7 Key Learnings 2022, die Eventprofis 2023 kennen sollten

Auch 2022 war ein turbulentes Jahr. Zumindest gefühlt, mussten sich viele Planer und Marketingprofis permanent auf neue Entwicklungen und Rahmenbedingungen für ihre Events einstellen. Ob Corona- oder Energiekrise, ob Fachkräftemangel oder abbrechende Lieferketten – die Herausforderungen schwanden auch 2022 nicht. Doch auch oder gerade in diesen Zeiten können wir auch viel über erfolgreiche Events lernen. 7 Dinge, die auch Sie kennen und berücksichtigen sollten, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Live is live – Präsenz-Events sind zurück 

Erinnern Sie sich noch an die Stimmen, die mit Beginn der Pandemie verkündeten, dass Präsenzveranstaltungen tot seien? Dass dem bei Weiten nicht so ist, haben spätestens das Jahr 2022 und die zahlreichen, erfolgreich durchgeführten Präsenz-Events bewiesen. Ob Sie sich an die IMEX oder die OMR erinnern oder an eine der zahlreichen Fachmessen in Deutschland – Präsenz-Events gaben sich in den Locations spätestens ab Mai die Klinke in die Hand. Wer nicht selbst dabei war, konnte dies zumindest eindrücklich in seinem LinkedIn-Feed beobachten. Auch unsere Auftaktveranstaltung Cvent CONNECT Europe in Frankfurt am Main war ein voller Erfolg.  

Das Geheimnis des Erfolgs von Präsenzveranstaltungen? Der Face2Face Austausch ist deutlich intensiver, Produkte lassen sich anfassen und Events mit allen fünf Sinnen erleben. 

Networking ist gefragter denn je 

Was jedoch der ultimative Vorteil von Live-Events gegenüber den in der Pandemie entwickelten Online-Events ist: Das Networking. Viele Veranstalter berichten uns von einem ausgesprochen hohen Bedürfnis, sich persönlich auf Veranstaltungen austauschen zu können. Die Kaffeepausen sind beliebter als je zuvor und Teilnehmer verzichten gern einmal auf die ein oder andere Session zugunsten eines Gespräches von Angesicht zu Angesicht.  

Unser Tipp: Bauen Sie Networking als festen Bestandteil in Ihr Event ein. Nutzen Sie dafür z.B. unsere Event-App, die 1:1 Termine durch unser Appointment-Tool und die einsehbare und filterbare Teilnehmerliste in der App.  

Online-Events haben auch ihren Charme – und graben Live-Events Teilnehmer ab 

Bei aller Freude rund um die Rückkehr von Live-Events: Nicht alle kommen wieder und wollen reisen, in Bussen und Bahnen Maske tragen oder den produktiven Schreibtisch verlassen. Auch Budgetengpässe und Reisestopps der Unternehmen führen dazu, dass deutlich weniger Personen zu Präsenzveranstaltungen fahren wollen oder dürfen. Schließlich gibt es mittlerweile bei vielen Events eine Online-Komponente, die inzwischen von vielen Teilnehmern als Standard vorausgesetzt wird – auch wenn das Angebot dann nicht immer in der erforderten Konsequenz angenommen wird.  

Unser Tipp: Bieten Sie unbedingt eine Aufzeichnung von Ihrem Event an. Diese muss keinesfalls live gestreamt werden, denn das schon Ihr Eventbudget. Doch sie bietet für Ihre Leadgenerierung wertvolle Touchpoints an und liefert damit Daten für ein vollständiges, korrektes Lead-Scoring. 

In unsicheren Zeiten ist der Austausch noch wichtiger 

Je volatiler die Welt, desto wertvoller ist der Austausch mit Gleichgesinnten. Daher zieht es uns gerade in unsicheren Zeiten zu Veranstaltungen, auf denen wir uns einmal ganz informell und in Pausen oder Kleinformaten unter vier Augen austauschen können. Hier werden Dinge besprochen, für die in klassischen Videocalls oft keine Zeit bleibt oder die so vertraulich sind, dass niemand Gefahr laufen möchte, dass nebenbei ein Recording läuft oder ein paar Screenshots angefertigt werden. Darüber hinaus verhilft uns der Zufall auf Veranstaltungen, das ein oder andere Mal zu spannenden, neuen Kontakten und Inspirationen – der oft zitierte “Serendipity”-Effekt.  

Unser Tipp: Gestalten Sie Ihre Pausen und Austauschformate so, dass Ihre Teilnehmer wirklich Zeit und Raum für vertraulichere Gespräche haben.  

Event-Marketing wird immer anspruchsvoller 

Wie leicht ist es Ihnen gefallen, die anvisierten Anmeldezahlen für Ihre Events in 2022 zu erreichen? Viele unserer Kunden berichten, dass es deutlich anspruchsvoller geworden ist, die eigene Zielgruppe zu erreichen und Anmeldungen zu generieren. Schließlich gibt es inzwischen viele Kanäle, über die Sie einladen können und viele unterschiedliche Personas, die dabei berücksichtigen sollten. Die Zeiten, in denen eine Massen-E-Mail an alle, ausreichend viele Anmeldungen generiert hat, sind vorbei. Social Media als auch bezahlte Werbeanzeigen im Netz gehören heute zum Standard des Event-Marketings dazu. 

Unser Tipp: Nutzen Sie individualisierte Einladungsmailings und sprechen Sie Ihre Zielgruppe mit personalisierten Botschaften an – basierend auf ihrem Verhalten bei vergangenen Events, auf dem Profil in Ihrer Datenbank und anderen Touchpoints, die Sie in einer zentralen Datenbank über sie gesammelt haben. Das Registrierungs-System von Cvent unterstützt sie genau dabei.  

Der Fachkräftemangel ist omnipräsent 

Der demografische Wandel schlägt vor allem in Deutschland zu und trifft viele Branchen mit enormer Wucht. Lösen lässt er sich auf politischer Ebene im Kern nur durch ausreichend qualifizierte Zuwanderung. Doch auch Sie können etwas dafür tun, dass Sie trotz Fachkräftemangel erfolgreich Ihre Veranstaltungen durchführen können.  

3 zentrale Stellschrauben:  

1. Planen Sie Ihr Personal - auch das der Dienstleister - langfristig ein. 
2. Betreiben Sie aktives Employer Branding, um die zu halten, die bereits an Board sind und für neue Mitarbeiter attraktiv zu sein.  
3. Setzen Sie auf digitale Lösungen und erhöhen so die Effizienz aller eingesetzten Ressourcen. So sind Sie als Organisation schneller und Ihre Mitarbeiter zufriedener – niemand will heute noch im Akkord Exceltabellen pflegen oder Teilnehmerdaten manuell prüfen und übertragen.  

Events müssen ihre Berechtigung nachweisen 

“ROI statt Bauchgefühl” lautet die Devise in vielen Event- und Marketingabteilungen – zumindest wenn wir die Führungskräfte fragen. Auf operativer Ebene gestaltet sich das schon deutlich schwieriger, da Eventziele häufig noch nicht ausreichend SMART genug definiert werden. So sind Veranstaltung häufig immer noch dann erfolgreich, wenn sich ausreichend Teilnehmer angemeldet und diese zufrieden das Event verlassen haben. Doch in Zeiten knapper Budgets und Ressourcen sollten Sie genau darauf achten, ob Sie Ihr Kapital wirklich effizient einsetzen. Schauen Sie sich das Verhältnis von Gewinn (Return) zum eingesetzten Kapital (on Investment) genau an.  

Unser Tipp: Nutzen Sie die umfangreichen Module, die ein Event-Management-System wie das von Cvent bietet. So können Sie die relevanten Kennzahlen messen und Ihren ROI stetig verbessern als auch gegenüber Ihren Stakeholdern nachweisen.  

Fazit 

Egal ob Präsenz- oder Online-Events, im Kern sind Veranstaltungen das, was sie auch vor der Pandemie waren: Ort der Begegnungen und des Austausches sowie für viele Unternehmen eine hervorragende Maßnahme zur Leadgenerierung. Damit Ihre Veranstaltngen jedoch auch 2023 erfolgreich sein können, müssen Sie permanent nachjustieren und sowohl die Kennzahlen als auch den Nutzen für Ihre Teilnehmer stets im Blick behalten.