Der Check-In bei einer Veranstaltung ist der erste Eindruck, den Ihre Teilnehmer von Ihrem Event erhalten. Hier entscheidet sich in kürzester Zeit, ob die Menschen gutgelaunt die Eventlocation, Foyers, Tagungsräume und Ausstellungsflächen betreten oder ob sie schon vor Beginn des Events genervt sind. Widmen Sie daher ruhig dem Check-in etwas mehr Zeit in der Vorbereitungsphase – spätestens in den Feedbackbögen oder gar in der Anmeldephase des kommenden Events werden Sie merken, wie zufrieden Ihre Teilnehmer wirklich waren.
Das gehört zum Check-in
Zum Check-in im Rahmen des Eventmanagements gehören sowohl die vorgelagerten Anmelde- und Bestätigungsprozesse als auch die daraus erstellten Teilnehmer-Listen sowie das Einlassmanagement vor Ort. Ziel einer und eines jeden Eventmanagers sollte es sein, den Check-in für die Teilnehmer so schnell und reibungslos wie nur möglich zu gestalten. Vor Ort gehört dazu vor allem die Kontrolle des Tickets beziehungsweise der ordnungsgemäßen Anmeldung sowie das Aushändigen eines Bagdes und weitere Veranstaltungsunterlagen, z.B. eine Messe- oder Kongresstasche oder Programminformationen. Da der Check-in den ersten persönlichen Kontakt zu den Teilnehmern darstellt, gehört auch eine aktive und freundliche Begrüßung dazu. Schon an dieser Stelle wird deutlich, dass der Check-in weitaus mehr ist als das Scannen eines Barcodes auf einem Eventticket.
Zum Check-in gehört darüber hinaus eine übersichtliche Gestaltung dieses Bereiches, beispielsweise durch das Anbringen einer Beschilderung, die bereits von Weitem gut lesbar ist; “Anmeldungen A-K” und “Anmeldungen L-Z” oder “Presse” und “Aussteller”.
Nutzen Sie als Eventplaner für den Check-in moderne Software, die z.B. über den Scanner in Echtzeit Daten einliest, wissen Sie als Planer:in jederzeit, wie viele Eventgäste bereits anwesend sind, welcher Raum bis dato wie gut gefüllt ist oder ob bestimmte für den Vertrieb relevante Personen bereits eingetroffen sind. Auch mit Blick auf das Sicherheitsmanagement und die Lenkung von Besucherströmen sind solche Echtzeit-Daten relevant.
5 Möglichkeiten für den Check-in auf Veranstaltungen
1) Die gedruckte Teilnahme- und Anwesenheitsliste
Die klassische Methode des Check-ins: eine ausgedruckte Teilnehmerliste mit einer Spalte für Unterschriften sowie bereits ausgedruckte und in Hüllen gesteckte Namensschilder warten auf eine Vielzahl von Personen beim Check-in. In der Theorie kann das gut gehen und auch bei kleineren Veranstaltungen reicht diese Variante häufig aus. Doch je größer Ihr Event wird, desto mehr kurzfristige Änderungen in den Namensschildern und der Papierliste wird es geben. Das bedeutet manuellen Zusatzaufwand und längere Wartezeiten für Ihre Eventgäste. Für Sie als Eventplaner heißt dies auch, dass Sie nicht über Echtzeitdaten zu Ihrem Event verfügen – es sei denn, sie können es dank der Überschaubarkeit des Events noch im Kopf überschlagen.
2) QR- und Barcodes
QR- und Barcodes gehören heute zum Check-in in vielen Bereichen des Alltags – ob bei Veranstaltungen, in der Bahn oder im Flieger. Sie sind schnell auslesbar und ersparen Ihren Gästen den Ausdruck oder die Mitnahme eines Tickets. Schließlich haben heute nahezu alle Personen ein Smartphone jederzeit bei sich. Sie als Planer müssen lediglich darauf achten, dass Sie die entsprechenden Lesegeräte parat haben – entweder ebenfalls ein Smartphone oder einen Scanner, den Sie häufig über den IT-Anbieter Ihrer Registrierungslösung erhalten können. Dank dieser Datenübertragung wissen Sie in Echtzeit, wie viele Personen sich wann und wo bei Ihrem Event aufhalten.
3) Print@home-Tickets
Immer beliebter werden die Tickets, die mit der Anmeldebestätigung verschickt werden und einen lesbaren QR- oder Barcode enthalten. Diese drucken die Teilnehmer im Büro oder Home-Office aus und bringen sie auf Namensschildgröße gefaltet mit zum Event. So lagern Sie den Prozess und die Kosten des Druckens an die Gäste aus und verschlanken Ihr eigenes Teilnehmermanagement. Doch Achtung: Nicht alle Personen haben heute noch einen Drucker griffbereit oder vergessen schlichtweg den Ausdruck des Tickets. Für diese Gäste sollten Sie eine oder mehrere Vor-Ort-Druckstationen parat halten.
4) RFID und NFC
RFID, Radio Frequency Identification (Radiofrequenz-Identifikation) und NFC, Near Field Communication, beschreiben jeweils einen internationalen Übertragungsstandard zum kontaktlosen Datenaustausch via Funk. Eine NFC-Verbindung kommt schon nur über kurze Distanzen zustande, während die RFID-Technologie größere Reichweiten verfügt. Für Ihre Events können Sie mittlerweile RFID- oder NFC-Transponder als Armband, Schlüsselanhänger oder Plastikkarte auswählen. Gerade bei Festivals wird gern auf Armbänder und integrierte Transponder für die Zugangsberechtigungen und Zahlungsmöglichkeiten während der Veranstaltung gesetzt. Der Nachteil: Sie müssen darauf achten, dass Sie dieses Equipment auch nach dem Event wieder erhalten, da Sie sonst ständig Ersatz beschaffen müssen und im worst case auf Einnahmen verzichten.
5) Facial Recognition
Auch wenn sich die Gesichtserkennung für Smartphones bereits durchgesetzt hat, im Eventmanagement fremdelt man damit noch – sowohl auf Teilnehmer- als auch auf Veranstaltungsseite. Diese Technologie, die den Check-in und die Überprüfung der Identität
der Gäste mit dem eigenen Gesicht möglich macht, funktioniert in vielen Fällen schon sehr zuverlässig. Doch gerade bei sicherheitsrelevanten Fragen, z.B. dem Check-in bei einer Veranstaltung mit hohen Sicherheitsanforderungen, ist die Zuverlässigkeit dieser Technologie noch nicht 100%ig ausreichend und hinterlässt bei vielen Beteiligten Bedenken in Sachen Datenschutz.
Warteschlangen beim Check-in vermeiden oder reduzieren
Niemand wartet gern lange – erst recht nicht in der heute schnelllebigen Zeit. Daher sollten Sie den Check-in bei Ihren Veranstaltungen so gestalten, dass dieser schnell und reibungslos verläuft. Wichtig dabei ist, dass stets “etwas vorangeht”. So haben die Wartenden das Gefühl, dass sie vorwärtskommen. Erinnern Sie sich an dieser Stelle einmal an den letzten Stau, in dem Sie standen. Ging da etwas voran? Oder mussten Sie minuten- oder gar stundenlang auf einer Stelle verharren? Auch wenn es nur ein zähflüssiges Stop-and-Go war, dieser fühlt sich für die meisten erträglicher an als ein echter Stillstand. Genauso ergeht es auch Ihren Teilnehmern.
Das können Sie tun, damit die Wartezeit beim Check-in kürzer wird:
- Planen Sie vorausschauend.
Wie viele Personen kommen voraussichtlich zur gleichen Zeit? Wie viele werden es im Peak sein? Richten Sie auf diese maximale Zeit die Zahl der Counter oder des Check-in-Personals aus.
- Kommunizieren Sie umfangreich.
Erinnern Sie Ihre Eventgäste daran, ihr Ticket oder den QR-Code griffbereit zu halten. Das kann per E-Mail vor dem Event geschehen oder mithilfe eines Schildes wenige Minuten oder Schritte vor dem Check-in.
- Nutzen Sie Tensatoren für geordnete Warteschlangen.
Eine gelenkte Warteschlange, die sich kurz vor mehreren Check-in-Stationen, splittet, sorgt dafür, dass Menschen stets ein Stückchen vorankommen, statt lange auf einer Stelle verharren zu müssen.
- Schaffen Sie einen Zusatzcounter für “Sonderfälle”.
Und wählen Sie einen passenden, attraktiv-klingenden Namen dafür. An diesem Counter ist Zeit, alle Sonderfälle zu bearbeiten – vergessene Tickets, Namensänderungen, Workshop-Umbuchungen und Co. Hier sollte jemand tätig sein, der mit ausreichend Entscheidungsbefugnis ausgestattet ist, um alle Sonderfälle zügig abarbeiten zu können.
- Richten Sie einen Self-Check-in ein.
Quasi wie im Supermarkt, denn nicht alle Personen müssen manuell gescannt werden oder benötigen Hilfe. Es gibt immer welche, die sich schnell und reibungslos selbst einchecken können.
Fazit
Nutzen Sie eine der zahlreichen digitalen Lösungen, um den Einlass bei Ihren Events reibungslos zu gestalten. Achten Sie bei der Auswahl auf die Zielgruppe, deren Affinität zu digitalen Lösungen sowie auf die entstehenden Kosten sowie Nutzen für die jeweilige Lösung. Dabei gilt: Je mehr Daten Sie zentral in eine Plattform einspeisen können, desto besser können Sie Ihr Event kurz-, mittel- und langfristig darauf abstimmen und sowohl das Event-Marketing als auch das Leadmanagement für Ihre Organisation optimieren.
