Sie wollen in diesem Jahr Ihr erstes hybrides Event durchführen und überlegen gerade, welche Preisstrategie dafür am besten passt? Die gute Nachricht vorab: Sie haben unheimlich viele Möglichkeiten, das Pricing ganz neu aufzustellen und so den Standard für die kommenden Jahre zu setzen. Seien Sie mutig – wir zeigen Ihnen auf, wie Sie es umsetzen können.
Zeit für einen Neustart – auch beim Pricing
Corona hat die Eventbranche ziemlich auf den Kopf gestellt – egal ob Sie als Veranstalter, als Eventplaner in einem Unternehmen, in einem Verband oder bislang als Aussteller oder Sponsor aktiv waren. Von heut’ auf morgen mussten neue Ideen und Konzepte entwickelt und umgesetzt werden, während gewohnte Prozesse, Ideen und Konzepte nicht mehr griffen. Genau das können Sie auch jetzt auf Ihre Preismodelle übertragen. Verabschieden Sie sich von Ihrem gewohnten Pricing und denken Sie ganz neu. Schließlich sind auch die Möglichkeiten und die Kostenstrukturen ganz neu. Darüber hinaus birgt eine komplett neue Preisstrategie die Chance, diese gerade beim Re-Start erfolgreich etablieren zu können. Eine Chance, die jetzt kaum passender sein könnte und sich vermutlich nicht so schnell wieder bietet.
Die Kosten decken
Eine Möglichkeit für die generelle Ausrichtung Ihrer neuen Preisstrategie ist schlichtweg, die Kosten zu decken.
Die Kosten für Ihre bisherigen Präsenzevents kennen Sie vermutlich für nahezu jede Position bis ins kleinste Detail. Allerdings sollten Sie nun die Kosten für zusätzliche Hygienemaßnahmen, wie Abstand wahren, geringere Teilnehmerzahlen, erhöhten Reinigungsbedarf, eventuelle Masken oder Schnelltest-Straßen, Filteranlagen, Abstandswarner und ähnliche Lösungen hinzufügen.
Mittlerweile ebenfalls sehr gut bekannt sind den meisten Eventplanern und Marketeers die Kosten für Online-Events – von der virtuellen Event-Plattform bis hin zum Technikdienstleister, der die saubere Übertragung aller Inhalte sicherstellt.
Überprüfen Sie nun Ihr hybrides Konzept auf mögliche Zusatzkosten. Vielleicht wollen Sie eine für beide Teilnehmergruppen verbindende Event-App einsetzen? Oder das Catering sowohl vor Ort ausgeben als auch den remote Teilnehmern nach Hause oder ins Büro senden?
Um die Kosten decken zu können, müssen Sie wissen, mit wie vielen Anmeldungen Sie für den Online-Part als auch für den Offline-Part rechnen können. Vor dem ersten hybriden Event können Sie diese Zahlen lediglich abschätzen. Allerdings können Sie wahrscheinlich damit rechnen, die nun weitaus geringere Maximalzahl für die Vor-Ort-Besucher zu erreichen als auch eine gewisse Zahl von Online-Zuschauern. Vermutlich liegt letztere unter dem Niveau Ihrer bisherigen Online-Events.
Praxistipp: Kalkulieren Sie mit zwei Größen – einer voraussichtlich erreichbaren Zahl und einer idealen Zahl. So haben Sie gleich zwei Szenarien für die Kalkulation Ihrer Preise.
Die bisherigen Ticketpreise als Ausgangslage
Wer neue Ticketkategorien und Preismodelle finden will, kann sich zunächst auch an den bisherigen Ticketpreisen der Präsenzveranstaltungen orientieren. Welche zeitlichen Preisstufen gab es bislang? Welche wurden besonders intensiv genutzt? Mit einem noch früheren Termin für die Early-Bird-Tickets als bisher könnten Sie beispielsweise das generelle Interesse an Ihrem hybriden Event frühzeitig einschätzen.
Kulante Stornoregelungen bis kurz vor dem Event, vor allem für die Präsenz-Teilnehmer, sorgen zusätzlich für eine frühzeitige Anmeldung von Interessenten. Natürlich sollten Sie in diesem Falle Ihre Fristen gegenüber der Location, dem Caterer sowie anderen Dienstleistern kennen und beachten.
Überprüfen Sie ebenfalls, ob Sie Ziel- oder Berufsgruppen haben, die bislang von Vergünstigungen profitierten und ob Sie diese weiterhin anbieten wollen. Möglicherweise gibt es neue Gruppen, z.B. jene die stark von Corona getroffen wurden, die Sie nun bevorzugt behandeln wollen.
Eine weitere Möglichkeit, wie Sie den Preis für Ihr hybrides Event bestimmen, leitet sich ebenfalls aus den bisher aufgerufenen Ticketpreisen ab. Ausgehend von diesem fragen Sie sich, wie hoch der Anteil der nun erbrachten Leistungen für Ihre Teilnehmer ist. Angenommen, der Präsenzteil bleibt unverändert, sollten auch Ihre Vor-Ort-Tickets auf gleichem Niveau bleiben. Ist für die Online-Teilnehmer bei einer Informationsveranstaltung der Nutzen fast so hoch wie vor der Pandemie, kann auch Ihr Ticketpreis für die Online-Teilnahme fast das Niveau des alten Preises für das Präsenzevent erreichen.
Den Mehrwert online und onsite beziffern
Welchen Mehrwert bietet Ihr Event den Teilnehmern? Vor allem die klassische Vermittlung von Wissen hat für viele Teilnehmer einen hohen Wert. Diese lässt sich sowohl für die Online-Teilnehmer als auch für Onsite-Teilnehmer sehr gut umsetzen und kann daher in den meisten Fällen gleichwertig eingestuft und somit bepreist werden.
Herausfordernder ist die Bepreisung des Networkings. Wahrscheinlich empfinden die meisten Vor-Ort-Teilnehmer das Networking als wertvoller als es mit Videokonferenz- und Networking-Tools möglich ist. Hinterfragen Sie an dieser Stelle jedoch einmal kritisch Ihr eigenes Eventprogramm: Bleibt hier überhaupt genug Zeit fürs Networking untereinander oder auch mit Sponsoren, Ausstellern und Referenten? Oder ist Ihr Programm so voll, dass Networking nur einen sehr kleinen Teil einnehmen kann?
Welche Mehrwerte bietet Ihr der Präsenzteil Ihres hybriden Events darüber hinaus? Können die Teilnehmer eine besondere Location oder Stadt erleben? Gibt es ein einzigartiges Rahmenprogramm? Je mehr Sie hier bieten können, desto höher kann der Preis für die Vor-Ort-Teilnahme sein.
Beziehen Sie in Ihre Pricing-Überlegungen außerdem ein, dass sich die remote Teilnehmer die Reise- und Übernachtungskosten sparen und somit zumindest gedanklich noch über ein freies Budget verfügen.
Praxistipp: Visualisieren Sie alle Leistungen und stellen Sie diese je Ticketkategorie gegenüber. Das hilft bei der Bewertung der Gesamtpreise für die Online- und für die Onsite-Tickets. Darüber hinaus können Sie diese Auflistung ebenfalls auf der Event-Website für Ihre Teilnehmer veröffentlichen.
Freemium-Modelle oder Stufenpreise
Freemium, abgeleitet aus “free” und “premium”, ist ein Modell, welches in vielen Bereichen Anwendung findet – Preise für die Nutzung von Software, Telefongebühren u.v.m. Den Basisteil Ihres hybriden Events, z.B. die Keynotes, bieten Sie kostenfrei an, während Sie Zusatzleistungen wie bestimmte Breakout-Sessions, das Catering, “Meet-the-Speaker”, Sitzplätze in vorderster Reihe und ähnliches zusätzlich bepreisen. Ebenfalls können Sie die Live-Teilnahme am Online-Programm kostenfrei ermöglichen, während Sie die Aufzeichnungen kostenpflichtig anbieten.
Ein sehr ähnliches Preismodell ist das Stufenmodell, bei dem Sie die unterste Preiskategorie mit einem geringen Preis versehen, statt diese Auswahlmöglichkeit komplett kostenfrei anzubieten.
In beiden Varianten überlassen Sie es den Teilnehmern, die Leistungen zu buchen, denen sie tatsächlich einen Mehrwert zusprechen.
Jetzt schon an Umbuchungen oder Stornierungen denken
Welche Strategie Sie für Ihr Pricing auch wählen, denken Sie bereits heute an mögliche Umbuchungen oder Stornierungen – erst recht vor dem Hintergrund der noch nicht bewältigten Pandemie. Das wird besonders relevant, sobald Sie internationales Publikum auf Ihrem hybriden Event erwarten. Denken Sie dabei in beide Richtungen – sowohl an Teilnehmer, die spontan doch vor Ort dabei sein wollen als auch an solche, die auf die Online-Variante switchen wollen oder müssen.
Schnüren Sie Ihre Ticketpakete am besten so, dass Sie jederzeit den Wechsel in die eine oder andere Richtung ohne aufwändige Umbuchungen oder Preiserstattungen ermöglichen.
So könnten Sie beispielsweise ein Präsenzticket verkaufen, welches den Zugang zu den Aufzeichnungen der Sessions nicht enthält. Dieses wäre in diesem Falle den Online-Teilnehmern vorbehalten. An dieser Stelle empfiehlt es sich wieder, die jeweiligen Leistungen einmal untereinander aufzulisten und Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede sichtbar zu machen. So können Sie die möglicherweise gleich hohen Ticketpreise sowohl intern als auch extern besser argumentieren und ersparen sich zusätzlich die aufwändige Korrekturbuchungen und -zahlungen im Falle von Reiserestriktionen, lokalen Lockdowns oder lediglich spontaner Umbuchungen zahlreicher Teilnehmer.
Fazit
Es gibt gute Gründe sich vor dem Pricing hybrider Events einige Gedanken zu machen. Der Zeitpunkt mit alten Preismodellen zu brechen ist so günstig wie nie zuvor. Nutzen Sie die Chance und überdenken Sie Ihre Einnahmenmodelle und setzen Sie Standards für die kommenden Jahre. Dafür haben Sie zahlreiche Möglichkeiten – vom Freemium Modell bis hin zu gleichwertigen Ticketpreisen für beide Teilnehmergruppen.
