Was ist ein virtuelles Meeting?

Viele von uns nehmen täglich an Meetings teil, manchmal an viel mehr, als uns lieb ist. Oft werden die Meetings eine Woche im Voraus in unseren Terminkalender eingetragen oder eine Stunde vor Beginn auf diesen einen freien Zeitblock in unseren Kalendern gelegt. Während wir es gewohnt sind, uns mit unseren Teams oder Kunden in Besprechungsräumen oder im örtlichen Café zu treffen, gewinnen virtuelle Meetings für Unternehmen weltweit zunehmend an Bedeutung.

Für einige von uns sind virtuelle Meetings nicht Neues. Hier bei Cvent haben wir Tausende von Mitarbeitenden, die an verschiedenen Standorten oder in anderen Büros außerhalb unseres Hauptsitzes tätig sind. Dadurch wurden virtuelle Meetings zu einem integralen Bestandteil unseres Kommunikationsmusters. Unabhängig davon, ob Sie virtuelle Meetings schon seit Jahren nutzen oder ob diese für Sie neu sind und Sie mehr darüber erfahren möchten, hoffen wir, dass dieser Beitrag einen Einblick in die Macht der virtuellen Verbindung geben kann.

In diesem Blogbeitrag erörtern wir die folgenden Themen:

• Was ist ein virtuelles Meeting
• Wann Sie ein virtuelles Meeting ausrichten sollten
• Auswahl des richtigen Online-Meeting-Tools
• Agenda für virtuelle Meetings
• Virtuelle Meetings durchführen
• Vorteile virtueller Meetings
• Gestalten Sie virtuelle Meetings unterhaltsamer
• Virtuelle Meetings sind die neue Normalität

Was ist ein virtuelles Meeting 

Bei einem virtuellen Meeting verbinden sich Personen gleichzeitig an verschiedenen Orten und nutzen dabei Technologien, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Virtuelle Meetings sind in der Regel recht einfach zu planen und benötigen weniger Vorbereitungszeit als ein virtuelles Event. Nachfolgend sind einige wesentliche Unterschiede zwischen virtuellen Meetings und virtuellen Events aufgeführt.

Unterschiede zwischen virtuellen Meetings und virtuellen Events

• Ein virtuelles Event hat, wie ein Präsenzevent, in der Regel mehrere Sessions. Diese ermöglichen es den Teilnehmenden, ihre Erfahrungen während des Events an ihre Interessen anzupassen. Bei virtuellen Meetings gibt es jedoch nur eine Session für alle Teilnehmenen.
• Auch wenn bei einem virtuellen Meeting ein Gesprächsleiter oder eine Moderatorin anwesend sein kann, sind in der Regel alle Teilnehmenden, auf die eine oder andere Weise am Gespräch beteiligt. Bei einem virtuellen Event gibt es jedoch in der Regel eine:n Session- oder Hauptredner:in, die/der sich in einem einseitigen Gespräch an die Gruppe wenden.
• Virtuelle Events erfordern, wie ihre Präsenz-Gegenstücke, viel Planung und Organisation. Es müssen Hauptredner:innen gebucht, Sessions geplant und Teilnehmerregistrierungen gesammelt werden. Virtuelle Meetings sind in der Regel einfacher und können viel schneller organisiert werden.

Wann Sie ein virtuelles Meeting ausrichten sollten

Nachfolgend sind einige Szenarien aufgeführt, in denen es vorteilhaft ist, ein virtuelles Meeting auszurichten:

Remote-Teammitglieder

Wir bei Cvent sind es gewohnt, in Teams mit Kollegen:innen zusammenzuarbeiten, die weit entfernt oder in verschiedenen Büros tätig sind. Ohne die Möglichkeit virtueller Meetings wäre es sehr schwierig, mit diesen Mitarbeitenden effektiv zu kommunizieren. Die Option, mit Remote-Teamkollegen:innen "von Angesicht zu Angesicht" zu sprechen, ermöglicht praktisch die Art von Echtzeit-Konversation und Problemlösung, die E-Mails nicht bieten.

Treffen mit externen Kunden oder Intereessenten

Manchmal macht es keinen Sinn, in die Niederlassung eines potenziellen Kunden zu reisen oder ihn in Ihr Büro zu einem Meeting einzuladen. Wenn Sie ein spontanes Meeting planen müssen, um Fragen zu beantworten oder logistische Fragen zu besprechen, ist ein virtuelles Meeting eine zeit- und kosteneffiziente Möglichkeit, dies zu tun.

Sparen Sie Geld für Reisekosten

Es ist finanziell nicht immer sinnvoll, eine:n Teamkollegen:in für ein schnelles Meeting einzufliegen oder Reisepläne für einen Kunden zu arrangieren, der lediglich ein paar Fragen stellen möchte. Virtuelle Meetings bieten eine effektive Möglichkeit, Budgets zu sparen und Ihre Reiseausgaben zu reduzieren.

Wenn ein virtuelles Meeting die einzige Option ist

Manchmal gibt es auch Zeiten, in denen ein virtuelles Meeting die einzige Option ist. Wenn Sie die Technologie für die Durchführung virtueller Meetings einrichten, können Sie auf alle Situationen vorbereitet sein, die persönliche Treffen verhindern könnten. Virtuelle Meetings ermöglichen es Unternehmen, auch in Krisenzeiten weiterhin tätig zu sein.

Auswahl des richtigen Online-Meeting-Tools 

Der Markt bietet viele verschiedene Optionen für die Veranstaltung Ihrer virtuellen Meetings. Hier sind ein paar Fragen, die Sie sich bei der Prüfung von Online-Meeting-Tools stellen sollten:

• Können Ihre Meetings aufgezeichnet werden? Dies ist ein nützliches Hilfsmittel, wenn manche eingeladenen Teilnehmenden nicht in der Lage waren, dem Meeting in Echtzeit beizutreten oder wenn die Teilnehmenden die Aufzeichnung nachträglich einsehen möchten.
• Sind Chat-Funktionen verfügbar? Viele Online-Meeting-Tools ermöglichen es den Teilnehmenden, Kommentare und Fragen in Echtzeit einzugeben. Dies ist ein hilfreiches Tool für größere Meetings, wenn Sie nicht möchten, dass mehrere Personen mit Fragen unterbrechen.
• Werden die Einladungen zu Meetings mit Ihrem Kalender synchronisiert? Suchen Sie nach einem Online-Meeting-Tool, das die Meeting-Einladungen mit Ihrem Kalender synchronisiert. Dies spart viel Zeit und garantiert, dass die Teilnehmenden Ihr Meeting nicht verpassen oder vergessen.
• Können Meeting-Räume personalisiert werden? Einige Online-Meeting-Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre "Meeting-Räume" so zu personalisieren, so dass sie dem Branding und dem Stil des Unternehmens entsprechen. Dies kann bei einem Treffen mit einem potenziellen Kunden nützlich sein, wenn Sie ihm ein Gefühl für Ihr Markenimage vermitteln möchten.
• Gibt es Funktionen für die Einbeziehung der Teilnehmenden? Online-Meeting-Tools können Optionen für Quizze, Spiele und Apps, die in Ihre Meetings aufgenommen werden können, enthalten. Diese zusätzlichen Funktionen sind ein großer Vorteil, wenn es darum geht, Ihre Teilnehmenden während des Meetings zu engagieren.
• Können Dokumente in Echtzeit bearbeitet werden? Es kann äußerst nützlich sein, ein Meeting-Tool zu finden, das es Ihnen ermöglicht, Dokumente mit Ihrem Team zu bearbeiten und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Integration mit Event-Management-Technologie

Sobald Sie sich für einen Anbieter von virtuellen Meetings entschieden haben, ist es ebenso wichtig, über eine Software für Eventtechnologie zu verfügen, die Sie bei der Verwaltung Ihres Meetings Programms unterstützt. Sie werden in der Lage sein, wichtige Informationen zu den Meetings zu sammeln, die Teilnehmenden zu erfassen und E-Mails nach dem Meeting mit einem Mausklick zu versenden. Durch die Integration Ihres Online-Meeting-Tools in die Event-Software wird sichergestellt, dass Ihre virtuellen Meetings genauso nahtlos ablaufen wie Ihre persönlichen.

Agenda für virtuelle Meetings

Wie bei jedem persönlichen Treffen ist es auch bei einem virtuellen Meeting wichtig, eine detaillierte Agenda zu haben und dieser Agenda möglichst effektiv zu folgen. Im Folgenden finden Sie einige Ideen, wie Sie die perfekte Tagesordnung für ein virtuelles Meeting erstellen können.

Wie Sie eine Agenda für ein virtuelles Meeting erstellen

1. Entscheiden Sie, was Sie erreichen wollen: Legen Sie das Ziel Ihres virtuellen Meetings fest. Möchten Sie ein Problem lösen? Eine kreative Lösung entwickeln oder sich nach Ihrem Team erkundigen? Was auch immer der Grund ist, schreiben Sie ihn auf und halten Sie sich daran.
2. Entscheiden Sie, wer das Gespräch leitet: Obwohl sich virtuelle Meetings von Events durch die Tatsache unterscheiden, dass in der Regel mehrere Personen an der Konversation teilnehmen, kann es hilfreich sein, einen bestimmten Moderator während Ihres Meetings zu haben, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten. Entscheiden Sie im Voraus, wer die einzelnen Diskussionsthemen vorstellt.
3. Senden Sie die Agenda zusammen mit der Meeting-Einladung im Voraus: Unabhängig davon, auf welcher virtuellen Plattform Sie sich für die Ausrichtung Ihres Meetings entscheiden, müssen Sie im Voraus eine Meeting-Einladung verschicken. Bereiten Sie Ihre Agenda so vor, dass Sie sie zusammen mit der Einladung verschicken können. Auf diese Weise haben Ihre Teilnehmenden alle Informationen zum Meeting an einer Stelle verfügbar.

Virtuelle Meetings durchführen 

Nachdem die Agenda versendet und die Zeit für das Meeting bestätigt wurde, ist es an der Zeit, Ihr virtuelles Meeting auszurichten. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen zur Durchführung eines ansprechenden und effektiven virtuellen Meetings.

Etikette für virtuelle Meetings

Wir haben alle schon die Comedy-Sketche von Telefonkonferenzen gesehen: Mehrere Personen unterbrechen sich gleichzeitig, Hunde bellen im Hintergrund, Menschen essen sehr laut etwas knuspriges. Das ist zwar unterhaltsam anzusehen, aber weniger unterhaltsam zu erleben. Glücklicherweise können Sie diese Fiaskos durch die Einhaltung der Etikette bei virtuellen Meetings verhindern.

Entscheiden Sie, wie die Teilnehmnden Fragen stellen sollen.

Werden Sie eine:n Moderator:in haben, der Fragen per E-Mail von den Teilnehmenden erhält? Oder müssen die Teilnehmenden die Hand heben, wenn sie eine Frage stellen möchten? Legen Sie dies im Voraus fest, um Gesprächsunterbrechungen zu vermeiden.

Nehmen Sie sich Zeit für ein normales "persönliches" Gespräch.

Nehmen Sie sich zu Beginn oder am Ende Ihres virtuellen Meetings ein paar Minuten Zeit, um mit Ihren Teilnehmenden zu sprechen. Wenn man sich dafür Zeit nimmt, fühlt sich jeder natürlich wohl und es steigert oft die Produktivität.

Die Teilnehmenden beschäftigen

Wie wir alle wissen, ist das stundenlange Sitzen am Computer in etwa so aufregend wie das Warten auf kochendes Wasser. Das kann es sehr schwierig machen, die Teilnehmenden während eines langen virtuellen Meetings zu beschäftigen. Es gibt jedoch eine Reihe von Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmenden während Ihres Meetings aktiv beteiligt sind.

Das Meeting leiten

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden aufmerksam sind, indem Sie sie während des gesamten Meetings nach dem Zufallsprinzip aufrufen. Wenn Sie feststellen, dass ein: Teilnehmer:in am Telefon oder zu leise ist, fordern Sie ihn auf, sich an der Diskussion zu beteiligen. So stellen Sie sicher, dass jeder eine Stimme hat und aufmerksam ist.

Nutzen Sie mobile Event-Apps

Während diese Lösung für kleine Teammeetings vielleicht nicht sinnvoll ist, kann eine mobile App bei größeren, internen Zusammenkünften helfen, die Teilnehmer zu beschäftigen. Machen Sie sich die Tatsache zu eigen, dass die Teilnehmenden ständig am Handy sind und nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil. Erstellen Sie eine Umfrage oder einen Fragebogen, der zu verschiedenen Zeiten während der Session verschickt werden kann oder regen Sie Live-Fragen und Antworten über die mobile App an. Diese verschiedenen Funktionen helfen nicht nur dabei, die Teilnehmenden auf dem Laufenden zu halten, sondern fügen dem normalerweise vorhersehbaren Ablauf auch eine unterhaltsame Wendung hinzu.

Die Teilnehmenden auf dem Laufenden halten

Eine Agenda ist für virtuelle Meetings praktisch nutzlos, wenn sich Ihre Teilnehmenden nicht daranhalten. Um die Teilnehmenden bei der Sache zu halten, sollten Sie im Voraus entscheiden, welches Format Ihr Meeting haben wird. Können Ihre Teilnehmenden Fragen stellen, wenn sie an eine denken? Oder sollten sie ihre Fragen bis zum Ende des Meetings zurückstellen? Sie sollten auch einen Ihrer Teilnehmenden zum Protokollführer ernennen. Auf diese Weise können Sie nach dem Meeting leicht auf Gedanken und Ideen verweisen und Sie können die zusammengefassten Notizen nach dem Meeting an Ihre Teilnehmenden versenden.

Nachbereitung des virtuellen Meetings 

Fast genauso wichtig wie das Meeting selbst, muss die Nachbereitung des Meetings eine klare Zusammenfassung der erreichten Ergebnisse, eine Liste der noch zu erledigenden Aufgaben und einen klaren Aktionsplan zur Erreichung dieser Ziele enthalten. Hier sind einige bewährte Verfahren, um sicherzustellen, dass die Nachbereitung Ihrer virtuellen Meetings effektiv ist:

• Ernennen Sie zu Beginn des virtuellen Meetings eine Person, die Notizen macht. Nichts ist schlimmer, als nach der Hälfte eines Meetings festzustellen, dass niemand aufgezeichnet hat, was besprochen wurde. Natürlich sollten alle Teilnehmenden ihre eigenen Notizen machen, auch wenn eine Person als Protokollführer benannt wurde.
• Wenn Ihr Online-Meeting-Tool über die entsprechende Funktion verfügt, zeichnen Sie das Meeting auf. So kann jemand, der ein Gespräch noch einmal genauer referenzieren muss, dies auch tun.
• Senden Sie die Folge-E-Mail im gleichen E-Mail-Thread wie die ursprüngliche Einladung zum Meeting. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmenden die Nachfass-E-Mail erhalten und niemand ausgeschlossen wird.
• Weisen Sie in der Folge-E-Mail auf bestimmte Personen hin, die Aufgaben zu erledigen haben. Schreiben Sie deren Namen fett oder kursiv und geben Sie spezifische Anweisungen für ihre Aufgaben.

Vorteile virtueller Meetings

Hier sind nur ein paar der vielen Vorteile, die virtuelle Meetings mit sich bringen.

Umweltfreundlich

Ein großer Vorteil von virtuellen Meetings ist die positive Auswirkung auf die Umwelt. Denken Sie über all die verschiedenen Faktoren nach, die bei einem persönlichen Treffen eine Rolle spielen können. Da ist der CO2-Fußabdruck, der durch die An- und Abreise zum und vom Tagungsort entsteht. Es bleiben Essenscontainer und leere Becher vom Mittagessen übrig. Und es gibt Dutzende von fluoreszierenden Deckenleuchten und große Computerbildschirme im Konferenzraum die mit Strom versorgt werden müssen. All diese und weitere Umweltrisiken können durch die Verlegung Ihres Events in eine virtuelle Umgebung reduziert werden.

Geringe Kosten

Zusätzlich zu einem umweltfreundlichen Ansatz können Sie auch Geld sparen, wenn Sie einige Ihrer persönlichen Meetings auf virtuelle Plattformen umstellen. Die Einsparungen bei Reise- und Verpflegungskosten können sich mit der Zeit summieren, so dass sich die Umstellung von persönlichen auf virtuelle Meetings buchstäblich bezahlt macht.

Globale Verbindung

Virtuelle Meetings sind eine wunderbare Möglichkeit, mit Menschen weltweit in Kontakt zu treten. Mit virtuellen Meetings können Sie sich einfach und effektiv verbinden und Beziehungen zu Menschen aufbauen, die wir sonst möglicherweise nicht persönlich hätten treffen können.

Fähigkeit zur schnellen Umstellung

Schließlich kann uns die Welt, wie wir alle in den letzten Jahren erlebt haben, unerwartete Hindernisse in den Weg legen. Die Möglichkeit, virtuelle anstelle von Präsenz-Meetings zu veranstalten, hat Unternehmen auf der ganzen Welt geholfen, in diesen schwierigen Zeiten ihre Produktivität und einen gewissen Anschein von Normalität aufrechtzuerhalten.

Gestalten Sie virtuelle Meetings unterhaltsamer 

Wenn Sie sich virtuell mit Ihren Teamkollegen:innen treffen kann es auch sehr unterhaltsam sein. Nachfolgend finden Sie einige Ideen, wie Sie Ihr nächstes virtuelles Meeting noch etwas kreativer gestalten können:

1. Bringen Sie Ihr Haustier mit zur Arbeit. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihre pelzigen Freunde Ihren Kollegen vorzustellen. Für diejenigen von uns, deren bevorzugter Büroraum mit dem Hund auf der Couch ist - verstecken Sie ihn bei Ihrem nächsten Meeting nicht vor der Kamera! Nehmen Sie sich die ersten fünf Minuten Ihres nächsten Team-Meetings, um allen Ihr Haustier vorzustellen.
2. Präsentieren Sie Ihre künstlerische Seite, indem Sie bei Ihrem nächsten virtuellen Meeting einen neuen Hintergrund hochladen. Das macht nicht nur Spaß, sondern ist auch eine clevere Möglichkeit, das Durcheinander zu verbergen, das Sie am Wochenende vergessen haben, wegzuräumen.
3. Und denken Sie daran – irgendwo auf der Welt ist es 17 Uhr! Nehmen Sie sich eine Auszeit von Ihrem stressigen Tag und veranstalten Sie eine virtuelle Happy Hour für Ihr Team. Es ist eine großartige Möglichkeit, außerhalb der Arbeitszeit mit Ihrem Team in Kontakt zu treten und Sie können Ihre Jogginghose anbehalten!

Virtuelle Meetings sind ein Teil der neueen Evetlandschaft

Der beste Weg, Ihre virtuellen Meetings unterhaltsam und interessant zu gestalten, besteht jedoch darin, einfach nur begeistert und motiviert zu sein. Obwohl virtuelle Meetings in der Regel nicht 100% des Evetprogramms ausmachen, werden sie in nächster Zeit nicht verschwinden. Virtuelle Meetings sind ein wichtiger Bestandteil jedes Meeting- unnd Eventprogramms und für viele Unternehmen unverzichtbar. Machen Sie sich alle positiven Aspekte virtueller Meetings zu eigen und nutzen Sie sie, um das perfekte Programm für Ihr Unternehmen zu erstellen.