Als Eventplaner oder Eventplanerin sind Sie sich bewusst, dass die Finanzierung für erfolgreiche Veranstaltungen von entscheidender Bedeutung ist. Sponsoring kann dabei helfen, die notwendigen Ressourcen zu erhalten, um den Teilnehmenden unvergessliche Erlebnisse zu bieten. Es kann auch helfen, den ROI Ihres Events zu steigern.
Das Erreichen potenzieller Sponsoren und das Zusammenstellen eines passenden Sponsoring-Pakets erfordert jedoch harte Arbeit. Es kann schwierig sein, besonders wenn Sie es zum ersten Mal machen.
An wen wenden Sie sich? Welche Art von Sponsoring-Paketen sollten Sie haben? Braucht Ihre Veranstaltung überhaupt einen Sponsor? Fragen wie diese tauchen häufig auf, wenn man über Event-Sponsoring nachdenkt, und ihre Beantwortung erfordert sorgfältige Planung, Recherche und Strategie.
Aus diesem Grund haben wir den ultimativen Leitfaden zusammengestellt, der alles abdeckt, von der Erläuterung der verschiedenen Arten von Sponsoring bis hin zur Suche nach den richtigen Sponsoren für Ihre Veranstaltung. Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Eventplaner sind oder neu in der Branche sind, wir haben die Insider-Tipps und Tricks, die Sie brauchen, um Ihre Events auf die nächste Stufe zu heben.
Was ist Event-Sponsoring?
Beim Event-Sponsoring unterstützt ein Unternehmen eine Veranstaltung durch die Bereitstellung von Geldern im Austausch für einen nonmonetären Wert. Dieser Wert kann viele Formen annehmen, beispielsweise eine erhöhte Markenpräsenz, Zugang zu Teilnehmerdaten, Vortragsmöglichkeiten oder ermäßigte Eventtickets.
Natürlich investieren Unternehmen nicht ohne Grund in Events. Sie sponsern Veranstaltungen in der Hoffnung, ihre Organisationen voranzubringen. Wenn Ihre Veranstaltung diese Möglichkeit bietet, könnten Sie einige Sponsoren gewinnen.
Vorteile des Event-Sponsorings für Veranstalter
Während das „Was“ des Event-Sponsorings leicht zu definieren ist, kann es sein, dass Sie sich beim „Warum“ den Kopf zerbrechen. Warum sollten Sie sich die Mühe machen, Zeit und Ressourcen in die Recherche, Kontaktaufnahme und Gewinnung von Veranstaltungssponsoren zu investieren? Ist es wirklich notwendig?
Die Antwort hängt von Ihrer Organisation und der Events ab, die Sie planen. Aber im Allgemeinen gibt es drei überzeugende Gründe, warum es sich lohnt, Event-Sponsoren zu gewinnen.
Sponsoring erhöht das Eventbudget
Die Budgetierung einer Veranstaltung kann überwältigend sein und viele Eventplaner haben Schwierigkeiten, die Kosten innerhalb ihres Budgets zu halten. Event-Sponsoring bietet eine einfache Lösung für dieses Problem.
Durch Sponsoring können Sie aufatmen und eine finanziell machbare Veranstaltung planen, die einem breiteren Publikum zugänglich ist. Darüber hinaus können Sie Teilnehmenden aus allen Gesellschaftsschichten Ermäßigungen und bedarfsgerechte Tickets anbieten.
Gewinnen Sie mehrere Sponsoren, steigt Ihr Eventbudget weiter und Sie können Ihren Teilnehmern unvergessliche Erlebnisse bieten. Die Möglichkeiten sind endlos, von hochkarätigen Rednern über Event-Verlosungen bis hin zu mehreren Ticketoptionen.
Sponsoring sorgt für mehr Glaubwürdigkeit
Stellen Sie sich vor, Sie müssen zwischen einer öden Veranstaltung ohne Sponsoren und einem aufregenden, von Google gesponserten Event wählen. Selbst wenn sie das gleiche Thema und die gleichen Redner hätten, würden Sie wahrscheinlich die von Google unterstützte Veranstaltung bevorzugen. Meta ist schließlich einer der größten Namen in der Technologiebranche und wenn sie ein Event fördern, können Sie sicher sein, dass sie großartig sein wird.
Wenn Sie mit bekannten Marken Ihrer Branche zusammenarbeiten, können Sie sofort die Glaubwürdigkeit Ihres Events steigern und somit mehr Besucher anziehen. Es ist nicht notwendig, sofort große Sponsoren wie Google zu finden. Sie können auch klein anfangen und nach Mikrosponsoren mit Bekanntheitsgrad suchen. Achten Sie jedoch darauf, dass diese Sponsoren über das Budget, die Marketingfähigkeiten und die Ressourcen verfügen, um Ihre Veranstaltung angemessen zu unterstützen.
Wenn Sie die richtigen Sponsoren finden, können Sie für Begeisterung sorgen, an der sich jeder beteiligen möchte.
Sponsoring erhöht die Event-Reichweite
Wir alle wissen, dass Geld und Anerkennung offensichtliche Vorteile sind, wenn Sie einen Sponsor für Ihr Event gewinnen. Aber wussten Sie, dass es da draußen noch eine ganz andere Welt voller Vergünstigungen gibt?
Stellen Sie sich vor, Sie brauchen einen Veranstaltungsort und gutes Essen für Ihre Veranstaltung. Wenn Sie einen Sponsor gewinnen, wie zum Beispiel ein nahegelegenes Restaurant, können Sie deren Veranstaltungsort nutzen und Ihre Teilnehmer mit Leckereien versorgen. Und das alles im Austausch für Ihre Marketing-Fähigkeiten zur Förderung des Geschäfts Ihres Sponsors. Es ist ein Win-win-Deal.
Aber das ist noch nicht alles. Sponsoren können Ihnen auch einen enormen Bekanntheitsschub verschaffen. Wenn ein treuer Kunde des Sponsorunternehmens Ihre Eventpartnerschaft auf sozialen Medien sieht, können sie plötzlich an Ihrer Veranstaltung interessiert sein, weil sie dem Sponsor vertrauen. Dies ist eine großartige Gelegenheit für Sie, Ihr Event und Marke bekannter zu machen.
Arten von Event-Sponsoring
Es gibt verschiedene Arten von Event-Sponsoring-Paketen, die Sie anbieten können. Generell lassen sich diese in drei Kategorien einteilen:
Geld-Sponsoring: Hierbei bieten Sie einem Unternehmen bares Geld als Gegenleistung für das Sponsoring Ihrer Veranstaltung an. Es ist wie eine Geschäftstransaktion, aber mit mehr Spaß.
Sach-Sponsoring: Wenn Sie Sachleistungen anstelle von Bargeld als Sponsor anbieten, sprechen wir von Sachsponsoring. Ein Beispiel hierfür wäre, einem Catering-Unternehmen bei Ihrer Veranstaltung die Möglichkeit zu bieten, Speisen zu servieren, im Austausch für dessen Sponsoring. Es ist eine großartige Möglichkeit, Vergünstigungen zu erhalten, ohne Geld ausgeben zu müssen.
Marken-Sponsoring: Wenn Sie einem Unternehmen die Nutzung Ihrer Marke im Austausch für Sponsoring anbieten. Dies kann bedeuten, dass Sie ihr Logo auf Ihren Werbematerialien anbringen oder sie in den sozialen Medien anpreisen. Dadurch werden beiden Marken gestrkt.
Unabhängig davon, für welche Art von Sponsoring-Paket Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie sich über die Vorteile für Ihren Sponsor im Klaren sind. Es ist wichtig den Sponsoren entsprechenden Mehrwert bieten zu können. Denken Sie an eine gesteigerte Markenbekanntheit und den Zugang zu einem größeren Publikum.
Wann sollten Sie sich um ein Event-Sponsoring bemühen?
Sponsoring kann für Veranstaltungen sehr hilfreich sein und auch Ihre Marketing-Maßnahmen unterstützen. Durch Sponsoring können Sie die Markenbekanntheit steigern, den Umsatz erhöhen und das Markenimage verbessern.
Allerdings erfordert nicht jedes Event Sponsoring, um erfolgreich zu sein. Wie können Sie also herausfinden, ob Sponsoring das Richtige für Sie ist? Hier sind einige Faktoren, die Sie beachten sollten:
- Mediensponsoring kann eine umfassende Berichterstattung garantieren, wenn es sich bei Ihrem Event um eine große oder bekannte Veranstaltung mit prominenten Rednern handelt.
- Wenn Sie Ihre Marke als führend in der Branche etablieren möchten, können besondere Extras wie intelligente Event-Badges oder eine mobile App den entscheidenden Unterschied machen.
- Um Ihren Kundenstamm zu vergrößern, kann die Zusammenarbeit mit Influencern wie Bloggern oder lokalen Promis dabei helfen, neue Zielgruppen zu gewinnen.
- Wenn Sie Hilfe bei einer Planungskomponente benötigen, können Ihnen Unternehmen wie Hotels und Transportanbieter behilflich sein.
- Wenn Sie eine neue Marke sind und Glaubwürdigkeit aufbauen möchten, kann das Sponsoring durch etablierte Unternehmen in Ihrer Branche die perfekte Unterstützung bieten.
5 Arten von Event-Sponsoring-Paketen
Unabhängig von der Größe oder Art der Veranstaltung, die Sie organisieren, können Sie ein Sponsoring-Paket zusammenstellen, das Ihren Bedürfnissen und Zielen entspricht. Hier sind einige Beispiele, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:
Auffällige Visuals: Sie möchten, dass Ihre Marke im Vordergrund steht, oder? Warum also nicht einzigartige visuelle Installationen erstellen, die Ihre Teilnehmer dazu bringen werden, „Wow!“ zu sagen? Denken Sie an Leuchtreklamen, 3D-Displays und interaktive Installationen, die Menschen zum Reden und Teilen auf Social Media anregen.
Digitale Erlebnisse: Heutzutage ist die Digitalisierung das A und O. Bieten Sie Ihren Teilnehmern also eine umfassende Palette digitaler Markenerlebnisse, von coolen Webseiten und Social Shares über tolle Video-Livestreams bis hin zu Virtual-Reality-Touren.
Sponsor Lounges: Wissen Sie, was Menschen fast genauso lieben wie kostenlose Sachen? Ein Chill-Spot zum Netzwerken und Entspannen. Schaffen Sie also einen gebrandeten Loungebereich, in dem die Teilnehmer sich entspannen, kostenloses WLAN genießen und ihre Geräte aufladen können. Bonuspunkte, wenn Sie bequeme Sitzgelegenheiten und Snacks hinzufügen.
Essen und Trinken: Bringen Sie Ihr Markenlogo auf einigen leckeren Speisen und Getränken an oder eröffnen Sie ein Pop-up-Restaurant für die Teilnehmenden. Die Leute werden tagelang über Ihre Marke reden.
Sessions: Binden Sie die Teilnehmer ein und vernetzen Sie sie mit ihnen, indem Sie fantastische gesponserte Redner-Sessions, Einzelgespräche und Podiumsdiskussionen veranstalten. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Marke als Vordenker in der Branche zu positionieren.
Welche Organisationen sollten Sie auf Sponsoring ansprechen?
Es ist nicht einfach, die richtigen Sponsoren zu erreichen, vor allem angesichts der großen Auswahl. Berücksichtigen Sie daher den Ruf potenzieller Sponsoren und ihre Sicht auf Events, da diese sich auf die Art der Partnerschaft auswirken und letztendlich über den Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden können.
Suchen Sie nach Sponsoren, die den Wert des Event-Marketings verstehen. Sie müssen sie davon überzeugen, dass sich die Investition lohnt, auch wenn es das erste Mal ist, dass sie eine Veranstaltung gesponsert haben.
Versuchen Sie als Nächstes, Sponsoren zu finden, deren Zielgruppe zu Ihren demografischen Merkmalen und Interessen passt. Auch wenn Sie sich nicht vollständig einer Marke anschließen können, können Sie während der Veranstaltung Schlüsselbereiche hervorheben und bei Sponsoren bleiben, die diese Interessen teilen.
Fokussieren Sie sich auf Sponsoren, die sich auf den ROI der Veranstaltung konzentrieren. Viele Vanity-Sponsoren möchten ihren Namen auf dem Event präsentieren. Doch Sie sollten mit Unternehmen zusammenarbeiten, die verstehen, dass es sich nicht um eine Einbahnstraße handelt.
Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, die richtigen Sponsoren zu finden, machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben fünf bewährte Methoden für die Auswahl von Event-Sponsoren für Sie zusammengestellt.
5 Methoden, um die richtigen Event-Sponsoren zu finden
1. Kennen Sie Ihr Event
Bevor Sie potenzielle Event-Sponsoren kontaktieren, ist es wichtig, die Einzelheiten Ihrer Veranstaltung zu verstehen. Überlegen Sie, welche Art von Event Sie veranstalten, welche Vision Sie haben und welche Ziele Sie erreichen möchten. Sie sollten ebenfalls festhalten, was Ihre Veranstaltung von anderen zu ähnlichen Themen unterscheidet und wer Ihre Zielgruppe ist.
Potenzielle Event-Sponsoren werden Ihnen wahrscheinlich dieselben Fragen stellen. Daher ist es wichtig, sie im Vorfeld zu beantworten. So können Sie sich auf Unternehmen konzentrieren, die zu Ihrer Veranstaltung und ihren Zielen passen.
Wenn Sie Jahr für Jahr oder Quartal für Quartal das gleiche Flaggschiff-Event veranstalten, teilen Sie dies potenziellen Sponsoren mit. Langfristige Beziehungen können für Unternehmen attraktiv sein, die einen konsistenten und wiederholbaren ROI für Event-Sponsoring anstreben.
2. Verstehen Sie die Bedürfnisse der Sponsoren
Indem Sie verstehen, wonach Sponsoren suchen, können Sie Ihren Sponsoring-Pitch an ihre Bedürfnisse anpassen und so eine erfolgreiche Partnerschaft sicherstellen.
Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen Veranstaltungen sponsern:
- Erhöhte Social-Media-Präsenz: Mit Hunderten oder sogar Tausenden von Social-Media-Beiträgen sind Veranstaltungen ideal für die Präsenz von Sponsoren. Jeder Beitrag mit Ihrem Event-Hashtag sorgt dafür, dass der Name Ihres Sponsors mehr Aufmerksamkeit erregt, was zu mehr Followern und mehr Markenbekanntheit führt.
- Lead-Generierung: Sponsoren sind oft bestrebt, durch Event-Sponsoring neue potenzielle Kunden zu gewinnen, insbesondere wenn sich Ihre Teilnehmer mit den Sponsoren-Zielgruppen überschneiden. Veranstaltungen bieten eine hervorragende Gelegenheit, die Vertriebspipeline eines Unternehmens zu erweitern und die Anzahl potenzieller Geschäftsabschlüsse zu erhöhen.
- Zugang zu bestimmten demografischen Gruppen: Manchmal fällt es Unternehmen aufgrund begrenzter Ressourcen oder mangelnder Präsenz schwer, mit einer bestimmten demografischen Gruppe in Kontakt zu treten. Event-Sponsoring kann helfen, diese Lücke zu schließen. Unternehmen sind besonders daran interessiert, Veranstaltungen zu sponsern, wenn sie ihrer Marke bei einer bestimmten Zielgruppe die nötige Präsenz verschaffen können.
3. Identifizieren Sie die richtigen Partner
Bei der Suche nach Event-Sponsoren ist es wichtig, sich auf Qualität statt Quantität zu konzentrieren. Anstatt jedes Unternehmen mit Sponsoring-Vorschlägen zu bombardieren, sollten Sie Unternehmen identifizieren, die gut zu Ihrer Veranstaltung passen würden.
Beispielsweise ist ein auf den Verkauf von Haushaltsgeräten spezialisiertes Unternehmen möglicherweise kein geeigneter Sponsor für ein Musikfestival. Ein Getränkeunternehmen wie Coca-Cola oder Pepsi würde dagegen gut passen.
Suchen Sie nach den richtigen Sponsoren, um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu gestalten. Unternehmen zu kontaktieren, die nicht passend sind oder keine Erfahrung als Sponsor haben, ist in dn meisten Fällen unproduktiv und verschwendet Ihre Zeit. Investieren Sie in die Recherche und finden Sie die passenden Partner.
4. Nutzen Sie Online-Tools, um Sponsoren zu finden
Es kann eine Herausforderung sein, die richtigen Unternehmen für Evnt-Sponsoring zu finden. Hilfreiche Online-Ressourcen können den Prozess erleichtern. Erwägen Sie die Nutzung von Plattformen wie SponsorMyEvent oder SponsorPitch, um mit potenziellen Sponsoren, die Ihren Kriterien entsprechen, in Kontakt zu treten.
Darüber hinaus können Tools wie Sponseasy Sie bei der effizienten Erstellung eines professionellen Sponsoring-Vorschlags unterstützen. Zögern Sie nicht, diese Ressourcen zu nutzen, um Ihre Erfolgschancen, Sponsoren zu gewinnen, zu erhöhen.
5. Recherchieren Sie ähnliche Events sowie Veranstaltungen Ihrer Wettbewerber
Schauen Sie sich die Sponsorenseiten ähnlicher Veranstaltungen an – dies kann eine wertvolle Ressource für die Suche nach potenziellen Sponsoren sein. Wenn ein Unternehmen ähnliche Events gesponsert hat, könnte es auch daran interessiert sein, Ihre Veranstaltung zu sponsern. Nehmen Sie sich also die Zeit, andere Events in Ihrer Nische zu recherchieren und finden Sie heraus, welche Unternehmen sich als Sponsoren engagieren.
Tipps für ein erfolgreiches Event-Sponsoring-Pitch
Sobald Sie potenzielle Event-Sponsoren identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, sie anzusprechen. Egal, ob Sie eine E-Mail senden, sie auf einem Networking-Event treffen oder auf LinkedIn Kontakt aufnehmen, diese Tipps verhelfen Ihnen zum Erfolg:
1. Kennen Sie Ihre potenziellen Sponsoren in- und auswendig
Sie haben bereits potenzielle Sponsoren identifiziert, die die Ihre Vision teilen und bereits ähnliche Veranstaltungen gesponsert haben. Jetzt ist es an der Zeit, tiefer einzutauchen.
Informieren Sie sich über wichtige Entscheidungsträger, Marketingziele, Budget und potenzielle Hindernisse. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, einen maßgeschneiderte Pitch zu erstellen, die Ihre Chancen auf Sponsoring erhöht.
Wenn Sie beispielsweise eine Konferenz zum Thema Nachhaltigkeit veranstalten, informieren Sie sich über die umweltfreundlichen Initiativen der Unternehmen, an die Sie sich wenden möchten.
2. Präsentieren Sie Sponsoren den Mehrwert
Um Partnerschaften zu sichern, ist es wichtig, den Mehrwert zu kommunizieren, den Ihre Veranstaltung für das jeweilige Unternehmen bringen kann. Keine Organisation wird Ihre Veranstaltung unterstützen, weil sie wohltätig sein möchte. Im Gegenzug für die Unterstützung müssen Sie nachweisen, welchen Nutzen Ihre Veranstaltung ihnen bringt.
Konzentrieren Sie sich beim Pitching darauf, wie Ihr Event ihrem Unternehmen zugute kommen kann, und nicht nur auf das Event selbst. Geben Sie Details wie die Anzahl der erwarteten Teilnehmer und deren Demografie, frühere erfolgreiche Sponsorings, den erwarteten ROI für Sponsoren und benutzergenerierte Inhalte vergangener Veranstaltungen an.
3. Stellen Sie die richtigen Fragen
Obwohl Sie Ihre Hausaufgaben bei der Identifizierung potenzieller Sponsoren gemacht haben, ist es wichtig, vor dem Abschluss einer Vereinbarung einige wichtige Fragen zu stellen. Fragen wie „Inwieweit stimmt Ihrer Meinung nach die Mission Ihrer Organisation mit unserer Veranstaltung und unserer Marke über?“ oder „Was sind Ihre zentralen Unternehmenswerte und wichtigsten Markenwerte?“ können dazu beitragen, dass beide Parteien auf die Erreichung derselben Ziele ausgerichtet sind.
4. Nutzen Sie Social Proof, um Glaubwürdigkeit aufzubauen
Social Proof in Form von schriftlichen oder Video-Testimonials früherer Partner kann dazu Beitragen, dass eine Organisation sich für das Sponsoring Ihres Events entscheidet. Erwägen Sie die Erstellung von Fallstudien mit Ihren Top-Sponsoren, um den positiven ROI zu demonstrieren, den sie durch die Partnerschaft erzielt haben.
5. Bauen Sie mittels Kommunikation starke Beziehungen auf
Kommunikation ist für die Gewinnung von Sponsoren sowie später die erfolgreiche Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Finden Sie eine gemeinsame Sprache und richten Sie Ihre Maßnahmen auf wichtige Geschäftsziele und -ergebnisse aus, die beide Parteien erfolgreich machen.
Schaffen Sie für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaften und Co-Sponsoring-Programme. Indem Sie Ihrem Partner eine Roadmap mit Möglichkeiten für zusätzliche Präsenz bieten, bei Top-Inhalten wie Webinaren zusammenarbeiten und sein Fachwissen nutzen, um Direktmailing-Kampagnen und -Initiativen auf der Veranstaltungsfläche mitzusponsern, werden Sie in der Branche mit Sicherheit für Aufsehen sorgen.
6. Optimieren Sie Ihre Event-Website für Sponsoring
Sie können Sponsoring-Informationen auf Ihrer Event-Website einfügen, um potenziellen Sponsoren eine zusätzliche Möglichkeit zu geben, sich zu präsentieren. Eine spezielle Seite auf Ihrer Website mit früheren Sponsoren, Referenten, demografischen Daten, Social Proof und mehr kann den Wert einer Partnerschaft mit Ihrer Veranstaltung verdeutlichen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, Event-Sponsoren zu gewinnen und dauerhafte Beziehungen zu Sponsoren aufzubauen.
Besiegeln Sie den Deal und “stehlen Sie allen die Show”
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Event-Sponsoring ein komplexer, aber lohnender Prozess ist, der sorgfältige Planung, Recherche und Durchführung erfordert. Wenn Sie die in diesem ultimativen Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie potenzielle Sponsoren identifizieren, überzeugende Sponsoring-Vorschläge erstellen, für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarungen aushandeln und Ihren ROI messen.
Um beim Event-Sponsoring wirklich erfolgreich zu sein, müssen Sie bereit sein, über den Tellerrand zu schauen, kreativ vorzugehen und, was am wichtigsten ist, Partnerschaften einzugehen, die mit Ihren Markenwerten und Eventzielen übereinstimmen. Mit dem richtigen Ansatz kann Event-Sponsoring ein wirksames Instrument zum Wachstum Ihrer Marke und zum Erreichen Ihrer Ziele sein.
Gehen Sie strategisch vor, bleiben Sie Ihrer Marke treu und vor allem haben Sie Spaß! Mit dem richtigen Ansatz können Ihre Event-Sponsoring-Bemühungen eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten sein.
