Aktualisiert:30. Oktober 2018
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Cvent Europe Ltd. (UK) („Unternehmen“, „wir“ oder „uns“) Ihre persönlichen Daten verarbeitet.Außerdem werden Ihre Datenschutzrechte beschrieben, einschließlich des Widerspruchsrechts gegen Teile der vom Unternehmen vorgenommenen Datenverarbeitung.Weitere Informationen zu Ihren Rechten und wie Sie sie ausüben können, finden Sie im Abschnitt „Ihre Optionen und Rechte.“
Wir stellen Ihnen möglicherweise zusätzliche Informationen zur Verfügung, wenn wir persönliche Daten erheben und wo wir der Meinung sind, dass es hilfreich wäre, relevante und aktuelle Informationen bereitzustellen.
Diese Datenschutzerklärung gilt für Mitarbeiter des Unternehmens und gegebenenfalls für Auftragnehmer, die dem Unternehmen Dienstleistungen erbringen.
Welche persönlichen Daten erfassen wir?
Wir verarbeiten folgende Arten von persönlichen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung bzw. Ihrem Engagement bei uns:
● Kontaktinformationen: wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ähnliche Informationen.
● Angaben zur Identifikation: wie z. B. Reisepassnummer, Status von ausländischem Personal, Regierungskennnummer (z. B. Versicherungsnummer), Einwanderungsstatus, Nationalität.
● Finanzinformation: wie z. B. Ihr Bankkonto und Zahlungsdetails, Gehalt und andere Vergütungen.
● Informationen zu Ihrem Karriereverlauf: Informationen über Ihre Leistung und Karriereentwicklung sowie, vorbehaltlich des anwendbaren Rechts, Informationen über Ihre Persönlichkeit, abgeleitet aus dem Verhaltens-/Persönlichkeitstest, an dem Sie teilgenommen haben, sowie Talent-Management, Ihr Verhalten und, soweit zulässig, Informationen über Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien
● Informationen zu den Vorteilen und Ressourcen des Unternehmens: wie z. B. berufsbedingte Ausgaben, die von Ihnen angemeldeten Leistungen, die Verwendung von Ausrüstung und Ressourcen des Unternehmens, Reisevorlieben und Informationen über Ihre Gesundheit und Krankheitsurlaub.
● Informationen zur Hintergrundprüfungsoweit gesetzlich zulässig: Ihre Ausbildung, berufliche Laufbahn, berufliche Qualifikationen, Mitgliedschaft in Berufsorganisationen und, falls relevant für Ihre Berufsbezeichnung, Informationen zur Kreditprüfung (z. B. Angaben zu Bankkonten, Wohnstatus, monatliches Einkommen, Alter und Familienstand), Daten in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (falls zutreffend), Kraftfahrzeug-Fahrunterlagen, Referenzprüfungen, Zivilprozessunterlagen und/oder Ermittlungen in Bezug auf Vorfälle wie Diebstahl, Betrug, Belästigung und Gewalt am Arbeitsplatz (falls zutreffend).
● Alle anderen Informationen, die Sie uns übermitteln(auch während der Korrespondenz, die Sie möglicherweise mit uns haben): wie z. B. Unterschriften, Fotos, Meinungen, Ihren Standort (falls Sie dies auf einem Unternehmensgerät aktivieren möchten) und andere von Ihnen bereitgestellte Informationen.
Gelegentlich erhalten wir persönliche Daten aus Quellen Dritter, z. B. wenn wir Informationen zu einer Zertifizierung oder Schulung empfangen, die Sie erhalten haben, oder wenn wir Feedback oder Referenzen zu Ihrer Leistung erhalten.
Warum erfassen, verwenden und speichern wir diese persönlichen Daten?
Wir erfassen, verwenden und speichern Ihre persönlichen Daten aus den nachstehend genannten Gründen:
● Wenn dies für das Unternehmen erforderlich ist, um Ihren Arbeitsvertrag zu verwalten oder für Dienstleistungen oder im Zusammenhang mit Dienstleistungen oder Leistungen, die Sie von uns anfordern.
o Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und Leistungen, Abwesenheiten, Vergütung und Kostenverwaltung.
o Um Ihnen den Zugang zu Krankenversicherung, Arbeitsschutz, Altersvorsorge, Aktienprogrammen und Kinderabsetzbeträgen zu ermöglichen, sofern diese zur Verfügung gestellt werden.Bei einigen Leistungen müssen Sie möglicherweise persönliche Daten über Familienmitglieder, Partner oder Angehörige angeben. In diesem Fall müssen Sie sie darüber informieren, bevor Sie uns die Daten mitteilen.
● Wenn dies notwendig ist, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.
o Abzug von der Gehaltsabrechnung für Steuer- und Sozialversicherungszwecke und Bereitstellung von Informationen für Steuer- und Sozialversicherungsbehörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.
o Verwaltung der gesetzlichen Krankengelder und Mutterschaftsgelder.
● Wenn dies für die berechtigten Interessen des Unternehmens erforderlich ist, wie unten aufgeführt, und wenn unsere Interessen nicht durch Ihre Datenschutzrechte außer Kraft gesetzt werden.
o Management und Entwicklung unseres Personals - zum Beispiel Leistungs- und Talentmanagement, Schulung und Führungskräfteentwicklung, Anerkennung, Mitarbeiterbefragungen und Marketing für Mitarbeiter
o Versicherung arrangieren
o Arrangieren von beruflichen Reisen
o Planen unseres Geschäfts
o Schutz unserer legitimen Geschäftsinteressen und gesetzlichen Rechte; dies umfasst, ist aber nicht beschränkt auf die Verwendung in Verbindung mit Rechtsansprüchen, Compliance, behördlichen Vorschriften, Prüfungen, Untersuchungen und disziplinarischen Zwecken (einschließlich der Offenlegung solcher Informationen im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren oder Rechtsstreitigkeiten) und anderen Anforderungen an die Berichterstattung über Ethik und Compliance.
o Verwaltung der Leistung und Sicherheit unserer Betriebsmittel, Einrichtungen und elektronischen Plattformen.Dazu gehören die Verwaltung von Zugriffsrechten, die überwachung der Einhaltung der Informationssicherheit und anderer Unternehmensprotokolle und, soweit dies durch örtliche Gesetze und gemäß den einschlägigen Richtlinien zulässig ist, Ermittlungen und Disziplinarverfahren.
o Veröffentlichung interner Verzeichnisse und Bereitstellung anderer interner Kommunikationswerkzeuge.Darunter fallen Informationen, die Sie für Ihr internes Unternehmensprofil angeben (nach Ihrer Wahl, einschließlich Ihres Fotos)
o Analyse und überwachung der Vielfalt der Belegschaft gemäß den geltenden Gesetzen.Dazu gehört zum Beispiel die Einhaltung der Gleichstellungsarbeitsgesetze.
● Wo Sie Ihre Einwilligung gegeben haben.Wir bitten Sie beispielsweise um Ihre Erlaubnis, Ihr Bild in einer Unternehmensveröffentlichung zu verwenden.Wenn wir Sie um Zustimmung bitten, können Sie diese verweigern.
So teilen wir Ihre persönlichen Daten
Wir teilen einige Ihrer persönlichen Daten mit Cvent, Inc. (USA) und anderen Mitgliedern der Cvent-Gruppe, um Gruppenfunktionen zu verwalten und zu managen, einschließlich der Verwaltung laufender Mitarbeiterverwaltungsprozesse und der Leistung von Cvent-Konzernunternehmen.Wenn Sie mehr über die Unternehmen der Cvent-Gruppe und ihre Standorte erfahren möchten, besuchen Sie bitte http://www.cvent.com/de/company/.
Cvent, Inc.; CrowdCompass, LLC; Cvent OnArrival, Inc.; Elite Meetings International, LLC, Lanyon Solutions, Inc., Passkey International, Inc. and StarCite, Inc. haben die Einhaltung der EU-U.S.- und Swiss-U.S. Privacy Shield Principles („Cvent Privacy Shield Companies“) bestätigt.Als Teil ihrer Pflichten im Rahmen des Privacy Shield Framework sind Cvent Privacy Shield Companies für die Verarbeitung der persönlichen Daten der Mitarbeiter verantwortlich, die sie vom Unternehmen erhalten und anschließend an einen Dritten weiterleiten, der in ihrem Auftrag als Vertreter handelt.„Persönliche Daten von Mitarbeitern“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, d. h. auf eine Person, die direkt oder indirekt, insbesondere anhand einer Identifikationsnummer oder eines oder mehrerer Faktoren bezüglich ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität identifiziert werden kann.
Privacy Shield Companies befolgen die Prinzipien des Privacy Shield für alle Weiterleitungen personenbezogener Daten aus der EU einschließlich der Bestimmungen über die Haftung im Zusammenhang mit der Weiterleitung.
Cvent Privacy Shield Companies unterliegen den gesetzlich vorgeschriebenen Durchsetzungsbefugnissen der US Federal Trade Commission in Bezug auf persönliche Daten von Mitarbeitern, die gemäß dem Privacy Shield Framework erhalten bzw. übermittelt werden.In bestimmten Situationen können Cvent Privacy Shield Companies dazu verpflichtet sein, persönliche Daten eines Mitarbeiters auf Verlangen von solchen Behörden preiszugeben, unter anderem zur Erfüllung der nationalen Sicherheits- oder Strafverfolgungsvorschriften.
Wir geben persönliche Daten auch an andere Gruppenunternehmen weiter, bei denen Sie einen Antrag stellen oder mit denen Sie kommunizieren.
Ihre persönlichen Daten werden ebenfalls mit Unternehmen geteilt, die Dienstleistungen im Rahmen eines Vertrags für die Cvent-Gruppe erbringen, z. B. Schulungsanbieter, Helpdeskanbieter sowie Anbieter von IT-Hosting und/oder IT-Wartung.Darüber hinaus gilt jede Anfrage, die Sie an ein Mitglied der Cvent-Gruppe richten, um Ihre persönlichen Daten an einen Dritten zu Zwecken weiterzugeben, die in diesem Dokument nicht anders angegeben sind, als ausdrückliche Erlaubnis oder Einwilligung von Ihnen, diese persönlichen Daten offenzulegen.
Ihre persönlichen Daten werden ebenfalls an Anbieter von Drittleistungen weitergegeben, z. B. für den Erhalt einer Kranken- oder Lebensversicherung, Gutscheine für die Kinderbetreuung und andere anwendbare Leistungen.Persönliche Daten werden auch an Regierungsbehörden und/oder Strafverfolgungsbeamte weitergegeben, wenn dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist und um nationale Sicherheits- oder Strafverfolgungsvorschriften zu erfüllen, falls dies gesetzlich vorgeschrieben oder für den Schutz unserer legitimen Interessen in übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erforderlich ist.
Wenn wir beabsichtigen, Ihre persönlichen Daten für Zwecke außerhalb der Personalabteilung des Unternehmens (z. B. Marketingkommunikation) zu verwenden, und (i) Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben oder (ii) Ihre persönlichen Daten zu einem anderen Zweck verwenden als zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erfasst bzw. von Ihnen anschließend autorisiert wurden, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, bestätigend oder ausdrücklich zuzustimmen (Opt-out), ob Ihre persönlichen Daten (1) an Dritte weitergegeben werden sollen oder (2) zu einem anderen Zweck als dem Zweck verwendet werden sollen, für den sie ursprünglich erfasst bzw. anschließend von Ihnen autorisiert wurden.
Falls ein Cvent-Unternehmen verkauft oder in ein anderes Unternehmen integriert wird, werden Ihre Daten möglicherweise unseren Beratern und den Beratern eines potenziellen Käufers mitgeteilt und an die neuen Eigentümer des Unternehmens weitergegeben.
Internationale übermittlungen
Ihre persönlichen Daten werden in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) von Mitgliedern der Cvent-Gruppe in Ländern verarbeitet oder abgerufen, in denen für die oben genannten Zwecke keine Datenschutzgesetze wie im EWR gelten.Wir werden Ihre persönlichen Daten zu diesen Zwecken auch an Anbieter außerhalb des EWR übermitteln.Dies kann Cvent, Inc. (USA) oder Cvent India Limited einschließen.
Bei der übermittlung Ihrer Daten innerhalb der Cvent-Gruppe verwenden wir standardisierte vertragliche Datenschutzklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden.Wenn wir Ihre Daten an Organisationen außerhalb der Cvent-Gruppe übertragen, können wir diese Klauseln verwenden.
Wir übertragen Ihre Daten auch an Organisationen in den USA, die am EU-U.S. und Swiss-U.S. Privacy Shield teilnehmen, wie vom US-Handelsministerium festgelegt (https://www.privacyshield.gov) bzw. die über verbindliche Unternehmensregeln zum Schutz Ihrer Daten verfügen, die von den EU-Datenschutzbehörden genehmigt wurden.
Sie haben das Recht, auf Ihre persönlichen Daten zuzugreifen und von den Unternehmen der Cvent-Gruppe angemessene Anstrengungen zu verlangen, um die Verwendung Ihrer persönlichen Daten gegebenenfalls zu korrigieren und zu beschränken.Sie können sich mit Ihrem Management in Verbindung setzen und/oder uns eine E-Mail senden, wenn Sie Datenschutzbedenken haben.Für weitere Informationen, einschließlich wie Sie eine Kopie der Dokumente und Zugang zu den Daten erhalten, die zum Schutz Ihrer Angaben verwendet werden, wenden Sie sich bitte an uns, wie im Abschnitt Kontakt beschrieben.
Ihre Optionen und Rechte
Sie haben das Recht, das Unternehmen um eine Kopie Ihrer persönlichen Daten zu bitten, die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu korrigieren, zu löschen oder einzuschränken und die persönlichen Daten, die Sie zur Verfügung stellen, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.Darüber hinaus können Sie der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten unter bestimmten Umständen widersprechen (insbesondere wenn wir die Daten nicht verarbeiten müssen, um eine vertragliche oder sonstige gesetzliche Anforderung zu erfüllen).Wo wir um Ihre Einwilligung gebeten haben, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen.Wenn Sie beantragen, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten durch das Unternehmen zu widerrufen, hat dies keine Auswirkungen auf die bereits erfolgte Verarbeitung.
Diese Rechte können eingeschränkt werden, wenn zum Beispiel - um Ihrer Anfrage nachzukommen - persönliche Daten über eine andere Person preisgegeben würden, oder wenn Sie uns bitten, Informationen zu löschen, die wir nach gesetzlichen Vorschriften oder unserem berechtigten Interesse speichern müssen.Bei nicht ausgeräumten Bedenken haben Sie das Recht, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden.
Wir werden Ihre persönlichen Daten nur so lange speichern, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und wenn keine rechtliche Verpflichtung besteht, solange wir es für das berechtigte Interesse des Unternehmens gemäß den geltenden Gesetzen zur Erfüllung Ihres Arbeitsvertrages erforderlich halten. Danach werden wir Schritte unternehmen, um Ihre persönlichen Daten zu löschen oder in einer Form zu speichern, die Sie nicht mehr identifiziert.
Details zu den Aufbewahrungsfristen sind unten aufgeführt:Für Details zu den Aufbewahrungsfristen senden Sie bitte eine schriftliche Anfrage an hrhelp@cvent.com.
Regressanspruch, Geltendmachung und Haftung
Wir überprüfen regelmäßig, dass die Richtlinie genau und umfassend der abzudeckenden Informationen entspricht, an die Mitarbeiter verteilt und vollständig implementiert wird sowie zugänglich ist und mit den in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Prinzipien der Privacy Shield-Prinzipien (Prinzipien) übereinstimmen.Wir regen interessierte Personen an, über die unten angegebenen Kontaktinformationen Bedenken zu äußern. Wir werden alle Beschwerden und Streitigkeiten bezüglich der Verwendung und Offenlegung personenbezogener Daten in übereinstimmung mit den Prinzipien untersuchen und versuchen, diese zu lösen.
- EU-Gebietsansässige.Für EU-Gebietsansässige haben wir uns bereit erklärt, mit den Europäischen Datenschutzbehörden [http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_de.htm] zum Umgang mit ungelösten Beschwerden in Bezug auf persönliche Daten zusammenzuarbeiten.EU-Datensubjekte (Arbeitnehmer) können ihre örtliche Datenschutz- und/oder Arbeitsaufsichtsbehörde bezüglich der Einhaltung der Prinzipien einschalten, und Cvent antwortet diesen Behörden direkt in Bezug auf Untersuchungen und die Lösung von Beschwerden.
- Schweizer BürgerFür Bürger der Schweiz haben wir vereinbart, mit dem Eidgenössischen Datenschutz- und öffentlichkeitsbeauftragten (EDöB) zusammenzuarbeiten [https://www.edoeb.admin.ch/org/00146/00147/index.html?lang=de].Schweizerische Datensubjekte (Arbeitnehmer) können den EDöB bezüglich der Einhaltung der Prinzipien einschalten, und das Unternehmen antwortet diesen Behörden direkt in Bezug auf Untersuchungen und die Lösung von Beschwerden.
Unter bestimmten Bedingungen, die ausführlicher auf der Privacy Shield-Webseite https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint beschrieben sind, können Sie berechtigt sein, ein verbindliches Schiedsverfahren in Anspruch zu nehmen, wenn andere Streitbeilegungsverfahren erschöpft sind.
Sicherheit
Wir treffen angemessene und geeignete administrative, technische und physische Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von persönlichen Daten in elektronischer oder materieller Form zu schützen.Wir werden angemessene Maßnahmen ergreifen, um persönliche Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff, Weitergabe, änderung und Zerstörung zu schützen.
Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann regelmäßig aktualisiert werden.Wir werden das Datum oben in dieser Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und Sie dazu anregen, änderungen an dieser Datenschutzerklärung zu prüfen, die im Intranet-Portal der Mitarbeiter verfügbar sind.In einigen Fällen können wir Sie auch aktiv auf spezifische Datenhandhabungsaktivitäten oder wesentliche änderungen dieser Datenschutzerklärung hinweisen, wie dies durch geltendes Recht erforderlich ist.
Kontaktieren Sie uns
Der Datenverantwortliche für Ihre persönlichen Daten ist Cvent Europe Ltd. (UK) - als Ihr Arbeitgeber bzw. das Unternehmen, von dem Sie beauftragt wurden, und Cvent Inc. (USA).
Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder aus irgendeinem Grund im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung personenbezogener Daten Kontakt mit uns aufnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an hrhelp@cvent.com oder sprechen Sie mit Ihrem zuständigen Human Resources Business Partner.Cvent hat einen Datenschutzbeauftragten/Data Protection Officer (DSB/DPO) ernannt, der die Anwendung dieser Datenschutzerklärung überwacht.Für Einzelheiten über die Rolle des DSB oder Fragen zum Datenschutz bezüglich dieser Datenschutzerklärung wenden Sie sich bitte an den DSB unter dpo@cvent.com, oder
Cvent, Inc.
Attn:Cvent Data Protection Officer
1765 Greensboro Station Place, Suite 700
Tysons Corner, Virginia 22102
U.S.A.
Ich [ ] habe diesen Anhang gelesen und verstanden und stimme zu, dass dieser Anhang Bestandteil meines Arbeitsvertrags mit Cvent Europe Ltd. ist.
Unterzeichnet .............................................. Datum: ...................................
[ ]
Unterzeichnet ..................................Direktor Datum:...................................
Für und im Auftrag von Cvent Europe Ltd.
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