Bayer ist eines der größten multinationalen Life-Science-Unternehmen der Welt und ist in drei Geschäftsbereiche gegliedert: Pharmazeutika, Nutzpflanzenwissenschaften und Verbrauchergesundheit. Es hat ein globales Eventprogramm für alle Abteilungen, wobei die Pharmabranche der Hauptnutzer ist.
Sie haben sich 2017 für Cvent entschieden, um besser über Event-Kosten und -Ergebnisse berichten zu können und gleichzeitig die Prozesse zu vereinfachen. Heute wird jedes Event über Cvent abgewickelt und vom Event-Management-Team unterstützt. Event Management GPO von Bayer, Patrick Tunggal, erklärt:
„Wir haben ein globales System mit einem definierten globalen Prozess eingerichtet, das jedoch lokale Prozessspezifika zulässt – ein in Indien angefragtes Event wird genauso genehmigt wie eine Event-Anfrage in Deutschland, aber der Weg dahin kann überall unterschiedlich sein. Wir haben diesen Prozess bis 2019 entwickelt, als Cvent auf den Großteil von Bayer ausgeweitet wurde, und seitdem läuft er reibungslos. Unser bisheriger Event-Ansatz war global fragmentiert und wir hatten nur einen begrenzten Einblick in das Verhalten der Teilnehmer sowie in unsere eigenen Erwartungen und die Budgeteffizienz für jedes Event.“
„Cvent ist das Herzstück unseres Event-Management-Prozesses. Der Veranstaltungsverantwortliche beginnt mit dem Ausfüllen eines Meeting-Anfrageformulars, woraufhin Eventplaner innerhalb von Cvent reagieren und je nach Bedarf Cvent-Module einrichten, sei es Registrierung, Teilnehmermanagement, Budgets, Umfragen, virtuelle Komponenten oder andere.“
„Wir begannen damit, das System einfach dort einzuführen, wo wir am stärksten vertreten waren, und in Pilotländern, um verschiedene Regionen abzudecken – zum Beispiel in Deutschland, wo wir ansässig sind, sowie in Mexiko und Kanada“, erklärt Patrick. „Wir haben auch Pilotprojekte für bestimmte Geschäftsbereiche durchgeführt, z. B. Nutzpflanzenwissenschaften in Brasilien und Pharma in Italien. Wir waren nicht in der Lage, in Ländern wie China und Russland aufgrund von Regierungsvorschriften und Serverkomplexität oder in Südkorea aufgrund von Compliance-Komplexität zu fungieren, sind aber inzwischen in 80 Ländern vertreten und unterstützen insgesamt mehr als 100 Länder.“
Als Life-Science-Unternehmen ist Bayer verpflichtet, strenge nationale Verfahren für das Event-Management einzuhalten. Es geht bei der Entwicklung regionaler Prozesse für die Expansion von Cvent in neue Länder von seinem universellen globalen Prozess aus. Von dort aus werden die lokalen Ansätze je nach Bedarf an die nationalen Beschränkungen angepasst, wobei sich daraus Abweichungen im Arbeitsablauf ergeben.
Skalierung von Events mit virtuellen Formaten
Bayers Verteilung der Event-Formate hat sich nach der Pandemie drastisch verändert. Wie viele andere auch, hat es bis zum Jahr 2021 fast zu 100 % auf virtuelle Meetings umgestellt, mit einigen Unterbrechungen aufgrund von unterschiedlichen Covid-Risiken. Bei rund 100.000 Mitarbeitern sind die größten Events interner Natur. Durch die virtuelle Durchführung dieser Events konnten die Mitarbeiter in allen Ländern gleichzeitig eingeladen werden, anstatt wie früher kleinere lokale Meetings abzuhalten. Es hat auch hybride Elemente in vormals ausschließliche Präsenz-Events eingeführt und dadurch die Teilnehmerzahlen um bis zu 50 % gesteigert.
Perfektionierung der Teilnehmer-Journey mit CRM-Integrationen
Bayer integriert Cvent mit seinem CRM-System Veeva, neben einer Reihe kleinerer, speziellerer Integrationen. Patrick beschreibt, wie sich dies auf den Event-Management-Prozess auswirkt: „Jedes Event, an dem Healthcare Professionals (HCPs) teilnehmen, wird über Veeva angefordert und automatisch an Cvent übertragen“, so Patrick. „Event-Anfragen, Genehmigungen, Einladungen, Teilnahmestatus und Umfrageantworten werden im Hintergrund synchronisiert, was eine enorme Erleichterung in Bezug auf Arbeitsbelastung und Effizienz darstellt. Die Zahl der von Veeva initiierten Event-Anfragen hat sich auf rund 24.000 Event-Anfragen mehr als verdoppelt (+109 %). Wir haben auch standardisierte Cvent-Umfragen eingeführt, die es uns ermöglichen, Events über verschiedene Regionen und Zeiträume hinweg einheitlich zu bewerten. Die Informationen werden auch mit unserem CRM synchronisiert. Wir haben automatische E-Mails an die zuständigen Mitarbeiter für den Fall von negativem Feedback eingerichtet, um sicherzustellen, dass das Event-Verhalten in ihre Gespräche und Nachfassaktionen einfließt.“
Visionen für die Zukunft
Bayers globale Expansion hört nicht mit der diesjährigen Integration von sieben weiteren Ländern mit ihrer Cvent-Einführung auf – sein ultimatives Ziel ist es, in alle Länder weltweit zu expandieren und gleichzeitig ihre Event-Datenqualität zu verbessern, um noch bessere datengestützte Entscheidungen zu treffen. das Unternehmen hat bereits die Datenqualität bei der Erstellung von Events (+20 %), der Aktivierung von Event-Registrierungen (+6 %) und der Pflege von Kostendaten (+30 %) verbessert.
TEs plant auch, die Möglichkeiten virtueller Formate weiter auszuloten, und geht davon aus, dass etwa ein Drittel seines Eventprogramms dauerhaft virtuell sein wird. Patrick fasst zusammen: „Wir haben regelmäßige wöchentliche und monatliche Besprechungen mit unserem Cvent-Team, und es hat uns sehr geholfen, unsere Ziele zu erreichen. Man kann völlig zu Recht behaupten, dass Cvent das Herzstück eines Ökosystems ist und in viele andere Systeme integriert ist, die wir um es herum verwenden. Ohne Cvent hätten wir immer noch eine verstreute Event-Management-Systemlandschaft und weniger harmonisierte Event-Prozesse.“
