Ob Sie nun einen Konferenz- oder Eventmanager einstellen wollen, ob Sie ein Angebot einer Agentur mit eben jenen Experten prüfen wollen oder ob Sie überlegen, als Konferenz- bzw. Eventmanager bei einer Organisation tätig zu werden – in allen Fällen ist es gut, wenn Sie sich über die Unterschiede als auch die Gemeinsamkeiten dieser beiden Jobprofile bewusst werden.
Konferenzen vs. Events
Schauen wir uns zunächst die beiden Veranstaltungsbezeichnungen “Konferenzen” und “Events” genauer an, bevor wir uns mit den einzelnen Jobprofilen beschäftigen.
Zu “Events” gehören jede Art von organisiertem Zusammentreffen von Menschen. Dazu zählen Corporate Events, Messen, Ausstellungen, Seminare, Fortbildungsveranstaltungen, Konferenzen, Sportevents, Konzerte, Hochzeiten, Parties, BarCamps, Festivals, Theatervorstellungen und vieles mehr. Sie sehen schon, das Format der Veranstaltung kann sehr unterschiedlich sein.
Eine "Konferenz" hingegen ist ein ganz bestimmtes Format von Veranstaltungen. Diese richten sich in der Regel an Menschen mit gemeinsamen Interessen in Wirtschaft, Politik oder Wissenschaft. Häufig haben Konferenzen einen Fachbezug – Fach-Konferenzen. In der Regel zeichnen sich Konferenzen durch klassische Keynotes und Breakout-Sessions aus. Sie ziehen ein gleichgesinntes (Fach-)Publikum an, das vorrangig am Lernen und Netzwerken interessiert ist.
Konferenzmanager vs. Eventmanager – die Aufgaben
Schauen wir uns nun genauer an, welche Aufgaben und Tätigkeiten typischerweise zu den beiden Jobprofilen gehören.
Eventmanager
Eventmanager sind für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Events jeglicher Art zuständig. Dazu zählen zum Beispiel:
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Definieren der Eventziele – gemeinsam mit internen oder externen Auftraggebern
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Kreieren eines Eventkonzeptes
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Festlegung eines Ablaufplanes für das Event
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Eventplanung inklusive aller Maßnahmen
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Personal und Rollen definieren
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Steuerung aller Prozesse, Personen und Dienstleister – inklusive Location
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Aufstellen und steuern des Eventbudgets
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Ausarbeitung von Notfallplänen
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Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards – inklusive Pandemie-Vorschriften
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Akquisition von Partnern, Ausstellern, Sponsoren, Referenten, Moderatoren und Teilnehmern
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Management der zuvor genannten Akteure
Eventmanager müssen je nach Team- und Eventgröße sowohl das große Ganze überblicken als auch kleinste Details prüfen und steuern können. Suchen Sie einen Eventmanager für Ihr Team oder engagieren Sie einen Eventmanager über Ihre Agentur, sollten Sie sich darüber bewusst sein, welche Kernkompetenzen Ihr Eventmanager mitbringen sollte. Schließlich ist die Organisation einer Fachmesse etwas anderes als das erfolgreiche Organisieren eines Festivals oder einer Hochzeit.
Wollen Sie als Eventmanager tätig werden, sollten Sie sich ebenfalls über Ihre Stärken und Schwächen sowie über Ihre bevorzugten Tätigkeiten bewusst werden. In manchen Branchen und Organisationen ist Ihr Aufgabenspektrum sehr breit, in anderen sehr spezialisiert und fokussiert – und das auf die jeweilige Art des Events. Wer Sportevents liebt, bringt vielleicht nicht die gleiche Begeisterung für Hochzeiten mit – und umgekehrt.
Konferenzmanager
Konferenzmanager sind für die Planung, Steuerung und Nachbereitung von (Fach-)Konferenzen zuständig. Ob sie inhaltlich in das Konferenzprogramm involviert sind oder ob dies durch einen Expertenbeirat gesteuert wird, hängt im Einzelfall von der Konferenz ab. Beides ist möglich und wird in der Praxis auch so gelebt.
Zu den Tätigkeiten eines Konferenzmanagers zählen unter anderem:
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Konferenzziele definieren (lassen) und steuern
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Masterplan für die Konferenz erstellen
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Koordinierung des Gesamtplans mit dem Planungsausschuss
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Erstellung eines Zeitplans für alle Aufgaben
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Koordinierung des Abstractmanagements
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Aufsetzen einer Konferenz-Website sowie Anmeldeportal für die Konferenz
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Koordinierung der Redner sowie des Konferenzprogramms
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Einladungsmanagement
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Kreieren eines Rahmen- und Abendprogramms
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Festlegen von Anmeldegebühren bzw. Ticketpreisen
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Recherche und Einkauf von Location, Personal und Dienstleistern
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Koordinierung von Hotels und Transfers
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Steuerung sämtlicher Aktivitäten und Akteure vor Ort
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Nachbereitung inklusive Abrechnung und Auswertung
Auch Konferenzmanager müssen das große Ganze im Blick behalten, sind jedoch auch in einigen Fälle mit der Programmgestaltung inklusive Referentenauswahl und -briefing vertraut.
Konferenzmanager vs. Eventmanager –
wen brauchen Sie wann?
Eventmanager und Konferenzmanager bringen im Kern die gleichen Fähigkeiten und Know-how rund um Veranstaltungen mit. Konferenzmanager werden eher mit Fachveranstaltungen, die Gestaltung von Fachprogrammen und die Wahl von Referenten betraut. Häufig sind Konferenzmanager eher auf B2B-Events wie Kongresse und Konferenzen mit unternehmerischem oder akademischem Charakter spezialisiert, während sich Eventmanager eher mit Events wie Sportveranstaltungen, Kulturfestivals und Konzerten konzentrieren.
Planen Sie eine Veranstaltung mit dem Fokus auf Employer Branding? Ein Eventmanager hat vermutlich sehr viele Ideen und Praxiserfahrungen parat.
Ihnen schwebt eine Veranstaltung mit einer Keynote über die neuesten Wirtschaftstrends vor? Vermutlich weiß ein Konferenzmanager genau, was zu tun ist.
Eventmanager und Konferenzmanager
Vermutlich haben Sie es schon bei der Aufgabenbeschreibung und -liste gesehen und gedacht: Beide Tätigkeiten und Jobprofile liegen dicht beieinander. Suchen Sie einen Event- oder Konferenzmanager, brauchen Sie wahrscheinlich jemanden,
der folgende Stärken mitbringt:
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gute Kommunikationsfähigkeit
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Aufmerksamkeit für Details und gute Organisation
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Überblick auch in hektischen Zeiten bewahren
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Solides Zeitmanagement
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Entscheidungsfreudigkeit
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eine gewisse IT-Affinität
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solides Wissen in Bezug auf Event-Formate und -Trends
Fazit
Ob Sie jemanden für Ihre Veranstaltungen suchen oder ob Sie Eventmanager oder Konferenzmanager werden wollen, überlegen Sie sich genau, was die geplanten Veranstaltungen brauchen. Mehr Programm- und Referenten-Expertise oder mehr Dramaturgie und Wow-Effekte? Werden Sie sich auch darüber bewusst, welche persönlichen Stärken Ihr Veranstaltungsprofi mitbringen sollte, damit er oder sie perfekt in das Eventteam bzw. zur anvisierten Veranstaltung passt.
