EVA

Eine nahtlose Lösung zur Optimierung von Kundenevents gesucht

A man standing in front of a large group of people.

EVA mit Sitz in Genf ist ein globales Event-Management-Unternehmen, das einer Vielzahl von Unternehmen, Regierungen und internationalen Organisationen aus verschiedenen Branchen strategische Beratung und kreative Unterstützung bietet. 

Die Gründerin und CEO Carolina de Jong startete EVA im Jahr 2019. Heute managt das Unternehmen Veranstaltungen aller Formate und Größen, von kleinen, eintägigen Workshops bis hin zu mehrtägigen Kongressen mit über 3.000 Teilnehmern.

Die Herausforderung: Eine Technologie zu finden, die den gesamten Event-Prozess abdeckt

Carolina entdeckte Cvent, als ihr größter Kunde sie bat, eine Technologie zu untersuchen, die einen ganzheitlicheren Ansatz für das Event-Management bietet.

"Die Herausforderung, die sie immer mit den Plattformen und Tools auf dem Markt hatten, bestand darin, dass sie auf die Lösung einzelner Probleme zugeschnitten waren und nicht den gesamten Veranstaltungsprozess abdeckten", erklärt Carolina. 

"Man konnte zwar personalisierte Einladungen verschicken, aber man musste immer noch das CRM-System manuell aktualisieren, eine Event-Website erstellen und die Registrierung verwalten. Das war immer noch sehr zeitaufwändig, also wollten wir wissen, ob es einen besseren Weg gibt."

Die Priorität ihres Kunden war eine einzige Plattform, die sich nahtlos in Salesforce integrieren ließ, was Carolina und die Leiterin der Datenabteilung des Unternehmens, Adeline Gnecchi, zu Cvent führte. 

"Die Salesforce-Integration war ein großes Verkaufsargument für unseren Kunden. Der Salesforce-Connector bedeutet, dass nach dem Hochladen der Einladungsliste die Informationen automatisch mit dem CRM ausgetauscht werden, sodass Duplikate herausgefiltert oder Informationen geändert werden können."

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Eine Lösung aus einer Hand, von der alle EVA-Eventkunden profitieren

Heute empfiehlt Carolina Cvent als die "Go-to"-Event-Management-Plattform. EVA nutzt Attendee Hub, Registration, OnArrival Premium und die Salesforce-Integration für eine ganze Reihe verschiedener Kunden und Veranstaltungsformate.

Für Carolina sind zwei der größten Vorteile von Cvent, dass je nach Bedarf nur begrenztes technisches Fachwissen erforderlich ist und dass der Support immer zur Verfügung steht. 

Sie sagt: "Der Kundensupport ist sehr gut erreichbar, sei es per Telefon, per E-Mail oder über die Plattform selbst. Heutzutage gibt es immer weniger Zugang zu einem echten menschlichen Kundendienst, daher ist es von unschätzbarem Wert, dieses Support-Team zur Verfügung zu haben."

Gewinnung datengestützter Erkenntnisse für die Erstellung einer besseren Agenda

Ein weiterer wichtiger Bereich für Carolina ist die Möglichkeit, die Cvent-Plattform zu nutzen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und das Engagement zu messen, was ihren Kunden hilft, ihre Programme und Agenden weiterzuentwickeln. 

"Alles, von der Öffnungsrate von Einladungen, App-Downloads und dem Scannen von Badges vor Ort bis hin zur Anzahl der Personen, die sich eingeloggt haben, um eine Live-Session zu sehen oder einen On-Demand-Inhalt anzuschauen, steht Ihnen zur Verfügung", sagt sie. "Unsere Kunden können sehen, welche Themen von Interesse waren und mit welchen Themen sie sich am meisten beschäftigt haben, was ihnen dabei hilft, Trends zu erkennen und die Agenden für das nächste Jahr zu gestalten.

Die Vorteile einer nahtlosen Ankunft der Teilnehmer

Carolina lobt auch die OnArrival-Lösung von Cvent, die lange Warteschlangen beim Check-in, falsch geschriebene Gästenamen und nicht abgeholte Badges vermeidet. 

"Die Teilnehmer kommen an, geben ihre Namen in ein iPad oder einen Kiosk ein, und ihr Badge wird innerhalb von Sekunden erstellt. Badges bzw. Namensschilder, die auf einem Tisch liegen und möglicherweise nicht abgeholt werden, sind nicht nur eine Verschwendung, sondern zeigen den anderen Teilnehmern auch, welche ihrer Kollegen nicht erschienen sind, was ein potenzielles Problem für den Datenschutz darstellt", sagt sie.

Durch die Integration aller Event-Management-Bedürfnisse in ein einziges System konnte EVA nicht nur die Effizienz der allgemeinen Event-Management-Prozesse steigern, sondern seinen Kunden auch Geld für die Beauftragung zusätzlicher Drittanbieter sparen.

Eine einzige Event-Management-Plattform, auf der sich alles an einem Ort befindet, bietet auch mehr kollaborative Kontrolle und damit weniger Raum für menschliche Fehler. 

"Unsere Kunden kommen immer wieder zu uns zurück, um uns zu sagen, dass sie Cvent immer wieder nutzen wollen. Der Kunde, für den wir es ursprünglich beschafft haben, nutzt die Plattform jetzt auch für seine kleineren Meetings und Events", sagt Carolina.

Kundenevents mit Cvent aufwerten

EVA hat das Ziel, in Nordamerika, Europa, dem Nahen Osten und Asien zu wachsen. Jeden Tag spricht Carolina mit Unternehmen, die von einer einzigen Event-Management-Plattform profitieren würden, die mit verschiedenen CRM-Systemen integriert werden kann, nahtlose Check-In- und Teilnehmerdaten liefert und einen hervorragenden Kundensupport sowie eine Reihe von Tools zur Verbesserung und Personalisierung des Teilnehmererlebnisses bietet.

Mit Cvent an ihrer Seite ist alles möglich.

Ziel

  • Implementierung einer einzigen End-to-End-Event-Plattform, um effizienter zu werden und Kosten zu senken

Ansatz

  • Übernahme einer Reihe von Cvent-Lösungen für mehrere Kunden, einschließlich Attendee Hub, Registrierung, OnArrival Premium und Salesforce-Integration
  • Partnerschaft mit Cvent für leicht zugänglichen technischen Support
  • Vermeidung menschlicher Fehler durch standardisierte technische Prozesse

Ergebnisse

  • Höhere Effizienz für Marketingverantwortliche
  • Einsparung von Kosten für die Beauftragung von Drittanbietern
  • Möglichkeit, den Teilnehmern ein individuelleres Erlebnis zu bieten

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