In 5 Schritten zur erfolgreichen Eventstrategie

Die meisten Eventprofis würden die Frage "Haben Si eine Veranstaltungsstrategie?" wahrscheinlich mit "Ja" beantworten - doch die Komplexität dieser Strategien ist unterschiedlich. 

Ihre Eventstrategie ist einer der wichtigsten Bestandteile Ihrer Jahres-Eentsplanung. Denn ohne eine solche Strategie sind Ihre Meetings und Veranstaltungen, unabhängig von der Größe und dem Umfang, zum Scheitern verurteilt. Ein effektives Meeting- und Eventprogramm umfasst alle Veranstaltungsarten (persönlich, virtuell und gemischt) und basiert auf Ihrer Eventstrategie. Sie fließt in jeden Aspekt Ihres Unternehmens ein. Von den Veranstaltungszielen bis hin zum Nachweis des Veranstaltungserfolgs ist Ihre Strategie der Fahrplan dafür, was Sie mit Ihrem Meeting- und Eventprogramm erreichen möchten und wie Sie diesen Erfolg messen werden.

Eventstrategie: Was ist das? 

Häufigt wird die Afstellung einer Eventstrategie in den Hintergrund gedrängt. Warum eigentlich? Viele Planer sind so sehr mit dem Tagesgeschäft beschäftigt, dass es schwierig sein kann, sich auf den strategischen Plan mit größerem Horizont zu konzentrieren.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Einfach ausgedrückt: Eventstrategie ist die Fähigkeit einer Organisation, ein zielgerichtetes, messbares und datengestütztes Meeting- und Eventprogramm für alle virtuellen, hybriden und Prsenzveranstaltungen zu entwickeln. Diese Strategie sollte sich an den Unternehmenszielen orientieren. Die Effektivität einer Eventstrategie liegt in der Klarheit und Relevanz ihrer Leistungsindikatoren (KPIs), der Art und Weise, wie eine Organisation entscheidet, welche Events sie ausrichtet und besucht (der Eventauswahlprozess), wie Events genehmigt werden und wie das Budget verwaltet wird.

Wir zeigen Ihnen daher, worauf Sie bei der Aufstellung Iherer Eventstrategie wirklich achten müssen. Mit unseren 5 simplen Schritten wird die Planung Ihrer Events für Sie zum Kinderspiel.

1. Unternehmensziele klar formulieren

Die strategische Eventplanung beginnt mit der Festlegung von Unternehmenszielen. Es gibt fast nichts, was in einem Unternehmen geschieht, das nicht mit der Firmenmission in Verbindung stehen sollte. Unternehmen haben klare Funktionen, weshalb sie klare Ziele und eine Ausrichtung benötigen.

Mögliche gemeinsame Ziele könnten sein:

• Steigerung der Einnahmen
• Auf- und Ausbau der Marke
• Verringerung der Fluktuation im Unternehmen

2. Den Rahmen Ihrer Eventstrategie bestimmen

Der erste Schritt ist getan: Sie kennen die Ziele Ihres Unternehmens. Widmen Sie sich als Nächstes der Ausrichtung der Eventstrategie auf die Unternehmensziele zu. Setzen Sie dazu die Ziele und Arten Ihrer Events fest, die teil Ihres Eventprogramms sein werden.

Beispielsweise, wenn Sie die Einnahmen steigern möchten, sollte Ihr Produkt im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen. Eine Happy-Hour wiederrum wird eher als eine Gelegenheit zum Networking angesehen, die Spaß macht und wird eher zu mehr Leads und neuen persönlichen Kontakten führen als zu konkreten Geschäftsabschlüssen. Die Art der durchzuführenden Veranstaltungen sollte immer an den höchsten Prioritäten des Unternehmens ausgerichtet sein.

Ziele und Arten von Veranstaltungen

• Steigerung der Einnahmen: Messe
• Auf- und Ausbau der Marke: Ideenkonferenz
• Verringerung der Fluktuation im Unternehmen: Interne Teambuilding-Veranstaltung

3. Führen Sie eine Ressourcen-Inventur durch

Bevor Sie eine Eventstrategie aber aufsetzen können, sind noch einige Dinge zu klären. So sollten Sie einen Blick auf Ihre Ressourcen werfen.  Unter Ressourcen versteht man alles, was Ihnen hilft, die eigenen Ziele zu erreichen. Unabhängig davon, ob Ihnen niedriges oder hohse Budget, ein kleiner oder ein großer Mitarbeiterstab zur Verfügung steht, sollten Sie wissen, womit Sie arbeiten können. Die Vorstellung, dass man mit zwei Mitarbeitern und einem Jahresbudget von zehntausend Euro pro Jahr zwanzig Veranstaltungen mit je fünfhundert Teilnehmern durchführen kann, ist illusorisch.

Setzen Sie auf Instrumente und Prozesse, welche Ihnen manuelle Arbeiten abnehmen können, damit Sie sich den strategischeren Aspekte Ihrer Eventplanung widmen können. Eventtechnologien eröffnen Ihnen hierbei unendliche Möglichkeiten, bis dato langwierige Aufgaben schnellst-möglich oder autonom abarbeiten zu können. Von Event-Registrierung über vor-Ort-Lösungen (wie etwa mobile Event-Apps und Namensschild-Drucker) bis hin zur Datenauswertung über Dashboards ermöglichen es Ihnen Event Management Plattformen effizienter und kostengünstiger Events aufzusetzen.

Zu überprüfende Ressourcen

• Budget
• Zeit
• Personal
• Unterstützung durch das Unternehmen
• Schulung/Kenntnisse über Eventplanung
• Event-Management-Technologie

4. Den Veranstaltungskalender stets im Blick

Timing ist alles. Die Art der Veranstaltungen, die Eventlocations und sogar das Wetter können eine große Rolle dabei spielen, ob Teilnehmer zu Ihrem Event erscheinen oder nicht. Vergessen Sie bei der Festsetzung eines Veranstaltungsdatums nicht, Feiertage und Schulferien miteinzubeziehen. Als vorteilhaft hat sich bisher auch immer ein zentral gelegene Eventlocation erwiesen, da diese mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht und damit für eine größere Menge an Teilnehmern zu erreichen ist.

Folgendes sollten Sie berücksichtigen:

• Branchenveranstaltungen
• Events von Wettbewerbern
• Jahreszeit
• Standort der Teilnehmer

5. Mit den richtigen Eventdaten in
die Zukunft blicken

Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Veranstaltung zu planen, nach deren Ende keine Analysen zur Messung des Erfolgs vorliegen. Bei der strategischen Eventplanung geht es daher um Daten und Analysen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie im Vorfeld Ziele festgelegt haben, mit deren Hilfe sich feststellen lässt, ob die Veranstaltung den geplanten Zweck erfüllt hat oder ein Misserfolg war. Finden Sie zudem heraus, welche Daten Sie bei den Veranstaltungen erfassen sollten und ob Sie alle notwendigen Datenpunkte von Anfang bis zum Ende des Käuferzyklus eines Teilnehmers überhaupt verfolgen können.

• Frist festlegen: Ohne ein konkretes Endzeitpunkt für ein Ziel können Sie nicht wissen, ob Sie erfolgreich waren. Eine schnelle Aufbereitung der Daten im Anschluss an ein erfolgreiches Event hilft Ihnen unter anderem auch dabei, rasch auf die Optimierung Ihrer Eventprogramm-Strategie zu reagieren, damit Ihre bevorstehenden Veranstaltungen erfolgreicher den je werden.
• Messbarkeit gewährleisten: Schwammige Formulierungen haben noch keinem gut getan. Legen Sie quantitative Ziele fest, die sich messen lassen und definieren Sie die KPIs, die Sie erfasst haben möchten, bereits im Vorfeld. Konzentrieren Sie sich dabei auf die „Handvoll“, mit welchen sich der Erfolg Ihrer Events und damit auch Ihres Unternehmens eindeutig nachweisen lassen.
• Zweideutigkeit vermeiden: Der Erfolg eines Events sollte nicht in Frage gestellt werden, es muss klar ersichtlich sein, was ein Erfolg ist und was nicht. Ohne eindeutige Nachvollziebarkeit, können Sie schlussendlich nicht die richtigen Entscheidungen treffen. Es muss für Sie und Ihre Stakeholder deutlich hervorgehen, wo es Verbesserung bedarf und was bisher gut funktioniert hat, als auch ob und welche Eventtypen in Zukunft gestrichen oder beibehalten werden sollten.
• Objektiv bleiben: Versuchen Sie Ihre Ziele mit Ihren erfassten Daten auf Grundlage vergangener Veranstaltungen zu Vergleichen. Auf diese Weise können Sie Ihrer Performance den richtigen Wert beimessen. Sie haben Ihre Ziele nicht erreicht, schneiden aber deutlich besser ab als im Vorjahr? Glückwunsch! – Auch wenn es Verbesserungspotenzial gibt, so sind Sie auf dem richtigen Erfolgsweg.

Ohne Event-Management-Technologie ist es schwierig, ein klares Bild der eigenen Daten und Analysen zu erlangen. Setzen Sie daher auf digitale Hilfsmittel.

Fazit

Um Events strategisch erfolgreich zu planen, müssen Sie frühzeitig damit anfangen. In letzter Sekunde etwas auf die Beine zu stellen, hat noch nie funktioniert. Inhalte, Entertainment, Datum, Ort – alles muss in sich stimmig sein und zum Event passen. Darüber hinaus benötigen Sie die richtigen Ressourcen zur Unterstützung Ihrer Veranstaltungen, damit Sie Ihre Eventstrategie ohne Probleme umsetzen können. Die Aufstellung eines strategischen Veranstaltungsprogramms erfordert also Zeit und lebt von Ihren vielen Versuchen und Fehlschlägen. Kleiner Tipp am Rande, Event-Management-Technologien erleichtern Ihnen die Planung und Auswertung Ihrer Events und unterstützen Sie auf Ihrem Erfolgsweg.

5 Tipps sind Ihnen nicht genug? Wie Sie die maximale Wirkung Ihrer Live-Events entfalten können, zeigen wir Ihnen in unserem eBook.