Hybride Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch, und Veranstaltungsorte und Planer müssen weiterhin zusammenarbeiten, um die Möglichkeiten dieses einzigartigen - und anspruchsvollen - Veranstaltungstyps zu maximieren. Der weltweite Markt für virtuelle Veranstaltungen wurde im Jahr 2021 auf 114,12 Mrd. USD geschätzt und wird voraussichtlich von 2022 bis 2030 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 21,4 % wachsen.
Glücklicherweise gibt es viele Profis, die bereits damit begonnen haben, den Weg zu ebnen. Und was gibt es Besseres, als von denjenigen zu lernen, die es bereits getan haben? Hier kommen diese Beispiele für Hybrid-Events ins Spiel.
Dank der Hilfe von Veranstaltern, Teilnehmern, Planern und Nachrichtenquellen aus der Branche haben wir eine Reihe von Beispielen für hybride Veranstaltungen zusammengetragen, die als Inspiration dienen sollen. Diese Liste umfasst den Einsatz verschiedener Technologien, Location-Typen, Branchen und vieles mehr. Der rote Faden? Jedes Beispiel kann auf die eine oder andere Weise als praktisches Modell für hybride Veranstaltungen in der Zukunft dienen.
Welche Hauptbestandteile machen eine Hybridveranstaltung zum Erfolg?
1. WEC Grapevine
Meeting Professionals International wurde zum Vorreiter bei der Durchführung von hybriden Veranstaltungen, als sie im November 2020 ihre wichtigste Bildungsveranstaltung, die WEC Grapevine, veranstalteten. Die Veranstaltung fand virtuell und im Gaylord Texan Resort & Convention Center statt, das bedeutende Gesundheits- und Sicherheits-Sauberkeitsstandards einhielt, um die Sicherheit der Teilnehmer und Gäste zu gewährleisten.
"MPI hat sich auf den Weg gemacht, um zu zeigen, wie man Business-Meetings und -Events wieder sicher macht", schrieb Rich Luna von MPI in einem Artikel mit dem Titel WEC Grapevine: Sicher und erfolgreich. "Dabei lieferte der Verband mit seiner Signatur-Bildungsveranstaltung, dem World Education Congress (WEC), noch viel mehr."
Zu den Aufgaben von MPI gehörte es, kritische Entscheidungen auf der Grundlage begrenzter Informationen zu treffen, die Sorgfaltspflicht zu erfüllen und sich gemeinsam an die Gegebenheiten dieses komplexen Veranstaltungstyps anzupassen.
"Live-Events verändern sich, und MPI's WEC Grapevine liefert die Blaupause", heißt es in einem Abschnitt auf der Website der WEC Grapevine. "WEC Grapevine wird sowohl live als auch digital präsentiert (keine vorgefertigten, aufgezeichneten Inhalte) und ist ein einzigartiges Erlebnis: zwei Veranstaltungen, die gleichzeitig geplant und durchgeführt werden, mit einem bemerkenswerten Ergebnis - unseren Beruf in den Aufschwung zu bringen. Das Gelernte ist auf das fokussiert, was man jetzt braucht, in einer Umgebung, die auf die Zukunft der Teilnehmer zugeschnitten ist."
Die "unverzichtbare Veranstaltung für Menschen, die Events produzieren" zählte insgesamt 1.739 Teilnehmer - 608 persönlich, 1.131 virtuell - und ebnete den Weg für die 2021er Version der Veranstaltung, die ebenfalls hybrid sein wird.
"Ich könnte nicht stolzer auf unser Team sein, das als erstes eine robuste Sorgfaltspflicht für unsere Branche verfasst hat", sagte MPI COO Darren Temple. "Wir haben das genommen, was wir wussten, dass es die besten Standards im Falle einer Pandemie sind, und sie mit unseren eigenen innovativen und strengen Erwartungen verbunden, und der Rest war eine (Sorgfaltspflicht), die jetzt der Standard ist.
"Ich war auch sehr beeindruckt von all den Live-Teilnehmern, die einen großartigen Job gemacht haben, um sich gegenseitig zu schützen, indem sie sich an die soziale Distanzierung gehalten und eine Maske getragen haben. Ohne die Unterstützung und den Schutz unserer Live-Community hätten wir den WEC nicht zu dem Erfolg machen können, der er war."
Viele Teilnehmer schlossen sich der Meinung des MPI an, darunter auch Zoe Moore, die sagte, dass sie bei ihrer Ankunft "eine Menge Protokolle beobachtet hat, die mich beruhigt haben".
Es gab Handdesinfektionsstationen, Temperaturkontrollpunkte, Bodenbeschilderung, Personal, das die Teilnehmer daran erinnerte, sich zu maskieren" und verschiedene andere Methoden, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten.
"Ich hatte eine angenehme Zeit auf der WEC, da ich Fachleute aus der Branche traf, die ich schon lange nicht mehr persönlich getroffen oder gesehen hatte. Obwohl es schwierig war, sich nicht zu umarmen, fühlte ich mich allen gegenüber verantwortlich, das Richtige zu tun. MPI hatte Protokolle und Erinnerungen, um sich mit dem Ellbogenstoß zu verbinden."
Annette Gregg, Senior Vice President for Experience beim MPI, sagte, dass die Veranstaltung "genau das geliefert hat, was wir uns erhofft haben: zu zeigen, wie wir Konferenzen abhalten und das Publikum sicher versammeln können.
"Wir haben keines der Erlebniselemente geopfert: exzellente Bildung, großartige Unterhaltung, Aktivitäten zum Mitmachen, vorbildliches Essen und Trinken. Durch detaillierte Sicherheitsprotokolle mit unseren Veranstaltungsorten und Lieferanten, ständige und klare Kommunikation mit unseren Teilnehmern und wachsame Überwachung vor Ort haben wir eine Umgebung geschaffen, in der sich die Menschen sicher fühlten und sich auf die Verbindung untereinander konzentrieren konnten. Und unser digitales Event zeigte ein Produktions- und Qualitätsniveau, das den digitalen Teilnehmer wirklich in den Mittelpunkt stellte, als Teil der Show. Es war anders als jede andere digitale Produktion in unserer Branche."
2. Die 72. Primetime Emmy Awards
Es ist vielleicht nicht das Erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man an Beispiele für hybride Veranstaltungen denkt, aber die Installation der Primetime Emmy Awards im Jahr 2020 war genau das.
Die Veranstaltung wurde von Jimmy Kimmel moderiert, der live vor Ort im Staples Center in Los Angeles war. Doch statt von einem Publikum wurde er von Pappfiguren von Prominenten und ein paar ausgewählten Moderatoren begleitet. Alle anderen, darunter Hunderte von Nominierten, schalteten sich von verschiedenen Orten auf der ganzen Welt ein.
Wie konnte diese hybride Veranstaltung so erfolgreich werden? Es liegt alles an den Details.
Laut PCMA "schickten die Produzenten Kamera-Kits an die Standorte der Nominierten. Wenn es der Komfort und die lokalen COVID-19-Sicherheitsvorschriften zuließen, richteten die Filmcrews die Aufnahmen ein, um die bestmögliche Qualität zu erzielen. Das Ergebnis war ein Abend mit Livestreams, die frei von Echos, Pausen und Störungen waren, an die sich so viele von uns bei unseren Zoom-Meetings gewöhnt haben."
Die wichtigsten Erkenntnisse? Eine gute Audio- und Videoausrüstung und der Einsatz von mehreren verschiedenen Drehorten vor Ort tragen dazu bei, dass die Sicherheit der Teilnehmer gewährleistet ist und die Zuschauer zu Hause bleiben können.
3. Impact Weekend Live with Maya Elious
Die Organisatoren dieser Veranstaltung mussten mit den Füßen denken, als sie mit großen unvorhergesehenen und kurzfristigen Änderungen konfrontiert wurden. In einem Interview mit Cvent erklärte Jillian Smith, Inhaberin und Direktorin von OneTouch Events, wie die jährliche Veranstaltung schnell auf Hybrid umgestellt wurde.
"Diese Veranstaltung mit Eintrittskarten wurde neu konzipiert", teilte Smith mit, "als wir aufgrund lokaler städtischer Verordnungen gezwungen waren, unsere persönliche Anwesenheit zu ändern. Wir mobilisierten schnell eine virtuelle Strategie, um die über 250 Ticketverkäufe zu unterstützen, um etwa 120 persönlich und alle anderen über eine Online-Plattform zu unterstützen. Dies war ein Unterfangen epischen Ausmaßes, da wir in der Event-Community alle neu in dem hybriden Modell mit pandemischen Richtlinien und Verfahren waren, die für eine sichere, sozial distanzierte und behördenkonforme Versammlung vorhanden sein müssen."
Smith sagte, dass OneTouch Events daran gearbeitet hat, die virtuelle Erfahrung mit der persönlichen zu imitieren, indem sie den Teilnehmern "Swag-Boxen für zu Hause, Materialien, virtuellen Event-Check-in/-Registrierung und Online-Support vor und während der Veranstaltungswoche zur Verfügung gestellt haben."
Die Kombination von physischen und virtuellen Elementen wie diese geht über die traditionelle Hybrid-Veranstaltung hinaus, die sich ausschließlich auf Live-Streaming und aufgezeichnete Sitzungen verlässt, um die Teilnehmer zu binden.
Eine weitere Komponente für den Erfolg dieses hybriden Veranstaltungsbeispiels war natürlich das strikte Testen und Einhalten von Regeln.
"Das persönliche Erlebnis wurde durch die Gruppierung der Teilnehmer bei der Registrierung modifiziert, um die Anzahl der Personen in einem einzigen Raum zu reduzieren, sowie durch die Implementierung einer Covid-Negativ-Kampagne vor der Veranstaltung, bei der kein Teilnehmer oder Mitarbeiter ohne ein gültiges COVID-Negativ-Testergebnis drei Tage vor der Veranstaltung vor Ort zugelassen wurde", so Smith. "Bodenpläne, Mahlzeitenservice und andere Vor-Ort-Aktivierungen erforderten einen Abstand von 6' und kontaktlose Methoden, um eine Veranstaltung zu fördern und sicherzustellen, dass es keine Superspreader gibt! ... Und das waren wir nicht!"
Nutzen Sie diese Beispiele für Hybrid-Events!
Als nächstes tauchen Sie mit unserem Leitfaden tiefer in das Thema Hybrid-Events ein: Hybrid Events for Venues: Wie Sie sich auf die Zukunft vorbereiten.
