Was ist ein Webinar? Der ultimative Leitfaden

Webinare, webbasierte Seminare, waren schon vor der Pandemie ein beliebtes Mittel für Marketers und Veranstalter, Inhalte und Botschaften zu übermitteln. Sie hatten, wie auch ihre „großen Schwestern" Online-Events, ihren Peak während der Pandemie und scheinen im Marketing-Dschungel heute eine untergeordnete Rolle zu spielen. Doch weit gefehlt! Nur weil der Wirbel um das Thema Webinare nachgelassen hat, sind sie noch längst nicht von der Bildfläche verschwunden. Sie haben ihren festen, heute weniger spektakulären Platz im Marketing-Mix eingenommen. Für die schnelle und einfache Übermittlung von Marken-Botschaften ebenso wie für die Vermittlung von Wissen oder das Testen von Themen und Markenakzeptanz. 

Kurzum: Webinare sollten ein fester Bestandteil Ihre gesamten Eventprogramms sein. 

Dieser Leitfaden vermittelt Ihnen die Grundprinzipien von Webinaren und gibt Ihnen Tipps, mit denen Sie Ihre Webinare nachhaltig optimieren können.

Inhaltsverzeichnis: 

• Was ist ein Webinar? 
• Planung eines Webinars 
• Vermarktung Ihres Webinars 
• Das Webinar mit der richtigen Software durchführen 
• Wie Sie nach dem Webinar den Kreis schließen 
• Webinare: Ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres gesamten Eventprogramms 

Was ist ein Webinar?

Ein Webinar, ein webbasiertes Seminar, ist in der Regel eine Online-Veranstaltung mit einer Dauer von 30 bis 60 Minuten. Sie dient in erster Linie dazu, Leads zu generieren, die Teilnehmenden zu schulen oder weiterzubilden. Webinare haben sich im Rahmen von Wissensvermittlung als wirksames Mittel bewährt, während sich Präsenzveranstaltungen eher auf Networking und Erlebnisse fokussieren. Veranstaltende von Webinaren profitieren enorm von der gesteigerten Reichweite einer Marke oder eines größeren Einzugsgebietes für Trainings, Schulungen und ähnliche Fortbildungen. Wenngleich die Interaktion mit den Teilnehmenden eine große Herausforderung darstellt, auch in Webinare lassen sich Interaktionen integrieren, analysieren und deren Erkenntnisse über die Teilnehmer zielgerichtet weiterverwenden.

Die Verlagerung des Arbeitsplatzes in unser eigenes Zuhause hat die Teilnahme an Webinaren exponentiell wachsen lassen. Doch auch schon früher verlangten Webinare von den Teilnehmenden nicht allzu viel – ein wenig Zeit und das Ausfüllen eines simplen Formulars genügten. 

Während es „früher“ normal war, dass Teilnehmende ein Webinar als ein passives und etwas einseitiges Erlebnis empfanden, stellen diese heute deutlich höhere Ansprüche. Es handelte sich um einen simplen Online-Broadcast, der mehrere Episoden umfassen konnte. Und auch wenn diese Webinare durchaus erfolgreich waren, hat sich die Technologie weiterentwickelt, was logischerweise auch die Erwartungen angehoben hat. 

Inzwischen können Webinare von einer einzelnen Referentin oder einem einzelnen Referenten oder einem Podium mit ausgewählten Referentinnen und Referenten bis hin zu einem offenen Diskussionsforum reichen. Es gibt viele verschiedene Wege, Inhalte zu erstellen, und mit den Fortschritten bei der Entwicklung von Software für Online-Events auch immer mehr Wege, um mit Teilnehmenden zu interagieren. Engagement ist schließlich von wesentlicher Bedeutung – sowohl für die Teilnehmerzufriedenheit als auch für die Auswertung der dadurch entstandenen Daten. 

Merkmale eines Webinars 

Webinare haben eine Reihe von Merkmalen, die sie zu einem effektiven Instrument für die Kommunikation mit einem Publikum machen. Dazu gehören: 

• Live-Videokonferenzen: Durch Live-Videokonferenzen zwischen Ihnen und dem Publikum wird Ihre Präsentation zum Leben erweckt, unabhängig vom Standort.  
• Bildschirmfreigabe: Sie können Ihren Bildschirm ganz einfach freigeben, um Präsentationen, Folien und andere Multimedia-Inhalte während des Webinars anzuzeigen.  
• Interaktivität: Webinare ermöglichen die Interaktion zwischen Ihnen und dem Publikum in Echtzeit durch interaktive Funktionen wie Frage- und Antwortrunden, Live-Abstimmungen und Chat-Funktionen.   
• Gemeinsame Nutzung von Ressourcen: Sie können während des Webinars verschiedene Arten von Ressourcenmaterial, wie Präsentationen, Dokumente und Videos, mit den Teilnehmern teilen.  
• On-Demand-Zugang: Webinare können auch aufgezeichnet und für den On-Demand-Zugriff zur Verfügung gestellt werden, sodass Personen, die nicht an der Live-Session teilnehmen konnten, die Inhalte später nachholen können.  

Mit diesen Funktionen ist ein Webinar wie ein physisches Erlebnis, das von Anfang bis Ende interaktiv ist.  

Arten von Webinaren 

Ein Webinar kann mehrere Zwecken dienen und unterschiedliche Ziele verfolgen. Weil die Interaktion mit den Teilnehmenden bei einem Webinar zeitlich beschränkt ist, sollten Sie als Veranstalter:in eine klare Absicht verfolgen. Absichten, die Sie mit einem Webinar verfolgen können:  

• How-To-Inhalte zur Erläuterung einfacher Konzepte bereitstellen, 
• Branchentrends schulen, 
• ein Produkt einführen, 
• Ihre Rolle als Vordenker festigen, 
• Mitarbeitende oder Führungskräfte intern schulen, 
• Berufliche Weiterbildung in der Branche anbieten, 
• Leads generieren,  
• Kontaktaufnahme mit Branchenführern, 
• Kunden und Interessenten die Möglichkeit bieten, Fragen zu einem Thema zu stellen. 

Leiten Sie daraus ein Ziel für Ihr Webinar ab und formulieren Sie dieses SMART. 

Planung eines Webinars 

Auch wenn Webinare praktisch überall angeboten werden, sind bei weitem nicht alle gut. Um ein erfolgreiches Webinar zu veranstalten, bedarf es sorgfältiger Planung. Vom Inhalt bis zum Engagement musss bei Webinaren der Teilnehmer bzw. die Teinehmerin im Vordergrund stehen. Und der Einsatz von moderner Technologie für virtuelle Events ist ein Muss. 

Bestimmen Sie den Zweck Ihres Webinars 

Es ist eine wirklich einfache Frage, die aber leicht übersehen werden kann. Welchen Zweck verfolgt Ihr Webinar? Die Antwort auf diese Frage bestimmt alles Weitere: Die Erstellung von Inhalten, die benötigte Technologie und wie Sie mit den Teilnehmenden interagieren und später den Kontakt aufrechterhalten. Beachten Sie, dass alle Webinare zwei Zwecke haben. Der erste Zweck bestimmt, was den Teilnehmenden durch diese Erfahrung vermittelt werden soll. Der zweite bezieht sich darauf, was Sie selbst mit dieser Erfahrung erreichen wollen. Webinare wirken sich vielfältig aus: Webinare steigern Ihre Gewinne und binden die Teilnehmenden ein. 

Webinare funktionieren, weil sie leicht zugänglich sind. Sie nehmen nicht viel Zeit in Anspruch, sind oft kostenfrei und für die Teilnahme reicht meist ein simpler Mausklick auf einen Link. Webinare sind daher ein wunderbares Werkzeug zur Generierung von Leads. Mit dem richtigen Formular können Sie wichtige Informationen über Ihre Teilnehmenden sammeln, die Sie später verwenden können, um jenen zusätzliche Inhalte vorzustellen oder ihnen Ihre Angebote zu unterbreiten. Der Inhalt des Webinars bestimmt das Niveau Ihrer Zielsetzung und kann potenziellen Käufern den richtigen Weg zeigen oder als zusätzlicher Datenpunkt für deren Profil dienen.   

Legen Sie Ziele für Ihr Webinar fest 

Sobald Sie einen Zweck festgelegt haben, können Sie Ziele für Ihr Webinar setzen. Indem Sie Ihre Ziele definieren, können Sie den Inhalt und das Format Ihres Webinars auf das Erreichen dieser Ziele ausrichten und sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung sowohl sinnvoll als auch wirkungsvoll ist.  

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Ziel ist es, Leads zu generieren. In diesem Fall sollten Sie eine verkaufsorientierte Präsentation erstellen, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung hervorhebt und den Teilnehmenden eine klare Aufforderung zum Handeln gibt, damit sie den nächsten Schritt tun.  

Wenn Ihr Ziel hingegen darin besteht, Ihr Publikum zu schulen, sollten Sie Ihr Webinar als Workshop oder Seminar gestalten, in dem die Teilnehmenden neue Fähigkeiten erlernen oder Wissen zu einem bestimmten Thema erwerben können.  

Egal, ob es Ihr erstes oder hundertstes Webinar ist, Sie benötigen Kennzahlen, um Ihren Erfolg messen zu können. Die besten Ziele basieren auf bisher erreichten Kennzahlen und sind SMART formuliert. Wenn Sie normalerweise 100 Anmeldungen erreichen, dann setzen Sie das Ziel, diese Zahl um 20 % zu steigern. Wenn sich viele Leute für Ihre Webinare anmelden, aber dann nur wenige wirklich teilnehmen, sollten Sie geringere No-Show-Rate als Ziel setzen. Weil ein Webinar mithilfe von Technologie durchgeführt wird, gibt es viele Daten, die Sie sammeln und daraus abgeleitet viele Aspekte, die Sie nachverfolgen und verbessern können. 

Machen Sie sich Gedanken über die Kontaktpunkte mit den Teilnehmenden. Setzen Sie sich Ziele für E-Mail-Marketing-Kampagnen, Social Media, die auf der Webinar-Site verbrachte Zeit, ausgefüllte Formulare, Teilnehmerzahlen, Teilnahmedauer und für die Ergebnisse von Umfragen nach dem Webinar.  

Webinar-Daten machen Sie stark. Sie sollten sie keineswegs vernachlässigen, sondern auswerten und neue Ziele daraus ableiten. 

Beim Aufstellen von Zielen sollten Sie alle Beteiligten berücksichtigen. Was erwarten diese? Ist es ihnen wichtig, wie lange ein:e Teilnehmer:in einem Webinar zuschaut oder legen sie mehr Wert darauf, wie viele Leads dabei für den Vertrieb entstehen und von welcher Qualität diese Leads sind? Oft ist es der Fall, dass Ihre unternehmenseigenen Beteiligten, von der Führungsebene bis hin zum Marketing, von der Planung bis hin zur IT, allesamt unterschiedliche Erwartungen haben. Kennen und berücksichtigen Sie die Erwartungen aller Beteiligten und orientieren Sie Ihre Ziele daran. 

Erstellen Sie ansprechende Webinar-Inhalte 

Ihr Inhalt ist von zentraler Bedeutung. Die Erstellung der Inhalte wird am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Dieser wird sich aber lohnen, vorausgesetzt, Sie machen es richtig. Webinare binden die Teilnehmenden nicht nur im Moment des Webinars ein, sondern sie können auch später nach Bedarf bereitgestellt. Webinare können sogar in E-Books, Infografiken und Blog-Beiträge umgewandelt werden. Forbes hat sogar 12 Gebote für ein erfolgreiches Webinar veröffentlicht. 

Finden Sie das richtige Thema 

Ein großartiges Webinar basiert auf großartigen Inhalten. Was erwarten Ihre Kunden, Interessenten und sonstige Akteure Ihrer Branche? Für welche Produkte möchte Ihr Unternehmen Interesse wecken? Sobald Sie eine erste Vorstellung haben, können Sie diese verfeinern. Sie haben den Zweck bestimmt und müssen nun ein Thema finden, das zu Ihrem Zweck passt. Möchten Sie Ihr Publikum weiterbilden? Ein How-To-Webinar kommt immer gut an. Sind Sie darauf aus, eine Diskussionsrunde in Ihrer Branche anzuregen? Dann ist es an der Zeit, Experten für die Frage- und Antwort-Runde zu finden. 

Die Wahl des richtigen Themas ist nur dann sinnvoll, wenn Sie wissen, mit welcher Zielgruppe Sie zu tun haben. An wen richtet sich dieses Webinar? Das Thema, das Sie wählen, sollte Interesse bei potenziellen Teilnehmenden wecken und in erster Linie eine Lösung für ein ganz konkretes Problem Ihrer Zielgruppe bieten. Wir formulieren es noch einmal deutlicher: Was treibt Ihre Zielgruppe wirklich um? Was lässt sie nachts nicht schlafen? Genau das ist IHR Webinar-Thema. 

Wählen Sie das Format der Inhalte für Ihr Webinar 

Hier wird die Erstellung von Inhalten erst richtig interessant. Die Technologie für virtuelle Events hat sich rasant weiterentwickelt. Webinare sind heute interaktiv, bieten Breakout-Sessions, Networking-Optionen und vieles mehr. Sie müssen sich nicht mehr mit einem im Voraus aufgenommenen Webinar zufriedengeben, das aus einfachen Slides besteht, kein Live-Bild des Speakers zeigt oder keine Live-Q&A-Runde umfasst. Sie haben Alternativen – nutzen Sie diese und gestalten Sie Ihr Webinar so lebendig wie möglich. 

Beliebte Webinar-Formate: 

• Ein:e Speaker:in
• Mehrere Speaker:innen
• Podiumsdiskussion mit Moderator:in 
• Live-Fragerunde mit Moderator:in 
• ModeriertesInterview 

Wählen Sie das richtige Datum 

Auch wenn ein Webinar recht schnell erstellt werden kann, erfordert ein wirklich gutes Webinar eine gewisse Zeit für die Vorbereitung. Eine strategische E-Mail-Marketing-Kampagne kann man nicht mal eben so umsetzen – erst recht nicht bei immer wählerisch werdenden Teilnehmenden mit immer vollen Terminkalendern. Bei der Auswahl von Zeit und Datum für Ihr Webinar sollten Sie zunächst den Vorbereitungsprozess des Webinars selbst berücksichtigen. Wie lange wird es dauern, eine:n Speaker:in zu finden, das Event aufzubauen oder eine Marketing-Kampagne zu starten? 

Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wie lange die Umsetzung dauern wird, ist es an der Zeit, zum Kalender zu greifen. Blättern Sie so viele Wochen vor, wie es dauern wird, das Webinar zu erstellen. Statistiken haben gezeigt, dass Webinare, die an einem Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag stattfinden, mehr Anmeldungen erzielen als jene, die an einem Montag oder Freitag stattfinden – und deutlich mehr Anmeldungen als Webinare an einem Wochenende. Es sei denn, Ihre Zielgruppe ist vor allem am Wochenende für die Themen empfänglich und sitzt unter der Woche nicht vor dem Rechner.

Wenn Ihr Webinar sich an Teilnehmende auf der ganzen Welt richtet, müssen Sie das bei der Auswahl der Zeit berücksichtigen. Andernfalls sind 11 Uhr oder 13 bis 14 Uhr gute Optionen für den Start Ihres Webinars. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie eine angemessene Teilnehmerzahl für ein Webinar erreichen, das früh morgens, in der Mittagszeit oder spät abends stattfindet. 

Noch wichtiger ist es, Feiertage und besondere Ereignisse im Blick zu halten. Wenn Sie sich entschließen, ein Webinar an einem offiziellen Feiertag einzuplanen, wird es wahrscheinlich nur sehr wenige Anmeldungen geben. Es sollte Ihnen bewusst sein, dass Teilnehmende es bevorzugen, wenn das Webinar zu einer für sie praktischen Uhrzeit stattfindet und möglichst wenig ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nimmt. 

Praxistipp: Um maximale Teilnehmerzahlen zu erreichen, sollten Sie eine Umfrage an Ihre Zielgruppe verschicken. Ermitteln Sie mit dieser deren Verfügbarkeit und bevorzugtes Datum und Uhrzeit für das Webinar. Auf diese Weise können Sie ein Datum und eine Uhrzeit auswählen, die für die meisten Ihrer Teilnehmenden geeignet sind und so die Teilnehmerzahl maximieren.

Wählen Sie einen attraktiven Titel für Ihr Webinar 

Viele Unternehmen haben ihre eigene Terminologie, weshalb vieles auf ganz bestimmte Art und Weise formuliert wird. Das heißt aber nicht, dass Ihre Teilnehmenden dieselben Worte verwenden. Für die Optimierung des Titels Ihres Webinars sollten Sie auch SEO-Suchbegriffe berücksichtigen. Sie brauchen einen ansprechenden Titel, der bei Suchanfragen gefunden wird und das Thema des Webinars direkt erkennen lässt. 

So wählen Sie einen Titel, der bei Suchanfragen gefunden wird 

• Finden Sie heraus, welche Schlüsselwörter bzw. Keywords derzeit aktuell sind, anhand von Google Trends und Keyword-Tools 
• Denken Sie dabei an für die Branche typische Begriffe 
• Verwenden Sie Keywords im Titel 
• Wählen Sie einen kurzen Titel, der Keywords enthält 
• Stellen Sie sicher, dass der Titel das Thema des Webinars angemessen vermittelt 
• Bereiten Sie mehrere mögliche Titel vor, die Sie dann Kollegen:innen zeigen, um deren Reaktion zu sehen 

Wie Sie die perfekten Speaker, Referenten
oder einen Moderator finden 

Die Referentinnen und Referenten sind von zentraler Bedeutung für ein Webinar. Ganz gleich, ob Sie sich für eine Rednerin, einen Redner, mehrere Referentinnen und Referenten oder eine Moderatorin, einen Moderator entscheiden - die Entscheidung sollte mit Bedacht getroffen werden. Es ist wichtig, dass Sie jemanden auswählen, der oder die sich auskennt und den Inhalt auf zugängliche und unterhaltsame Weise vermitteln kann. Sie können eine interne Expertin, einen internen Experten, eine Kundin, einen Kunden oder eine führende Persönlichkeit aus der Branche auswählen.

Achten Sie bei der Auswahl jedoch immer auf die Erfahrung der Rednerinnen und Redner, ihre Präsentationsfähigkeiten und ihr Fachwissen zum jeweiligen Thema. Wie auch bei Präsenz-Veranstaltungen gilt, ein bekannter Speaker oder eine bekannte Speakerin sorgt für mehr Anmeldungen.

Die Wahl einer Gruppe von Referenten kann eine Herausforderung sein, sorgt aber auch für Abwechslung im Webinar. Ein Team von Rednern, die darin versiert sind, sich gegenseitig zu ergänzen und ihre Gedanken zu einem Thema zu teilen, mit dem sie sich hervorragend auskennen, hilft dabei, die Teilnehmer einzubinden. 

Sie können einen Moderator oder eine Moderatorin miteinbeziehen, wenn Sie viele Referenten haben oder wenn das Webinar eine Fragerunde oder ein Interview ist. Ein Moderator sollte aufmerksam sein, schnell und unvorbereitet die sich ergebenden Aussagen durchdenken können und geschickt dafür sorgen, dass stets ein angeregtes Gespräch erhalten bleibt. Wenn Sie eine Live-Fragerunde abhalten, muss Ihr Moderator:in verstehen, wie Ihre Software für virtuelle Events funktioniert, damit das Publikum Fragen stellen kann. 

Tipps und Tricks für Speaker und Referenten bei Webinaren 

Ein virtueller Vortrag fällt nicht immer leicht. Stellen Sie für Ihre Speaker:innen und damit Ihr Webinar die Weichen auf Erfolg, indem Sie den Referenten:innen die folgenden Tipps und Tricks vermitteln. 

Proben 

Ihre Körpersprache ist vor der Kamera klar zu erkennen. Wenn Sie nicht entsprechend vorbereitet sind, wird Ihr Publikum dies merken. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Skript und den Ablauf der Präsentation einzuüben und zu proben, sowohl allein als auch zusammen mit anderen Vortragenden. Eine Fragerunde oder ein Interview erweisen sich als entspannter, Sie sollten sich dennoch die Fragen vorher anschauen und einen Umriss für Ihre Antworten erarbeiten. 

Unentbehrliches für Referenten 

Halten Sie als Referent:in bereit oder geben Sie als Veranstalter:in diese Tipps Ihren Referenten:innen mit auf den Weg: 

• Präsentation oder ein Skript für den Ablauf mit den wichtigsten Fragen und Antworten 
• Remote-Support für die IT 
• ein eigener Laptop 
• zusätzliches Mikrofon 
• Ausrüstung für die Ausleuchtung  
• sowie eine zuverlässige Internetverbindung, am besten kabelgebunden, statt über WLAN 

Skript in angemessener Entfernung 

Falls Sie Notizen oder ein Skript haben, sollten Sie diese in digitaler oder gedruckter Form auf einem Ständer auf (!) Augenhöhe in der Nähe der Kamera platzieren. Sollte das nicht möglich sein, können Sie den Text vor sich unterhalb des Erfassungswinkels der Kamera platzieren. Versuchen Sie, einen Großteil der Notizen auswendig zu lernen, damit Sie den direkten Blickkontakt mit dem Zuschauer aufrechterhalten können. 

Wenn Sie und weitere Referenten von unterschiedlichen Standorten ein gemeinsames Webinar durchführen, sollten Sie dasselbe Dokument für alle ausarbeiten. So können Sie dem Ablauf auch dann folgen, wenn Sie selbst gerade nicht sprechen. 

Kleidung 

Sie sollten sorgfältig überlegen, was Sie zum Event tragen werden. Ihre Kleidung sollte auf jeden Fall bequem sein. Wenn der Hintergrund keine auffälligen Farben aufweist, sollten Sie etwas Farbenfrohes tragen und umgekehrt. Vermeiden Sie ausgeprägte Muster, da diese von der Kamera häufig verzerrt wiedergegeben werden sowie Kleidungsstücke, die einheitlich schwarz oder weiß sind, da die Kamera die Kontraste betont. 

Make-up 

Abhängig von der von Ihnen verwendeten Ausleuchtung, kann ein leichtes Make-up erforderlich sein. Es empfehlen sich neutrale, gedämpfte Farbtöne. 

Brille 

Sind Sie Brillenträger:in, sollten Sie prüfen, ob Reflexionen entstehen und Ihre Position dahingehend korrigieren. Seien Sie besonders umsichtig mit der Stellung der Kamera, wenn Ihre Brille Gleitsichtgläser hat oder es sich um eine Zweistärkenbrille handelt. Wenn Sie Text auf dem Bildschirm durch den unteren Teil Ihrer Brillengläser lesen müssen, führt das möglicherweise dazu, dass Sie den Kopf nach hinten neigen, was ein unschönes Kamerabild ergibt. 

Einstellung der Kamera 

Die Stellung der Kamera und Ihre Sitzposition sind sehr wichtig. Nehmen Sie sich Zeit, die verschiedenen Möglichkeiten zu prüfen, bevor Sie proben, und versuchen Sie, eine Stellung zu finden, in der Sie korrekt und möglichst zentral im Bild erscheinen. 

Beleuchtung 

Sie sollten eine möglichst kräftige Beleuchtung einsetzen, die von vorne auf Ihr Gesicht scheint. Verwenden Sie eine Ringleuchte und platzieren Sie diese etwas erhöht hinter Ihrer Webcam.

Hintergrund 

Ein persönliches Umfeld ist gut, sollte aber aufgeräumt sein. Der Hintergrund sollte einige farbige Akzente aufweisen, alternativ können Sie auch einen virtuellen Hintergrund mit Branding verwenden. 

Ton 

Stellen Sie das Mikrofon so auf, dass der Abstand zu Ihrem Gesicht zwischen 20 und 30 cm beträgt. Es kann sein, dass Sie diesen Abstand optimal abstimmen müssen, damit Sie den besten Klang erreichen. Testen Sie den Ton auf jeden Fall vorher. 

Körpersprache 

Vermeiden Sie es, Ihre Hände deutlich zu bewegen oder überhaupt zu gestikulieren. Fassen Sie sich nicht in Ihr Gesicht. Vermeiden Sie es, sich nach vorn in Richtung der Kamera zu neigen. 

Tipps für den Webinar-Inhalt 

• 60 Minuten oder weniger 
• Planen Sie einen Tag in der Mitte der Woche, um 11 Uhr oder 14 Uhr ein 
• Wählen Sie einen Titel, der für SEO optimiert ist 
• Stellen Sie sicher, dass die Vorführung Branding enthält 
• Folgen Sie den bewährten Praktiken für Präsentationen 
• Variieren Sie das Format während der Präsentation 
• Binden Sie die Teilnehmenden ein, indem Sie eine Fragerunde, Chat und Umfragen einfügen 
• Falls Sie längere Inhalte haben, sollten Sie diese auf mehrere Webinar-Folgen aufteilen 
• Stellen Sie Support und die notwendige IT für Ihre Speaker bereit 

Vermarktung Ihres Webinars 

Der nächste Schritt ist das Marketing für Ihr Webinar. Ohne Werbung werden Sie keine Anmeldungen generieren und ohne Anmeldungen gibt es keine Teilnehmenden. Der Erfolg eines Webinars hängt vom Marketing ab. Für die Bewerbung Ihrer Webinare benötigen Sie eine Website inklusive Registrierung. Außerdem ist eine E-Mail-Marketing-Kampagne unumgänglich. Ein dritter wichtiger Schritt ist die Bekanntmachung auf Social Media und über bezahlte Anzeigen. 

Event-Website für das Webinar

Ihre Website kann so einfach sein wie eine Webinar-Landingpage oder aber auch so kompliziert, wie es Ihre Kreativität und die verfügbare Technologie erlauben. Die wichtigsten Elemente einer jeden Webinar-Website sind allerdings das Registrierungsformular und die wesentlichen Informationen zum Event. 

Früher waren Webinare größtenteils kostenlos, der einzige Aufwand bestand im Ausfüllen eines Formulars. Mittlerweile gibt es, je nach von der Beliebtheit der Speaker:innen oder des Werts der Informationen, auch Events mit kostenpflichtiger Teilnahme. Um zu entscheiden, ob Sie eine Anmeldegebühr verlangen sollten oder nicht, ist es wichtig, die Kosten des Events den potenziellen Einnahmen gegenüberzustellen, sowie die Gewohnheiten der jeweiligen Branche zu berücksichtigen. 

E-Mail-Marketing-Kampagne für ein Webinar 

E-Mail stellt eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit zur Bekanntmachung Ihres Events dar. Wählen Sie in Ihrer Datenbank die für Ihre festgelegte Zielgruppe passenden Kontakte aus. Und legen Sie los! Bei einer traditionellen Webinar-Kampagne versenden Sie mehrere E-Mails. Im weiteren Verlauf können Sie die Kennzahlen zu den geöffneten E-Mails, angeklickten Links und Anmeldungen nachverfolgen. E-Mail-Adressen können sich leicht ändern, daher sollten Sie die Daten im Auge behalten. Wenn etwas nicht funktioniert - ändern Sie es. 

Was die E-Mail selbst betrifft, sollte sie nicht zu viel Text enthalten und gut aussehen. Bei der Wahl des Betreffs sollten Sie darauf achten, dass dieser kurz und interessant ist. Ziel dieser E-Mails ist es, den Empfänger zu der Website des Events zu führen. Seien Sie kreativ und halten Sie einen lockeren Ton ein. Während Sie die E-Mail verfassen, machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie selbst dazu bewegen würde, eine E-Mail zu öffnen. 

Eine E-Mail-Marketing-Kampagne besteht nicht aus einer einzigen, sondern aus einer Reihe von E-Mails. Schauen Sie sich auch unsere Liste typischer E-Mails einer ganz einfachen E-Mail-Marketing-Kampagne für ein Webinar an. 

Zeitplan-Vorlage für einfache E-Mail-Marketing-Kampagne   

• Einladung 1: Einen Monat vor dem Datum des Webinars 
• Einladung 2: Zwei Wochen vor dem Datum des Webinars 
• Letzte Erinnerung an den Termin: Eine Woche vor dem Datum des Webinars 
• Sie sind angemeldet: Wird an die Teilnehmenden verschickt, die sich angemeldet haben 
• Erinnerung für angemeldete Teilnehmer mit Informationen zur Teilnahme: Am Vortag  
• Dankesschreiben für die Teilnahme mit Fragebogen: Wird nach dem Webinar verschickt 
• E-Mail für diejenigen, die nicht anwesend waren: Wird nach dem Webinar verschickt 

Automatisiertes E-Mail-Marketing 

Eine E-Mail-Marketing-Kampagne erfordert die richtigen Tools. Niemand erwartet, dass Sie eine große Anzahl E-Mails manuell verschicken - das würde Ewigkeiten dauern! In dieser Hinsicht ist das automatisierte Marketing Ihre rechte Hand. Mit einem Event-Marketing-Tool erreichen Sie die Integration mit Marketing-Automatisierungssystemen und können die Beziehung zu Interessenten und Kunden nachverfolgen. Des Weiteren können Sie den E-Mail-Vorgang automatisieren, E-Mails einplanen und Daten ganz leicht im Blick behalten. 

Webinar-Bewerbung auf Social Media 

Soziale Medien sind weiterhin eine wirkungsvolle Lösung zur Bewerbung mit dem Potenzial, die größte Reichweite zu erzielen. Auf Social Media können Sie kreativ sein und einen lockeren Ton einhalten. Eine weitere Werbe-Option besteht darin, Markenbotschafter zu gewinnen oder andere in der Branche davon zu überzeugen, Ihr Webinar zu promoten. Im Wesentlichen gilt dabei: Je mehr Personen einen Beitrag sehen, desto größer ist die Chance, dass dies zu Anmeldungen führt. 

Bewerbung des Webinars mit Online-Anzeigen 

Online-Anzeigen sind zwar etwas kostspieliger, stellen aber eine effektive Lösung zur Bekanntmachung Ihres Webinars dar. Erstellen Sie Anzeigen, die visuell ansprechend sind und klar vermitteln, wofür Sie werben. Online-Anzeigen liefern Ihnen Daten, die sie nutzen sollten. Denn damit können Sie die Wirksamkeit der Anzeigen im Auge behalten. Wenn eine Anzeige nicht funktioniert oder ihren Preis nicht wert ist, können Sie Ihre Strategie schnell anpassen. 

Sponsoren finden 

Auch wenn Sponsoren für größere Events unentbehrlich sind, wird diese Möglichkeit für Webinare nicht immer in Erwägung gezogen. Sponsoren für virtuelle Events können jedoch dabei helfen, Referenten zu gewinnen, das Event bekannter zu machen und die für Ihr Unternehmen anfallenden Kosten für benötigte Dienstleistungen, Werbung oder Branding im Laufe des Webinars zu reduzieren. Erwägen Sie die Möglichkeit, mit Sponsoren für ein einzelnes Webinar oder eine Reihe von Webinaren zusammenzuarbeiten.  

Partner-Werbung 

Wenden Sie sich an Partner, Lieferanten und Branchenverbände und fragen Sie nach, ob sie daran interessiert sind, das Webinar in ihren Netzwerken zu bewerben.  

Entscheiden Sie sich für ein Webinar-Format 

Es stehen verschiedene Webinar-Formate zur Auswahl. Auch wenn Sie bereits das Format Ihrer Inhalte gewählt haben, müssen Sie noch ein paar grundlegende technische Fragen beantworten. Wird das Webinar live stattfinden? Oder ist es vorher aufgezeichnet? 

Diese Webinar-Formate können Sie nutzen: 

• Live-Video: Das Webinar findet live statt. Ein live aufgeführtes Webinar stellt eine größere Herausforderung dar, weil keine Fehler auftreten dürfen. Es ermöglicht aber auch ein besseres Teilnehmer-Engagement anhand von Live-Fragerunden oder dem Beantworten von Kommentaren im Chat. 
• Simu-Live: Es gibt Webinare, die größtenteils vorher aufgenommen wurden, aber am Ende steht der Referent bzw. die Referentin für die Beantwortung von Fragen live zur Verfügung. Dieses Format kann eine aufwendigere Produktion bedeuten.  
• Vorab aufgezeichnet: Dieses Format ist vorher aufgenommen, was bedeutet, dass sich die Teilnehmenden einloggen, um sich ein Video anzuschauen. Diese Art von Webinar können Sie auch On-Demand bereitstellen. 
• Whiteboard: Das Whiteboard ist ein kreativer Weg, Konzepte zu vermitteln, wobei während des Webinars Inhalte und von Speakern:innen erwähnte Ideen in Echtzeit auf das Whiteboard geschrieben werden. Es wirkt sich positiv auf die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden aus. 

Was Ihr Webinar unbedingt benötigt 

Es kann langweilig sein, eine Stunde lang auf einen Bildschirm zu starren – es sei denn, es handelt sich um die neueste Netflix-Serie. Warum ist es so schwer, das Engagement der Teilnehmenden zu erhalten? Zum einen wird unsere Aufmerksamkeitsspanne immer kürzer und zum anderen bietet die Welt um uns herum immer mehr Ablenkungen. Der beste Weg, um das Interesse Ihrer Teilnehmenden während des Webinars aufrechtzuerhalten ist, sie direkt in das Geschehen einzubinden. Von hochwertiger Produktion des Webinars bis hin zu Chat-Funktionen, hier sind einige Tipps, um das Teilnehmererlebnis bei einem Webinar zu verbessern. 

Eingebettetes Video 

Präsentieren Sie während der virtuellen Session eingebettete Video-Livestreams oder aufgezeichnete Videos. 

Live-Fragerunde 

Teilnehmende können mithilfe der Chatfunktion während der Live-Fragerunde Fragen stellen, was die Interaktivität zusätzlich steigert. Die Fragerunde sorgt für ein stärkeres Engagement der Teilnehmenden während des Events und wirkt sich direkt auf ihr Erlebnis aus. 

Session-Chat 

Die Teilnehmenden können über die Seite des Webinars direkt miteinander oder mit Ihnen kommunizieren. Dies stellt einen ausgezeichneten Weg dar, um Networking anzuregen, Fragen zu stellen und wichtige Punkte während des Webinars zu betonen. 

Web-Analysen – Klicks und Seitenaufrufe 

Schauen Sie sich die Analysen der Klicks und der jeweiligen Seitenaufrufe genau an, um zu verstehen, welche Inhalte Ihre Besucher am meisten interessieren. So können Sie peu à peu Ihr Eventprogramm verbessern. 

Engagement-Scoring 

Das Engagement-Scoring bietet Ihren Vertriebs- und Marketing-Teams einen einfachen Überblick über die Aktivitäten der Teilnehmenden für eine schnellere und intelligentere Nachverfolgung der Kontakte. 

Wählen Sie die passende Webinar-Technologie 

Sie verfügen vielleicht bereits über eine Plattform für das Marketing und Management von Events, die auch virtuelle Events unterstützt. Wenn das der Fall ist, dann umso besser! Aber selbst wenn Sie ein Tool haben, das funktioniert, sollten Sie einen Moment innehalten, um zu überlegen, ob es wirklich alle erforderlichen Funktionen bietet. Die Technologie für Webinare oder virtuelle Events hat sich in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt. Im Laufe Ihrer Webinare und Events sollten Sie festhalten, was technisch funktioniert hat und was nicht. 

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Lösung die folgenden Faktoren:  

• Das Budget: Wählen Sie eine Plattform, die Ihrem Budget entspricht und die Funktionen bietet, die Sie für ein erfolgreiches Webinar benötigen. Sie können sich auch für eine kostenfreie Webinar-Plattform entscheiden, wenn Sie das Budget schonen müssen.  
• Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine benutzerfreundliche und einfach zu bedienende Plattform, auf der Sie und Ihre Teilnehmenden sich zurechtfinden. So lassen sich technische Probleme minimieren und ein reibungsloser Ablauf für alle Beteiligten gewährleisten.  
• Funktionen: Achten Sie auf die Funktionen, die jede Plattform bietet, z. B. Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungsoptionen und interaktive Elemente wie Umfragen und Frage- und Antwortrunden. Wählen Sie eine Plattform mit den Funktionen, die Sie benötigen, um ein effektives und ansprechendes Webinar durchzuführen.  
• Support: Wählen Sie auf eine Plattform, die einen zuverlässigen Kundensupport bietet, einschließlich Live-Chat und E-Mail-Support, um sicherzustellen, dass Sie bei Problemen während des Webinars Hilfe erhalten.  

Wenn Sie sich Webinar-Software oder Event-Software anschauen, sollten Sie sich daher Folgendes fragen: 

• Über welche Ressourcen verfügen Sie derzeit? 
• Wie hoch ist Ihr Budget?  
• Welche Funktionen benötigen Sie (Chat, Fragerunde, Produktionshilfsmittel usw.)? 
• Brauchen Sie eine vollwertig ausgerüstete Plattform für das Marketing und Management von Events? 
• Ist die Software benutzerfreundlich? 
• Lässt sich das Tool mit Software integrieren, die Sie bereits besitzen? 
• Wie viele Teilnehmende sind pro Raum möglich? 
• Können Sie mehr als eine:n Referenten:in haben? 
• Brauchen Sie Live-Übertragung, Zugriff nach Bedarf (On-Demand) oder beides? 
• Welche Daten benötigen Sie und welche Daten und Kennzahlen kann Ihnen das Tool bereitstellen? 
• Gibt es Kundensupport-Ressourcen? 

Sie sind sich immer noch nicht sicher, welche Optionen Sie haben? Dann lesen Sie Virtuelle & Online Events: Strategie und Umsetzung. 

Üben Sie Ihr Webinar  

Testen Sie Ihre Webinar-Technologie vor dem Veranstaltungstag, um das Risiko technischer Probleme zu minimieren und eine reibungslose und professionelle Präsentation zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie beachten sollten:  

• Testen Sie das Webinar-Setup: Führen Sie Probeläufe durch, um Ihre Einrichtung zu testen und sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert. Dazu gehört das Testen von Audio und Video, der Internetverbindung sowie aller Funktionen auf der Event-Plattform oder dem Videokonferenz-Tool.  
• Machen Sie sich mit der Plattform vertraut: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit der Plattform vertraut zu machen. 
• Nehmen Sie notwendige Anpassungen vor: Nutzen Sie die Probeläufe, um notwendige Anpassungen an Ihrem Inhalt oder Präsentationsstil vorzunehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Präsentation ausgefeilt und relevant ist.   
• Planen Sie für technische Schwierigkeiten: Halten Sie einen Notfallplan für den Fall von technischen Schwierigkeiten bereit, z. B. eine Ersatz-Audioquelle oder Zugang zu einem zweiten Gerät.  

Das richtige Hosting für das Webinar 

Der Tag Ihres Webinars ist ein großer Moment, auf den Sie sich gut vorbereiten und konzentrieren müssen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, ein spannendes und erfolgreiches Webinar zu hosten:  

Früh ankommen: Seien Sie früh da, damit Sie genügend Zeit haben, sich einzurichten und letzte Vorbereitungen zu treffen. So stellen Sie sicher, dass Sie entspannt und bereit sind, eine fesselnde Präsentation zu halten.  

Beginnen Sie pünktlich: Beginnen Sie Ihr Webinar pünktlich und stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmenden den Zeitplan kennen. So demonstrieren Sie Professionalität und Respekt für die Zeit Ihrer Zuhörer:innen.  

Fesseln Sie Ihr Publikum: Gehen Sie auf Ihr Publikum ein, verwenden Sie einen freundlichen Ton, stellen Augenkontakt her und fordern dieses aktiv zur Teilnahme auf. Denken Sie daran, Humor oder andere spannende Elemente einzubauen, um das Interesse Ihres Publikums aufrechtzuerhalten. 

So schließen Sie nach dem Webinar den Kreis 

Das Webinar ist zu Ende! Wirklich? Natürlich nicht. Zunächst sollten Sie eine Teilnehmer-Umfrage durchzuführen, um den Erfolg auszuwerten. Anschließend sollten Sie auch die Inhalte zu Ihrem Vorteil nutzen. Eine der besten Eigenschaften von Webinaren ist, dass der Inhalt noch lange Zeit nach der ersten Ausstrahlung weiter verwendet werden kann und dabei von immer mehr Menschen angeschaut wird. 

Nach dem Webinar 

Lassen Sie nicht zu, dass die Kommunikation mit Ihren Teilnehmenden nach dem Webinar abbricht. Auch wenn ihre Daten jetzt in Ihrem CRM sein sollten, ist es ratsam, nach dem Webinar Kontakt aufzunehmen. Was ist der beste Weg dafür? Das Versenden einer Umfrage. Am besten ist es, die Umfrage spätestens einen Tag nach Ende des Webinars zu verschicken, weil die Teilnehmenden dann die Inhalte noch frisch in Erinnerung haben. Halten Sie die Umfrage kurz, sodass sie maximal 2 bis 5 Minuten in Anspruch nimmt und weisen Sie in der E-Mail darauf hin. Die Umfrage ist von zentraler Bedeutung, um herauszufinden, was während Ihres Webinars funktioniert hat und was nicht. 

Nutzen Sie Webinar-Inhalte als Ressourcen 

Da das Webinar nun vorbei ist, können Sie es Ihrer Webinar-Bibliothek hinzufügen. Das sollte jedoch nicht der einzige Ort sein, an dem Ihr Webinar weiter existiert. Je nach Thema und Format können Sie Ihr Webinar in ein E-Book, einen Blog-Beitrag oder eine Infografik verwandeln. Je mehr weiteres Material Sie aus einem guten Inhalt erstellen können, desto besser. Sie können auch Inhalte für Ihre Webinare nutzen, die für Präsenzveranstaltungen entwickelt wurden. 

Prüfen Sie die Daten und Kennzahlen Ihres Webinars 

Erinnern Sie sich an die Ziele, die Sie sich am Anfang der Planung Ihres Webinars gesetzt haben? Es ist jetzt an der Zeit, zu prüfen, ob Sie diese erreicht haben. Ihre Event-Technologie sollte Ihnen alle dafür erforderlichen Daten liefern. So können Sie beurteilen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. 

Datenbasierte Fragen, die Sie nach einem Webinar stellen sollten 

• Wie hoch waren die E-Mail-Öffnungsraten und Klickraten? 
• Wie viele Anmeldungen hatten Sie? 
• Wie viele tatsächliche Teilnehmer waren dabei? 
• Wie lange dauerte das Engagement der Teilnehmenden mit den Inhalten? 
• Wie stark haben sich Ihre Teilnehmer engagiert (Verwendung des Chats, gestellte Fragen usw.)?  
• Was ergab die Umfrage nach Ende des Webinars? 

Bewertung des Erfolgs und Nachbesprechung mit dem Team 

Sie haben die Daten, doch ohne Kontext sind sie wertlos. Nur wenn Sie die Daten auf Ihre Ziele, KPIs und Interessen der Stakeholder beziehen, werden Sie in der Lage sein, den Erfolg Ihres Events zu messen. Schauen Sie sich die Zahlen genauer an. Hat sich irgendetwas im Vergleich zum letzten Webinar drastisch verändert? Haben Sie Ihre Ziele erreicht? 

Die Beurteilung des Erfolgs und der generierten Geschäftschancen erfordert eine genaue Analyse. Vielleicht hatten Sie nicht so viele Anmeldungen, wie Sie sich erhofft hatten, aber warum? War das Datum weniger passend für Ihre Teilnehmer, gab es technische Probleme, war die Website so ansprechend wie möglich?  

Daten sind der erste Schritt; sie zu verstehen, der zweite.  

Auch wenn Sie nicht immer sicher sein können, warum etwas passiert ist, sollten Sie diese Erkenntnisse mit allen Beteiligten teilen. Beim nächsten Event können Sie entsprechende Änderungen vornehmen und die Ergebnisse prüfen. 

Webinare: Ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres Jahres-Eventprogramms 

Webinare sind oft nicht so aufwendig wie ein Live- oder ein Hybrid-Event. Der Nutzen, den sie langfristig bringen, ist jedoch mindestens genauso beeindruckend. Von der Festigung der Stellung Ihres Unternehmens als Vordenker in der Branche bis hin zu dem Generieren neuer Leads sollten Webinare eine wichtige Rolle in Ihrem Event-Programm spielen. Der Aufbau Ihrer Webinare sollte strategisch und gut durchdacht erfolgen. Die Inhalte müssen hochwertig sein und die Ergebnisse stets kritisch bewerten werden.