Vor der Pandemie gehörten Event-Apps fest in das Bild von zahlreichen Veranstaltungen. Doch je länger die “virtuelle Phase” in der Eventbranche dauert, desto eher geraten diese praktischen Helfer aus der Hosentasche in Vergessenheit. Wie Sie Event-Apps auch bei Hybridevents einsetzen und wie diese sowohl Live- als auch Hybridevents attraktiver machen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das verbindende Element bei Hybridevents
Wenn Sie die beiden Teilnehmergruppen bei Hybridevents miteinander vernetzen möchten, ist eine Event-App genau das richtige Mittel. Damit meinen wir keinesfalls, dass Ihre Online-Teilnehmer mit den Offline-Teilnehmern in 1:1 Networking-Videocalls müssen. Allerdings sollten beide Gruppen merken, dass es die jeweils andere Teilnehmergruppe gibt. Beispielsweise durch eine gemeinsame Teilnehmerliste, so dass jeder alle anderen kontaktieren kann oder durch einen gemeinsam genutzten Sessionchat, über Live-Umfragen und vieles mehr. So hat der Teilnehmer vor dem Bildschirm nicht mehr das Gefühl, allein zu sein und Ihr Teilnehmer vor Ort ist Teil einer noch größeren Gruppe.
Vernetzt Teilnehmer bei Präsenveranstaltungen
Eine Event-App verbindet auch die Teilnehmer bei einer reinen Präsenveranstaltung. Auch hier eignet sich die Teilnehmerliste hervorragend als Ausgangspunkt fürs Networking. Eingebaute Matchmaking Features, wie es beispielsweise 1:1 Appointments oder die integrierte Vorschlagsliste für Teilnehmer, die mit der Cvent Event-App verfügbar ist, sorgen dafür, dass auf Ihrem Event sich sowohl die richtigen Gesprächspartner finden als auch leicht miteinander einen Termin vereinbaren können.
Fotowand, Selfies und mehr Sichtbarkeit in Social Media
Je lebendiger Ihr Event und Ihre Event-App desto größer ist Ihre Reichweite und desto positiver und länger behalten Ihre Event-Teilnehmer Ihre Veranstaltung in Erinnerung. Integrieren Sie in Ihre Event-App daher mehrere interaktive Elemente oder steuern Sie die Verbreitung von Botschaften über die Event-App. Stellen Sie beispielsweise eine Fotowand oder riesige Buchstaben mit dem Hashtag oder Kürzel Ihres Events vor Ort auf und sorgen Sie so für einen “instagrammable Hintergrund” der Teilnehmer-Selfies. Darüber hinaus können Sie auch eine digitale Fotowall in Ihre Event-App integrieren und dort die Selfies hochladen und anzeigen lassen. Versehen Sie diese Wall der Einzel- oder der Gruppenbilder mit einem Social Sharing profitieren Sie als Veranstalter außerdem von einer höheren Reichweite in den sozialen Netzen. Zum einen können Sie als Einzel-Account gar nicht so viel posten, wie die Summe Ihrer Teilnehmer und zum anderen erreichen eben diese noch ganz neue Personen, die möglicherweise beim nächsten Mal zu Ihrem Event kommen.
Versehen Sie auch ruhig die Vorträge, Keynotes und Workshops mit einer Social Sharing Funktion und sorgen Sie dafür, dass die geteilten Beiträge schon in der Vorlage gut aussehen und zumindest attraktive Bilder beinhalten. Stellen Sie sich einfach vor, Sie persönlich würden von Ihrem Event berichten. Würden Sie genau jenen Post absenden, den Sie gerade als Vorlage gestaltet haben? Wenn nicht, dann wird es Zeit, diesen noch einmal zu überarbeiten.
Das individuelle Programm in der Hosentasche
Printkosten adé – dank einer Event-App hat jeder Teilnehmer Ihrer Veranstaltung das gesamte Programm in seiner Hosentasche. Das ist sowohl sehr umweltfreundlich dank des eingesparten Papierverbrauchs als auch individualisierbar – mit einer Merkfunktion oder mit der Übertragung der gebuchten Sessions im Rahmen der Teilnehmerregistrierung in die Event-App hinein.
Übrigens: Wussten Sie, dass sich Cvent hierfür hervorragend eignet? Die Event-App, die Teilnehmerregistrierung und der Check-In kommen alle aus einer einzigen Datenbank und Plattform. So ist die Datenübertragung ganz ohne Schnittstellen oder Im- und Exporte jederzeit gewährleistet.
Push-Benachrichtigungen – individuelle Botschaften für Teilnehmer-Segmente
Kommunikation nach dem Gießkannenprinzip war gestern. Heute wollen Teilnehmer individuell angesprochen werden. Wer auf seiner Merkliste oder in seiner persönlichen Agenda die Keynote und den Workshop B ausgewählt hat, möchte auch genau dafür Erinnerungen über seine Event-App erhalten. Um solch eine passgenaue Nachricht senden zu können, müssen Sie Ihre Teilnehmerliste segmentieren können. Entweder basierend auf Tags oder basierend auf Teillisten der einzelnen gebuchten Bestandteile Ihres Events. Anschließend muss Ihre Event-App es erlauben, dass Sie die Push-Nachrichten an genau jenes Teilnehmer-Segment versenden. Noch besser ist es, wenn Sie diese Push-Nachrichten vor Ihrem Event bereits redaktionell vorbereiten und zu einen bestimmten Zeitpunkt planen und ausspielen können. So ersparen Sie sich während des Live-Events viel Stress und Hektik.
Kurzum: Mit einer leistungsstarken und individualisierbaren Event-App sorgen Sie dafür, dass die richtige Botschaft zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreicht.
Werbefläche für Sponsoren und Aussteller
Neben den Einnahmen über die Teilnahmen sind Einnahmen von Sponsoren und Ausstellern für viele Events eine wichtige Finanzierungsquelle. Sorgen Sie daher dafür, dass Ihre Partner auch während des Events möglichst umfassend und auf attraktive Art und Weise sichtbar werden. Neben den klassischen Ständen und der Logo-Einbettung auf der Bühne oder den Printmaterialien eignen sich Event-Apps dafür hervorragend. Die App kann dabei bereits vor sowie nach dem Event die Botschaften Ihrer Partner aussenden. So erreichen Ihre Sponsoren und Aussteller die Teilnehmer bereits beim Vormerken bestimmter Sessions, beim Durchsuchen der Teilnehmerliste und beim Vertrautmachen mit den Gegebenheiten vor Ort und der Event-App sowie beim Konsumieren der On-Demand Inhalte.
Gamification dank einer Event-App
Wer waren denn nun die wertvollsten Leads für Ihre Sponsoren und Aussteller beziehungsweise für Ihre Sales-Kollegen? Gewünschte Interaktionen und Verhaltensweisen, wie Downloads oder Kontaktanfragen, können Sie mithilfe von Gamification fördern und dank eines Lead Scorings innerhalb der Event-App sehr leicht und schnell herausfinden. Während die Konkurrenz noch mit dem Gießkannenprinzip alle Teilnehmer kontaktiert, verfolgen Sie oder Ihre Sponsoren gezielt diejenigen, die reif sind für eine Aufnahme durch Ihren Vertrieb.
Darüber hinaus freuen sich auch die Teilnehmer, wenn sie in Ihrer Event-App etwas erleben können und möglicherweise dafür sogar mit Punkten oder Preisen belohnt werden.
Fazit
Nutzen Sie Event-Apps für Ihre Hybrid- und Live-Events. Sie verbinden die Teilnehmer beziehungsweise die Teilnehmergruppen miteinander und sorgen dafür, dass sich die richtigen Gesprächspartner auf Ihrem Event treffen. Darüber hinaus sind Event-Apps eine hervorragende Möglichkeit für individuelle Nachrichten an Ihre Teilnehmer und sorgen für eine bessere Sichtbarkeit Ihrer Sponsoren, Aussteller oder Ihrer eigenen Angebote.
