Wenn es um die Sicherung eines neuen MICE-Geschäfts geht, sehen sich Veranstaltungsorte einem harten Wettbewerb ausgesetzt. Auch das Geschäft mit wiederkehrenden Kunden ist nicht so einfach – selbst wenn Eventplaner über Jahre hinweg denselben Veranstaltungsort nutzen. Fakt ist, dass sich die Erwartungen von Eventplanern und Teilnehmern rasant weiterentwickeln.
Für viele Veranstaltungsorte reicht die Treue zu einem Standort (oder einer Marke) nicht mehr aus, um Kunden auch in Zukunft wieder in ihrem Haus begrüßen zu dürfen. Folgegeschäfte und Weiterempfehlungen erfordern etwas anderes: einen Ruf als idealen Partner für Eventplaner.
Die besten Events ergeben sich aus kooperativen, erfolgreichen Partnerschaften zwischen Eventplanern und Veranstaltungsorten, mit denen sie zusammenarbeiten. Ungeachtet der Größe oder des Rahmens eines Events sind erfolgreiche Partnerschaften in der Regel durch fünf Merkmale gekennzeichnet.
1. Positionierung des Veranstaltungsortes
Gescheiterte Event-Partnerschaften beginnen manchmal mit falscher Werbung. Der eifrige Wille, neue Kunden an Land zu ziehen, kann Veranstaltungsorte dazu verleiten, zu übertreiben oder zu große Versprechungen hinsichtlich der Ressourcenverfügbarkeit abzugeben (also Dinge wie Cateringservice, audiovisuelle Unterstützung, Check-in-Hilfe oder Koordination vor Ort).
Integrität ist der Kern einer jeden erfolgreichen Partnerschaft. Also müssen Veranstaltungsorte ihr Angebot entsprechend vermarkten.
Veranstaltungsorte sollten stets in der Lage sein, die Eventgröße zu stemmen, die Erwartungen der Teilnehmer zu erfüllen, auf unterschiedliche Altersgruppen einzugehen und die Veranstaltung durchzuführen. Und falls ein Eventplaner zusätzliche Hände benötigt, die der Veranstaltungsort nicht entbehren kann, bewirkt eine ehrliche Ansage manchmal Wunder: Das Event-Budget kann dann entsprechend angepasst werden, damit alle nötigen Ressourcen abgedeckt sind.
2. Ein klares "Warum"
Jedes Event wird aus einem bestimmten Grund abgehalten. Und Veranstaltungsorte sollten in diesem Grund nicht „nur“ eine Chance auf Geschäfte sehen.
Das Verständnis des Sinns und Zwecks eines Events ist ein Aspekt bei der Positionierung des Veranstaltungsortes und Ausrichtung auf die Zielgruppe. Doch wenn es um die Partnerschaft mit einem Eventplaner geht, kommt diesem Verständnis eine noch größere Bedeutung zu.
Organisatoren bewerten Eventplaner nach deren Fähigkeit, den Zweck eines Events zu erfüllen (etwa ein Spendenziel oder die Gewinnung neuer Mitglieder) und den allgemeinen Zweck bzw. die Mission des Organisators zu unterstützen. Wenn Veranstaltungsorte das „Warum“ hinter einem Event verstehen – und eng mit den Eventplanern zusammenarbeiten, um den Erwartungen gerecht zu werden – erhöhen sie die Erfolgswahrscheinlichkeit ihrer Partnerschaften.
3. Hochwertige Inhalte/Erlebnisse
Eine hochwertige, passende Location und ein bedeutender Zweck tragen zu einem unvergesslichen Erlebnis bei. Letzten Endes ist es jedoch das Erlebnis selbst, an das die Teilnehmer noch lange zurückdenken werden.
Hochwertige Inhalte und fesselnde Erlebnisse machen aus einer denkwürdigen Veranstaltung ein (potenziell) unvergessliches Event. Die Unterhaltung der Teilnehmer ist dabei ein möglicher Ansatz: 43% der Planer im Global Planner Sourcing Report 2019 von Cvent nannten Live-Musik und Unterhaltung als ihre Top-Strategie, um unvergessliche Erlebnisse auf die Beine zu stellen.
Doch hochwertige Erlebnisse sind nicht nur bei großen Veranstaltungen wie Konzerten und Keynotes möglich. Auch Workshops und Zusammenkünfte in kleinen Gruppen bieten Gelegenheiten für einzigartige Erlebnisse.
Organisatoren und Eventplaner haben in der Regel klare Vorstellungen, welche Informationen oder Gelegenheiten mit den Teilnehmern geteilt werden sollen. Veranstaltungsorte sollten herausfinden, welche diese sind, warum sie wichtig sind und welche Bedeutung sie für die Teilnehmer haben. Diese Einblicke erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass aus dem Event ein Wow-Erlebnis wird.
4. Technik, die begeistert
Ein Wow-Erlebnis hat oftmals viel mit Technologie zu tun. Events werden immer digitaler und das von Tag zu Tag – Dinge wie App-basierte Agendas, die Integration von Social Media und Livestreams sind mittlerweile allgegenwärtig.
Natürlich waren wir alle auch schon auf Events, wo die Technik eher vom Inhalt abgelenkt hat. Schwierigkeiten mit der IT und audiovisuelle Probleme etwa können selbst bei perfekt geplanten Events auftreten, aber sie reißen die Zuhörer aus einem ansonsten fesselnden Erlebnis.
Erfolgreiche Events setzen Technik ein, um das Erlebnis aufzuwerten, statt davon abzulenken. Studien zeigen, dass der Einsatz neuer Technologien die Teilnahme um 20% erhöhen, die Produktivität um 27% steigern und die Kosten um ganze 30% senken kann.
Veranstaltungsorte sollten Planern dabei helfen, den richtigen Mix zu finden und die Vision des Organisators in einer Weise umzusetzen, die bei den Teilnehmern einen bleibenden, positiven Eindruck hinterlässt.
5. Begeisterung auch nach der Veranstaltung
Die besten Events enden nicht, wenn der Tag der Veranstaltung vorbei ist – sie schaffen nachhaltige Impulse. Effektive Organisatoren und Eventplaner entwickeln Follow-up-Strategien, damit die Teilnehmer noch lange nach dem Event begeistert sind (und gemäß dem „Warum“ des Events aktiv bleiben).
Auch die Partnerschaften sollten nicht enden, sobald der Vorhang fällt. Es ist wichtig, dass Veranstaltungsorte ihre Beziehungen mit Partnern pflegen. Wenn sie aufrichtiges Interesse daran zeigen, wie den Teilnehmern das Event gefallen hat und wie gut die Ziele des Organisators erfüllt wurden, festigt dies die Partnerschaft.
Anschließend gilt es, im ständigen Dialog zu bleiben und sich den Ruf eines durchweg erstklassigen Anbieters zu erarbeiten. Wenn ein Veranstaltungsort für die Durchführung von kooperativen, erfolgreichen Events bekannt ist, steigt die Wahrscheinlichkeit für profitable Folgegeschäfte.
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