Deutsche Aktuarvereinigung e.V.

Die DAV, der seit 2017 mit Cvent zusammenarbeitet, weiß, wie wichtig ein gut durchdachtes Eventprogramm ist, um ihre über 6000 Mitglieder zusammenzubringen. Gemeinsam mit der Unterstützung von Cvent werden jährlich 8 Events mit 100-2000 Teilnehmern durchgeführt. 

Die letzte Veranstaltung war die Jahreskonferenz 2022, das Aushängeschild die DAV, an der über 1.800 Teilnehmer drei Tage lang Kontakte knüpften, Fachsitzungen abhielten und ihr Wissen austauschten. Die Pandemie zwang die DAV, diese Konferenz, die traditionell eine reine Präsenzveranstaltung war, in die virtuelle Welt zu verlagern. 2022 hat die DAV das Event zum ersten Mal als Hybridveranstaltung durchgeführt. Die letzte vor Ort Konferenz im Jahr 2019 zog über 1.200 Teilnehmer an. 

Die DAV probiert schon lange verschiedene Eventformate aus. Michael Steinmetz, Vorstandsvorsitzender, erklärt: "Schon vor der Pandemie haben wir mit verschiedenen Eventformaten experimentiert. Wir hatten traditionelle Vor-Ort-Events, aber auch regelmäßige Web-Sessions, und die Pandemie wird in Zukunft sicherlich zu mehr Hybrid-Events führen." 

Neben den virtuellen Formaten hat die DAV schon vor der Pandemie hybride Elemente in seine Events eingebaut. "Wir waren schon seit Jahren darauf vorbereitet, ein Hybrid-Event zu veranstalten", erzählt Martin Oymanns, Projektmanager. "Wir haben immer eine A/V-Firma beauftragt und alle Präsentationen aufgezeichnet, sie aber nie live gestreamt oder On-Demand hochgeladen. Vor langer Zeit haben wir sie auf DVDs gebrannt und sie mit unserer Mitgliederzeitschrift verteilt." 

Die Durchführung eines erfolgreichen Hybridevents in dieser Größenordnung erforderte jedoch eine fachkundige Implementierung von Eventtechnologie 

Einsatz einer technischen All-In-One Lösung 

Die jährliche Konferenz war ein großer Erfolg. Von den mehr als 1800 Teilnehmern kamen 600 vor Ort im Maritim Hotel in Bonn, zusammen. Die DAV nutzte Cvent OnArrival 360, um das Einchecken der Teilnehmer und das Drucken der Badges abzuwickeln, sowie Attendee Hub als virtuelle Plattform für das Event, auf dem alle Sessions live gestreamt und on-demand zur Verfügung gestellt wurden. Außerdem wurde die Event-App, das mobile Pendant zu Attendee Hub, implementiert, mit der die Teilnehmer vor Ort die Agenda und ihren eigenen Zeitplan einsehen, Live-Updates erhalten, an Fragen und Antworten teilnehmen und sich mit anderen Teilnehmern vernetzen konnten. 

Henning Wergen, Geschäftsführer, erkannte den Wert einer einzigen, einheitlichen Plattform, die mehrere Event-Funktionen abdeckt: "Cvent bietet eine All-in-One-Lösung - wir haben den Check-in vor Ort, die Registrierung und die Event-App. Für uns als Organisatoren ist es ein großer Vorteil, diese Funktionen und Daten in einer Umgebung zu haben." 

Ein All-in-One-Ansatz steigerte auch die Effizienz der Event-Vorbereitung. "Diese Funktionen unter einem Dach zu haben, bedeutet, dass wir unsere Vorbereitung rationalisieren können. Wir können ein einziges Meeting abhalten, um zum Beispiel den Check-in und unser Livestreaming vorzubereiten, und müssen nicht für jeden Aspekt des Events von einem Unternehmen zum nächsten laufen", erklärt Martin. 

Nutzung von Attendee Hub zur Unterstützung sowohl von Präsenz- als auch von virtuellen Zielgruppen 

Attendee Hub und die Event-App ermöglichen allen Teilnehmern, ob vor Ort oder virtuell, miteinander zu interagieren und aktiv an den Sessions teilzunehmen.  

Die DAV empfand die Verwendung einer einzigen Plattform sowohl für die Live App als auch für die Streaming-Plattform als effizienten Ansatz: "Der Attendee Hub und die mobile App sind eine große Hilfe. Wir müssen den Aufwand für die App und die Streaming-Plattform nicht mehr doppelt betreiben", erklärt Martin. 

"Es ist eine sehr benutzerfreundliche und flexible Plattform - ein großartiges Werkzeug, um ein live gestreamtes Programm zu organisieren und zu präsentieren. Sie kann sowohl ein einfaches Zoom-Webinar unterstützen, für das kein geschulter Techniker benötigt wird, als auch eine große Session, die von einem professionellen A/V-Team gefilmt wird." 

Neben dem Live-Streaming ermöglicht Attendee Hub den Veranstaltern, die Aufzeichnungen 90 Tage lang auf Abruf anzubieten. 

Optimiertes Check-in mit OnArrival 360 

Als höchste Ebene von Cvents OnArrival umfasst OnArrival 360 nicht nur das Einchecken und den Druck von Badges, sondern auch einen Cvent-Projektmanager, der für einen reibungslosen Ablauf sorgt.  

"Der Check-in-Prozess von Cvent ist eine große Verbesserung", sagt Martin. "Früher haben wir unsere Badges vorgedruckt, was bedeutete, dass man das Badge eines Teilnehmers heraussuchen musste, wenn er ankam. Jetzt lassen wir unseren Cvent-Projektmanager vor Ort einfach die Drucker und den Kiosk aufstellen, wo alle Teilnehmer ihre Badges selbst ausdrucken und bei Bedarf aktualisieren können." 

OnArrival ermöglicht es den Organisatoren außerdem, jederzeit zu überprüfen, wer eingecheckt hat und wie hoch die Gesamtteilnehmerzahl zu einem bestimmten Zeitpunkt ist. 

"Einen Cventer vor Ort zu haben, ist ebenfalls ein großes Plus", fährt Martin fort. "Es ist hilfreich, ein zusätzliches Paar Hände zu haben, wenn viele Teilnehmer ankommen, aber auch, um schnelle, direkte Unterstützung zu bieten, wenn irgendwelche Probleme auftreten. 

Vorwärtskommen mit hybriden Formaten 

Nachdem die erste hybride Jahrestagung die größte Teilnehmerzahl in der Geschichte des Events verzeichnete, hat die DAV keine Pläne, dieses Format zu ändern. "Wir sind davon überzeugt, dass es keinen Weg zurück von Hybrid gibt und dass die Mischung aus Vor-Ort- und Online-Veranstaltung die perfekte Kombination ist, um unsere Mitglieder zu erreichen und unsere Ziele zu verwirklichen", so Michael. 

Das heißt aber nicht, dass wir keine Lehren für künftige Events gezogen haben. "Eine Sache, die wir beim nächsten Mal machen werden, ist, die Teilnehmerliste in Vor-Ort- und Online-Teilnehmer aufzuteilen", erklärt Martin. "Während jeder über Attendee Hub interagieren kann, ist es für diejenigen, die vor Ort sind, nützlich zu wissen, wen sie physisch treffen können, um das Beste aus den persönlichen Networking-Möglichkeiten des Formats zu machen." 

Mit Blick auf das nächste große Projekt der DAV, eine virtuelle Konferenz im September, meint Michael: "Die Technologie, die wir jetzt einsetzen, trägt wirklich dazu bei, dass die Teilnehmer stolz darauf sind, Teil unserer Vereinigung zu sein und an solch professionell organisierten Events teilzunehmen."