vor dem Event
Die Vorbereitungsphase vor dem Event legt den Grundstein für Organisatoren und Teilnehmer. Hier kann KI wirklich glänzen. Bei folgenden Tätigkeiten steht Ihnen die KI helfend zur Seite.
Brainstorming:
Durch die Analyse von Daten vergangener Veranstaltungen und Teilnehmerpräferenzen können KI-Algorithmen Themen, Session-Themen und Engagement-Aktivitäten vorschlagen, die bei Ihrem Publikum wahrscheinlich Anklang finden.
Zielgruppen-Segmentierung:
Diese ist entscheidend für die Bereitstellung personalisierter Erlebnisse. So können Sie Ihre Marketingbotschaften, Session-Empfehlungen und Networking-Möglichkeiten auf bestimmte Gruppen zuschneiden und so Engagement und Zufriedenheit maximieren.
Optimierung von Kontingenten für Hoteliers und Locationanbieter:
KI und Automatisierung verbessern die Verwaltung von Zimmerkontingenten, Veranstaltungs- und Konferenzräumen. Um den Umsatz zu maximieren, sollten Sie vermeiden, dass Premium-Bestände ungenutzt bleiben oder unter Wert verkauft werden. Datengestützte Erkenntnisse können Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, welche Eventanfragen wahrscheinlich konvertieren, wo Sie Zimmer-Upgrades anbieten sollten und wie Sie den Konferenzraum am besten weiterverkaufen und Umsätze maximieren können.
Organisiert arbeiten dank KI
Wenn Sie im Vorfeld eines Event-Projekts Meetings leiten, besprechen Sie Bedingungen, Budgets, Anbieter, Sponsoren und vieles mehr.
KI-gestützte Meeting-Management-Tools können den Prozess der Planung, des Sendens von Erinnerungen und sogar des Vorschlagens geeigneter Meeting-Zeiten automatisieren. So sparen Sie Zeit und Mühe und vermeiden verpasste Termine.
Informieren Sie sich unbedingt über Tools wie
Read.AI – ein Chatbot, der Sie bei jedem Meeting, an dem Sie teilnehmen, begleitet. Er macht sich Notizen, fasst alles zusammen, worüber Sie im Meeting gesprochen haben, und erstellt Aufgabenlisten für alle.
Scribe – Wenn Sie einen Prozess digitalisieren möchten, folgt er Ihnen bei den Schritten, die Sie ausführen. Er erstellt für Sie ein Dokument, in dem alles in einer Aufgabenreihenfolge aufgelistet ist, zusammen mit Screenshots als Referenz.
Erstellung von Inhalten – KI-Schreibassistenten
Meetings und Events erfordern eine Menge an Inhalten. Hier kommen KI-Schreibassistenten ins Spiel. Auch Cvent verfügt über einen integrierten KI-Schreibassistenten.
Erstellen Sie personalisierte Inhalte, die zu Ihrer Marke passen und Ihnen bei RFPs, Werbe-E-Mails, Session-Beschreibungen und Umfragefragen helfen können.
Erstellen Sie Inhalte für verschiedene Personas. Sie können Ton, Stil und Format optimieren. KI hilft Ihnen außerdem bei der Lokalisierung bzw. Übersetzung von Inhalten für verschiedene Regionen.
So können Sie Schreibassistenten beispielsweise nutzen:
- Geben Sie Ihrem Assistenten eine Rolle, z.B. „Verhalte dich wie ein Eventplaner“.
- Verfassen Sie die richtigen Eingabeaufforderungen und seien Sie konkret – geben Sie die Art des gewünschten Inhalts an wie z.B. Persona, Tonalität etc.
- Geben Sie die gewünschte Länge der Antwort an oder ob Sie einen ausführlichen oder einen zusammenfassenden Ansatz wünschen.
- Stellen Sie immer klärende Fragen. Lassen Sie den Schreibassistenten Inhalte oder Teile davon überarbeiten, umformulieren, kürzen usw.
Nicht jeder ist als Texter geboren, aber jetzt kann jeder bessere und personalisierte Nachrichten verfassen.
Erstellung von Inhalten mit KI – Bilder und Videos
Die meisten Event-Erlebnisse sind Audio- und/oder visuelle Erlebnisse. Schauen Sie sich diese beliebten Tools an:
• Dall-E 3 – Text zu Bild – Sie sprechen, es erstellt Bilder.
• SORA – ermöglicht die Erstellung von Videos aus einer Eingabeaufforderung.
Denken Sie nur daran, dass das im Jahr 2022 nicht öffentlich möglich war, jetzt ist die Eingabesprache menschlich.
Die Vorteile? Personen, die keine Designer sind, können ihre Ideen visualisieren, Mockups und Tests durchführen und das alles mit geringerem Risiko. Designer können ihre Fähigkeiten ausbauen und mehr Ergebnisse erzielen, und das alles mit Tools zur KI-Bildgenerierung.
Erstellung von KI-Inhalten - einige Beispiele
Wie könnte das in der Praxis aussehen? Eines der größten Vorteile der KI ist, dass Sie damit sehr schnell jede auch nur mögliche Idee visualisieren können, z.B. einen Veranstaltungsplaner im rosa Anzug mit Flügeln.
Das beschleunigt nicht nur die eigentliche Produktion, sondern auch die Konzeption. Denn Sie können schnell Ideen testen, kombinieren und verfeinern, bis Sie das gewünschte Ergebnis erreichen.
Personalisierung
Ein klarer Trend ist die Nutzung von KI für die Personalisierung von Events. Bei Cvent bieten wir KI-Lösungen, die sicherstellen, dass Teilnehmer vom ersten Kontakt bis hin zum Feedback nach der Veranstaltung individuell betreut werden.
Personalisierung – der “Teilnehmerflüsterer”
KI hilft Ihnen, Teilnehmer besser zu verstehen. Durch die Nutzung von der Cvent-KI haben Sie neue Möglichkeiten, das zu erreichen. Die Cvent-KI ermittelt anhand Kontaktprofilen, Event-Engagement-Daten, Feedback und Historie, das mögliche Verhalten und Interesse Ihrer Zielgruppe.
Personalisierung – maßgeschneiderte Erlebnisse
Mit dieser Information können Sie maßgeschneiderte Erlebnisse kreieren, die wirklich relevant sind. Und Sie stellen sicher, dass jeder Teilnehmer genau das bekommt, was er braucht – und das mit einem persönlichen Touch.
Personalisierung in der Praxis
Wie funktioniert eigentlich Personalisierung in der Praxis? Neben verschiedenen Registrierungstypen und Ticketarten haben wir bei Cvent Zielgruppensegmente neu eingeführt. Diese Zielgruppensegmente bieten Ihnen zusätzliche Flexibilität, da Sie Teilnehmer zu mehreren Segmenten zuordnen können. D.h. Sie müssen keine weiteren Listen mehr manuell exportieren oder importieren. Und diese Segmente können jederzeit dynamisch erstellt werden – auch nach Beginn des Registrierungsprozesses.
Hierfür nutzen Sie alle Informationen, die Sie über Ihre Kontakte haben. Von globalen Kontaktprofilen und Interessen bis hin zu Daten von Events, die schonmal gesammelt wurden, sowie Interaktionen auf der Event Website bei virtuellen Events oder bei Präsenz-Veranstaltungen, die Aktivitäten in der Event-App, Vortrags-Check-ins, das Engagement und die Standbesuche. Diese Daten helfen Ihnen dann, Segmente dynamisch zu erstellen, die Sie anschließend verwenden, um jeden Aspekt des Teilnehmererlebnisses individuell zu gestalten. Diese generierten Segmente helfen Ihnen Ad-hoc-E-Mails gezielt zu versenden oder Registrierungen zu genehmigen und Stornierungen zu bearbeiten oder bei der Anmeldung zu Vorträgen, das Drucken von Namensschildern vor Ort, und die Aktualisierung von Kontaktgruppen.
Mit diesen Segmenten können Sie Willkommensnachrichten beim Event Check-in Prozess individualisieren und einen tollen ersten Eindruck bei dem Teilnehmer machen. Aber die Segmentierung hilft Ihnen nicht nur einen grandiosen ersten Eindruck zu hinterlassen, sondern auch bei der Personalisierung vor Ort, z. B. in Ihrer Event-App.
Venue Sourcing mit KI
KI-gestützte Plattformen können dabei helfen, dies zu optimieren, indem sie Ihre Eventanforderungen und -präferenzen analysieren und sie dann mit einer Datenbank von Veranstaltungsorten abgleichen, wobei Faktoren wie Kapazität, Standort und Ausstattung berücksichtigt werden.
Für Hoteliers und Locationanbieter bedeutet das: KI-Tools ermöglichen Ihnen nicht nur die Verwaltung von RFPs durch Automatisierung des Dateneingabeprozesses, sondern auch die Standardisierung von Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen, um sicherzustellen, dass Ihre Antwortzeiten kürzer werden und Sie stets die aktuellsten und genauesten Informationen bereitstellen.
Wir integrieren KI für eine bessere Such-Homepage, einen Agenda-Builder und einen Planner-Navigator.
Empfehlungen für AV-Anbieter oder Unterhaltungskünstler: Reposite, ein KI-gestütztes Unternehmen, das jetzt zu Cvent gehört. Es beinhaltet eine maßgeschneiderte Anbieter-Suche unserer Lieferanten- und Anbieter-Datenbank mit über 35.000 einzigartigen Gruppenangeboten in 10 großen Kategorien, darunter Unterhaltung, Restaurants, Personal, Transport und mehr.
KI während des Events
Matchmaking bzw. Networking ist ein entscheidender Aspekt bei Veranstaltungen.
Und Networking kann entmutigend sein. Lassen Sie uns jedoch Barrieren durch KI-gestützte Algorithmen abbauen, die Profile, Interessen und Vorlieben betrachten, um relevante Verbindungen vorzuschlagen.
Personalisierung ist der Schlüssel zu einer außergewöhnlichen Empfehlung für Sessions und Aussteller. Dieses Maß an Personalisierung stellt sicher, dass sich jeder Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung wertgeschätzt und eingebunden fühlt.
Eine weitere fantastische Anwendung sind Chatbots vor Ort. Diese virtuellen Assistenten können den Teilnehmern sofortige Unterstützung bieten, häufig gestellte Fragen beantworten, Wegbeschreibungen bereitstellen und sogar den Check-in-Prozess erleichtern.
Einblicke in die Event-Stimmung dank KI
Durch die Analyse von Social-Media-Posts, Stimmungsanalysen und Gesichtsemotionserkennung durch strategisch platzierte Kameras in Sessions kann KI-Einblicke in die allgemeine Stimmung der Teilnehmer in Echtzeit liefern.
Am Flughafen wissen Sie, warum die Einwanderungsbehörde Scan-Technologie verwendet, aber gibt es zwingende Gründe, biometrische Daten mit einem Veranstalter zu teilen? Unserer Erfahrung nach hat sich Gesichtserkennung selbst beim Drucken von Badges bzw. Namensschildern (noch) nicht durchgesetzt. Abgesehen von Massenveranstaltungen wie Marathons und Festivals. In dieser Phase sind ethische Fragen bezüglich des Ausmaßes der Überwachung wahrscheinlich ein Entscheidungsfaktor.
Machen Sie es persönlich – mit KI
KI fördert die Personalisierung, wir sehen es jetzt in E-Mails mit Chatbot/Video.
Zum Beispiel mit Synthesia AI können Sie Videos in Studioqualität mit KI-Avataren und Voiceovers in über 140 Sprachen erstellen.
KI:
- Verbessert die Kommunikation: Durch die Anpassung Ihrer Nachrichten kommen Sie bei den Empfängern besser an und stellen sicher, dass wichtige Informationen effektiv übermittelt werden.
- Differenziert Ihre Marke: Einzigartige Einladungen helfen dabei, die Veranstaltung hervorzuheben und einen unvergesslichen Eindruck zu hinterlassen.
- Hilft bei der Skalierbarkeit: Automatisierung ermöglicht Massenanpassung, Sprache und Zeitersparnis bei gleichzeitiger Wahrung einer persönlichen Note.
KI-Chatbots
Auf unserer jährlichen Konferenz Cvent CONNECT Europe haben wir einen eingebetteten KI-Chatbot vorgestellt. Damit können Sie Fragen zum Event, wie z.B. „Wann öffnet das Restaurant zum Abendessen?“ bis hin zu komplexeren Fragen wie: „Was sind Ihre Initiativen zur Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen?“, beantworten lassen.
Das Ziel besteht darin, Sie als Eventplaner zu unterstützen und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, indem gängige Seriendruckfelder vorab ausgefüllt werden. Die Anzahl der Stunden, die unser und auch Ihr Supportpersonal spart, ist sofort ersichtlich. KI kann helfen.
KI nach dem Event
Betrachten wir die Unterstützung des Vertriebs bzw. des Sales-Teams als entscheidenden Aspekt der Aktivitäten nach der Veranstaltung. KI-Algorithmen können Ihrem Vertriebsteam wertvolle Daten-Einblicke liefern und es in die Lage versetzen, gezielte Nachrichten zu senden und Konversionen voranzutreiben.
Empfehlungen für zukünftige Veranstaltungen: Sie können zum Beispiel für eine Veranstaltung die Hardwareanforderungen, akzeptable Check-in-Geschwindigkeiten, Szenario-Planung für ein kurzes Zeitfenster für die Ankunft der Teilnehmer und nicht bekannte Variablen überprüfen, die für eine Veranstaltung mit 6.000 Personen zu berücksichtigen sind.
Automatisierte Berichte sind Gold wert. Konzentrieren Sie sich auf umfassende Daten-Einblicke in wichtige Kennzahlen, Teilnehmerzahlen und Teilnehmerfeedback, um Zeit und Mühe zu sparen.
Daten-Analyse mit KI
Im Rahmen unserer Präsenzveranstaltungen investiert Cvent jedes Jahr in Hunderte von Lunch-Seminaren, Webinaren und wichtigen regionalen Konferenzen wie Cvent ACCELERATE und veranstalten diese. Dieses umfangreiche Programm generiert eine Fülle von Daten, die unsere Führung darüber informieren, wie wir Ressourcen zuweisen und welchen ROI diese Events erzielen.
Da KI sich durch die schnelle Analyse großer Datenmengen zur Erkennung von Mustern auszeichnet, setzen wir zunehmend auf KI.
Das ist unser “täglich Brot” und beschleunigt unsere Analyse weit über traditionelle Methoden und Intuition hinaus und stellt sicher, dass wir schnell auf das reagieren, was unser Publikum am meisten schätzt.
Post-Event-Inhalte dank KI
Seit dem Ende der Corona-Pandemie veranstalten wir bei Cvent immer mehr Events und nehmen auch weltweit an immer mehr Veranstaltungen teil. Aber dieser komprimierte Zeitplan erhöht den Druck auf die Notwendigkeit der Berichterstattung nach der Veranstaltung an die Stakeholder. Wir nutzen KI voll und ganz, um die Zahlen rund um die Veranstaltungen zu berechnen, was es uns wiederum ermöglicht, zukünftige Investitionen zu sichern. Nutzen auch Sie dieses Potenzial.
Nutzen Sie Inhalte nach dem Event
Die Teilnehmer sind beschäftigt und kehren nach Ihrer Veranstaltung zu ihrem Tagesablauf zurück.
Cvent bietet hierfür eine neue Funktion, mit der Sie den Inhalt Ihrer Sessions mithilfe von KI automatisch sekundäre Assets wie E-Books, Blogbeiträge, Videos und Whitepaper erstellen und in Ihre Marketingkampagne integrieren können.
Dies ist unserer Ansicht nach eine weitere Möglichkeit, die Lebensdauer von Eventinhalten zu verlängern, kreatives Budget zu sparen und das Engagement und die Dynamik Ihrer Diskussionen aufrechtzuerhalten.
Engagement mit KI erweitern
Fassen wir unsere Key Takeaways zusammen:
- Große Mengen an Daten können Sie nach der Veranstaltung automatisch zusammenfassen und anzeigen. Es ist so ähnlich wie die Foto-App Ihres Smartphones, die Ihnen ein Highlight-Video Ihres Jahres schickt.
- Die App kann die Erfahrungen der Teilnehmer während der Veranstaltung hervorheben – welche Sessions haben sie besucht, welche Aussteller haben sie getroffen und vieles mehr.
How to Get Started mit KI
Künstliche Intelligenz ist nicht nur eine neue und sich stetig entwickelnde Technologie. Sie kann bereits heute in die Eventprozesse über den gesamten Zyklus einer Veranstaltung hinweg eingesetzt werden. Doch viele Organisationen arbeiten noch nicht mit KI. Wie sollten Sie also mit KI beginnen? Hier ein paar Tipps:
Beginnen Sie und machen Sie sich vertraut: Beginnen Sie mit kleinen KI-Projekten, um die Technologie schrittweise in Ihre Prozesse zu integrieren.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit und öffnen Sie sie wie eine Suchmaschine.
Sehen Sie sich die größten Pain Points an und arbeiten Sie sich nach unten: Priorisieren Sie zuerst Ihre größten Herausforderungen mit KI-Lösungen und wenden Sie sie dann schrittweise auf weniger kritische Bereiche an.
Beginnen Sie mit der Verwendung bei internen Veranstaltungen als Pilotprojekt. Es ist nicht marktorientiert und Ihre Kollegen können Feedback geben.
Überprüfen Sie alles auf Sinnhaftigkeit: Überprüfen Sie immer KI-Ergebnisse und -Entscheidungen. Bauen Sie Ihre mentale Stärke auf, Ihre Eingaben bleiben entscheidend.
Verwenden Sie KI, um KI zu finden: Eine großartige Möglichkeit, KI-Tools zu nutzen, um andere KI-Anwendungen und -Lösungen zu entdecken, die Ihnen nützen.
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