Präsenzveranstaltungen können trocken und sachlich Fachwissen vermitteln. Sie können aber auch auf eine lockere, erfrischende Art Know-how teilen, positive Erlebnisse – in, zwischen und nach den Sessions – schaffen, Besucher begeistern und für hohe Wiederbuchungsraten sorgen. Event-Entertainment gewinnt überall an Bedeutung. Zu Recht! Was im E-Commerce die positive User Experience, ist im Event-Marketing die positive Guest Experience. In der Praxis zeigt sich immer wieder: Mit den richtigen Entertainment-Elementen kann sogar ein Business-Event positiv auf die Work-Life-Balance der Teilnehmer einzahlen.
Was ist Event-Entertainment?
Ist Kim Kardashian eher Speaker oder Show-Act? Diese Frage haben sich viele Besucher der diesjährigen Marketing- und Digitalmesse OMR gestellt. Eine Business-Veranstaltung, die sich selbst Festival nennt und auch ein solches ist. Entertainment wird großgeschrieben und zieht Besucher an – Stars wie Kim Kardashian, Live-Musik-Acts, interaktive Technologien und ein vielfältiges Programm stellen sicher, dass der Unterhaltungswert hoch und die Erinnerung an das Event langanhaltend ist. Weiterer Vorteil eines Event-Entertainments: In einem entspannten und unterhaltenden Rahmen fällt es leichter, über Geschäftliches zu reden, zu networken und neue Deals auf den Weg zu bringen.
Per Definition zielt das Event-Entertainment darauf ab, mit Unterhaltungselementen und-programmen die Event-Teilnehmer zu begeistern und eine positive und unvergessliche Erfahrung zu schaffen. Das Entertainment für einen Event umfasst sowohl die Planung als auch die Durchführung der Entertainment-Inhalte. Dazu können diverse Aktivitäten und Darbietungen gehören, insbesondere Live-Musik, aber auch Tanz, Comedy oder Akrobatik. Für das Event-Entertainment eignen sich darüber hinaus interaktive Spiele und technologische Innovationen wie Virtual Reality oder spezielle Lichtshows. Entertainment für Events ist stets zielgerichtet und spricht die Gefühle der Teilnehmer an. Die abwechslungsreiche Unterhaltung fördert das Engagement der Teilnehmer, und schafft bleibende Eindrücke.
Die Rolle der Musik für Events
„Musik ist die gemeinsame Sprache der Menschheit“ formulierte es einst der amerikanische Dichter Henry Wadsworth Longfellow treffend. Exakt diese Eigenschaft ist es, die Musik so wertvoll und wichtig für das Event-Entertainment macht: Musik schafft emotionale Verbindungen und kann die Stimmung und Atmosphäre eines Events maßgeblich beeinflussen. Vom staatstragenden Festakt, der mit klassischer Musik untermalt wird, bis hin zur Jugendmesse auf der Hip-Hopper performen oder Breakdancer zum Mittanzen einladen. Solche von Musik getragenen Tanz-Shows und Mitmachaktionen sorgen für Interaktionen und somit zu besonderen Erlebnissen, durch die das gesamte Event besser und länger in Erinnerung bleibt als eine Aneinander-Reihung purer Vorträge.
Musik kann für Veranstaltungen aber noch viel mehr bewirken, insbesondere für Business-Events ist der folgende Punkt einer der wichtigsten Aspekte: Mit Musik haben Firmen auf Events die Möglichkeit, ihre Marken-Identität akustisch zu unterstreichen. Zum Beispiel kann die gewählte Musik bei einer Produktpräsentation die Werte und den Stil einer Marke widerspiegeln. Musikstücke können auch CI-Elemente enthalten oder auch einen kompletten Corporate-Sound beinhalten. Außerdem hat Musik für Event-Besucher einen Entspannungseffekt. Nach anstrengenden Vorträgen und Gesprächen entspannt Musik auf Veranstaltungen die Atmosphäre und sorgt dafür, dass die Teilnehmer wieder besser aufnahme- und begeisterungsfähig für alle weiteren Agenda-Punkte sind.
Nicht zuletzt wirken sich Musik und Unterhaltung für ein Event auch positiv auf dessen Ablauf aus. Eventplaner können unterschiedliche Event-Entertainment-Elemente dafür nutzen, um einer Veranstaltung einen unterhaltsamen Rahmen zu geben und um die Durchführung des Events optimal zu strukturieren – zum Beispiel mit musikalischen Überraschungsgästen in der Mittagspause oder einem besonderen Musik-Act vor einer Preisverleihung. Auf Side-Events oder am Abend lassen sich DJs oder Live-Musik sogar zum Hauptunterhaltungselement eines Events ausbauen.
Weitere wichtige Entertainment-Elemente für Events
In Bezug auf das Entertainment haben Event-Entscheider die Qual der Wahl: Die Entertainment-Elemente für Veranstaltungen decken eine hohe Bandbreite der Unterhaltung ab: Neben den immer beliebteren Live-Musik-Acts ist von Breakdance-Einlagen, Comedy-Darbietungen, LED-Shows oder besonderen künstlerischen Darbietungen wie Akrobatik oder Zaubertricks vieles denkbar und sehr gut im Rahmen von Events umsetzbar. Lassen Sie sich inspirieren! Für Business-Events eignen sich insbesondere folgende fünf Entertainment-Elemente:
- Walk Acts: Planen Sie zum Beispiel Stelzenläufer ein. Wenn diese Walk Acts durch die Messehallen laufen, sorgen sie schon allein durch ihre Größe und ihr meist buntes Aussehen für viel Aufmerksamkeit beim Messe-Publikum.
- LED-Künstler eignen sich insbesondere für Abendveranstaltungen. Sie können mit beeindruckenden Lichtshows für Unterhaltung sorgen. Event-Entscheider können diese Show-Acts auch sehr gut für Marken einsetzen, indem die Künstler beispielsweise ein Firmen-Logo in ihre Lichtshow einbauen.
- Wer auf akrobatische Vorführungen setzt, kann vor allem am Messestand oder in dessen Nähe das Publikum zum Verweilen einladen. Akrobaten sorgen mit ihren Vorführungen für Aufmerksamkeit und lotsen auf diese Weise Besucher an einen Stand. Gleichzeitig übernehmen sie dabei eine „Eisbrecher-Funktion“, weil sie guten Gesprächsstoff für den Einstieg in einen Business-Talk bieten.
- Als Event-Manager sollten Sie in Zeiten zunehmender Digitalisierung auch an interaktive Elemente denken. Ihr Vorteil: Diese Elemente können meist flexibel platziert werden (zum Beispiel Fotoboxen) oder direkt am Messestand für außergewöhnliche Erfahrungen sorgen (zum Beispiel Virtual Reality Brillen). Mit auf diese Weise gebrandeten Erlebnissen sorgen Eventplaner nicht nur für Gästeinteraktionen, sondern sie fördern auch die Kommunikation über und mit einer Marke.
- Teambuilding-Aktivitäten sind ein Muss für interne Events: Wanderungen, gemeinsame Kochkurse oder Rafting-Touren bringen Mitarbeiter zusammen und können das Unternehmensklima verbessern. Auch das ist Event-Entertainment!
Planung und Durchführung von Entertainment für Events
Wenn Sie Entertainment für ein Event planen, müssen Sie sehr frühzeitig beginnen, damit alle Details berücksichtigt werden können und es einen Handlungsspielraum gibt, falls Probleme auftauchen. Dabei gilt: je größer das Event, desto mehr Vorlaufzeit sollte eingeplant werden. Im Zuge dieser Planung müssen Event-Entscheider zunächst das Konzept entwickeln und das Budget festgelegen. Anschließend startet der Prozess der Künstlerauswahl und Buchung. Auch die technischen Anforderungen sollten Eventplaner in diesem Zusammenhang frühzeitig abklären. Zwei bis drei Monate vor dem Event sollte die Detailplanung stattfinden. Ebenso müssen Event-Manager dafür sorgen, dass alle erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen für das Entertainment vorliegen – von Musiklizenzen über Aufführungsgenehmigungen, bis hin zu Bildrechten, Marken-Nennungen, Brand-, Lärmschutz-, und Sicherheitsauflagen. Ein Projekt- und Ablaufplan – mit allen Programm-Punkten und den dafür Verantwortlichen – sollte am Ende der Planungsphase ebenso vorliegen, wie ein Technikplan.
Im Rahmen der Durchführung ist der Event-Planer dann für die Gesamt-Koordination und die Einhaltung des Budgets verantwortlich. Damit das Entertainment wie geplant über die Bühne geht, sollten Event-Manager mit den Künstlern im Vorfeld die Anforderungen und den Ablauf sehr detailliert abstimmen. Tipp: Checklisten können sicherstellen, dass alle Aufgaben erledigt werden.
Wird das Entertainment für einen Event früh und sorgfältig geplant und detailliert dokumentiert, kann ein reibungsloser Ablauf des Entertainments gewährleistet werden – was wiederum wesentlich zu einem positiven Eventerlebbnis insgesamt beiträgt. Nichtsdestotrotz sollten Sie einige Fallstricke beachten:
Darauf sollten Sie achten
- Transport, Unterkunft, Verpflegung, Ausrüstung: Der Bedarf der Künstler und Entertainer muss frühzeitig und vollumfänglich abgeklärt werden, um böse Überraschungen zu vermeiden. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle technischen Anforderungen für die geplanten Auftritte erfüllt sind.
- Egal wie gut die Planung und Vorbereitung auch sein mögen: Gegen unvorhergesehene Ereignisse wie technische Ausfälle oder krankheitsbedingte Absagen von Künstlern ist niemand gefeit. Es ist daher essenziell, einen Notfallplan zu entwickeln, der Künstler-Alternativen oder komplette Entertainment-Ersatzlösungen beinhaltet.
- Ein weicher, aber nicht unwesentlicher Erfolgsfaktor für gutes Entertainment für Events ist eine offene und transparente Kommunikation des Event-Managers mit allen Beteiligten – einschließlich der involvierten Agenturen, Künstler, Techniker und Location-Manager. Das Entertainment kann die Event-Experience deutlich verbessern, was wesentlich dazu beiträgt, dass Sie eine hohe Menge an Zielgruppen-Daten generieren sowie einen im Vergleich zu anderen Marketing-Maßnahmen hohen ROI erzielen.
Sonderfall: Die Rolle der Technik
Technologie ist nicht nur entscheidend für eine erfolgreiche Planung und Durchführung einer Veranstaltung. Sie hilft Event-Managern auch bei der Optimierung des gesamten Eventprogramms – inklusive aller Entertainment-Elemente. Mit der passenden Technologie lässt sich beides – Event und Entertainment – nahtlos planen. Oft sind individuelle Integrationen möglich oder es können Schnittstellen (APIs) genutzt werden, um zum Beispiel die Buchung und das Management der Entertainer auf einer Planungsoberfläche zu verwalten. In jedem Fall muss technisch sichergestellt sein, dass die technische Infrastruktur den Anforderungen des Entertainments entspricht. Dazu gehören insbesondere der Bühnenbau sowie Licht- und Tontechnik. Damit Ihnen böse Überraschungen erspart bleiben und das Entertainment für den Event ein Erfolg wird, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
Tipps: So werden Ihre Events zum gefeierten Erlebnis
- Zielgruppenorientiert planen
Das Entertainment muss den Teilnehmern gefallen, nicht dem Veranstalter. Analysieren Sie daher als erstes die Zielgruppe. Dazu gehören insbesondere die Vorlieben, die Altersgruppe und kulturellen Hintergründe der Gäste. Auch den Anlass müssen Sie bei der Auswahl von Musik und Unterhaltung bedenken. Das Entertainment für den Event muss zur anwesenden Zielgruppe und dem Anlass passen! - Die örtlichen Gegebenheiten beachten
Keine Feuershow auf dem Bauernhof! Keine Stelzenläufer auf dem kopfsteingepflasterten Außengelände historischer Veranstaltungsorte! Event-Entscheider müssen bereits bei der Wahl der Location das mögliche Entertainment für einen Event an diesem Ort mitdenken. - Auf nahtlose Integration achten
Das Entertainment für eine Veranstaltung darf auf die Teilnehmer nicht wie ein Fremdkörper wirken. Es muss sich nahtlos in das Gesamtbild des Events einfügen und sollte die Botschaft des Ereignisses zusätzlich unterstützen. Sollen Branding-Elemente des Events in das Entertainment integriert werden, können Sie dies subtil lösen, beispielsweise über Kostüme oder Dekorationen. - Programm und Entertainment gut mixen
Die Unterhaltung für ein Event darf den eigentlichen Zweck einer Veranstaltung nicht überlagern. Sie muss maßvoll und gezielt platziert werden. Als Event-Verantwortlicher sollten Sie das Entertainment daher so planen, dass eine ausgewogene Mischung aus Unterhaltung, Programm, Networking und Pausen entsteht. Verwenden Sie dafür eine Event-Planungslösung, die solche ausgewogenen Planungen aus einer Hand ermöglicht. - Für Abwechslung sorgen
Insbesondere bei längeren Veranstaltungen ist es ratsam, auf ein abwechslungsreiches Entertainment-Programm zu setzen. Kombinieren Sie verschiedene Unterhaltungsformen und Entertainment-Elemente, um Langeweile zu vermeiden. Das erhöht zugleich die Chance, dass für jeden Geschmack etwas geboten wird. - Zeit für Proben einplanen
Je nach Art der Unterhaltung für ein Event, müssen Sie entsprechend mehr oder weniger Zeit für Proben einplanen. Insbesondere, wenn Technik ein Bestandteil oder die Voraussetzung für die Unterhaltungselemente sind, sollte das vorher durchgespielt werden. Mit Proben können Sie das Risikos für technische und organisatorische Probleme deutlich minimieren. - Einen Plan B haben
Sie sollten immer einen Plan B zur Hand haben, falls es technische Pannen oder unerwartete Ausfälle von Künstlern gibt. Dieser Plan kann kurzfristig verfügbare Künstler ebenso enthalten wie komplette, alternative Entertainment-Elemente.
Ausblick: Mehr Interaktivität mit Event-Technologie
Das Entertainment für Events wird weiter an Bedeutung gewinnen. Ein wichtiger Treiber ist die fortschreitende Technologie, mit der sich beeindruckende Eventerlebnisse kreieren lassen. Mit Virtual- und Augmented-Reality-Technologien sind Event-Manager beispielsweise in der Lage, Erlebnisse zu kreieren, die interaktiver und fesselnder sind als klassische Unterhaltungselemente. Viele neue Technologien unterstützen durch ihre interaktiven Möglichkeiten auch das Generieren hochwertiger Zielgruppendaten – und erfüllen somit ein wichtiges Ziel der Eventplanung. Technologie-getriggerte interaktive Erlebnisse werden traditionelle Unterhaltungsformen zunehmend ergänzen oder künftig sogar ersetzen. Auch Künstliche Intelligenz könnte in Zukunft eine Rolle für das Event-Entertainment spielen. Sie könnte Unterhaltungsinhalte sogar auf die individuellen Vorlieben der Teilnehmer abstimmen und quasi personalisierte Unterhaltungserlebnisse schaffen. Viele Beispiele aus der Praxis zeigen schon heute, dass die Event Experience deutlich steigt, wenn das klassische Eventprogramm mit zur Zielgruppe passenden Entertainment-Elementen angereichert wird.
