Die Entscheidung, eine Live-Veranstaltung in eine virtuelle umzuwandeln, ist angesichts der Umstände, mit denen wir alle derzeit konfrontiert sind, nicht ungewöhnlich. Ist die Entscheidung jedoch erst einmal getroffen, besteht plötzlich die dringende Notwendigkeit, darüber nachzudenken, wie man Inhalte, von denen man weiß, dass sie bei Vor-Ort-Events gut funktionieren, in eine Umgebung verlagern kann, die etwas weniger natürlich ist als ein persönliches Treffen.
Da beim derzeitigen stark nachgefragten Übergang zu Virtuellen Event-Plattformen viele MICE-Planer vielmehr damit beschäftigt sind, das Konferenz- und Tagungsdesign in Online-Formate zu übersetzen, wird bei der Frage nach Inhalten nur verloren am Kopf gekratzt.
Wie halten Sie schließlich die Teilnehmer bei virtuellen Events beschäftigt, wenn Sie sie nicht vor ihren Computern einnicken sehen können? Und was ist die effektivste Methode, um von einer Präsentation, die auf einer großen Leinwand vor einem Live-Konferenzpublikum gezeigt wird, zu interaktiven Inhalten für Webinare und Live-Streams zu gelangen?
Falsch gemacht, werden virtuelle Zuschauer schnell durch ihre E-Mail- und Social-Media-Feeds abgelenkt. Wenn Sie es jedoch richtig anstellen, werden Sie das Engagement vor, während und nach der Veranstaltung steigern können, als auch ein virtuelles Publikum anziehen, eine Wissensbibliothek mit gemeinsam nutzbaren Inhalten aufbauen, als auch mehr Sponsoren gewinnen und alternative Einnahmequellen erschließen können.
Ziele setzen & Ihr Publikum verstehen
Genau wie bei der Planung einer physischen Veranstaltung sollten Sie zunächst die Ziele Ihres virtuellen Events festlegen und ein gutes Verständnis dafür haben, wer Ihr Publikum überhaupt ist und wie technisch versiert es ist.
Wenn Ihr Publikum beispielsweise von Natur aus wettbewerbsfähig ist, möchten Sie eher Gamifizierungs-Möglichkeiten zu Ihren virtuellen Inhalten hinzufügen (dazu später mehr). Wenn es sich um ein einfacheres virtuelles Angebot handelt, kann es sein, dass das Publikum einfach Videos ansehen möchte, die auf einer speziellen Microsite, einem YouTube-Kanal oder einer Facebook-Seite hochgeladen wurden.
Soll Ihr Event rundum virtuell werden? Oder möchten Sie nur virtuelle Elemente haben, um ein Onlinepublikum, das nicht an der physischen Konferenz teilnehmen kann, zu involvieren?
Was ist der Zweck der Veranstaltung? Ist es, Wissen und Informationen zu teilen oder ist es vielleicht, das Markenbewusstsein zu stärken oder vielleicht bestimmte Produkte vorzuführen?
Die Kenntnis über diese KPIs hilft Ihnen, Ihr inhaltliches Programm aufzubauen und zu entscheiden, welche Live-Elemente ein virtuelles Add-on benötigen. Damit können Sie auch besser entscheiden, welche Online-Plattform am besten geeignet ist, um das festgelegte Ziel dieser Veranstaltung zu erreichen.
Genau wie physische Tagungen und Konferenzen gibt es virtuelle Veranstaltungen in vielen möglichen Formaten.
Bei einem Webinar können Teilnehmer aus aller Welt mitmachen und zuhören, wenn ein oder mehrere Referenten den Inhalt präsentieren. Webinare verwenden in der Regel Videokonferenz-Tools, die es ermöglichen, Fragen zu stellen und Antworten zu geben, Live-Präsentationen zu halten oder Videos aufzuzeichnen.
Virtuelle Konferenzen basieren auf einem komplexen Programm, welches Keynotes, Sessions, Breakouts und viele weitere lebendige Inhaltselemente umfasst. Virtuelle Konferenzen umfassen also Inhalte für mehrere Sessions und Live-Streaming. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, ihre eigenen On-Demand-Inhalte zu erstellen, Sessions in Echtzeit anzuzeigen und mit anderen Teilnehmern zu interagieren.
Hybrid-Veranstaltungen sind eine Mischung aus physischen Aktivitäten, die von Angesicht zu Angesicht stattfinden und Add-Ons mit virtuellen Inhalten. Der Schlüssel hierbei ist die Hybridisierung beider, so dass sie sich gegenseitig ergänzen und ein höherwertiges Inhaltserlebnis bieten.
Wer wird Ihre Veranstaltung ausrichten
Genau wie physische Konferenzen erfordern virtuelle und hybride Veranstaltungen einen erfahrenen Gastgeber. Anders als in einer Live-Umgebung muss der gewählte Moderator jedoch in der Lage sein, Inhalte live vor einem entfernten Publikum zu präsentieren.
Mit anderen Worten: Ihr Gastgeber muss Erfahrung darin haben, ohne Skript vor der Kamera zu präsentieren. Außerdem muss er in der Lage sein, auf Fragen zu antworten, die über die Veranstaltungsanwendung gestellt werden, andere entfernte Redner vorzustellen und die Inhalte bei Bedarf sowohl auf das virtuelle als auch auf das Live-Publikum zuzuschneiden.
Wenn Ihre Hybrid-Konferenz beispielsweise eine Keynote-Session live übertragen hat und Ihre Zuhörer kurz vor einer Kaffeepause oder der Auswahl verschiedener Workshops stehen, sollte Ihr Gastgeber nicht nur in der Lage sein, die Delegierten im Raum über das Geschehen zu informieren, sondern auch die Online-Zuschauer darüber zu informieren, mit welchen Inhalten sie sich während des Wartens auf den nächsten Live-Stream beschäftigen können.
Dasselbe gilt für Ihre Redner. Es besteht ein großer Unterschied zwischen einem Redner, der Inhalte live auf der Bühne vor einem teilnehmenden Publikum präsentieren kann, und jemandem, der vor einer Videokamera oder Webcam ansprechend präsentieren kann, während er in Echtzeit auf Fragen reagiert, die auf seinem Bildschirm erscheinen.
Wählen Sie daher bei der Erstellung Ihrer virtuellen Inhalte die Redner nach ihrer Erfahrung und ihrem Fachwissen aus.
Planung der Inhalte
Warten Sie nicht, bis Ihr virtuelles Event für Registrierungen eröffnet wird, um wertvolle Informationen auszutauschen. Präsentieren Sie ansprechende Inhalte in Gästeblogs, Rednervideos und Social Media Posts, um Ihrem Publikum einen Vorgeschmack auf das zu geben, was auf Sie zukommt.
Wenn Sie die Redner bitten, einen Teaserbeitrag vor der Kamera zu halten, um für ihre Session zu werben, können Sie auch ihren Online-Präsentationsstil und ihre Kameraeinstellung überprüfen und Verbesserungsvorschläge machen, bevor sie live gehen.
Entscheiden Sie sich für digitale Inhaltselemente, die einem physischen Live-Event einen Mehrwert verleihen können.
Wie oft haben Sie zum Beispiel an Ihrem Schreibtisch gesessen und auf den Live-Stream einer Konferenz-Keynote gewartet, während Sie gezwungen waren, zuzusehen, wie sich ein leerer Saal langsam füllt, oder noch schlimmer, wie Sie auf einen visuellen Platzhalter starren.
Während die Teilnehmer ihren Willkommensempfang genießen, können Sie Ihr virtuelles Publikum mit einer mobilen Event-App an der Stange halten: Nutzen Sie dazu Live-Umfragen, Feedback-Umfragen, ein Quiz, Sessionvorschau-Videos oder Informationen über das Sammeln von Punkten für die Auseinandersetzung mit den Online-Inhalten während des Tages. Erstellen Sie ein Leader Board in Ihrer Event-App und bieten Sie einige attraktive Preise an.
Um das Engagement zu maximieren, nutzen Sie eine mobile Event-App auch, um regelmäßige Push-Benachrichtigungen zu versenden, um das virtuelle Publikum auf die nächsten Themen auf der Agenda aufmerksam zu machen und die Gamifizierungselemente voranzutreiben.
Durch die Integration von Gamifizierungsideen in Ihre Pläne für virtuelle Inhalte können Sie Interesse wecken, Engagement aufrechterhalten und für Begeisterung sorgen.
Und indem Sie Push-Benachrichtigungen für Ihr Inhaltsprogramm verwenden, stellen Sie sicher, dass das virtuelle Publikum immer wieder auf den Bildschirm zurückkommt und sich stärker in das Gesamterlebnis der Veranstaltung eingebunden fühlt.
Inhaltliche Formate
Sobald Sie diese Pläne für Ihre virtuellen Inhalte erstellt haben, um Ihre Veranstaltung für ein Online-Publikum attraktiver zu gestalten, müssen Sie sich dann auf die wichtigsten Inhalte konzentrieren.
Dies sind diejenigen, die eine Weiterbildung ermöglichen, als auch Information und Wissen austauschen und Motivation schüren.
Das Letzte, was Sie aber möchten, ist, dass jeder Reder die gleiche Art an Informationen liefert. Virtuelle Veranstaltungsinhalte funktionieren am besten, wenn genügend Abwechslung vorhanden ist, damit das Publikum den Bildschirm nicht abschaltet.
Sehen wir uns fünf verschiedene Inhaltsformate an, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen und verhindern, dass Online-Zuschauer gedanklich abschalten und sich abmelden. Eine gute Mischung aus diesen Formaten bietet Ihnen ein ansprechendes Programm und eine Inhaltsbibliothek, die nach Ihrer Veranstaltung wiederverwendet und neu verteilt werden können.
1. Thought Leadership Inhalte
Branchenführer und Visionäre der Industrie vermitteln virtuelle Zuschauern am besten die tiefgehende und aufschlussreichen Thought Leadership Inhalte, die Sie auf Ihren virtuellen Veranstaltungen dringend benötigen.
Stellen Sie sich bei der Auswahl vor allem die Frage: Wer sind die Vordenker in meiner Branche? Wer ist es, den mein Publikum gerne reden hören möchte? Wer ist diese eine Person, die die Macht hat, Mundpropaganda anzukurbeln, förderlich für meine sozialen Medienkanäle ist, als auch meine virtuellen Registrierungszahlen antreibt?
Thought Leadership Inhalte bieten zudem Ratschläge, Standpunkte, Inspiration und Soundbites, die zur Förderung der Berichterstattung über Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien genutzt werden können. Nutzen Sie dazu Interviews, welche über Webinare oder über Skype oder Zoom aufgezeichnet, in einem ansprechenden Design verpackt und schließlich auf der Eventwebsite veröffentlicht werden können.
2. Forschungsbasierte Inhalte
Machen Sie das Beste aus Ihrer Besucherdatenbank oder Ihren Online-Registranten, indem Sie eine Umfrage durchführen, deren Ergebnisse entweder in einer virtuellen Session geliefert wird oder in kleinere Beiträge segmentiert und an bestimmten Punkten des Tages ausgestrahlt werden kann, um das virtuelle Publikum stärker zu beschäftigen und länger online zu halten.
Die Verwaltung der Umfrage vor der Veranstaltung bei der Registrierung oder über LinkedIn-Gruppen, Community-Foren oder eine Facebook-Seite gibt diesen Zielgruppen einen zusätzlichen Anreiz, tatsächlich teilzunehmen und die Ergebnisse aufgedeckt zu bekommen.
Wenn Sie die Umfrage noch nach Beginn der Veranstaltung offenhalten, erhalten Sie außerdem Inhalte, die die Zuschauer, die auf den Beginn des Live-Streams der Keynote warten, ansprechen.
Auch andere Formen von forschungsbasierten Inhalten können für virtuelle Teilnehmer ein großer Anziehungspunkt sein.
Marketingfachleute, Forscher, Akademiker und Wissenschaftler sind nur einige der möglichen Redner, die möglicherweise interessante Studien durchgeführt haben, die Sie mit Ihrem Publikum teilen möchten.
Diese Fachleute sind oft sehr versiert in der Präsentation ihrer Ergebnisse, sowohl in Live- als auch in virtuellen Meetings, und sollten daher eine ausgezeichnete Rednerauswahl sein.
3. Inhalte über Kundeninsights
Nutzen Sie den Einblick Ihres Kunden für Fallstudien, Whitepapers, Video-Tutorials und andere Formen von gemeinsam nutzbaren Online-Inhalten. Diese Art von Inhalt kann bereits existieren und könnte bereits unter den Social Media-Anhängern Ihres Kunden geteilt oder auf der Website Ihres Kunden veröffentlicht worden sein.
Bei der Entscheidung, ob diese bereits vorhandenen Inhalte einen Mehrwert für ein größeres virtuelles Publikum bieten, sollten Sie die Überschneidung der Gruppen und die soziale Reichweite Ihres Kunden berücksichtigen.
Eines Ihrer Ziele bei der Durchführung virtueller Veranstaltungen oder dem Hinzufügen virtueller Inhaltselemente zu hybriden Veranstaltungsformaten wird darin bestehen, Registrierungszahlen zu steigern. Wenn Sie Ihren Kunden Beweise für diesen Publikumszuwachs zeigen, wird es für diese attraktiver sein, ihre Erkenntnisse mit Ihnen zu teilen.
Sie sollten sich jedoch immer überlegen, wie diese Erkenntnisse präsentiert werden sollen. Ihr Kunde ist möglicherweise kein erfahrener virtueller Moderator, so dass der Inhalt als vorab aufgezeichnete Online-Videos oder als herunterladbare Berichte effektiver sein kann.
4. Inhalte als Produkt- oder Serviceschulungen
Die Durchführung von Online-Produkt- oder Serviceschulungen reduziert die Menge an Reisen und gedruckten Materialien, die in den Prozess eingebunden sind, um den Mitarbeitern das Wissen und die Werkzeuge für eine effektivere Arbeit zu vermitteln.
Traditionelle Schulungen beinhalten oft auch lange PowerPoint-Präsentationen. Aber es muss nicht ubedingt langweilig sein. Durch die Erstellung von virtuellen Schulungsprogrammen können Sie Videoszenarien und Augmented-Reality-basierte Simulationen einbeziehen, die selbst die komplexesten oder frustrierendsten Aufgaben einfach und unkompliziert machen können.
Interaktive Präsentationen und Video-Tutorials können die Ausbildung in eine unvergessliche und nützliche Bildungserfahrung verwandeln. Die Mitarbeiter müssen nicht in einem Raum sitzen und auf einen Projektorschirm starren oder einem langen Vortrag zuhören. Sie können sich einfach einloggen und die erforderliche Schulung erhalten.
5. Inhalte über aufgezeichnete Sessions
Aufgezeichnete Sessions können entweder von einer physischen Konferenz oder Veranstaltung stammen oder auf die Bedürfnisse Ihres virtuellen Publikums zugeschnitten sein.
Redner, die sich nicht ganz wohl dabei fühlen, online live zu präsentieren, ziehen diesen Ansatz vielleicht vor.
Bitten Sie sie, eine Liste von Fragen vorzubereiten, die alle Elemente ihres Themenbereichs abdecken, und lassen Sie jemanden neben der Kamera die Fragen nacheinander stellen. Wenn das Video gut gemacht ist, sollte es entspannt und informell wirken und sowohl ihre Persönlichkeit als auch ihr Fachwissen demonstrieren.
Wenn Sie aufgezeichnete Sessions von einer Konferenz oder Veranstaltung zur Verfügung stellen, sollten Sie diese bearbeiten, um den Inhalt aussagekräftiger und ansprechender zu gestalten.
Zuschauer in Österreich, die online gehen, um sich beispielsweise die Keynote der deutschen Abteilung Ihres Unternehmens anzusehen, müssen die Präambel nicht unbedingt ansehen oder möchten vielleicht die Wahl haben, Fragen und Antworten als ein seperates Video anzusehen.
Warum machen Sie den Frage- und Antwort-Teil nicht interaktiver, indem Ihr Experte diesen als eigenständiges Webinar präsentiert, in dem er seine eigenen Standpunkte zu den gestellten Fragen diskutiert und weitere Fragen in Bezug auf das Video der Session in Echtzeit beantwortet.
Der Übergang zur virtuellen Eventvariante
In diesen beispiellosen Zeiten, in denen die gesellschaftliche Distanzierung persönliche Zusammenkünfte vorübergehend unmöglich gemacht hat, sollten MICE-Planer die digitalisierten Elemente ihrer Veranstaltungsplanung betrachten und sie in vollwertige virtuelle Erlebnisse verwandeln.
In einer physischen Umgebung wird die Event-App beispielsweise bereits erfolgreich zur Erleichterung von Fragen und Antworten eingesetzt, so dass es nicht mehr notwendig ist, dass jemand die Aufmerksamkeit auf sich lenkt, während er eine Frage stellt.
Da die Teilnehmer es oft vorziehen, Fragen anonym zu stellen, funktioniert ein virtuelles „Fragen an den Experten"-Format in einer Live-Umgebung, in der ein Mikrofon durch den Raum geführt werden muss, möglicherweise nicht. Aber im virtuellen Raum könnte diese Veranstaltung so lange dauern, wie Ihr Experte gewillt ist, vor einer Kamera zu sitzen und die Fragen der Leute zu beantworten.
Denken Sie auch daran, ob Sie herunterladbare Videos, Live-Webinare, interaktive Schulungen oder eine vollwertige virtuelle Konferenz mit einer Auswahl an Inhaltsstreams anbieten möchten. Es sind schließlich Ihre Inhalte, die über den Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung ausschlaggebed sind.
Halten Sie die Dinge im Generellen einfach und kurz. Stellen Sie sicher, dass die Inhalte einstudiert und ansprechend sind und von Personen präsentiert werden, die wissen, wie man mit einem virtuellen Publikum interagiert, das sie nicht sehen können. Aber vor allem sollten Sie es abwechslungsreich gestalten.
Dank abwechslungsreichen Inhalten wird Ihr Publikum immer wieder zu Ihnen zurückkommen, in guten, wie in schlechten Zeiten.
