In dieser hypervernetzten Welt, in der wir immer nur einen Ping, ein Klingeln, einen Tweet oder einen Piepton davon entfernt sind, eine neue Event-Information zu übermitteln oder zu erhalten, stellt sich die Frage, warum Planer immer noch mit No-Shows kämpfen.
Man muss kein Psychologe sein, um zu erkennen, dass und warum bei kostenfreien Events die No-Show-Rate besonders hoch ist. Der Karteninhaber wägt den wahrgenommenen Wert der Teilnahme gegen den Wert ab, beispielsweise Zeit mit seiner Familie zu verbringen oder im Büro zu bleiben.
Wenn keine finanziellen Verpflichtungen für die Veranstaltung eingegangen wurden, werden alle Zusicherungen der Welt zu Staub, wenn der Teilnehmer den Inhalt oder die erwarteten Ergebnisse Ihres Events nicht hoch genug einschätzt.
Wenn Sie allerdings den wahrgenommenen Wert der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung steigern, unabhängig davon, ob die Eintrittskarte kostenlos ist oder nicht, können Sie die Zahl der No-Shows verringern und Mund-zu-Mund-Propaganda und Loyalität schaffen. Hier sind unsere Tipps, wie Sie dies erreichen können.
1. Führen Sie eine kostenpflichtige Ticketoption ein
Eine begrenzte, kostenpflichtige Ticketoption für kostenfreie Events trägt dazu bei, den wahrgenommenen Wert der Gratis-Teilnahme hervorzuheben. Wenn Sie beispielsweise die Möglichkeit bieten, 20 Euro für reservierte Sitzplätze, ein Frühstücks-Networking vor dem Event oder ein Treffen mit den Referenten nach der Veranstaltung zu bezahlen, werden die Inhaber von Freikarten unbewusst einen Wert von bis zu 20 Euro für ihre Teilnahme an der Veranstaltung annehmen.
Wenn zudem das begrenzte Angebot an bezahlten Tickets ausverkauft ist, steigt der Wert eines kostenfreien Platzes bei einer gefragten Veranstaltung in den Köpfen der Menschen weiter an.
2. Kreieren Sie FOMO – Fear of missing out
Indem Sie ein echtes Gemeinschaftsgefühl und eine Vorfreude auf Ihre Veranstaltung schaffen, fühlen sich viele Menschen fast verpflichtet, auch tatsächlich zu erscheinen. Schließlich verpasst niemand gerne etwas.
Entwickeln Sie aus diesem Grunde eine Strategie für Social-Media-Inhalte, die Video-Testimonials, Fakten zu Geschäftsergebnissen auf Ihrem Event, das Engagement der Redner und andere für Ihre Zielgruppe relevante Werbebotschaften enthält.
Machen Sie es registrierten Teilnehmern leicht, ihre Begeisterung über soziale Netzwerke zu teilen, indem Sie einen Event-Hashtag verwenden oder einer speziellen LinkedIn-Gruppe oder Facebook-Eventseite beitreten.
Die Möglichkeit, über eine Event-App Treffen zu vereinbaren oder Nachrichten an andere angemeldete Teilnehmer zu senden, trägt ebenfalls zu einem höheren Commitment bei.
3. Werten Sie die Teilnahme nicht ab
Gestalten Sie jeden Teil Ihrer Event-Kommunikation so persönlich und individuell wie nur möglich, damit niemand das Gefühl hat, nur eine Nummer zu sein. "Nummern" fühlen sich nicht verpflichtet, teilzunehmen. Wenn Sie den Teilnehmern sagen, dass sie allein durch ihre Anmeldung Zugang zu Livestreams oder Präsentationen der Referenten erhalten, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Plätze leer bleiben. Wenn Sie die Teilnahme an der Veranstaltung abwerten, werden das auch Ihre Gäste tun.
4. Kontakt aufrechterhalten
Halten Sie Ihren Mitarbeitern den Rücken frei, damit sie sich auf die Beziehungen zu den Teilnehmern und das FOMO-Marketing vor, während und nach der Veranstaltung konzentrieren können. Die Finanzberatungsgruppe Tenet nutzt die Cvent Event-App, die mit ihrem Cvent Registrierungssystem verknüpft ist. So haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um mit jedem registrierten Teilnehmer zu sprechen und seine Fragen zu beantworten.
Am Telefon erklären sie die Vorteile der Event-App und stellen sicher, dass der Teilnehmer sie installiert und sich angemeldet hat. Dieser zusätzliche persönliche Touch hat dazu geführt, dass mehr als 70 % ihrer Events zu 100 % besucht werden und die Zahl der No-Shows auf durchschnittlich 3 % gesunken ist.
Mit denjenigen, die trotzdem nicht erschienen sind, sollten Sie Kontakt aufnehmen. Finden Sie heraus, warum sie nicht kommen konnten, was sie brauchen und wie Sie Ihre Marketingaktivitäten in Zukunft ausrichten sollten.
Personen, die wissen, dass ihr Nichterscheinen zur Kenntnis genommen wird, werden beim nächsten Mal mit größerer Wahrscheinlichkeit teilnehmen.
5. Online-Check-in vor der Veranstaltung
Durch einen Online-Check-in vor der Veranstaltung erhalten die Teilnehmer ihren heruntergeladenen Badge. Dies ist eine psychologische Bestätigung ihrer Teilnahmeabsicht.
Außerdem beschleunigt dies den Registrierungsprozess vor Ort und gibt Ihnen als Planer ein Bild davon, wer möglicherweise nicht teilnehmen wird. So können Sie potenzielle No-Show-Kandidaten mit gezielten Nachrichten ansprechen.
6. Personalisierte Veranstaltungsinhalte
Beziehen Sie Ihr Publikum in die Planung Ihres Events ein. Wenn die Teilnehmer des letzten Jahres das Gefühl haben, dass sie an der Gestaltung der Inhalte für dieses Jahr mitgewirkt haben, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie wiederkommen und ihren Freunden und Kollegen davon erzählen.
Hosten Sie Fokusgruppen, richten Sie Ausschüsse ein, führen Sie Umfragen in den sozialen Medien durch und nutzen Sie Ihre E-Mail-Datenbank, um die Inhalte an Ihrem mitgestalten zu können. Lassen Sie Ihre potenziellen Teilnehmer mitentscheiden, welche Referenten Sie buchen, die schließlich zu einer Veranstaltung führen, die man unbedingt besuchen muss.
7. Klären Sie die Teilnehmer darüber auf, was No-Shows eigentlich bedeuten
Wenn Sie wirklich bedenken würden, dass Ihr Nicht-Erscheinen an einer Veranstaltung Auswirkungen auf die Umwelt hat, zu Lebensmittelverschwendung führt und dem Veranstalter potenzielle Kosten verursacht, würden Sie trotzdem ohne triftigen Grund nicht erscheinen? Wir sind alle nur Menschen, also finden Sie Wege, Ihrer Zielgruppe klarzumachen, welche Auswirkungen es hat, wenn sie Ihnen nicht mitteilen, dass sich ihre Pläne geändert haben.
Heutzutage gibt es viele Webinare und Events, bei denen die Teilnehmer aufgefordert werden, sich anzumelden, nur um für die Aufzeichnungen oder Videos zugelassen zu werden und um auf eine Marketingliste zu kommen. Dies hat die Menschen darauf konditioniert zu glauben, dass Antworten nicht viel zählen. Wenn Sie Essen servieren oder eine Gebühr pro Person erheben, sollten Sie Ihrem Publikum klarmachen, dass Sie eine genaue Teilnehmerzahl benötigen.
8. Vergeben Sie Zertifikate
Bieten Sie bei Bildungsevents ein Teilnahmezertifikat an oder lassen Sie Ihre Veranstaltung akkreditieren, damit diejenigen, die den gesamten Inhalt besucht haben, Punkte für die berufliche Weiterbildung erhalten.
Fazit
No-Shows sind für viele Planer und Veranstalter eine echte Herausforderung und ein Ärgernis zugleich. Heben Sie daher als Veranstalter den Wert Ihres Events hervor, machen Sie die Teilnahme so attraktiv wie möglich und zeigen Sie Ihren Teilnehmern, was ein Nicht-Erscheinen eigentlich bedeutet. Mit unseren 8 Tipps sollten sich die No-Show-Raten Ihrer Veranstaltungen deutlich reduzieren. Viel Erfolg!
