Generative KI und Event-Technologie – so nutzen Sie diese für Ihre Events

KI, generative KI und Chatbots sind derzeit in aller Munde. Während viele schon einmal ein paar Befehle - Prompts - vermutlich in ChatGPT eingetippt haben, nutzen bislang nur wenige Eventplaner und Marketingexperten Künstliche Intelligenz zielgerichtet für ihr Marketing und ihre Events. Damit Sie wissen, was KI heute schon für Sie und Ihr Event-Management kann, haben wir das Wichtigste dazu in diesem Artikel zusammengefasst. 

Was ist KI? Was ist generative KI? 

Künstliche Intelligenz (KI) ist der Versuch, menschliches Lernen und Denken auf den Computer zu übertragen und ihm damit Intelligenz zu verleihen. Diese KI unterscheidet man: 

• Schwache KI  
  sie in der Lage, eine begrenzte Anzahl von vorgegebenen Funktionen auszuführen.  
• Starke KI  
  gleicht den Fähigkeiten eines menschlichen Gehirns. 
• Super-KI  
  soll eines Tages die menschliche Intelligenz übertreffen. 

In den meisten Fällen werden heutzutage maschinelle Lernverfahren mit schwacher KI eingesetzt.  

Grundsätzlich lässt sich KI für eine Vielzahl von Aufgaben schon heute einsetzen: 

• Dank Spracherkennung kann KI die menschliche Sprache in Text umwandeln. 
• Durch Generierung natürlicher Sprache können Menschen und Computer miteinander kommunizieren. Das wohl bekannteste Beispiel hierfür ist ChatGPT. 
• Eine Maschine kann ein Bild scannen und durch vergleichende Analyse Objekte auf dem Bild erkennen. 
• KI kann Muster und Beziehungen zwischen Daten aufzeigen. 
• KI-Systeme erwerben Wissen über ein bestimmtes Thema und können Probleme so wie ein Experte auf diesem Gebiet lösen. 

Generative KI generiert Inhalte, zum Beispiel neue Texte, Bilder, Videos, Audios, Codes oder Daten, schneller als dies durch Menschen möglich ist. Dies steigert die Produktivität von Teams und Unternehmen. Um neue Inhalte generieren zu können, muss die KI zuvor mit Daten trainiert werden. Dann kann sie neue Ergebnisse generieren, die den Daten ähneln, mit denen sie trainiert wurde.  

Wer tiefer in das Thema Generative KI einsteigen möchte, kann beispielsweise die kostenfreien Google-Kurse absolvieren. 

Was sind Chatbots? 

Chatbots ermöglichen es, Menschen mit der KI in Textform zu kommunizieren. So können wir KI nutzen, um unterschiedlichste Aufgaben zu erledigen.  

Der derzeit wohl bekannteste und beliebteste Chatbot ist ChatGPT von OpenAI. Allerdings gibt es inzwischen zahlreiche weitere Chatbots, die es ebenfalls erlauben, über in Textform mit der KI zu kommunizieren und so Sprache zu generieren, zu coden, Bilder zu generieren oder hochgeladene Dateien zu analysieren. 

Auszug weiterer bekannter Chatbots: 

• Bing Chat 
• Chatsonic 
• Claude 2  
• Google Bard 
• Jasper Chat 
• Neuroflash 
• Perplexity 

So können Sie KI im Eventmanagement einsetzen 

Generative KI können Sie in zahlreichen Bereichen des Event-Managements einsetzen – von der Konzeption bis zur Analyse. Dazu brauchen Sie möglichst gute Befehle für die KI, auch Prompts genannt. Diese gibt man für gewöhnlich in der Du-Ansprache in das KI-Tool ein. 

Konzeption, Agenda und Veranstaltungstitel 

Lassen Sie sich beim Konzept helfen. 

Prompt: Du bist Eventplaner und planst eine zweitägige Veranstaltung mit circa 500 Personen. Erstelle ein Konzept für diese Konferenz, die das Thema Personalmangel und Employer Branding behandelt. Wer sind die Zielgruppen? Wer könnten Sponsoren sein? Worauf sollte der inhaltliche Schwerpunkt liegen? 

Ergebnis (ChatGPT, kostefreie Version): 

Konzept für die zweitägige Konferenz zum Thema "Personalmangel und Employer Branding": 

Zielgruppen: 

• HR-Manager und Personalverantwortliche  
• Führungskräfte und Unternehmensleiter 
• Personalberater und -dienstleister 
• Fachkräfte im Bereich Human Resources 
• Studierende und Absolventen mit Interesse an HR-Themen 

Potenzielle Sponsoren: 

• Große Unternehmen mit starkem Employer Branding, die ihre Best Practices präsentieren möchten. 
• HR-Software-Unternehmen, die innovative Lösungen für die Personalbeschaffung und -verwaltung bieten. 
• Personalberatungsunternehmen, die ihre Dienstleistungen und Expertise im Bereich Employer Branding vorstellen möchten. 
• Bildungseinrichtungen und Hochschulen mit HR-Studiengängen, die ihre Programme bewerben möchten. 
• Unternehmen, die in der Veranstaltungsbranche tätig sind und Veranstaltungsdienstleistungen anbieten. 

Inhaltlicher Schwerpunkt: Der inhaltliche Schwerpunkt der Konferenz sollte auf folgenden Themen liegen: 

• Personalmangel verstehen: Aktuelle Trends und Gründe für den Personalmangel in verschiedenen Branchen und Regionen. 
• Employer Branding als Lösung: Wie können Unternehmen eine starke Arbeitgebermarke aufbauen, um Talente anzuziehen und zu halten? 
• Best Practices und Fallstudien: Erfolgsbeispiele von Unternehmen mit herausragendem Employer Branding und effektiver Bewältigung des Personalmangels. 
• Innovative HR-Strategien: Neue Ansätze und Technologien im Bereich der Personalbeschaffung und -verwaltung. 
• Talentmanagement und -entwicklung: Wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter weiterentwickeln und langfristig binden? 
• Networking und Erfahrungsaustausch: Interaktive Sessions, in denen die Teilnehmer Erfahrungen teilen und voneinander lernen können. 
• Karriereentwicklung und Weiterbildung: Workshops und Seminare zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. 

Prompt: Erstelle eine Agenda für diese Konferenz. Es soll eine Begrüßung und eine Keynote geben, aber auch interaktive Formate für den Austausch der Teilnehmer untereinander. 

Ergebnis: 

Agenda für die zweitägige Konferenz: 

Tag 1: 

• 9:00 - 9:30 Uhr: Anmeldung und Begrüßungskaffee
• 9:30 - 10:00 Uhr: Eröffnungsrede und Begrüßung der Teilnehmer
• 10:15 - 11:30 Uhr: Keynote-Präsentation zum Thema "Die Zukunft des Personalmanagements: Herausforderungen und Chancen"
• 11:45 - 13:00 Uhr: Panel-Diskussion "Personalmangel verstehen: Trends und Lösungsansätze"
• 13:00 - 14:00 Uhr: Mittagspause und Networking 
• 14:15 - 15:30 Uhr: Workshop-Session 1: "Employer Branding in der Praxis"
• 15:45 - 17:00 Uhr: Workshop-Session 2: "Innovative HR-Technologien und -Strategien"
• 17:15 - 18:30 Uhr: Erfahrungsaustausch und Networking-Rezeption 

Tag 2: 

• 9:00 - 9:30 Uhr: Begrüßung und Kaffee
• 9:30 - 10:45 Uhr: Keynote-Präsentation zum Thema "Erfolgsfaktoren im Employer Branding: Fallstudien großer Unternehmen"
• 11:00 - 12:15 Uhr: Panel-Diskussion "Talentmanagement und -entwicklung: Wege zur Mitarbeiterbindung" 12:30 - 13:30 Uhr: Mittagspause und Networking 
• 13:45 - 15:00 Uhr: Interaktive Roundtable-Diskussionen zu spezifischen HR-Themen
• 15:15 - 16:30 Uhr: Workshop-Session 3: "Karriereentwicklung und Weiterbildung im Unternehmen"
• 16:45 - 17:30 Uhr: Zusammenfassung, Ausblick und Abschlussworte
• 17:30 - 18:30 Uhr: Networking-Cocktail-Empfang 

Diese Agenda bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, sowohl von Experten zu lernen als auch aktiv am Erfahrungsaustausch teilzunehmen und wertvolle Kontakte zu knüpfen. 

Prompt: Generiere 10 Vorschläge für einen Veranstaltungstitel für die Konferenz. Er soll Lust auf die Konferenz machen, deutschsprachig sein. 

Ergebnis: 

• "TalentRendezvous: Strategien gegen den Personalmangel" 
• "Employer Branding Excellence: Die HR-Konferenz" 
• "HR-PowerPlay: Lösungen für den Personalmangel" 
• "KarriereBoost: Erfolgsgeheimnisse im HR-Bereich" 
• "Magnet Unternehmen: Employer Branding im Fokus" 
• "PersonalPioniere: Wege aus dem Personalmangel" 
• "HR-Innovationen: Die Konferenz für Fachleute" 
• "Talent-Wellness: HR-Lösungen im Überblick" 
• "Arbeitgebermarke Reloaded: HR im Wandel" 
• "Talente am Horizont: Die HR-Konferenz 2023" 

So können Sie sich bei allen weiteren Aufgaben helfen lassen. Achten Sie darauf, dass Ihre Prompts so genau wie möglich formuliert sind. Je besser Ihr Eingabebefehl, desto besser Ihr Ergebnis. Hier sind ein paar Tipps zur Formulierung eines guten Prompts: 

• Formulieren Sie klar und präzise. 
• Geben Sie der KI einen Kontext mit auf den Weg.  
• Lassen Sie sie eine Rolle einnehmen. 
• Definieren Sie, in welcher Form Sie das Ergebnis haben wollen. 
• Schließen Sie Dinge aus. 

In der Praxis könnte das so aussehen: 

• Rolle und Kontext: “Du bist Eventplaner und planst eine 3-tägige Fachkonferenz mit internationalem Publikum. 
• Form und Klarheit: “Erstelle 10 Vorschläge für einen Veranstaltungstitel in englischer Sprache.” 
• Ausschließen: “Vermeide dabei Begriffe wie “Conference” oder “Workshop”. 

Lassen Sie sich auch  

• beim Event-Marketing
• bei der Gestaltung der Inhalte der Sessions, 
• bei Ihren E-Mails und Newslettern,  
• bei der Recherche von Speakern,  
• bei der Formulierung von Social-Media-Posts 
• bei der Transkription und Zusammenfassung, 
• bei der Analyse der Ergebnisse aus Session-Umfragen,  
• und vielem mehr durch KI helfen. 

So könnten dafür einige Prompts aussehen. 

Event-Marketing: “Erstelle eine Liste von Vorschlägen für die Vermarktung der Konferenz. Inkludiere dabei Newsletter und Social Media. Schlage außerdem weitere wirkungsvolle Marketingmaßnahmen vor.” 

Session-Inhalte: “Generiere eine Liste von 16 möglichen Inhalten für die Konferenz. Erstelle dabei jeweils einen Titel für die Session sowie eine Sessionbeschreibung von maximal 50 Wörtern. Auf dm Bild sehen Sie einen Auszug der Vorachläge von ChatGPT.

Newsletter: “Erstelle Newsletter-Texte für unterschiedliche Personas, die diese Personen auf die Konferenz aufmerksam machen und zu einer Anmeldung bewegen sollen. Generiere dafür zunächst einen Text für ein allgemeines Publikum. Generiere daraus neue Versionen, die speziell auf diese Zielgruppen zugeschnitten sind: 

1. [Segment 1] 

2. [Segment 2] 

3. [Segment 3] 

4. [Segment 4] 

Nach diesem Muster gehen Sie nun für die weiteren Aufgaben wie Speaker-Recherche und Co. vor. Beachten Sie: Einige KI-Modelle sind mit Daten trainiert, die nicht dem aktuellen Stand der Dinge entsprechen. Das bedeutet, dass Sie aktuelles Zeitgeschehen möglicherweise nicht in den Ergebnissen abgebildet sehen. Seien Sie also vorsichtig, bei schnelllebigen Inhalten wie Hashtags oder angesagten Referenten. Prüfen Sie außerdem alle Vorschläge der KI auf Plausibilität, denn die Daten werden von der KI “vorhergesagt”. D.h. es gibt eine gewisse Wahrscheinlichkeit, mit der das Ergebnis korrekt ist oder die KI “halluziniert” hat.  

Diese Aufgaben und Prozesse unterstützt Event-Technologie 

Neben KI können Sie als Event- oder Marketingprofessional Event-Technologie nutzen, um Ihre Veranstaltungen effizient zu planen, durchzuführen und nachzubereiten.  

Nutzen Sie dafür am besten eine Lösung, die möglichst alle oder zumindest viele Prozesse Ihres Event-Managements abdeckt. So können Sie alle Beteiligten und alle Daten in einer einzigen Software - in unserem Falle Plattform - abbilden. Das spart Ihnen unheimlich viel Zeit und Nervenraubende Doppelarbeiten oder Datenup- und -downloads in alle Richtungen.  

Event beantragen und Budgetierung  

Wie lassen Sie sich Ihr Event und das dafür notwendige Budget freigeben? Per E-Mail-Ping-Pong oder mithilfe von klar strukturierten und transparenten Prozessen in einer Software, auf die alle Beteiligten zugreifen können? Letzteres spart Ihnen viel Zeit oder gar eine nachträgliche Beweisführung. 

Location finden und buchen

Mithilfe einer Plattform, auf der Sie Locations sowohl finden, als auch Angebote einholen, bestätigen sowie Kontingente jederzeit managen können, sind Sie haben Sie diesen Prozess schnell, transparent und effizient im Griff. 

Zimmer verwalten und Reisedaten managen 

Wer für seine Teilnehmer oder seine Referenten die An- und Abreise managt, die Zimmer bucht oder dies über die Event-Website vornehmen lässt, braucht eine leistungsstarke Software zur Unterstützung. Am besten eine, mit der sich Änderungen leicht vornehmen lassen und die automatisch Folgeanpassungen berücksichtigt, z.B. in den Zimmerkontingenten. 

Alle Räumlichkeiten visuell planen und Sitzplätze reservieren 

Wie soll die Bestuhlung in jedem Tagungsraum aussehen? Wie viele Personen finden bei welcher Bestuhlung in dem Raum Platz? Und kann man dafür auch die Sitzplätze reservieren? Natürlich! Mit einer Event-Tech-Lösung wie der von Cvent können Sie all das effizient und flexibel umsetzen. 

Content-Management für alle Inhalte  

Wer schon einmal größere Veranstaltungen geplant hat, weiß, wie viele Daten es zu jonglieren gilt – und zwar in der puren Anzahl als auch die stetigen Änderungen. Gut, wer da seine Inhalte, von Referentennamen, -fotos, Sessionbeschreibungen und titeln bis hin zu Präsentationsfolien an einem zentralen Ort speichert und von dort aus an der richtigen Stelle ausspielt. Ob im Anmeldeformular der Sessiontitel, auf der Event-Website die Sessionbeschreibung oder vor Ort bzw. online die richtige Präsentation – mit der richtigen Event-Tech-Lösung sind alle Daten stets aktuell. Manuelle Pflegearbeiten an unzähligen Stellen gehören der Vergangenheit an. 

Event-Marketing 

Steuern Sie alle Kampagnen von einer zentralen Stelle aus. So können Sie diese auch später gezielt und vor allem vollständig auswerten. 

Event-Registrierung 

Eine Online-Anmeldung und das digitale Teilnehmermanagement sind heutzutage die Basis für fast alle Veranstaltungen. Wer hier noch auf manuelle Arbeiten in Excel setzt, verschenkt wertvolle Zeit und produziert viel leichter Fehler in den Teilnehmerdaten. 

Virtuelle oder hybride Veranstaltungen auf einer Plattform 

Je besser Ihre virtuellen oder hybriden Veranstaltungen in Ihre Event-Technologie eingebunden sind, desto leichter lassen sich diese planen - z.B. durch die integrierten Anmeldedaten oder die Sessioninhalte - und auswerten. Schließlich sind alle Daten in einer einzigen Plattform vorhanden. 

Teilnehmer-Check-in und Namensschilder 

Dank Event-Tech gehören Papierlisten und ständig neu-gedruckte Namensschilder der Vergangenheit an. Wer hier auf digitale Lösungen setzt, ist schneller und kann sogar vor jedem einzelnen Tagungsraum oder Ausstellungsbereich die Aktivitäten der Teilnehmer scannen und anschließend weiter verwerten.  

Event-App und Terminvereinbarungen 

Networking ist einer der zentralen Gründe, warum Teilnehmer zu Veranstaltungen kommen. Mit einer Event-App können Sie ihnen genau das ermöglichen. Darüber hinaus ist die App die zentrale und stets aktuelle Anlaufstelle rund um Ihr Event. 

Leads erfassen 

Leads lassen sich heute schnell und fehlerfrei mit digitalen Event-Lösungen erfassen. Nur so können Sie die wertvollen Eventkontakte in Echtzeit ans Marketing oder den Vertrieb weiterleiten und anschließend weiter bearbeiten. 

Event auswerten – Statistiken und Reports 

Events generieren wertvolle Daten, die Sie nutzen können, um Ihre Veranstaltungen, Ihr Marketing, Ihre Kundenansprache aber auch Ihre Prozesse stetig zu verbessern. Wer alle Daten an einer zentralen Stelle wie in der Cvent-Event-Management-Plattform sammelt und auswertet, holt für sich so das meiste heraus. 

KI-basierte Features von Cvent 

Kennen Sie schon die Cvent KI-Suite? Diese ergänzt die umfangreiche Event-Management-Plattform von Cvent und kann beispielsweise 

• Personalisierte Session-Empfehlungen “aussprechen” 
• Event-Empfehlungen für Ihre Teilnehmer erstellen 
• das Matchmaking durch Networking-Empfehlungen verbessern
• Event- und Sessionbeschreibungen sowie Marketing-E-Mails mittels KI-Schreibassitenten verfassen

Fazit

Generative KI und Event-Technologie unterstützen Sie als Eventplaner oder Marketingexperte in zahlreichen Bereichen und bei unzähligen Aufgaben des Event-Managements. Nutzen Sie diese aktiv und zielgerichtet und verbessern Sie so die Performance Ihrer Events, Ihres Teams und Ihres Unternehmens.