“Daten das neue Öl”, heißt es so schön und treffend zugleich. Doch wie holen Sie aus den scheinbar unendlich vielen Daten, die Sie bereits generieren, etwas Sinnvolles und Nutzbringendes für Ihr Unternehmen heraus? In Ihren Daten steckt eine Vielzahl von Erkenntnissen, die Sie nutzen können, um Ihre Leads zu priorisieren, Teilnehmer besser einzubinden und mehr Wert mit Ihren Events zu kreieren. Wichtig ist, dass Sie sie verstehen und die wirklichen Erkenntnisse in Maßnahmen für Folgeevents oder für die Kollegen aus dem Vertrieb und dem Marketing nutzbar machen.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie wir unsere Strategie zur Datenerfassung entwickelt haben und wie wir diese Daten anschließend gewinnbringend nutzen.
Die Datenlandschaft verstehen
Wenn es um die Erfassung von Veranstaltungsdaten geht, sind die Kontaktinformationen lediglich der Anfang. Wichtig ist, dass Sie die verschiedenen Arten von Daten verstehen und wissen, warum sie hilfreich sind. Wir empfehlen Ihnen, die Datenerfassung in drei Phasen einzuteilen: vor der Veranstaltung, während der Veranstaltung und nach der Veranstaltung.
Vor der Veranstaltung
Vor der Veranstaltung sind die wichtigsten Daten, die Sie erfassen können, Segmentierungs- und Registrierungsdaten. Dazu gehören unter anderem Registrierungsfragen, Registrierungsstatus, Umfragen vor der Veranstaltung und Session-Anmeldungen. In dieser Phase können Sie auch Kampagnendaten wie Öffnungen, Klicks und Konversionen erfassen.
Mit einer Segmentierung Ihres Publikums basierend auf den Interessen und demografischen Merkmalen können Sie relevante Inhalte und Erlebnisse für die unterschiedlichen Segmente bieten. Mithilfe von Daten aus Ihren Kampagnen können Sie das Interesse messen und herausfinden, welche Kampagnen-Strategien und Botschaften am effektivsten sind.
Während der Veranstaltung
Während der Veranstaltung gibt es zwei Gruppen von Daten. Die erste Gruppe hat mit der Anwesenheit zu tun und kann Elemente wie Event-Check-in, Plattform-Logins und App-Logins erfassen. Dazu gehören auch Sessiondaten wie Anwesenheit, Dauer, Feedback, Session-Bewertungen und Bewertungen der Sprecher.
Anwesenheits- und Sessiondaten liefern Ihnen wichtige Informationen darüber, was bei Ihrem Publikum ankommt. Wenn Sie verstehen, welche Sessions die Teilnehmer wählen, wie lange sie bleiben und welche Bewertungen sie den besuchten Sessions geben, erhalten Sie schon wertvolle Einsichten.
Die zweite Gruppe von Daten, die Sie während der Veranstaltung sammeln können, bezieht sich auf die Elemente der Engagement-Daten. Zu diesen zählen die Antworten in Umfragen, eingereichte Fragen, Beiträge in sozialen Netzwerken, Standbesuche, Lead-Erfassung und angefragte oder durchgeführte 1:1 Termine. Anhand dieser Daten können Sie feststellen, an welchen Aktivitäten Ihre Teilnehmer interessiert sind und mit welchen Themen sie sich am meisten beschäftigen.
Nach der Veranstaltung
Zu den Daten nach der Veranstaltung gehören die Antworten aus Umfragen, Engagement-Ergebnisse, Veranstaltungskosten, Einnahmen und schließlich der ROI. Anhand dieser Daten können Sie feststellen, ob Ihre Veranstaltung erfolgreich war, was gut funktioniert hat und welche Bereiche Sie verbessern können.
Bewerten Sie die Daten von Online- und Onsite-Teilnehmern differenziert
Wenn Sie zu einem Präsenz-Event eine virtuelle Komponente hinzufügen, erreichen Sie ein breiteres Publikum mit mehr Teilnehmern. Allerdings müssen Sie die Daten unterschiedlich bewerten und gewichten – je nachdem, ob jemand online oder onsite teilnimmt.
Bei Cvent CONNECT sind wir sehr methodisch vorgegangen, um herauszufinden, wie wir das Engagement während der Veranstaltung bewerten können. So vergaben wir unterschiedliche Punkte für die Präsenz-Teilnahme an einer Session und für die Online-Teilnahme an einer Session.
Da die Teilnehmer bei einer Online-Veranstaltung möglicherweise abgelenkt werden, müssen Sie davon ausgehen, dass sie nicht so intensiv an dem Event teilnehmen als wären sie live vor Ort dabei.
Das soll keinesfalls heißen, dass Online-Teilnehmer nicht wertvoll sind. Ganz im Gegenteil! Unsere Online-Teilnehmer sind nach wie vor extrem an Inhalten und Produktwissen interessiert. Alles was wir in diesem Abschnitt betonen wollen: Die Messung der Daten wird bei hybriden Events komplexer und auch wir lernen permanent neue Aspekte über diese Daten und deren Bedeutung.
Wir haben zum Beispiel festgestellt, dass es am besten ist, ein Eventziel in zwei Teile zu unterteilen: Präsenz und online. Sie müssen einfach in der Lage sein, eine separate Auswertung auf der Marketingseite vorzunehmen. Nur so können Sie feststellen:
- Wie Sie Ihre Ziele mit dem Online-Part erreicht haben,
- Wo und wie Sie Ihre haben Ziele im Präsenz-Part erreicht haben.
Achten Sie auf diese Feinheiten, denn die Erkenntnisse können sie leicht in die Irre führen, wenn Sie das Online-Verhalten mit den Zielen eines Präsenz-Events vergleichen.
Hybrid bedeutet mehr Daten und Insights
Ein enormer Vorteil von hybriden Veranstaltungen liegt in den Daten und Erkenntnissen, die sie liefern. So können Sie beispielsweise bei einer Präsenz-Veranstaltung die Teilnehmer zählen und schätzen, wie viele an einer Session teilgenommen haben. Mit dem zusätzlichen virtuellen Element von Hybrid-Events kennen Sie jedoch die exakten Teilnehmerzahlen. Sie wissen ganz genau, wie sie sich eingebracht und wann sie eine Session abgebrochen haben.
Außerdem erhalten Sie Informationen über die Interessen Ihrer Teilnehmer durch die Matchmaking-Daten und die Teilnahme an den Sessions. Dies hilft Ihnen künftige Veranstaltungen zielgenauer zu planen und durchzuführen. Darüber hinaus erhalten Ihre Sponsoren wichtige Informationen über die Besucherzahlen am Stand und das Engagement der Teilnehmer. Dies wiederum unterstützt die Sponsoren dabei, den ROI ihrer Event-Teilnahme zu ermitteln und auch intern nachzuweisen. Daten der Online-Teilnahmen lassen sich auch mit allen Daten verknüpfen, die Sie mit Tools und Software vor Ort erfassen, z.B. durch Interaktionstools.
Die 3 wichtigsten Tipps für die Nutzung Ihrer Daten
Die erfolgreichsten Organisationen betrachten die Nutzung von Veranstaltungsdaten als Teamsport. Wir empfehlen Ihnen, die Hilfe Ihrer Teamkollegen, der Technologie und Ihrer Community in Anspruch zu nehmen, um den besten Nutzen zu erzielen.
Tipp 1: Binden Sie Ihr Marketing Team ein
Unser Marketing Team hat dazu beigetragen, die Event-Prozesse zu vereinfachen und eine “single source of truth” für die Auswertung der Event-Daten und den ROI-Nachweis zu schaffen. Sie halfen bei mehreren Integrationen vor, während und nach der Veranstaltung sowie bei der Orchestrierung des Einsatzes verschiedener Marketing-Tools wie Chatbots und Analysetools.
Tipp 2: Nutzen Sie Engagement Scoring
Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass Sie verstehen, wie Ihre Teilnehmer mit Ihrer Veranstaltung interagieren – von der Anmeldung bis hin zur Nachbereitung des Events. Nutzen Sie eine einzige Plattform mit allen wichtigen Funktionen inklusive Engagement-Scoring-Funktionen können Sie ein detailliertes Profil jedes Teilnehmers sowie der gesamten Community erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie eine klare Übersicht über die komplette Customer Journey.
Tipp 3: Legen Sie einen Rahmen für alle Reportings fest
Da die Menge der bei Events gesammelten Daten schnell erschlagend wirken kann, benötigen Sie eine Event-Software mit übersichtlichem sowie umfangreichem Reporting. So können Sie ein Gerüst für Ihr Reporting erstellen. Dieses unterstützt Sie bei:
- der Segmentierung und Analyse von Erfolgskennzahlen – sowohl für Online- als auch für Präsenz-Events
- der Anpassungen an Ihr Event im laufenden Betrieb – dank des Reportings in Echtzeit
- der Analyse zur Optimierung Ihrer Veranstaltung
- dem Abgleich der Kosten für Ihr Event und dem Nachweis über den Einfluss den das Event auf Ihr Business hat
- dem Vergleich der Event-Performance von Jahr zu Jahr
Erfahren Sie mehr
Events sind ein zuverlässiger Kanal, um Leads zu generieren und Umsatzpotenziale zu erhöhen. Erfahren Sie in userem Webinar "Event-Erfolg richtig messen", wie Sie Daten für ein gesamtes Eventprogramm, das aus mehreren Event-Formaten (vor Ort, virtuell, hybrid) und unterschiedlichen Event-Typen (Messen, Anwenderkonferenzen usw.) besteht, auswerten und den ROI Ihrere Veranstaltungen erfolgreich nachweisen.
