Event-Badges und Namensschilder: der ultimative Leitfaden

In der heutigen Welt, in der der Gedanke, einen Raum voller Fremder zu betreten, vielen Angst macht, wirkt ein Event-Namensschild fast hilfreich. Daher ist ein Badge mit dem Namen des Teilnehmers sowie weiteren Details häufig ein Eisbrecher für den Gesprächseinstieg.

Welche Vorteile bieten Badges und Namensschilder für Events?

Event-Badges und Namensschilder bestehen in erster Linie aus dem Namen des Teilnehmers, können aber auch die Berufsbezeichnung und den Firmennamen sowie das Logo des Veranstalters enthalten. Obwohl sie als wichtiges Networking-Tool fungieren, werden Namensschilder für Events oft als genau das angesehen und ihr immenses Potenzial bleibt ungenutzt. Einige weitere Vorteile von Event-Badges und Namensschildern sind:

• Event-Badges dienen als erste Vorstellung eines Teilnehmers in einem Raum voller Fremder und nehmen die Angst, wenn es darum geht, sich mit anderen zu vernetzen.
• Sie können Sie vor unangenehmen Situationen bewahren. Sofern Sie nicht über ein eidetisches Gedächtnis verfügen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie sich auf Anhieb an die Namen aller Personen erinnern, die Sie auf einer Konferenz treffen und mit denen Sie interagieren. Wenn Sie ein Event-Namensschild an einem Lanyard oder an der Jacke Ihres neuesten Bekannten befestigen, müssen Sie sich keine Gedanken über das Auswendiglernen von Namen machen und können sich stattdessen auf das Gespräch konzentrieren.
• Farblich gekennzeichnete Event-Badges für verschiedene Teilnehmerkategorien können dabei helfen, Personen mit unterschiedlichen Badge-Typen zu unterscheiden. Sie helfen einem Teilnehmer auch dabei, einen Mitarbeiter des Veranstalters oder einen VIP problemlos zu erkennen. Pro-Tipp: Achten Sie beim Entwerfen der Event-Namensschilder darauf, wenige Farben zu wählen. Ein Badge mit einem Regenbogen aus Farben kann verwirrend wirken und den Fokus von den Teilnehmerdetails weglenken.
• Möchten Sie sofortiges Feedback zur Session-Teilnahme erhalten, ohne darauf warten zu müssen, dass die Teilnehmer eine Umfrage ausfüllen? Dank Event-Badges und modernster Event-Technologie ist das problemlos möglich. Dies kann durch das Hinzufügen von Barcodes zu Event-Badges erfolgen, mit denen Teilnehmer für Sessions eingecheckt werden. Verstehen Sie das Teilnehmerverhalten, indem Sie die Sessions tracken, die bei den Teilnehmern am beliebtesten waren.

Ideen für Event-Badges und Namensschilder

Wenn es um das Design von Veranstaltungs-Badges geht, können sie (fast) alles bestimmen - vom Material bis zur Form und Farbe. Lassen Sie der Kreativität freien Lauf! Bedenken Sie jedoch, dass der Zweck eines Badges für ein Event darin besteht, die Details der Person hervorzuheben, die es trägt. Stellen Sie sicher, dass Sie Schriftarten verwenden, die die wichtigsten Angaben hervorheben ohne das Namensschild so zu überladen, dass es seinen Hauptzweck nicht mehr erfüllt.

Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, ob Ihre Event-Namensschilder im Papierkorb landen oder Ihre Teilnehmer sie mit nach Hause nehmen. Hier sind ein paar Ideen, die Ihren Teilnehmern gefallen könnten:

• Elektronische Namensschilder,  auch als papierlose Tech-Badges bekannt, sind der neue Trend. Diese digitalisierten E-Ink-Namensschilder (eine beliebte Art der Anzeigetechnologie für elektronisches Papier) sind auf jeden Fall ein Eisbrecher und erleichtern das Networking auf der Veranstaltung.
• Nutzen Sie ein kleines Notizbuch als Namensschild, bei dem die erste Seite als Event-Badge mit den Angaben der Teilnehmer dient, während der Rest des Notizbuchs während oder nach der Veranstaltung verwendet werden kann.
• Nutzen Sie die Rückseite des Event-Namensschilds, indem Sie dort die Agenda abbilden und es für jeden Teilnehmer individuell anpassen, je nachdem, welchen Badge-Typ er besitzt. Zusätzlich kann auf der Rückseite des Badges eine Karte des Veranstaltungsortes gezeigt werden. Dies löst das Problem der Beschaffung separater Zeitpläne, Karten oder Broschüren für die Teilnehmer und erspart Ihnen das Drucken von einer Unmenge an Papier.
• Das Verwenden von wertigerem Material für die Namensschilder ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Event-Badges von anderen abzuheben. Statt die üblichen rechteckigen Namensschilder aus Papier zu wählen, die in eine vertikale oder horizontale Plastikhülle gesteckt werden, können Sie Namensschilder aus biologisch abbaubarem Ökopapier, Recyclingpapier oder Altholz verwenden. Jede umweltfreundliche Option kann  die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer auf sich ziehen. Sie können sogar für die Lanyards, die zu den Event-Namensschildern passen, recyceltes Material verwenden.
• Ein scrollbares LED-Namensschild mit beweglichen Teilnehmerdetails kann eine unterhaltsame Alternative sein, die Ihre Teilnehmer begeistern wird.

Vorteile des Badge-Drucks vor Ort

Was ist das Erste, was Sie als Teilnehmer tun, wenn Sie zu einem Event kommen? Sie suchen den Registrierungsschalter auf, checken ein und holen Ihr Event-Namensschild ab, wobei Sie hoffen, dass sich am Schalter keine lange Schlange gebildet hat, und beten, dass keine Ihrer Angaben falsch geschrieben wurden.

Wiederum weiß jeder, dem schon einmal die Aufgabe übertragen wurde, Namensschilder vorzudrucken, wie mühsam es ist und ist sich der damit verbundenen manuellen Arbeit nur allzu bewusst. Sicherzustellen, dass Sie keinen Teilnehmer vergessen haben, alle Daten der Teilnehmer zusammenzubringen und sorgfältig zu versuchen, etwaige Fehler zu vermeiden, während gleichzeitig die Warteschlangen beim Einchecken kurz gehalten werden, kann den Stresspegel aller Beteiligten in die Höhe treiben.

Durch das Drucken der Badges vor Ort verschwinden all diese Sorgen im Handumdrehen. Entdecken Sie einige weitere Vorteile des Einsatzes von Eventtechnologie und des Drucks vor Ort –

• Vorbei sind die Zeiten, in denen die Registrierungsschalter mit alphabetisch geordneten Event-Namensschildern gefüllt waren. OnArrival von Cvent stellt den Teilnehmern einen Self-Service-Kiosk zur Verfügung, sodass sie sich selbst registrieren, einchecken, ihre Angaben bearbeiten und Namensschilder drucken können. Dies sorgt für ein nahtloses Erlebnis sowohl für die Teilnehmer als auch für die Mitarbeiter am Registrierungsschalter. Ein weiterer Vorteil, wenn Badges nicht neu gedruckt werden müssen, ist die Einsparung von Papier.
• Mit OnArrival können Sie drahtlose Scanner verwenden, um Barcodes zu scannen und zu überwachen, wer an welcher Session teilnimmt. So erhalten Sie wertvolle Daten, die Sie bei der Planung Ihrer zukünftigen Veranstaltungen unterstützen können.
• Sie können auch die Check-in- und Check-out-Zeiten Ihrer Teilnehmer verfolgen und die Anwesenheit eines Teilnehmers überprüfen, indem Sie beim Check-in und/oder Check-out seine Unterschrift einholen.

Dies zeigt weiter, dass, obwohl Badges nur ein kleiner Bestandteil Ihres Events sind, sie nicht nur ein Networking-Tool und keineswegs unbedeutend sind.

Fazit

Der Druck von Namensschildern vor Ort ist eine sicheres Mittel, um das Teilnehmererlebnis zu optimieren und deren Teilnahme an der Veranstaltung aufzuwerten. Wenn Sie Zeit und Energie darauf verwenden, Ihre Event-Badges und Namensschilder sorgfältig und mithilfe richtiger Tools zu entwerfen, verbessern Sie das Teilnehmer-Erlebnis und das Event als Ganzes.