Mit den zunehmenden Lockerungen sowohl in Deutschland als auch in anderen Ländern der Welt, werden Präsenzevents immer mehr möglich. Allerdings sind diese voraussichtlich in ihrer Größe und im Umfang deutlich kleiner als Veranstaltungen vor der Corona-Pandemie. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von Reiserestriktionen der Unternehmen oder von Ländern bis zu den neuen Gewohnheiten von Teilnehmern. Schließlich haben diese in den letzten Monaten gelernt, dass eine virtuelle Teilnahme an Events durchaus ihre Vorteile hat. So verlockend die Organisation und Planung eines hybriden Events zunächst auch klingen mag, sie haben neben den Vorteilen auch eine Reihe von Herausforderungen, die Eventplaner und Marketeers lösen müssen. Damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen, haben wir die Vor- und Nachteile hybrider Events gegenüber rein virtuellen Veranstaltungen einmal zusammengestellt.
Pro hybride Events – das spricht für den Mix aus online und onsite
Hybride Events sind das Zukunftsmodell von Veranstaltungen unterschiedlichster Art – von Messen über Kongresse bis zu Corporate Events. Schon allein deshalb lohnt es sich für Sie als Eventplaner oder Marketer sich die Vorteile des Mixes aus einem rein virtuellen Event und einer Präsenzveranstaltung einmal genauer anzusehen.
Die größere Reichweite
Hybride Events sind für eine deutlich größere Teilnehmerzahl attraktiv als dies ihre rein virtuellen oder rein physischen Counterparts sein können. Während ein Teil der Besucher das Face-2-Face Networking schätzt, bevorzugen andere die Vorteile der wegfallenden Reiseaufwände und -zeiten und nehmen daher Abstriche beim Networking in Kauf. Mit einem hybriden Event sprechen Sie als Planer oder Marketer daher eine deutlich größere Zielgruppe an.
Die verlängerte Reichweite – vor und nach dem Event
Was zunächst nur nach einem Vorteil für die virtuellen Eventformate klingen mag, ist jedoch auch vorteilhaft für hybride Events. Denn auch bei diesem Eventformat können Sie die Reichweite nach vorn und nach hinten verlängern. Um das zu erreichen, können Sie Ihren Teilnehmern vor Ort ebenfalls Zugang zu Pre-Events, Post-Events oder On-Demand Inhalten geben. Schließlich sind auch bei Präsenzveranstaltungen häufig nicht alle Sessions von den Gästen besuchbar – entweder wegen paralleler Sessions oder weil Teilnehmer doch lieber networking wollten.
Mehr Speaker verfügbar
Back to normal, back to Präsenz? Auch die Speaker haben sich an das Nicht-Reisen-Müssen und an virtuelle Präsentationen gewöhnt. Manch einer hat während der Pandemie sogar mehrere Vorträge auf unterschiedlichen Events an einem Tag halten können oder sie als Video für einen simulive Vortrag vorab eingereicht. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass auch sie ihre Reisetätigkeiten trotz Lockerungen von nun an deutlich hinterfragen oder Aufschläge für Präsenztermine und das damit verbundene Reisen einkalkulieren werden. Der enorme Vorteil für Veranstalter: Sie haben Zugriff auf Speaker, die sonst möglicherweise nie zu ihrem Event persönlich erschienen wären. Darüber hinaus ist eine virtuelle Zuschaltung von Sprechern heute auch bei Teilnehmern akzeptiert – ganz im Gegensatz zu den Zeiten vor der Pandemie.
Mehr Daten, umfangreichere Analysen und mehr Leads
Je digitaler Veranstaltungen werden, desto mehr Daten stehen Eventplanern und Marketeers zur Verfügung. Während Präsenzevents vor der Pandemie relativ wenig Daten generierten, sieht dies bei virtuellen Events schon vollkommen anders aus. Diese neue Chance zur Datengenerierung sowie der umfangreichen Analyse der gesamten Veranstaltung und des Teilnehmerverhaltens wird künftig auch beim Präsenzteil von hybriden Events Einzug halten. Planer wie Marketingverantwortliche werden und sollten die Datenlücke auf Präsenzevents schließen. Wer in den letzten Monaten gelernt hat, dass sich nahezu alles tracken lässt, wird künftig kaum noch eine Blackbox akzeptieren.
Höhere Effizienz – die Content-Aufbereitung bleibt (fast) gleich
Zugegeben, die Organisation eines hybriden Events ist deutlich aufwändiger als die eines rein virtuellen Events. Allerdings trifft das nur auf einen Teil des Organisationsaufwandes zu. Die Inhalte jedoch verursachen nahezu den gleichen Vorbereitungsaufwand. Ob Sie zehn Speaker für eine virtuelle oder hybride Veranstaltung recherchieren, anfragen und briefen, ist in beiden Fällen der gleiche Aufwand. Ebenso ist die Erstellung von Präsentationen, das Halten des Vortrages, die Evaluierung sowie die Abrechnung mit Blick auf den Aufwand nahezu identisch.
Lediglich das Setting für die Vorträge wird unterschiedlich aufwändig. Doch dazu mehr im Teil “Contra”.
Das lebendigere Sendebild
Rein virtuelle Events spielen sich ausschließlich am Bildschirm der Zuschauer ab. Manchmal sind Referenten und Moderatoren aus einem professionellen Sendestudio oder einer Event-Location zugeschaltet. Schon allein deren Präsenz in einem Studio lockert das Sendebild deutlich auf und macht die virtuelle Session attraktiver. Deutlich lebendiger wird das alles noch einmal dadurch, dass vor Ort ebenfalls andere Gäste zu sehen sind. Ähnlich wie bei TV-Shows, die gern Zuschauer einladen, zum Klatschen animieren und mit einem Schwenk ins Publikum sichtbar machen. Hier ist ein hybrides Event einem rein virtuellen Format deutlich im Vorteil.
Contra hybride Events
Hybride Events bringen im Vergleich mit rein virtuellen Veranstaltungen jedoch so einige Herausforderungen und zum Teil auch Nachteile mit sich.
Die Komplexität steigt
Hybride Events sind in Wahrheit zwei Events zum gleichen Zeitpunkt – das virtuelle und das physische Event. Zumindest kann das je nach Umsetzung so ausfallen. Als Eventplaner oder Marketingverantwortliche wissen Sie wovon wir reden, schließlich ist ein Event schon eine echte Mammutaufgabe. Neben dem Handling der beiden Teile des Events, also der Location, der Technik vor Ort, dem Catering, dem Livestreaming, dem Aufsetzen der Event-Plattform und vielen anderen Aspekten, müssen Sie diese nun auch noch miteinander sinnvoll kombinieren. Allein die Registrierung für die Teilnehmer vor Ort und die Teilnehmer an den Bildschirmen kann herausfordernd sein, erst recht, wenn diese spontan ihre Form der Eventteilnahme in eine andere umwandeln können.
Tipp: Setzen Sie dabei auf Lösungen, die beide Seiten aus einem einzigen Tool heraus bedienen können. Beispielsweise auf die Registrierungslösung oder die Event-App von Cvent.
Das Networking wird anspruchsvoller
Sowohl die Komplexität Ihres Events als auch das Networking der Teilnehmer untereinander wird für Sie als Planer anspruchsvoller. Wie wollen Sie die Teilnehmer in den Austausch bringen? Zeitversetzt oder zeitgleich? Sollen alle Online-Teilnehmer mit allen Onsite-Teilnehmern jederzeit via Text- und Videochat erreichbar sein? Oder würde dies das Internet in Ihrer Event-Location vor Ort gar nicht zulassen? Wofür auch immer Sie sich entscheiden, das Networking wird komplexer.
Tipp: Setzen Sie eine Event-App als verbindendes Element für beide Teilnehmergruppen ein. Nutzen Sie darüber hinaus Tools, die terminierte 1:1 Meetings - egal ob online oder onsite - ermöglichen und fördern Sie auch das Networking auf Pre- oder Post-Events.
Mehr Budget für hybride Events
Hybride Events verschlingen in der Regel größere Budgets als es bei rein virtuellen Veranstaltungen der Fall ist. Dies liegt an den doppelten Strukturen, die Sie in der Regel dafür aufbauen (müssen). Schließlich benötigen Sie nun eine virtuelle Event-Plattform als “digital Location” sowie eine reale Location für den Präsenzteil. Darüber hinaus müssen Sie den Livestream sowohl für die Teilnehmer vor Ort als auch für die an den Bildschirmen attraktiv gestalten. Das führt zu mehr eingesetzten Kameras, zu einer aufwändigeren Bildregie und damit zu höheren Kosten beim Audio-Video-Dienstleister. Vermutlich benötigen Sie außerdem zwei Moderatoren – einen für die Plattform und einen für das Geschehen live in der Location. Wollen Sie die Budgets für hybride Events in den Griff bekommen, brauchen Sie von Anfang an eine saubere und detaillierte Kalkulation sowie zahlreiche Ideen zur Monetarisierung Ihres Events – von Teilnehmergebühren bis hin zu umfangreichen Sponsoringpaketen.
Fazit
Hybride Events sind im Kommen. Allerdings bringen Sie im Vergleich zu rein virtuellen Veranstaltungen einige Herausforderungen sowie Nachteile mit sich. Damit Sie diese in den Griff bekommen, benötigen Sie IT-Lösungen aus einer Hand, ein durchdachtes Konzept sowie ein detailliertes Budget von Anfang an. Dann profitieren Sie auch von den enormen Vorteilen hybrider Events – von der höheren Reichweite, der Möglichkeit mehr Leads zu generieren sowie dem lebendigeren Sendebild eines hybriden Events.
